Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Hồ sơ Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan.
Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền (NXB Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005) nêu khái niệm hồ sơ như sau “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [14, tr. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009) khái niệm hồ sơ được định nghĩa “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan tổ chức hoặc một cá nhân”[7, tr. Trong khuôn khổ luận văn này, chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ của Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009), bởi vì từ lý luận đến thực tiễn và pháp lý đã quy định lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan và nhiệm vụ, vị trí việc làm của cá nhân được phân công giải quyết. Do vậy, hồ sơ muốn tồn tại được cũng phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phản ánh diễn biến của một sự việc, vấn đề hoặc con người cụ thể.
Lập hồ sơ Luan van 9 Tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền (NXB Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005) định nghĩa về “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” [10, tr. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009) khái niệm lập hồ sơ được định nghĩa “Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định” [11, tr. Từ hai khái niệm lập hồ sơ trên cho thấy đều cụ thể, chi tiết, tuy nhiên theo chúng tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ của Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009) bởi lẽ, lập hồ sơ phải là một quá trình tập hợp vì rằng từ khi bắt đầu giải quyết công việc đến khi giải quyết xong là cả một quá trình vừa thực hiện nhiệm vụ, vừa phải cập nhật, thu thập các văn bản liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc một con người cụ thể. Bởi việc lập hồ sơ đòi hỏi người trực tiếp giải quyết công việc mới hiểu được tường tận một sự việc, vấn đề diễn ra như thế nào mà phải xác định nó dựa trên những nguyên tắc, phương pháp cụ thể theo một logic nhất định.
Lưu trữ cơ quan Tại cuốn Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức của PGS. TS Nguyễn Minh Phương, PGS. TS Triệu Văn Cường (NXB Chính trị quốc gia - Sự thật, Hà Nội, năm 2016), thực tế hoạt động của các lưu trữ cơ quan rất đa dạng về quy mô tổ chức, về đặc điểm tài liệu lưu trữ, về hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc phân chia các loại tài liệu lưu trữ cơ quan để giúp cho việc tổ chức lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với đặc điểm của từng loại hình cơ quan.
- Các loại lưu trữ cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam; - Các loại lưu trữ cơ quan Nhà nước Việt Nam gồm: + Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương; Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; Lưu trữ cơ quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường; Luan van 10 + Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp công lập gồm Lưu trữ bệnh viện; Lưu trữ trường học; Lưu trữ các tổ chức khoa học và công nghệ; Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp văn hoá, thông tin và truyền thông; Lưu trữ doanh nghiệp; + Lưu trữ chuyên ngành: Là các Lưu trữ cơ quan quản lý những loại tài liệu lưu trữ sản sinh của các ngành Quốc phòng, Công an, Ngoại giao. Ngoài ra, một số lưu trữ cơ quan của ngành tài nguyên và môi trường thực tế được tổ chức như lưu trữ chuyên ngành. Đó là tài liệu đất đai, lưu trữ tài liệu địa chất khoáng sản, lưu trữ tài liệu khí tượng thuỷ văn, lưu trữ tài liệu đo đạc và bản đồ; - Lưu trữ của các tổ chức xã hội gồm lưu trữ của những tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, hội nghề nghiệp. Đây là các lưu trữ tư nhân hoạt động theo pháp luật [tr.
Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là việc làm bắt buộc đối với các cá nhân, đơn vị trong cơ quan. Sau khi công việc kết thúc hồ sơ được cập nhật, lựa chọn những văn bản có giá trị đảm bảo về giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, những hồ sơ đó được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, cơ quan phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ. Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình lập hồ sơ 1. Mục đích của lập hồ sơ - Vị trí của việc lập hồ sơ: Đối với mỗi công chức, viên chức khi được giao giải quyết công việc sau khi thực hiện nhiệm vụ xong kết quả, sản phẩm chính của công việc là những hồ sơ hoàn chỉnh.
Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc có nghĩa việc lập hồ sơ phải được tiến hành đồng thời từ thời điểm công việc được bắt đầu, văn bản, tài liệu hình thành đến đâu thì phải cập nhật văn bản đến đó; chỉ có cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết công việc mới thực hiện việc lập hồ sơ. Việc lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư là tiền đề của công tác lưu trữ, góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại các Lưu trữ cơ quan, lựa chọn hồ sơ có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu Luan van 11 trữ lịch sử để tiếp tục bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị của tài liệu phục vụ các nhu cầu của xã hội. - Mục đích của lập hồ sơ: Đối với công chức, viên chức: Lập hồ sơ công việc là trách nhiệm, công việc thường xuyên của công chức, viên chức chuyên môn và Văn thư cơ quan. Cá nhân được giao phụ trách, thực hiện nhiệm vụ sau khi giải quyết công việc xong, văn bản trong hồ sơ được xác định giá trị, sắp xếp một cách khoa học, đầy đủ, có hệ thống, hiểu và nắm rõ trình tự trong giải quyết công việc được giao đây chính là nhiệm vụ, trách nhiệm và cũng là minh chứng thể hiện tính hiệu quả, chất lượng trong thực hiện công tác của người được giao giải quyết công việc.
Lập hồ sơ công việc kịp thời tạo thói quen làm việc khoa học cho công chức, viên chức tránh được tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu giúp cho cá nhân nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, xác định được giá trị của mỗi văn bản trong hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ cần lưu giữ bảo quản bằng thời gian cụ thể, đảm bảo thời gian tra cứu, tiếp cận nhanh nhất đối với hồ sơ khi cần, tạo điều kiện cho việc tham mưu, đề xuất, căn cứ chính xác khi giải quyết công việc hằng ngày có cơ sở đạt năng suất và chất lượng. Đối với cơ quan: + Trong hoạt động của đơn vị, cơ quan công việc thuộc trách nhiệm được giao của công chức, viên chức sau khi giải quyết xong văn bản, tài liệu được lập hồ sơ theo từng vấn đề, sự việc phản ánh nhiệm vụ được phân công và chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, cơ quan. Điều này thực hiện tốt sẽ giúp cho thủ trưởng cơ quan có những chủ trương, đường hướng vĩ mô, hoạch định chính sách sát với tình hình phát triển thực tế của cơ quan, đút rút được những kinh nghiệm trong công tác điều hành, lãnh đạo cơ quan; giúp thủ trưởng đơn vị quản lý được kết quả và chất lượng công việc của mỗi công chức, viên chức nói riêng của đơn vị nói chung; giúp công chức, viên chức tham mưu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng, cơ sở pháp lý, tiết kiệm được thời gian; là chứng cứ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra được công khai, minh bạch. Do đó, nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của công chức, viên chức trong thực hiện nhiệm vụ được giao, đề cao tinh thần trách nhiệm, làm việc khoa học và nhận thức đầy đủ hơn về ý nghĩa, vai trò của công văn giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của Luan van 12 đơn vị cũng như của cơ quan.
Ngoài ra, hồ sơ được lập giúp người quản lý hồ sơ cũng như lãnh đạo đơn vị, cơ quan xác định được hồ sơ có được công khai rộng rãi hoặc phải được giữ gìn bí mật Nhà nước hoặc bí mật của cơ quan theo quy định.