Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế - xã hội phát triển, ngành du lịch Việt Nam chứng kiến sự gia tăng nhanh chóng của các doanh nghiệp lữ hành, kéo theo môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. Các đối thủ cạnh tranh trên thị trường thường xuyên sử dụng các công cụ về giá và đa dạng hóa sản phẩm để thu hút khách hàng. Tuy nhiên, việc cạnh tranh bằng cách hạ giá thuần túy đã bộc lộ nhiều hạn chế về hiệu quả tài chính và lợi nhuận biên. Trước thực tế đó, dịch vụ chăm sóc khách hàng (CSKH) trở thành một công cụ chiến lược cốt lõi trong marketing du lịch nhằm tạo dựng sự khác biệt, gia tăng mức độ hài lòng, xây dựng lòng trung thành của khách hàng và định vị thương hiệu bền vững.

Tại Công ty TNHH Du lịch Vui và Tổ chức Sự kiện (Vui Travel & Event) – một doanh nghiệp hoạt động từ năm 2010 trong lĩnh vực lữ hành nội địa, quốc tế và tổ chức sự kiện – chính sách chăm sóc khách hàng đã được ban lãnh đạo xác định là trọng tâm hàng đầu. Mặc dù vậy, quá trình triển khai thực tế của doanh nghiệp vẫn bộc lộ những hạn chế nhất định về mô hình tổ chức, quy trình quản lý thông tin và tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự. Do đó, việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng tại đơn vị mang tính cấp thiết rõ rệt.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về marketing dịch vụ du lịch và hoạt động chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh lữ hành.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Công ty TNHH Du lịch Vui và Tổ chức Sự kiện giai đoạn 2016 – 2018.
  3. Đề xuất các quan điểm, định hướng và giải pháp khả thi cùng hệ thống khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng, khách thể và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động và dịch vụ chăm sóc khách hàng trong chiến lược marketing của doanh nghiệp.
  • Khách thể nghiên cứu: Công ty TNHH Du lịch Vui và Tổ chức Sự kiện.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Du lịch Vui và Tổ chức Sự kiện (trụ sở tại Ba Đình, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động trong giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018; thời gian khảo sát thực tế diễn ra trong gần 5 tuần vào năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các quan điểm học thuật chuẩn mực về marketing và marketing dịch vụ du lịch:

  • Khái niệm marketing và hành vi khách hàng: Vận dụng định nghĩa của Philip Kotler về marketing hiện đại hướng tới sự thỏa mãn nhu cầu qua quá trình trao đổi; lý thuyết tháp nhu cầu của Abraham Maslow (5 bậc: sinh lý, an toàn, xã hội, được tôn trọng, tự hoàn thiện) để giải thích động cơ tiêu dùng du lịch; và khái niệm marketing quan hệ trong việc duy trì chuỗi giá trị dài hạn giữa khách hàng, nhà cung ứng và công ty lữ hành.
  • Lý luận marketing du lịch: Tổng hợp các định nghĩa chuyên ngành từ Tổ chức Du lịch Thế giới (UNWTO), Michael Coltman, J.C. Hollway và Alastair M. Morrison (với 6 nguyên tắc cốt lõi của marketing du lịch).
  • Lý thuyết dịch vụ chăm sóc khách hàng: Khái niệm Customer Care trong lữ hành, bản chất của sản phẩm du lịch (tính vô hình, tính không đồng nhất, tính đồng thời giữa sản xuất và tiêu dùng, tính không dự trữ được). Phân chia hoạt động CSKH theo tiến trình 3 giai đoạn: trước chuyến đi (bán chương trình), trong chuyến đi (thực hiện tour) và sau chuyến đi (duy trì quan hệ, xử lý phản hồi).
  • Hệ thống tiêu chí đánh giá hoạt động CSKH: Đánh giá thông qua tỷ lệ và nội dung phàn nàn, mức độ giới thiệu của khách hàng, kết quả khảo sát sự hài lòng, thời gian giải quyết khiếu nại (cam kết trực 24/24) và mức độ biến động nhân sự.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu định tính và định lượng:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các văn bản quy định chính sách của Công ty TNHH Du lịch Vui và Tổ chức Sự kiện từ năm 2016 đến năm 2018.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện điều tra xã hội học bằng bảng hỏi khảo sát với kích thước mẫu $n = 500$ khách du lịch đã sử dụng dịch vụ của công ty; kết hợp phương pháp quan sát tham dự trực tiếp trong quá trình thực tập tại đơn vị.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê so sánh: Xử lý dữ liệu định lượng, tính toán tốc độ tăng trưởng, tỷ trọng cơ cấu doanh thu - chi phí - lợi nhuận qua các năm và phân tích tỷ lệ phần trăm mức độ hài lòng của khách hàng; xây dựng ma trận phân tích SWOT đối với hoạt động CSKH.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Cơ sở lý luận về hoạt động chăm sóc khách hàng

Chương này tập trung làm rõ các khái niệm cốt lõi: marketing truyền thống đối chiếu với marketing hiện đại, marketing dịch vụ du lịch, dịch vụ chăm sóc khách hàng và vai trò của CSKH như một công cụ cạnh tranh phi giá cả. Tác giả phân tích đặc điểm sản phẩm lữ hành và chuẩn hóa hệ thống tiêu chuẩn công việc của bộ phận CSKH theo 3 giai đoạn vận hành tour:

  • Giai đoạn bán chương trình: Đòi hỏi nhân viên kinh doanh phải nắm vững tâm lý khách hàng, tư vấn chính xác theo khả năng tài chính, cung cấp đầy đủ thông tin điểm đến, chính sách khuyến mại và linh hoạt trong hướng dẫn thanh toán.
  • Giai đoạn thực hiện chương trình: Sự phối hợp liên bộ phận (Điều hành, Marketing, CSKH và Hướng dẫn viên - HDV); tổ chức họp đoàn trước ngày khởi hành đối với tour nước ngoài, chuẩn bị quà tặng/đạo cụ, đảm bảo dịch vụ cung ứng tại điểm đến và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh về an toàn, sức khỏe của du khách.
  • Giai đoạn sau chương trình: Thu thập ý kiến phản hồi, đánh giá chất lượng qua phiếu khảo sát, cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng và triển khai các chương trình tri ân (chúc mừng sinh nhật, gửi thiệp lễ tết).

Chương 2. Thực trạng dịch vụ chăm sóc khách hàng của Công ty TNHH du lịch Vui và Tổ chức sự kiện

Chương 2 trình bày tổng quan về doanh nghiệp (thành lập ngày 19/04/2010 theo GPKD số 0104576359 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp, Giấy phép kinh doanh lữ hành số 4512/SVHTT&DL-QLLH; trụ sở tại số 7 nhà B khu 343 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội).

Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Bộ máy vận hành theo mô hình trực tuyến gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc) và 3 phòng chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng Điều hành, Phòng Kế toán. Doanh nghiệp có 10 lao động chính thức (3 nam, 7 nữ; 9 nhân sự dưới 35 tuổi, 1 nhân sự từ 35-45 tuổi; 7 trình độ Đại học, 3 Cao đẳng) và mạng lưới khoảng 300 cộng tác viên HDV. Công ty chưa có phòng CSKH độc lập mà chức năng này do nhân viên phòng Kinh doanh kiêm nhiệm.

Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016 - 2018:

Chỉ tiêu Năm 2016 (Triệu VNĐ) Năm 2017 (Triệu VNĐ) Năm 2018 (Triệu VNĐ) Tăng trưởng 2017/2016 (%) Tăng trưởng 2018/2017 (%)
Tổng doanh thu 1.919,300 2.215,656 2.441,652 +15,44 +10,20
Tổng chi phí 1.795,121 2.056,129 2.253,517 +14,54 +9,60
Lợi nhuận 124,179 159,527 188,135 +28,47 +17,93
Tỷ suất LN/Chi phí 6,90% 7,80% 8,30% - -

Cơ cấu doanh thu năm 2018: Mảng lữ hành (bán tour) chiếm ưu thế với 1.793,52 triệu đồng (70,7% tổng doanh thu, đóng góp 65,1% tổng lợi nhuận); dịch vụ du lịch (cho thuê xe, vé máy bay) đạt 547,16 triệu đồng (22,4% doanh thu, 19,1% lợi nhuận); quảng cáo đạt 138,22 triệu đồng (5,7% doanh thu, 10,2% lợi nhuận); hoạt động khác đạt 29,75 triệu đồng (1,2% doanh thu, 5,6% lợi nhuận).

Chính sách chăm sóc khách hàng và ưu đãi:

  • Thẻ thành viên VVIP: Giảm 5,2% trọn gói tour nội địa, 2,5% tour nước ngoài, ưu đãi giá vé máy bay.
  • Ưu đãi mua tour theo nhóm: Nhóm từ 3 - 5 khách giảm 100.000 VNĐ/khách (cả nội địa và quốc tế); nhóm từ 10 khách trở lên áp dụng đàm phán trực tiếp.
  • Ưu đãi mua tour sớm: Thị trường Châu Á & Hội chợ giảm từ 10 - 30 USD/khách; thị trường Úc, Châu Phi, Ấn Độ, Nhật Bản giảm từ 30 - 70 USD/khách; thị trường Châu Âu - Châu Mỹ giảm từ 50 - 100 USD/khách (tùy thời điểm đăng ký trước từ 1,5 đến 4 tháng trở lên).
  • Chính sách sinh nhật: Tặng mã ưu đãi 250.000 VNĐ cho hóa đơn tour từ 5,2 triệu đồng trở lên, thời hạn sử dụng trong vòng 1 tháng.

Kết quả khảo sát chất lượng dịch vụ ($n = 500$ khách hàng):

  • Khâu tư vấn: 75% khách hàng đánh giá nhân viên tư vấn đáp ứng đầy đủ cả 3 tiêu chí (sở thích, tài chính, thời gian); 16% đánh giá đạt 2 tiêu chí; 4% đánh giá đạt 1 tiêu chí; 1% đánh giá chưa đáp ứng. Về tác phong: 55% đánh giá thân thiện, cởi mở; 35% đánh giá tận tình, chuyên nghiệp; 4% đánh giá kém, thiếu chuyên nghiệp; 5% đánh giá chuyên nghiệp nhưng chưa thực sự cởi mở.
  • Đánh giá hướng dẫn viên (thang điểm 10): Các kỹ năng đạt điểm cao gồm giao tiếp (8/10), động viên giúp đỡ khách (8/10), thuyết minh rõ ràng (8/10), lắng nghe tiếp thu đề nghị của khách (8/10). Các tiêu chí đạt mức khá gồm tính chuyên nghiệp (7/10), tươi cười dễ gần (7/10), khả năng sáng tạo (7/10), quản lý đoàn (7/10), đối xử công bằng (7/10). Tiêu chí có điểm đánh giá thấp nhất là kiến thức sâu rộng về tự nhiên, văn hóa, xã hội và kinh tế địa phương (chỉ đạt 5/10).
  • Hạn chế phát hiện: Quản lý thông tin và tiếp nhận khiếu nại còn thực hiện thủ công bằng sổ theo dõi, chưa có phần mềm CRM tập trung; thiếu nhân sự chuyên trách CSKH; kiến thức chuyên sâu về tuyến điểm của một bộ phận HDV chưa đồng đều.

Chương 3. Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty

Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp chiến lược và 2 nhóm khuyến nghị thực tiễn:

  1. Hoàn thiện công tác phân đoạn thị trường: Phân chia chi tiết theo biến nhân khẩu học (độ tuổi, thu nhập, chu kỳ gia đình, nghề nghiệp) để thiết kế các gói dịch vụ riêng biệt (ví dụ: tour nghỉ dưỡng, chăm sóc sức khỏe cho người cao tuổi; tour trải nghiệm, phượt cho giới trẻ).
  2. Đầu tư phát triển sản phẩm du lịch: Đa dạng hóa các chương trình tour ngắn ngày, tour sự kiện teambuilding, gala dinner và các tour tâm linh theo mùa vụ.
  3. Hoàn thiện chính sách và kế hoạch CSKH theo từng nhóm: Tối ưu hóa hệ thống tích điểm, phân hạng hội viên, cá nhân hóa quà tặng và chính sách giá ưu đãi.
  4. Nâng cao công tác quản lý và phát triển nguồn nhân lực: Tách biệt và thành lập bộ phận CSKH chuyên trách để xóa bỏ tình trạng kiêm nhiệm; xây dựng bảng mô tả công việc, tiêu chí đánh giá KPI về thái độ phục vụ; tổ chức các khóa tập huấn bồi dưỡng kiến thức văn hóa - lịch sử - xã hội cho đội ngũ HDV.
  5. Tăng cường áp dụng khoa học công nghệ: Ứng dụng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) để lưu trữ, tra cứu dữ liệu tập trung, tự động hóa quy trình ghi nhận phản hồi và xử lý khiếu nại.
  • Hệ thống khuyến nghị: Đề xuất với ban lãnh đạo công ty về việc cấp ngân sách cho hoạt động CSKH, nâng cấp hạ tầng số; khuyến nghị đối với nhân viên về việc tuân thủ quy trình kiểm tra chéo, nâng cao kỹ năng mềm và tinh thần trách nhiệm trong phục vụ du khách.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh kinh doanh và thực trạng hoạt động marketing - CSKH tại Công ty TNHH Du lịch Vui và Tổ chức Sự kiện thông qua hệ thống số liệu cụ thể:

  • Làm rõ tốc độ tăng trưởng doanh thu (đạt 2.441,652 triệu đồng năm 2018) và lợi nhuận (đạt 188,135 triệu đồng năm 2018), trong đó mảng lữ hành luôn đóng vai trò chủ đạo (chiếm trên 70% doanh thu).
  • Lượng hóa chất lượng dịch vụ CSKH qua điều tra 500 du khách: 75% khách hàng hài lòng toàn diện về khâu tư vấn; chỉ ra điểm hạn chế cốt lõi về kiến thức tuyến điểm của HDV (5/10 điểm) và sự bất cập khi chưa có phòng ban CSKH độc lập trong tổ chức 10 nhân sự chính thức.
  • Xây dựng hệ thống giải pháp gắn liền với thực tế doanh nghiệp: hoàn thiện phân đoạn nhân khẩu học, triển khai quy trình giải quyết khiếu nại 5 bước chuẩn hóa, và ứng dụng phần mềm quản lý dữ liệu số.

Về mặt đóng góp, công trình đã vận dụng thành công các mô hình lý thuyết marketing dịch vụ vào phân tích một doanh nghiệp lữ hành quy mô vừa và nhỏ tại Hà Nội, cung cấp các bằng chứng thực nghiệm cụ thể và đề xuất quy trình chăm sóc khách hàng 3 giai đoạn có tính ứng dụng thực tế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong thời gian thực tập ngắn (gần 5 tuần); phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp cụ thể với quy mô nhân sự nhỏ (10 nhân viên chính thức); nguồn dữ liệu về theo dõi khiếu nại của công ty còn mang tính thủ công, chưa có hệ thống báo cáo định kỳ đầy đủ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng không gian nghiên cứu sang nhiều doanh nghiệp lữ hành cùng phân khúc để tiến hành so sánh đối chuẩn (benchmarking); nghiên cứu sâu hơn về hành vi tiêu dùng du lịch số và đánh giá hiệu quả kinh tế (chi phí - lợi ích) khi triển khai các hệ thống CRM chuyên dụng trong kinh doanh lữ hành.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị Dịch vụ Du lịch và Lữ hành, Quản trị Kinh doanh, Marketing trong việc tìm hiểu phương pháp đánh giá thực trạng dịch vụ khách hàng tại doanh nghiệp lữ hành.
  • Các nhà quản lý doanh nghiệp du lịch quy mô vừa và nhỏ tham khảo các biểu mẫu tiêu chuẩn công việc CSKH theo 3 giai đoạn (bán tour, thực hiện tour, sau tour), bảng tiêu chí đánh giá hướng dẫn viên, và cơ chế thiết lập chính sách ưu đãi khách hàng (thẻ VVIP, mua tour sớm, mua tour theo nhóm).

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu tổ chức và nhân sự tại Công ty TNHH Du lịch Vui và Tổ chức Sự kiện có đặc điểm gì?
Doanh nghiệp vận hành theo mô hình tổ chức trực tuyến đơn giản với 3 phòng: Kinh doanh, Điều hành và Kế toán dưới sự điều hành của Ban Giám đốc. Nhân sự chính thức gồm 10 người (3 nam, 7 nữ; 90% dưới 35 tuổi; 7 người trình độ Đại học, 3 người Cao đẳng) và mạng lưới 300 cộng tác viên HDV. Công ty chưa có bộ phận CSKH độc lập mà công việc này do nhân viên phòng Kinh doanh kiêm nhiệm.

2. Diễn biến doanh thu và lợi nhuận của công ty trong giai đoạn 2016 – 2018 ra sao?
Doanh thu tăng trưởng đều qua các năm: 1.919,300 triệu đồng (2016), 2.215,656 triệu đồng (2017) và 2.441,652 triệu đồng (2018). Lợi nhuận tăng từ 124,179 triệu đồng (2016) lên 159,527 triệu đồng (2017) và đạt 188,135 triệu đồng (2018). Mảng kinh doanh lữ hành (bán tour) là nguồn thu chính, đóng góp 70,7% tổng doanh thu và 65,1% tổng lợi nhuận toàn công ty trong năm 2018.

3. Công ty áp dụng các mức ưu đãi cụ thể nào cho khách hàng mua tour sớm và mua theo nhóm?

  • Mua theo nhóm: Nhóm từ 3 - 5 khách được giảm 100.000 VNĐ/khách đối với cả tour nội địa và nước ngoài.
  • Mua sớm: Thị trường Châu Á & Hội chợ giảm từ 10 - 30 USD/khách (đăng ký trước từ 1,5 đến trên 4 tháng); thị trường Úc, Châu Phi, Ấn Độ, Nhật Bản giảm từ 30 - 70 USD/khách (đăng ký trước từ 2 đến trên 4 tháng); thị trường Châu Âu - Châu Mỹ giảm từ 50 - 100 USD/khách (đăng ký trước từ 2 đến trên 4 tháng).

4. Kết quả khảo sát 500 khách hàng đánh giá điểm mạnh và điểm yếu nhất của đội ngũ nhân sự là gì?
Về nhân viên tư vấn, 75% khách hàng đánh giá đáp ứng trọn vẹn cả 3 tiêu chí về sở thích, tài chính và thời gian; 55% đánh giá tác phong thân thiện, cởi mở. Đối với hướng dẫn viên, các kỹ năng giao tiếp, giúp đỡ khách, thuyết minh và lắng nghe đều đạt điểm 8/10; tuy nhiên, tiêu chí kiến thức sâu rộng về tự nhiên, xã hội, kinh tế chỉ được đánh giá ở mức 5/10.

5. Điểm hạn chế chính trong quy trình xử lý khiếu nại và quản lý thông tin khách hàng tại công ty là gì?
Công ty vẫn sử dụng hình thức mở sổ theo dõi khiếu nại thủ công, chưa có hệ thống báo cáo thống kê chính thức định kỳ. Dữ liệu khách hàng mới dừng lại ở các thông tin cơ bản ban đầu, chưa được số hóa tập trung trên phần mềm quản lý chuyên dụng, dẫn đến việc tra cứu và hỗ trợ CSKH còn gặp nhiều khó khăn.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Hữu Hoàn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về marketing dịch vụ du lịch và quy trình chăm sóc khách hàng trong hoạt động lữ hành. Thông qua việc phân tích dữ liệu tài chính giai đoạn 2016 – 2018 và kết quả khảo sát thực tế từ 500 khách hàng tại Công ty TNHH Du lịch Vui và Tổ chức Sự kiện, đề tài đã chỉ rõ những thành tựu đạt được cũng như các tồn tại trong quản lý nhân sự và hạ tầng dữ liệu. Hệ thống 5 nhóm giải pháp và khuyến nghị được đề xuất có giá trị thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và củng cố năng lực cạnh tranh trên thị trường du lịch.