Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1. Một số khái niệm Hồ sơ: Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan. Tại khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định : “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Tại khoản 14 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định “Hồ sơ là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Trong khuôn khổ luận văn này, chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ của Luật Lưu trữ 2011, bởi vì từ lý luận đến thực tiễn và pháp lý đã quy định lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan và nhiệm vụ, vị trí việc làm của cá nhân được phân công giải quyết. Do vậy, hồ sơ muốn tồn tại được cũng phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phản ánh diễn biến của một sự việc, vấn đề hoặc con người cụ thể. Lập hồ sơ: Tại khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Luan van Tại khoản 15 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.
Từ hai khái niệm lập hồ sơ trên cho thấy đều cụ thể, chi tiết, tuy nhiên theo chúng tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ của Luật Lưu trữ bởi lẽ, lập hồ sơ phải là một quá trình tập hợp vì từ khi bắt đầu giải quyết công việc đến khi giải quyết xong là cả một quá trình vừa thực hiện nhiệm vụ, vừa phải cập nhật, thu thập các văn bản liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc một con người cụ thể. Bởi việc lập hồ sơ đòi hỏi người trực tiếp giải quyết công việc mới hiểu được tường tận một sự việc, vấn đề diễn ra như thế nào mà phải xác định nó dựa trên những nguyên tắc, phương pháp cụ thể theo một logic nhất định. Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là việc làm cần thiết, bắt buộc đối với tất cả công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị. Sau khi công việc kết thúc hồ sơ cập nhật, lựa chọn những văn bản có giá trị đảm bảo về giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, những hồ sơ đó được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ cơ quan: Tại khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định:“Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”. Thực tế hoạt động của các lưu trữ cơ quan rất đa dạng về quy mô tổ chức, về đặc điểm tài liệu lưu trữ, về hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc phân chia các loại tài liệu lưu trữ cơ quan giúp cho việc tổ chức lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với đặc điểm của từng loại hình cơ quan. - Các lưu trữ cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam; - Các lưu trữ cơ quan Nhà nước Việt Nam gồm: + Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương; Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; Lưu trữ cơ quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường; + Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp công lập gồm Lưu trữ bệnh viện; Lưu trữ trường học; Lưu trữ doanh nghiệp; Luan van + Lưu trữ chuyên ngành gồm các Lưu trữ cơ quan quản lý những loại tài liệu lưu trữ sản sinh của các ngành Quốc phòng, Công an, Ngoại giao.
Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình thành lập hồ sơ 1. Mục đích của lập hồ sơ Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị. Công việc này giúp cho công chức, viên chức và Thủ trưởng cơ quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.
Yêu cầu của lập hồ sơ Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc từ Thủ trưởng cơ quan đến công chức, viên chức nghiên cứu, chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành chính … đều phải lập hồ sơ những công việc mình đã làm. Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được chất lượng và hiệu quả cần thực hiện tốt một số yêu cầu sau: - Mỗi hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, chặt chẽ, hợp lý, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc theo hướng khách quan chứ không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của cá nhân hay tổ chức.
- Những văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm cùng giá trị pháp lý và phải đủ, đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và hình thành trong quá trình thực tế giải quyết công việc. Những văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều (trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử và thực tiễn, có văn bản có giá trị trong thời gian ngắn, có văn bản hết hiệu lực sau khi công việc đã giải quyết xong). Các loại văn bản khác nhau có giá trị không giống nhau nên yêu cầu trong việc lập hồ sơ hiện hành, nghiên cứu, sử Luan van dụng và thời gian bảo quản, lưu trữ cũng khác nhau: những văn bản có giá trị được xem xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, những văn bản hết giá trị được loại bỏ.
Do vậy, việc xác định giá trị tài liệu của các văn bản trong hồ sơ phải chặt chẽ, chính xác và đồng đều. Công việc này sẽ làm tăng thêm chất lượng của hồ sơ và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng sau này. Phương pháp lập hồ sơ: Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định, các cơ quan cần xây dựng Danh mục hồ sơ hằng năm. Tại Điều 28 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định “Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ”.
Việc lập Danh mục hồ sơ giúp cho cơ quan, đơn vị chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học. Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức, góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng. - Quy trình lập Danh mục hồ sơ: + Căn cứ tình hình thực tế của cơ quan chọn việc xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện; + Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập; + Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; + Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã; các đề mục nhỏ trong đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả rập; số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu của đề mục lớn; việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau: Luan van - Cách thứ nhất: Văn thư cơ quan xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.