Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ tại AkzoNobel Powder Coatings Việt Nam

• Tác giả: Dang Thi Ngoc Xuan
• Người hướng dẫn: PGS. Tran Ha Minh Quan
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Giải Pháp Nâng Cao Chất Lượng Dịch Vụ Tại Công Ty AkzoNobel Powder Coatings Việt Nam
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2015
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

• Abstract
• Nomenclature
• List of Figure and Table
• Contents
• 1. CHƯƠNG 1: PROBLEM IDENTIFICATION
• 1.1. Powder Coatings
• 1.2. AkzoNobel Powder Coating Viet Nam
• 1.3. Problem Justification
• Appendix 1 Items for Measurement of Internal, External Service Quality and Consequence of Organizational Service Quality in manufacturing Supply Chain. Measurement on five- point Likert Scale
• Appendix 2 Interpon Customer Satisfaction Survey 2015
• Appendix 3 Definition of quality dimensions
• Appendix 4 Customer Complaint Form

I. Giới thiệu về Công ty AkzoNobel Powder Coatings Việt Nam

Công ty AkzoNobel Powder Coatings Việt Nam (ANPCVN) là một trong những nhà sản xuất hàng đầu trong ngành sơn bột tại Việt Nam. Công ty cung cấp các sản phẩm sơn bột chất lượng cao cho nhiều lĩnh vực khác nhau như kiến trúc, ô tô và các sản phẩm công nghiệp khác. Với mục tiêu cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất, ANPCVN đã đầu tư mạnh mẽ vào việc cải tiến quy trình phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, theo các báo cáo khảo sát sự hài lòng của khách hàng, công ty đang đối mặt với sự giảm sút trong sự hài lòng của khách hàng do chất lượng dịch vụ chưa đạt yêu cầu. Việc này đã dẫn đến nhu cầu cấp thiết phải xây dựng một kế hoạch cải tiến dịch vụ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

II. Vấn đề chất lượng dịch vụ tại ANPCVN

Chất lượng dịch vụ tại ANPCVN đang gặp phải nhiều vấn đề nghiêm trọng. Theo khảo sát, điểm số đánh giá dịch vụ của khách hàng đã giảm từ 4.02 xuống 3.91 trong năm 2015. Nguyên nhân chính được xác định là do thời gian phản hồi và xử lý khiếu nại của công ty không đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Khách hàng yêu cầu sự hỗ trợ kịp thời và hiệu quả hơn từ đội ngũ quản lý tài khoản. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng mà còn tác động tiêu cực đến chiến lược kinh doanh của công ty. Để khắc phục tình trạng này, ANPCVN cần phải cải tiến quy trình xử lý khiếu nại và nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên.

III. Giải pháp cải tiến chất lượng dịch vụ

Để nâng cao chất lượng dịch vụ, ANPCVN cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, công ty nên xây dựng một chương trình đào tạo cho đội ngũ quản lý tài khoản nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống. Thứ hai, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý khiếu nại sẽ giúp rút ngắn thời gian phản hồi và cải thiện quy trình làm việc. Cuối cùng, công ty cần thường xuyên thực hiện các khảo sát sự hài lòng của khách hàng để nắm bắt kịp thời nhu cầu và mong đợi của họ. Những giải pháp này không chỉ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ mà còn tăng cường lòng trung thành của khách hàng đối với thương hiệu.

IV. Đánh giá và ứng dụng thực tiễn

Việc nâng cao chất lượng dịch vụ tại ANPCVN không chỉ mang lại lợi ích cho công ty mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành công nghiệp sơn bột tại Việt Nam. Các giải pháp được đề xuất không chỉ giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho nhân viên. Hơn nữa, việc cải tiến quy trình phục vụ sẽ giúp ANPCVN duy trì vị thế cạnh tranh trong thị trường ngày càng khốc liệt. Từ đó, công ty có thể tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc, góp phần vào sự phát triển chung của nền kinh tế.

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành công nghiệp sản xuất ngày càng chú trọng đến việc chuyển đổi sang mô hình kinh doanh dịch vụ (servitization), AkzoNobel Powder Coatings Việt Nam (ANPCVN) là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sơn bột tại Việt Nam, với hơn 300 khách hàng mua hàng và đa dạng các ngành công nghiệp phục vụ như kiến trúc, ô tô, và sản phẩm công nghiệp khác. Tuy nhiên, theo báo cáo doanh số năm 2015, doanh số của ANPCVN giảm 8% so với năm trước trong khi thị trường ngành sơn bột tăng trưởng khoảng 13%. Đồng thời, số lượng khiếu nại khách hàng tăng từ 87 lên 148 vụ, cho thấy sự suy giảm về chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích nguyên nhân thực sự gây ra vấn đề chất lượng dịch vụ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, tập trung vào các chiều kích chất lượng dịch vụ theo mô hình Gap của Parasuraman và Bergman & Klefjo. Nghiên cứu cũng hướng tới xây dựng kế hoạch cải thiện quy trình xử lý khiếu nại nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng tại ANPCVN. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động của ANPCVN tại Việt Nam trong năm 2015, dựa trên dữ liệu khảo sát sự hài lòng khách hàng, phỏng vấn sâu và phân tích dữ liệu nội bộ.

Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó cải thiện sự hài lòng và trung thành của khách hàng, góp phần tăng trưởng doanh số và giữ vững vị thế cạnh tranh của ANPCVN trên thị trường sơn bột Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai mô hình lý thuyết chính:

1. Mô hình Gap về chất lượng dịch vụ (Parasuraman et al., 1985): Mô hình này phân tích sự khác biệt giữa kỳ vọng và nhận thức của khách hàng về chất lượng dịch vụ qua 5 khoảng cách (gap), trong đó Gap 5 (khoảng cách giữa kỳ vọng và nhận thức của khách hàng) được đo bằng thang SERVQUAL với 5 chiều kích: Tangibles (cơ sở vật chất), Reliability (độ tin cậy), Responsiveness (sự sẵn sàng phục vụ), Assurance (sự đảm bảo), và Empathy (sự thấu cảm).

2. Mô hình PROSAT (Schneider, 2000): Mô hình này xem sự hài lòng khách hàng là kết quả của giá trị thực tế mà doanh nghiệp cung cấp và kỳ vọng chủ quan của khách hàng, bao gồm các yếu tố như chất lượng kỹ thuật sản phẩm, uy tín, giá cả, quan hệ cá nhân và chất lượng dịch vụ.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: chất lượng dịch vụ, sự hài lòng khách hàng, trung thành khách hàng, xử lý khiếu nại, và năng lực nhân viên bán hàng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp cả định lượng và định tính:

• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp thu thập qua khảo sát sự hài lòng khách hàng với 66 phản hồi từ 80 khách hàng được chọn, phỏng vấn sâu 10 khách hàng, 10 nhân viên kinh doanh, 2 quản lý và phân tích dữ liệu thứ cấp từ báo cáo doanh số, khiếu nại và khảo sát nội bộ năm 2014-2015.

• Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích gap theo mô hình SERVQUAL để xác định khoảng cách chất lượng dịch vụ, phân tích thống kê mô tả các chỉ số doanh số, khiếu nại, và đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Phân tích nội dung phỏng vấn để làm rõ nguyên nhân và đề xuất giải pháp.

• Timeline nghiên cứu: Thu thập và phân tích dữ liệu tập trung trong năm 2015, với khảo sát và phỏng vấn thực hiện trong quý 3 và quý 4 năm 2015, xây dựng kế hoạch hành động và đề xuất giải pháp trong quý 1 năm 2016.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Giảm doanh số và tăng khiếu nại: Doanh số 3 quý đầu năm 2015 giảm từ 3.387 tấn xuống còn 3.103 tấn (giảm 8,3%), trong khi số lượng khiếu nại tăng từ 87 lên 148 vụ (tăng 70%). Thời gian xử lý khiếu nại trung bình tăng từ 43 giờ lên 67 giờ, gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự hài lòng khách hàng.

2. Chất lượng sản phẩm được đánh giá cao: Khách hàng đánh giá chất lượng sản phẩm đạt điểm trung bình 4,94/5, thể hiện sự hài lòng cao về mặt kỹ thuật và tiêu chuẩn sản phẩm.

3. Chất lượng dịch vụ thấp hơn kỳ vọng: Điểm trung bình về chất lượng dịch vụ là 3,77/5, trong đó dịch vụ xử lý khiếu nại chỉ đạt 3,53/5, phản ánh sự chậm trễ và thiếu hiệu quả trong phản hồi và giải quyết vấn đề khách hàng.

4. Năng lực nhân viên và quy trình phức tạp: Phỏng vấn cho thấy nhân viên kinh doanh (Account Managers) thiếu kiến thức kỹ thuật và kỹ năng xử lý khiếu nại, quy trình nội bộ phức tạp làm chậm trễ phản hồi khách hàng, gây ra khoảng cách lớn trong chất lượng dịch vụ (gap 3).

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của sự suy giảm chất lượng dịch vụ là do khoảng cách giữa tiêu chuẩn dịch vụ được cam kết và thực tế cung cấp (gap 3 trong mô hình Gap). Sự thiếu đồng bộ giữa các phòng ban kỹ thuật, kiểm soát chất lượng và kinh doanh làm giảm tính kịp thời và hiệu quả trong xử lý khiếu nại. Điều này phù hợp với các nghiên cứu trước đây cho thấy sự chậm trễ và thiếu năng lực nhân viên là nguyên nhân phổ biến dẫn đến giảm sự hài lòng khách hàng.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành dịch vụ sản xuất, việc cải thiện năng lực nhân viên và đơn giản hóa quy trình xử lý khiếu nại là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng dịch vụ và giữ chân khách hàng. Việc ANPCVN duy trì chất lượng sản phẩm cao nhưng dịch vụ thấp hơn kỳ vọng làm giảm tổng thể sự hài lòng và trung thành, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số và chi phí thu hút khách hàng mới.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh doanh số và số lượng khiếu nại theo tháng, bảng điểm đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như sơ đồ quy trình xử lý khiếu nại hiện tại và đề xuất.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng quy trình xử lý khiếu nại hiệu quả: Thiết lập quy trình xử lý khiếu nại rõ ràng, đơn giản, đảm bảo phản hồi khách hàng trong vòng 48 giờ. Chủ thể thực hiện: Ban quản lý chất lượng phối hợp phòng kinh doanh và kỹ thuật. Thời gian thực hiện: 3 tháng.

2. Phát triển chương trình đào tạo năng lực nhân viên kinh doanh: Tập trung nâng cao kiến thức kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp và xử lý khiếu nại cho Account Managers. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp phòng đào tạo. Thời gian thực hiện: chương trình đào tạo hàng quý, bắt đầu trong 6 tháng tới.

3. Tăng cường phối hợp liên phòng ban: Thiết lập nhóm công tác liên phòng ban (kinh doanh, kỹ thuật, kiểm soát chất lượng) để xử lý nhanh các vấn đề khách hàng và chia sẻ thông tin qua hệ thống SharePoint. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc. Thời gian thực hiện: trong vòng 1 tháng.

4. Triển khai hệ thống giám sát và đánh giá KPI dịch vụ: Định kỳ theo dõi các chỉ số như thời gian xử lý khiếu nại, mức độ hài lòng khách hàng, tỷ lệ phản hồi đúng hạn để cải tiến liên tục. Chủ thể thực hiện: Phòng quản lý chất lượng. Thời gian thực hiện: bắt đầu ngay và duy trì liên tục.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất: Để hiểu rõ tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ trong ngành sản xuất và áp dụng mô hình Gap để cải thiện hiệu quả kinh doanh.

2. Nhân viên kinh doanh và quản lý khách hàng: Nâng cao nhận thức về vai trò của năng lực cá nhân và quy trình xử lý khiếu nại trong việc giữ chân khách hàng và tăng doanh số.

3. Chuyên gia quản lý chất lượng và cải tiến quy trình: Áp dụng các công cụ đo lường chất lượng dịch vụ và xây dựng hệ thống giám sát KPI phù hợp với đặc thù ngành sơn bột.

4. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản trị kinh doanh, marketing: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn về chất lượng dịch vụ trong ngành sản xuất, phương pháp nghiên cứu hỗn hợp và ứng dụng mô hình lý thuyết trong thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao chất lượng dịch vụ lại quan trọng trong ngành sản xuất sơn bột?
   Chất lượng dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng và trung thành của khách hàng, từ đó tác động đến doanh số và vị thế cạnh tranh. Trong ngành sơn bột, dịch vụ kỹ thuật và xử lý khiếu nại kịp thời giúp khách hàng duy trì sản xuất hiệu quả.

2. Mô hình Gap giúp gì cho doanh nghiệp trong việc cải thiện dịch vụ?
   Mô hình Gap giúp xác định các khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế dịch vụ, từ đó doanh nghiệp có thể tập trung cải thiện những điểm yếu cụ thể như năng lực nhân viên hay quy trình nội bộ.

3. Làm thế nào để nâng cao năng lực nhân viên kinh doanh?
   Thông qua các chương trình đào tạo chuyên sâu về kiến thức sản phẩm, kỹ năng giao tiếp và xử lý khiếu nại, kết hợp với thực hành và đánh giá định kỳ.

4. Quy trình xử lý khiếu nại hiệu quả cần có những yếu tố nào?
   Phải rõ ràng, đơn giản, có thời gian phản hồi cụ thể (ví dụ trong 48 giờ), phối hợp liên phòng ban và có hệ thống giám sát để đảm bảo thực hiện đúng cam kết.

5. Làm sao để đo lường sự hài lòng khách hàng một cách chính xác?
   Sử dụng khảo sát với thang đo Likert, kết hợp phân tích gap giữa kỳ vọng và nhận thức, đồng thời theo dõi số lượng và thời gian xử lý khiếu nại để đánh giá toàn diện.

Kết luận

• Doanh số giảm 8% và khiếu nại tăng 70% trong năm 2015 cho thấy sự suy giảm chất lượng dịch vụ tại ANPCVN.
• Chất lượng sản phẩm được đánh giá cao (4,94/5), nhưng chất lượng dịch vụ thấp hơn kỳ vọng (3,77/5), đặc biệt là dịch vụ xử lý khiếu nại (3,53/5).
• Nguyên nhân chính là khoảng cách giữa tiêu chuẩn dịch vụ và thực tế cung cấp do năng lực nhân viên và quy trình phức tạp.
• Giải pháp ưu tiên là xây dựng quy trình xử lý khiếu nại hiệu quả, đào tạo nâng cao năng lực nhân viên và tăng cường phối hợp liên phòng ban.
• Các bước tiếp theo bao gồm triển khai kế hoạch hành động trong 3-6 tháng tới, giám sát KPI và điều chỉnh liên tục để nâng cao sự hài lòng và trung thành khách hàng.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao chất lượng dịch vụ và giữ vững vị thế dẫn đầu trên thị trường sơn bột Việt Nam!