Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ cấu kinh tế Việt Nam sau hơn 35 năm đổi mới, ngành du lịch được định hướng trở thành ngành kinh tế mũi nhọn, giữ vai trò quan trọng trong việc tạo nguồn thu ngoại tệ, quảng bá văn hóa và giải quyết việc làm cho xã hội. Báo cáo về Chỉ số Phát triển Du lịch của Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF) giai đoạn 2021–2022 xếp du lịch Việt Nam vào nhóm dẫn đầu về các chỉ số: cạnh tranh về giá thị trường, giá trị văn hóa, tài nguyên thiên nhiên phong phú, cơ sở hạ tầng cùng an toàn trật tự và an ninh quốc gia. Tuy nhiên, giai đoạn 2020 đến đầu năm 2022, đại dịch Covid-19 đã làm ngưng trệ các hoạt động xuất nhập cảnh và tham quan, khiến hàng loạt doanh nghiệp lữ hành suy giảm doanh thu nghiêm trọng hoặc phá sản.

Khi các biện pháp giãn cách được nới lỏng từ đầu năm 2022, các doanh nghiệp lữ hành bước vào giai đoạn tái thiết, đẩy mạnh khai thác nguồn khách tiềm năng và xây dựng sản phẩm mới. Trong bối cảnh cạnh tranh của thời đại chuyển đổi số, việc duy trì lòng tin và giữ chân khách hàng thông qua chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng (CSKH) trở thành yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp.

Khóa luận lựa chọn đơn vị nghiên cứu thực tế là Công ty Cổ phần Lữ hành Fiditour (trụ sở tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh) – một doanh nghiệp có hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lữ hành quốc tế và nội địa, đang trong quá trình khôi phục hoạt động sau đại dịch.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm các nội dung sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị du lịch lữ hành và dịch vụ chăm sóc khách hàng trong hoạt động kinh doanh lữ hành.
  2. Phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và quy trình chăm sóc khách hàng tại Công ty Lữ hành Fiditour dựa trên số liệu thực tiễn từ năm 2020 đến giữa năm 2022.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và các điểm nghẽn nội bộ trong công tác chăm sóc khách hàng của công ty.
  4. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và hoàn thiện quy trình phục vụ tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị, cơ cấu tổ chức và quy trình thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Công ty Cổ phần Lữ hành Fiditour.
  • Phạm vi không gian: Tập trung vào trụ sở chính và các hoạt động của Công ty Lữ hành Fiditour tại TP. Hồ Chí Minh, có đối chiếu với các chi nhánh (Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ) và dữ liệu chung của Tổng cục Du lịch.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp và thông tin hoạt động được thu thập từ năm 2020 đến giữa năm 2022; quá trình thực tập và khảo sát thực tế diễn ra trong gần 01 tháng vào cuối năm 2022 (khóa luận hoàn thành ngày 15/12/2022).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề dưới góc độ quản trị dịch vụ lữ hành và marketing dịch vụ, tổng hợp hệ thống lý luận từ các học giả và tổ chức chuyên ngành trong nước cũng như quốc tế:

  • Lý luận về du lịch và các loại hình du lịch: Tác giả viện dẫn các định nghĩa kinh điển của Phan Huy Xu và Võ Văn Thành (2016, 2018), Khoa Du lịch và Khách sạn – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Nguyễn Văn Mạnh và Nguyễn Đình Hòa (2015), Trần Nhạn (1995), Nguyễn Văn Đính và Trần Thị Minh Hòa (2009), cùng các tổ chức quốc tế như Tổ chức Du lịch và Lữ hành Quốc tế (WTTC), Tổ chức Du lịch Thế giới (UNWTO). Nghiên cứu đi sâu phân loại 3 loại hình du lịch liên quan trực tiếp đến sản phẩm của doanh nghiệp:
    • Du lịch sinh thái (Green/Ecotourism): Dựa trên khái niệm của Hector Ceballos–Lascurain (1987), Hiệp hội Du lịch Sinh thái Quốc tế (TIES, 2013) và Christina K. Dimitriou, nhấn mạnh tính bền vững, bảo tồn tài nguyên và giảm thiểu tác động tiêu cực đến văn hóa bản địa.
    • Du lịch tâm linh: Tổng hợp nghiên cứu của Olsen, Shivangi & Shekhar, Baker (2003), Sirirat (2019) và Phan Huy Xu & Võ Văn Thành (2018), phân định rõ sự khác biệt giữa du lịch tâm linh (hướng đến cân bằng tinh thần, tìm kiếm ý nghĩa cuộc sống) và du lịch tôn giáo thuần túy.
    • Du lịch đô thị (Urban Tourism): Sử dụng khung lý thuyết của Charles A. Stansfield (1964), Ashworth (1989, 2011), Potier (1996), Christopher Law (1996), Urry (2002), UNWTO và Hội nghị Quốc gia về Du lịch Đô thị (Rennes, 1988), phân tích cấu trúc 3 thành phần (điểm hấp dẫn, hệ thống dịch vụ, cơ sở hạ tầng đô thị).
  • Lý luận về khách hàng và chăm sóc khách hàng:
    • Vận dụng định nghĩa khách hàng của Peter F. Drucker (1954).
    • Phân loại khách hàng theo tư cách chủ thể (cá nhân, tổ chức), theo mức độ lợi ích/độ trung thành (tiềm năng, vãng lai, trung thành – nhóm mang lại trên 70% doanh thu, tiêu cực) và theo 4 nhóm độ tuổi (dưới 15 tuổi, 15–22 tuổi, 22–50 tuổi, trên 50 tuổi).
    • Khung quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn gồm 6 bước: (1) Hoạch định chiến lược chăm sóc; (2) Phân loại khách hàng và chọn phương thức tương ứng; (3) Tư vấn và chăm sóc sâu, thiết lập mối quan hệ dài lâu; (4) Làm rõ nhu cầu của khách hàng; (5) Tư vấn bán tuyến tour; (6) Chăm sóc lâu dài sau khi khách sử dụng dịch vụ.
    • Các kênh công cụ CSKH: Live Chat/Chatbot, điện thoại thoại, mạng xã hội, tin nhắn quảng cáo, email marketing, hỗ trợ kiểm tra hàng hóa, forum trực tuyến.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai gồm:

  • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập tài liệu từ các báo cáo chuyên ngành, dữ liệu thống kê của Tổng cục Du lịch, tài liệu nội bộ và hệ thống website của Fiditour.
  • Phương pháp tiếp cận và phân tích: Trực tiếp tham gia thực tập tại Phòng Chăm sóc khách hàng và tiếp nhận dữ liệu hỗ trợ từ bộ phận tiếp tân của công ty.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp thái độ, phản ứng của khách hàng khi đến giao dịch, cũng như tác phong, kỹ năng nghiệp vụ xử lý tình huống của nhân viên CSKH.
  • Phương pháp khảo sát thực địa: Khảo sát các bước trong quy trình phục vụ và ghi nhận phản hồi ban đầu của khách hàng mới tại văn phòng doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những lý luận cơ bản về Quản trị du lịch lữ hành

Chương này tập trung hệ thống hóa toàn bộ khung lý thuyết nền tảng phục vụ cho việc đánh giá thực trạng ở chương tiếp theo. Tác giả làm rõ bản chất kinh tế - xã hội của ngành du lịch, đặc điểm của sản phẩm lữ hành mang tính tổng hợp, phi vật chất và tính đồng thời giữa sản xuất và tiêu dùng.

Nội dung trọng tâm của chương là việc xây dựng mô hình chăm sóc khách hàng toàn diện trong kinh doanh lữ hành. Tác giả nhấn mạnh vai trò sống còn của dữ liệu khách hàng và hệ thống tổng đài/quản lý cuộc gọi. Quy trình 6 bước chăm sóc khách hàng được phân tích chi tiết từ khâu tiếp cận ban đầu, khai thác tâm lý theo từng nhóm lứa tuổi, xử lý thắc mắc/khiếu nại, cho đến các biện pháp duy trì liên lạc sau chuyến đi (chúc mừng sinh nhật, gửi thư tri ân, voucher ưu đãi) nhằm biến khách hàng cũ thành kênh quảng bá thương hiệu tự nhiên.

Chương 2: Thực trạng chăm sóc khách hàng ở Công ty Lữ hành Fiditour

Chương 2 cung cấp bức tranh chi tiết về cơ cấu, mô hình vận hành kinh doanh và thực tế triển khai công tác CSKH tại Công ty Cổ phần Lữ hành Fiditour.

  • Tổng quan doanh nghiệp: Tiền thân là Trung tâm dịch vụ Tân Định (thành lập năm 1989), đến năm 2019 tái cấu trúc với tên gọi chính thức là Công ty Cổ phần Lữ hành FIDITOUR (Giấy phép ĐKKD số 0315532382 cấp ngày 28/02/2019; trụ sở chính tại 127–129 Nguyễn Huệ, P. Bến Nghé, Q.1, TP.HCM; quy mô 400 nhân sự; mạng lưới chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ). Ban điều hành gồm Chủ tịch HĐQT Nguyễn Việt Hùng, Phó Chủ tịch HĐQT Đoàn Thiện Tánh, Tổng Giám đốc Trần Thế Dũng cùng 2 Phó Tổng Giám đốc Nguyễn Ngọc An và Trần Thị Hoàng Hà.
  • Chiến lược Marketing hỗn hợp:
    • Định vị: Slogan "Chất lượng tiên phong" với 4 cam kết chất lượng (đúng cam kết, sản phẩm chọn lọc, giá hợp lý, phục vụ nhiệt tình/chu đáo).
    • Sản phẩm: Chia thành 4 dòng chính gồm Tour phổ thông, Tour cao cấp, Tour tự chọn (Free & Easy) và Tour hội nghị (MICE) phục vụ các tập đoàn lớn (HSBC, VIB, Dầu khí Cửu Long...). Khai thác tiên phong các tuyến mới như Nga, Campuchia, Nam Phi.
    • Giá và phân phối: Chính sách giá linh hoạt theo mùa vụ, đối tượng; kết hợp mạng lưới văn phòng giao dịch với kênh bán trực tuyến/qua điện thoại.
  • Thực trạng triển khai dịch vụ chăm sóc khách hàng:
    • Hình thức thực hiện: Chăm sóc gián tiếp qua tổng đài điện thoại ((028) 3914 1414), website (https://www.fiditour.com) và chăm sóc trực tiếp (tư vấn ký hợp đồng tận nhà theo yêu cầu).
    • Quản lý dữ liệu: Lưu trữ thông tin định danh (họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ), lịch sử tư vấn, tuyến tour đã đặt, nguồn khách hàng và hợp đồng.
    • Các hạn chế và điểm nghẽn phát hiện được:
      1. Doanh nghiệp chưa triển khai hoạt động thăm dò, đo lường sự hài lòng của khách hàng một cách có hệ thống sau khi kết thúc tour.
      2. Kênh điện thoại tiếp nhận thông tin dùng chung đường dây của nhân viên làm hợp đồng ngoại thương, dẫn đến tình trạng máy bận liên tục hoặc không có người nhấc máy trong giờ cao điểm.
      3. Bộ phận CSKH chỉ tiếp nhận cuộc gọi đến (Inbound) để xử lý khiếu nại mà hầu như không có hoạt động gọi ra (Outbound) định kỳ để chăm sóc chủ động.
      4. Tình trạng nhân viên kiêm nhiệm nhiều đầu việc làm giảm thời gian dành cho CSKH, dẫn đến việc chuyển tiếp thông tin giữa các phòng ban bị trễ, thất lạc hoặc sai lệch thông tin xử lý thắc mắc của khách.

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Công ty Lữ hành Fiditour

Dựa trên các tồn tại đã chỉ ra ở Chương 2, chương này đề xuất định hướng và nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng:

  • Hoàn thiện chính sách và quy trình khai thác thông tin khách hàng tiềm năng.
  • Tách bạch chức năng, chuẩn hóa quy trình điều hành của bộ phận CSKH, chấm dứt tình trạng kiêm nhiệm gây quá tải.
  • Thiết lập hệ thống tiếp nhận phản hồi chuyên biệt và triển khai đo lường mức độ hài lòng định kỳ sau tour.
  • Tăng cường đào tạo nghiệp vụ giao tiếp, xử lý xung đột và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị dữ liệu khách hàng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh chân thực hiện trạng vận hành dịch vụ tại một doanh nghiệp lữ hành quy mô lớn sau giai đoạn dịch bệnh:

Nội dung khảo sát / Đánh giá Thực trạng ghi nhận tại Công ty Lữ hành Fiditour
Quy mô và mạng lưới 400 nhân sự; trụ sở tại Quận 1, TP.HCM và 3 chi nhánh (Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ).
Hệ thống sản phẩm 4 dòng tour: Phổ thông, Cao cấp, Free & Easy, MICE (khách hàng tiêu biểu: HSBC, VIB, Dầu khí Cửu Long).
Kênh tiếp nhận CSKH Điện thoại ((028) 3914 1414), Fax ((028) 3914 1363), Website công ty, hỗ trợ tư vấn trực tiếp tại nhà.
Quản lý thông tin khách hàng Quản lý danh bạ, lịch sử tư vấn, nhu cầu tour, thông tin hợp đồng và phân loại người đại diện liên hệ.
Khâu chăm sóc sau bán Chưa có hệ thống khảo sát định lượng sự hài lòng sau chuyến đi; thiếu kênh Outbound chủ động.
Bố trí nhân sự CSKH Nhân sự thực hiện kiêm nhiệm công tác ngoại thương/hành chính, đường dây tiếp nhận thường xuyên bận.

Đóng góp của khóa luận:

  • Chỉ rõ khoảng cách giữa cam kết thương hiệu ("Chất lượng tiên phong") và thực tế vận hành bộ phận hỗ trợ khách hàng tại doanh nghiệp sau giai đoạn phục hồi du lịch.
  • Cung cấp mô tả thực tế về cơ cấu tổ chức đa phòng ban của một công ty lữ hành lâu năm, chỉ ra những xung đột trong luồng thông tin giữa nhân viên kinh doanh, điều hành và CSKH.
  • Đề xuất các nhóm giải pháp mang tính thực tiễn nhằm tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu và thiết lập quy trình chăm sóc khách hàng khép kín (trước - trong - sau chuyến đi).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu:
    • Thời gian thực tập tại doanh nghiệp tương đối ngắn (gần 01 tháng), do đó việc tiếp cận dữ liệu chiều sâu về các chỉ số tài chính và báo cáo chi tiết của từng chi nhánh ngoài TP. Hồ Chí Minh còn hạn chế.
    • Khóa luận thừa nhận một số phân tích về công tác quản trị lữ hành mang góc nhìn cá nhân của sinh viên thực tập, chưa thực hiện được các khảo sát định lượng diện rộng trên tập khách hàng đã sử dụng dịch vụ tour.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu bằng phương pháp định lượng: thiết kế bảng hỏi đo lường các nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của du khách đối với chất lượng dịch vụ CSKH tại Fiditour.
    • Nghiên cứu giải pháp tích hợp hệ thống phần mềm Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) chuyên dụng và các giải pháp đa kênh (Omnichannel) nhằm đồng bộ hóa quy trình xử lý thông tin giữa các chi nhánh.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Du lịch, Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, Việt Nam học, Quản trị kinh doanh; giảng viên hướng dẫn các học phần nghiệp vụ lữ hành; cán bộ quản lý và nhân viên phụ trách bộ phận dịch vụ khách hàng tại các doanh nghiệp du lịch lữ hành.
  • Nội dung giá trị nhất:
    • Phần tổng hợp lý luận về các loại hình du lịch đặc thù (du lịch sinh thái, du lịch đô thị, du lịch tâm linh) với hệ thống tài liệu trích dẫn phong phú từ các tác giả quốc tế và Việt Nam.
    • Bảng mô tả chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong cơ cấu tổ chức bộ máy của một doanh nghiệp lữ hành quy mô lớn (Fiditour).
    • Phân tích thực tế về các điểm nghẽn thường gặp trong vận hành tổng đài và xử lý luồng thông tin phản hồi của khách hàng tại các công ty dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận ghi nhận cơ cấu tổ chức cấp cao và quy mô nhân sự của Công ty Lữ hành Fiditour như thế nào?
Theo dữ liệu tại Chương 2, công ty có quy mô khoảng 400 nhân sự. Ban lãnh đạo gồm: Ông Nguyễn Việt Hùng (Chủ tịch HĐQT), Ông Đoàn Thiện Tánh (Phó Chủ tịch Thường trực HĐQT), Ông Trần Thế Dũng (Tổng Giám đốc), Ông Nguyễn Ngọc An và Bà Trần Thị Hoàng Hà (Phó Tổng Giám đốc).

2. Tác giả phân chia khách hàng theo mức độ lợi ích và độ tuổi dựa trên các tiêu chí cụ thể nào?
Theo mức độ lợi ích/độ trung thành, khách hàng được chia thành: Khách hàng tiềm năng, Khách hàng vãng lai, Khách hàng trung thành (nhóm mang lại trên 70% doanh thu cho doanh nghiệp) và Khách hàng tiêu cực. Theo độ tuổi, khách hàng chia làm 4 nhóm: Dưới 15 tuổi, từ 15–22 tuổi, từ 22–50 tuổi (nhóm tạo doanh thu chính, quan tâm cả chất lượng và dịch vụ kèm theo) và từ 50 tuổi trở lên (nhóm chọn lọc kỹ tính).

3. Hoạt động chăm sóc khách hàng sau khi mua sản phẩm tại Fiditour gặp phải những điểm nghẽn chính nào?
Công ty chưa triển khai hoạt động thăm dò sự hài lòng của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ; hệ thống liên lạc chỉ sử dụng chung một số điện thoại của nhân viên làm hợp đồng ngoại thương nên đường dây thường xuyên bận; công ty chỉ tiếp nhận cuộc gọi vào (khiếu nại, hỏi thông tin) mà thiếu cuộc gọi ra chủ động; nhân viên CSKH kiêm nhiệm nhiều việc khiến thông tin chuyển tiếp giữa các bộ phận bị chậm hoặc sai sót.

4. Khóa luận nêu các sản phẩm lữ hành chủ lực và các đối tác tiêu biểu nào của Fiditour?
Fiditour phát triển 4 dòng sản phẩm chính: Tour phổ thông, Tour cao cấp, Tour Free & Easy và Tour MICE (hội nghị kết hợp du lịch). Công ty tiên phong khai thác các tuyến du lịch mới tại Nga, Campuchia, Nam Phi và từng tổ chức tour MICE cho các tập đoàn/ngân hàng lớn như HSBC, VIB, Tập đoàn Dầu khí Cửu Long.

5. Cơ sở dữ liệu quản lý thông tin khách hàng tại Fiditour bao gồm những trường thông tin nào?
Quy trình quản lý thông tin tại công ty ghi nhận các trường dữ liệu gồm: Họ tên khách hàng; Số điện thoại, email, địa chỉ; Nhu cầu sử dụng dịch vụ (tuyến tour, đặt vé, đặt phòng); Lịch sử tư vấn và luồng chuyển giao bộ phận liên quan; Nguồn khách hàng; Thông tin hợp đồng kinh tế và thông tin người liên hệ đại diện.


Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thanh Vinh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị lữ hành và dịch vụ chăm sóc khách hàng, đồng thời phản ánh chân thực bức tranh vận hành thực tế tại Công ty Cổ phần Lữ hành Fiditour giai đoạn 2020–2022. Nghiên cứu đã thẳng thắn chỉ ra các điểm nghẽn lớn trong quy trình CSKH tại doanh nghiệp như sự thiếu hụt khâu đo lường sự hài lòng sau tour, sự quá tải của hệ thống đường dây liên lạc và tình trạng nhân sự kiêm nhiệm. Các nhóm giải pháp hoàn thiện được đề xuất mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo hữu ích cho công tác đào tạo chuyên ngành du lịch và hoạt động quản trị dịch vụ khách hàng tại các doanh nghiệp lữ hành.