Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng yếu của công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước. Tại tỉnh Long An, đặc biệt là UBND cấp thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường, công tác này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu hành chính. Theo khảo sát năm 2019, UBND thành phố Tân An đã ban hành 4.213 văn bản đi và tiếp nhận 3.415 văn bản đến, trong khi UBND thị xã Kiến Tường có 2.119 văn bản đi và 1.644 văn bản đến. Khối lượng công việc lớn này đòi hỏi việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ phải được thực hiện nghiêm túc, khoa học để đảm bảo hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào khảo sát thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ tại UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An từ năm 2013 đến nay, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác này. Phạm vi nghiên cứu bao gồm hồ sơ, tài liệu giấy thuộc Danh mục các cơ quan nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Long An, với trọng tâm tại thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện rõ qua việc nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, góp phần cải thiện công tác hành chính, đồng thời bảo tồn giá trị pháp lý và lịch sử của hồ sơ lưu trữ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có:

  • Khái niệm hồ sơ: Theo Luật Lưu trữ 2011, hồ sơ là tập hợp các tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.
  • Lập hồ sơ: Là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc và phương pháp nhất định nhằm phản ánh đầy đủ diễn biến công việc.
  • Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Hoạt động bắt buộc nhằm bảo đảm hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, khoa học, phục vụ tra cứu và sử dụng lâu dài.
  • Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng: Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000:2000, chất lượng được hiểu là mức độ thỏa mãn các yêu cầu về nguyên tắc, quy trình lập và giao nộp hồ sơ.
  • Mô hình quản lý hồ sơ: Bao gồm các bước mở hồ sơ, thu thập, cập nhật tài liệu, kết thúc hồ sơ và giao nộp theo quy trình chặt chẽ.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ vụ việc, hồ sơ họp hội nghị, danh mục hồ sơ, mục lục hồ sơ, biên bản giao nhận hồ sơ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp:

  • Phân tích, tổng hợp: Thu thập và phân tích các công trình khoa học, văn bản pháp luật liên quan đến công tác lập hồ sơ và lưu trữ.
  • Khảo sát thực tế: Tiến hành khảo sát trực tiếp tại UBND thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường, thu thập số liệu về số lượng văn bản, tình hình lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ.
  • Phương pháp thống kê: Tổng hợp số liệu về văn bản đi, đến, số lượng hồ sơ lập và giao nộp, đánh giá mức độ thực hiện theo Danh mục hồ sơ.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu thực trạng tại hai địa phương, so sánh với các quy định pháp luật và các nghiên cứu trước đó.
  • Lập phiếu điều tra, phỏng vấn: Thu thập ý kiến lãnh đạo, công chức về nhận thức và thực hiện công tác lập hồ sơ.

Cỡ mẫu khảo sát gồm các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường, với trọng tâm là công chức phụ trách văn thư, lưu trữ và công chức chuyên môn. Thời gian nghiên cứu từ năm 2013 đến 2019, phù hợp với giai đoạn áp dụng Thông tư số 07/2012/TT-BNV và các văn bản pháp luật liên quan.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tình hình lập hồ sơ chưa đồng bộ: Khoảng 80% các phòng, ban tại UBND thành phố Tân An đã ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm và thực hiện lập hồ sơ theo danh mục, trong khi tại thị xã Kiến Tường, phần lớn các phòng, ban chưa xây dựng Danh mục hồ sơ và chưa thực hiện lập hồ sơ theo quy định. Tỷ lệ phòng ban thực hiện lập hồ sơ tại Tân An đạt khoảng 70%, còn tại Kiến Tường chỉ khoảng 30%.

  2. Chất lượng hồ sơ còn hạn chế: Hồ sơ lập tại các phòng ban chủ yếu dừng lại ở việc ghi tiêu đề và sắp xếp văn bản theo ngày tháng, chưa loại bỏ văn bản trùng lặp hoặc không có giá trị. Việc đánh số tờ, biên mục hồ sơ chưa được thực hiện đầy đủ, dẫn đến khó khăn trong tra cứu và khai thác tài liệu.

  3. Hoạt động giao nộp hồ sơ vào lưu trữ chưa đầy đủ: Tại thành phố Tân An, chỉ có Văn phòng HĐND và UBND cùng phòng Nội vụ thực hiện giao nộp hồ sơ đúng quy trình, có thống kê mục lục và biên bản giao nhận. Các phòng ban khác giao nộp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không thống kê, gây khó khăn cho công tác quản lý lưu trữ. Tại thị xã Kiến Tường, việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ còn hạn chế do thiếu kho lưu trữ và nhân lực chuyên trách.

  4. Nhận thức và năng lực công chức còn hạn chế: Đội ngũ công chức phụ trách văn thư, lưu trữ tại các phòng ban chủ yếu là kiêm nhiệm, trình độ chuyên môn không đồng đều, phần lớn không đúng chuyên ngành. Nhận thức của công chức chuyên môn về trách nhiệm lập hồ sơ còn chưa đầy đủ, nhiều người cho rằng đây là nhiệm vụ của công chức văn thư, lưu trữ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của thực trạng trên xuất phát từ việc chưa có quy chế văn thư, lưu trữ cụ thể tại UBND cấp thành phố, thị xã, dẫn đến thiếu chế tài xử phạt và thiếu sự kiểm tra, giám sát trong công tác lập hồ sơ. Việc thiếu nhân lực chuyên trách, trình độ nghiệp vụ hạn chế cũng ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ và công tác giao nộp. So với các nghiên cứu tại các quận, huyện của thành phố lớn như Hà Nội, Long An còn nhiều hạn chế về mặt tổ chức và thực hiện.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ phòng ban thực hiện lập hồ sơ tại hai địa phương, bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến và bảng phân loại hồ sơ theo chất lượng lập hồ sơ. Các biểu đồ này giúp minh họa rõ ràng sự khác biệt về mức độ thực hiện và chất lượng công tác lưu trữ giữa các đơn vị.

Ý nghĩa của kết quả nghiên cứu là làm rõ thực trạng cụ thể tại địa phương, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và bảo tồn tài liệu lịch sử.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ cụ thể tại UBND cấp thành phố, thị xã: Xây dựng và ban hành quy chế chi tiết về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị. Thời gian thực hiện trong vòng 6 tháng, chủ thể là lãnh đạo UBND và phòng Nội vụ.

  2. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức văn thư, lưu trữ và công chức chuyên môn: Tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ lập hồ sơ, đánh số tờ, biên mục hồ sơ và quy trình giao nộp hồ sơ. Mục tiêu nâng cao trình độ chuyên môn, áp dụng trong vòng 1 năm, do Sở Nội vụ phối hợp với các trường đại học thực hiện.

  3. Xây dựng và cập nhật Danh mục hồ sơ hàng năm: Phân công rõ ràng trách nhiệm xây dựng, cập nhật Danh mục hồ sơ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban. Đảm bảo Danh mục được áp dụng đồng bộ, giúp công chức chủ động lập hồ sơ. Thời gian thực hiện hàng năm, do Văn phòng HĐND và UBND chủ trì.

  4. Nâng cấp cơ sở vật chất kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu: Đầu tư mở rộng diện tích kho lưu trữ, trang bị hệ thống điều hòa, chống cháy, kệ hồ sơ hiện đại nhằm bảo quản tài liệu an toàn, kéo dài tuổi thọ hồ sơ. Thời gian thực hiện trong 2 năm, do UBND tỉnh và UBND cấp thành phố, thị xã phối hợp thực hiện.

  5. Tăng cường kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ: Thiết lập hệ thống kiểm tra định kỳ, đánh giá chất lượng hồ sơ, xử lý nghiêm các trường hợp không thực hiện đúng quy định. Thời gian thực hiện liên tục, do Chánh Văn phòng và phòng Nội vụ chịu trách nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo UBND cấp thành phố, thị xã: Nắm bắt thực trạng và giải pháp nâng cao công tác lập hồ sơ, từ đó chỉ đạo, ban hành chính sách phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu hành chính.

  2. Công chức văn thư, lưu trữ và công chức chuyên môn: Áp dụng các quy trình, phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, nâng cao nghiệp vụ, đảm bảo chất lượng hồ sơ và tuân thủ quy định pháp luật.

  3. Các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Tham khảo để xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy định phù hợp với thực tiễn địa phương, đồng thời tổ chức các chương trình đào tạo, kiểm tra giám sát hiệu quả.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành lưu trữ học, quản lý hành chính: Sử dụng luận văn làm tài liệu tham khảo về thực trạng và giải pháp công tác lập hồ sơ, góp phần phát triển nghiên cứu trong lĩnh vực lưu trữ học.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lại quan trọng đối với UBND cấp thành phố, thị xã?
    Việc lập hồ sơ giúp tổ chức tài liệu khoa học, dễ tra cứu, bảo quản và sử dụng lâu dài. Giao nộp hồ sơ đúng thời hạn đảm bảo tài liệu được lưu trữ đầy đủ, tránh thất lạc, phục vụ hiệu quả công tác quản lý và nghiên cứu lịch sử.

  2. Những khó khăn chính trong công tác lập hồ sơ tại UBND thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường là gì?
    Khó khăn gồm thiếu nhân lực chuyên trách, trình độ nghiệp vụ hạn chế, nhận thức chưa đầy đủ của công chức chuyên môn, thiếu quy chế cụ thể và cơ sở vật chất lưu trữ chưa đồng bộ.

  3. Làm thế nào để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ?
    Cần ban hành quy chế rõ ràng, tổ chức đào tạo nghiệp vụ, xây dựng Danh mục hồ sơ chuẩn, đầu tư cơ sở vật chất kho lưu trữ và tăng cường kiểm tra, giám sát thực hiện.

  4. Danh mục hồ sơ có vai trò như thế nào trong công tác lập hồ sơ?
    Danh mục hồ sơ là công cụ hướng dẫn công chức lập hồ sơ đúng nội dung, đầy đủ và khoa học, giúp quản lý khối lượng công việc và chuẩn bị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiệu quả.

  5. Có thể áp dụng kết quả nghiên cứu này cho các địa phương khác không?
    Có thể, bởi các nguyên tắc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là tương đồng. Tuy nhiên, cần điều chỉnh phù hợp với đặc thù tổ chức, nhân lực và quy định của từng địa phương.

Kết luận

  • Luận văn đã khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An, chỉ ra nhiều hạn chế về chất lượng và tính đồng bộ.
  • Nghiên cứu làm rõ vai trò quan trọng của công tác lập hồ sơ trong quản lý tài liệu hành chính và bảo tồn giá trị pháp lý, lịch sử.
  • Đề xuất các giải pháp thiết thực như ban hành quy chế, đào tạo nghiệp vụ, xây dựng Danh mục hồ sơ, nâng cấp kho lưu trữ và tăng cường kiểm tra giám sát.
  • Kết quả nghiên cứu có thể làm cơ sở cho các cơ quan quản lý nhà nước và đơn vị hành chính địa phương nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai thực hiện các giải pháp đề xuất, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp theo thực tiễn.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và lưu trữ tại địa phương bạn, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả!