CHƯƠNG 1. NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và đặc điểm phần mềm kế toán 1.
Khái niệm phần mềm kế toán a. Hệ thống thông tin kế toán HTTT là tập hợp các nguồn lực, công cụ được tổ chức thành một thể thống nhất để thực hiện quá trình xử lý thông tin. Quá trình xử lý thông tin bao gồm: thu nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin và truyền tin. HTTT KT là một phần của HTTT được hiểu là một tập hợp các nguồn lực (con người, thủ tục), công cụ (phần cứng, phần mềm), được thiết kế nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý các dữ liệu kinh tế- tài chính và các dữ liệu khác nhằm cung cấp thông tin KT cho các đối tượng sử dụng thông qua các báo cáo KT.
Vậy HTTT KT với bản chất là bộ phận tạo ra thông tin KT, được xây dựng để thực hiện quá trình xử lý thông tin KT trong các doanh nghiệp gồm: thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp các thông tin KT. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT KT bao gồm 5 thành phần: Con người, dữ liệu KT, thủ tục KT, phần cứng, phần mềm KT. Con người: trong HTTT KT con người là thành phần quyết định, đảm bảo sự chính xác của hệ thống. Con người quyết định tới việc thực hiện các thủ tục kế toán nhằm biến đổi các dữ liệu kế toán đã thu thập được để tạo ra các báo cáo KT.
Con người được hiểu bao gồm: nguồn nhân lực, tổ chức công tác kế toán trong mỗi doanh ngiệp. Dữ liệu KT: dữ liệu KT bao gồm các số liệu, thông tin phục vụ cho công việc xử lý thông tin KT trong HTTT KT, hỗ trợ việc ra quyết định của nhà lãnh SV: Nguyễn Thị Hương Trà Lớp: CQ54/41.03 Đồ án tốt nghiệp 2 Học viện Tài chính đạo và điều hành doanh nghiệp. Dữ liệu KT là cầu nối giữa con người và hệ thống máy tính. Trong điều kiện ứng dụng CNTT dữ liệu kế toán bao gồm: các tệp từ điển, các tệp danh mục, các tệp chứng từ máy và các tệp số dư của tài khoản KT.
Thủ tục KT: thủ tục KT là các quy trình, quy tắc xử lý các nghiệp vụ KT được xác định từ trước trong HTTT KT theo các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành theo trình tự nhất định. Bao gồm từ khâu lập chứng từ, kiểm tra, xử lý, hoàn chỉnh chứng từ đến khâu lựa chọn hình thức sổ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản KT, lập và luận chuyển chứng từ, trình bày các báo cáo KT… để cung cấp thông tin cho người dùng và lưu trữ các chứng từ. Phần cứng: phần cứng là hệ thống thiết bị điện tử có khả năng lưu trữ, tổ chức thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác. Bao gồm các hệ thống máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi.
Phần mềm kế toán: phần mềm KT là bản mô tả lại thủ thục KT bằng ngôn ngữ lập trình để yêu cầu máy tính thực hiện thủ tục KT thay cho con người. 5 thành phần này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Theo đó con người và phần cứng là các thực thể hành động tiến hành xử lý thông tin KT thông qua thủ tục KT để phần mềm có thể xử các lý dữ liệu KT. Dữ liệu KT là cầu nối giữa con người và phần cứng.
Phần mềm kế toán là 1 trong 5 thành phần của HTTT KT, là tập hợp tệp chương trình, dữ liệu và các tài liệu cần thiết mô tả lại thủ tục kế toán bằng ngôn ngữ lập trình để máy tính hiểu và thực hiện việc xử lý dữ liệu kế toán thay con người. Thông qua phần mềm kế toán con người có thể giải quyết các bài toán kế toán trên máy tính bao gồm nhập chứng từ, lưu trữ chứng từ, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán. Đặc điểm phần mềm kế toán PMKT là một công cụ ghi chép, lưu giữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở SV: Nguyễn Thị Hương Trà Lớp: CQ54/41.03 Đồ án tốt nghiệp 3 Học viện Tài chính các dữ liệu đầu vào là các chứng từ để đưa ra các thông tin đầu ra theo yêu cầu. Chứng từ gồm các chứng từ do doanh nghiệp lập và các chứng từ từ bên ngoài.
Đầu ra của PMKT là các báo cáo và các sổ sách liên quan. So với kế toán thủ công phải ghi chép vào các sổ sách trung gian để đưa ra các báo cáo cuối kì, PMKT kết xuất thông tin đầu ra trực tiếp từ CSDL, chính là các chứng từ đầu vào, đồng thời cùng với các báo cáo, các sổ kế toán cũng chính là đầu ra của hệ thống. Con người là yếu tố đầu tiên quyết định độ chính xác của đầu ra PMKT ngay trong quá trình nhập dữ liệu đầu vào cho phần mềm. PMKT không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo mẫu quy định của BTC và của Công ty.
Các thành phần của phần mềm kế toán a. Một thành phần kế toán thường có các thành phần sau: Cơ sở dữ liệu (Database): Là nơi lưu giữ toàn bộ dữ liệu nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,…. Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng có mối quan hệ với nhau.
Trên cơ sở các bảng trong cơ sở dữ liệu còn có các Query và View là các thành phần được sử dụng tương đươg như các bảng trong CSDL nhưng đã được lựa chọn chắt lọc các thông tin cần thiết. Hệ thống giao diện (Interface): là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm, được tạo ra từ các đối tượng như: form, page frame… Một PMKT thường bao gồm các loại: form đăng nhập, form chương trình chính, form nhập liệu, form truy vấn dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,… SV: Nguyễn Thị Hương Trà Lớp: CQ54/41.03 Đồ án tốt nghiệp 4 Học viện Tài chính Hệ thống báo cáo (Reports): Là nơi các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo khuôn dạng được thiết kế từ trước để cung cấp thông tin yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Chương trình (Code): Là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một ngôn ngữ lập trình mà máy có thể hiểu được để thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra.
Các thành phần khác có thể có hoặc không như: thư viện lớp, thực đơn, thực đơn tắt, tài liệu hướng dẫn sử dụng… 1. Yêu cầu, tiêu chuẩn của phần mềm kế toán Theo thông tư số 103/2005/TT-BTC của BTC ban hành ngày 24/11/2015 về “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT”. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêu cầu của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau: a. Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành.
Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng mẫu quy định. Chứng từ kế toán điện SV: Nguyễn Thị Hương Trà Lớp: CQ54/41.03 Đồ án tốt nghiệp 5 Học viện Tài chính tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử. Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị.
Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan.