Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng" do sinh viên Giang Tấn Linh thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Trịnh Thị Xuân tại Viện Đại học Mở Hà Nội (Trung tâm đào tạo trực tuyến e-learning).

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng được thành lập vào ngày 13/05/2016 (Giấy phép kinh doanh số: 1900609886), có trụ sở đặt tại số 149 đường 23 Tháng 8, Phường 7, Thành phố Bạc Liêu, Tỉnh Bạc Liêu. Hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp là sản xuất và cung ứng các mặt hàng trang trí nội thất, thiết bị vệ sinh cho các cửa hàng bán lẻ trên địa bàn thành phố Bạc Liêu và các vùng lân cận.

Khảo sát thực trạng tại công ty cho thấy cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin còn ở mức sơ khai:

  • Bộ phận bán hàng được trang bị 03 máy tính (02 máy có cấu hình RAM 256 MB, ổ cứng 40 GB chạy Windows XP; 01 máy có cấu hình RAM 512 MB, ổ cứng 80 GB chạy Windows XP).
  • Bộ phận kế toán cũng có trang bị tương tự nhưng chỉ sử dụng máy tính vào mục đích soạn thảo văn bản hành chính, in mẫu hóa đơn và phiếu thanh toán.
  • Hoạt động ghi chép, theo dõi biến động hàng hóa, kiểm soát số lượng tồn kho và hạch toán công nợ chủ yếu thực hiện thủ công bằng sổ sách giấy tờ. Với đặc thù kinh doanh hàng trăm mã hàng khác nhau, phương thức thủ công này bộc lộ nhiều hạn chế: tính toán phức tạp, dễ nhầm lẫn, sổ sách cồng kềnh dễ thất lạc, mất nhiều thời gian tra cứu và không thể cung cấp số liệu tổng hợp nhập – xuất – tồn kịp thời khi ban giám đốc yêu cầu.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát của đề tài là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng trên máy tính nhằm tự động hóa quy trình quản lý vật tư, hàng hóa và tài chính tại công ty.

Các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được xác định gồm:

  1. Khảo sát toàn diện cơ cấu tổ chức, quy trình luân chuyển chứng từ và hiện trạng ứng dụng tin học tại doanh nghiệp.
  2. Phân tích chức năng nghiệp vụ, xây dựng biểu đồ phân rã chức năng (BFD) và biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) qua các mức ngữ cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh.
  3. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ, xây dựng mô hình liên kết thực thể (ERD), xác định cấu trúc các bảng dữ liệu và quy tắc toàn vẹn.
  4. Thiết kế giao diện biểu mẫu (Form), thuật toán xử lý nghiệp vụ và lập trình các mô-đun kết nối dữ liệu.
  5. Đóng gói, xác định yêu cầu cài đặt phần cứng/phần mềm và đề xuất hướng phát triển cho hệ thống.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng, nhập kho, xuất kho, theo dõi công nợ khách hàng/nhà cung cấp và lập báo cáo quản trị.
  • Phạm vi không gian: Phòng kế hoạch hàng hóa, bộ phận bán hàng, bộ phận kho và phòng kế toán tại Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng, tỉnh Bạc Liêu.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu khảo sát và quá trình thực hiện đề tài gắn liền với thời gian thực tập của sinh viên tại doanh nghiệp sau thời điểm công ty thành lập năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và công cụ sử dụng

Nghiên cứu ứng dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc cổ điển, kết hợp các mô hình kỹ thuật:

  • Mô hình nghiệp vụ và biểu đồ phân rã chức năng (BFD): Phân chia tổng thể hệ thống quản lý hàng hóa thành các phân hệ và chức năng nhỏ hơn theo thứ bậc xác định.
  • Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Mô tả dòng thông tin luân chuyển giữa các tác nhân ngoài (Khách hàng, Nhà cung cấp, Giám đốc, Phòng kinh doanh, Kế toán kho) và các tiến trình xử lý.
  • Mô hình liên kết thực thể (ERD) và chuẩn hóa dữ liệu: Thiết lập các quan hệ 1-1, 1-n giữa các thực thể nhằm loại bỏ dư thừa dữ liệu và đảm bảo phụ thuộc hàm vào khóa chính.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và môi trường lập trình: Microsoft Access 2003 (sử dụng Access Basic / VBA, thư viện kết nối dữ liệu ADODB và đối tượng truy cập dữ liệu DAO).

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp khảo sát thực tế: Quan sát trực tiếp thao tác làm việc của nhân viên bán hàng, kế toán viên và thủ kho; thu thập mẫu chứng từ, hóa đơn và sổ sách quản lý kho.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Rút trích các luồng dữ liệu từ chứng từ thực tế để khái quát hóa thành các quy trình nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và lập báo cáo.
  • Phương pháp thiết kế mô hình hóa: Chuyển đổi mô hình quan niệm sang mô hình vật lý dữ liệu (Physical Data Model), thiết kế thuật toán bằng lưu đồ khối.
  • Phương pháp thực nghiệm phát triển phần mềm: Trực tiếp xây dựng các bảng dữ liệu, thiết kế truy vấn (Query), giao diện (Form), báo cáo (Report) và viết mã lệnh xử lý sự kiện trong VBA.

Nguồn dữ liệu

Nguồn dữ liệu đầu vào phục vụ nghiên cứu là hệ thống chứng từ kế toán thực tế của doanh nghiệp, bao gồm:

  • Hóa đơn đặt hàng từ nhà cung cấp và đơn đặt hàng của khách lẻ.
  • Phiếu nhập kho, phiếu nhập nội bộ, phiếu nhập điều chỉnh.
  • Phiếu xuất kho, phiếu xuất nội bộ, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng điều chỉnh.
  • Chứng từ thanh toán: Phiếu thu tiền bán hàng, phiếu chi tiền trả nhà cung cấp.
  • Sổ tổng hợp xuất – nhập – tồn kho và sổ theo dõi công nợ chi tiết.

Thiết kế và triển khai

Kiến trúc cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của phần mềm được lưu trữ dưới tệp tin vat tu.mdb trong Microsoft Access, bao gồm 11 bảng dữ liệu có cấu trúc chi tiết như sau:

STT Tên bảng Diễn giải Khóa chính (PK) / Khóa ngoại (FK)
1 KHACHHANG Lưu trữ thông tin đối tác mua hàng PK: MaKH (Text 5)
2 HANGHOA Lưu trữ thông tin danh mục hàng hóa PK: MaHang (Text 10)
3 CHITIETHD Chi tiết các mặt hàng trên hóa đơn bán PK: MaHD (Text 6) + MaHang (Text 10)
4 CHITIETPN Chi tiết các mặt hàng trên phiếu nhập PK: MaPN (Text 6) + MaHang (Text 10)
5 HDBANHANG Thông tin chung về hóa đơn bán hàng PK: MaHD (Text 6); FK: MaKH, MaNV
6 NHACUNGCAP Lưu trữ thông tin nhà cung cấp vật tư PK: MaNCC (Text 4)
7 NHANVIEN Lưu trữ thông tin nhân sự công ty PK: MaNV (Text 2)
8 PHIEUCHI Chứng từ chi tiền trả nhà cung cấp PK: MaPC (Text 6); FK: MaNCC, MaNV
9 PHIEUNHAP Thông tin chung về chứng từ nhập hàng PK: MaPN (Text 6); FK: MaNCC
10 PHIEUTHU Chứng từ thu tiền thanh toán từ khách PK: MaPTT (Text 10); FK: MaKH, MaNV
11 LOGIN Tài khoản đăng nhập hệ thống PK: user (Text 50)

Cấu trúc chi tiết của các trường dữ liệu được định nghĩa chính xác theo kiểu dữ liệu Text, Number (Single, Long Integer), Date/Time và Yes/No (như trường PhaiNam trong bảng NHANVIEN).

Thiết kế giao diện và hệ thống menu

Giao diện ứng dụng được chia thành 5 nhóm menu chức năng chính trên màn hình MainForm:

  1. Menu Hệ thống: Chức năng Đăng nhập (LoginForm) và Quản lý người sử dụng.
  2. Menu Cập nhật: Các biểu mẫu nhập liệu danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa, cập nhật chi tiết phiếu nhập và lập hóa đơn bán hàng.
  3. Menu Báo cáo: Báo cáo nhập kho, báo cáo xuất kho, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn, báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp.
  4. Menu Hồ sơ & Điều chỉnh: Lập phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng; điều chỉnh phiếu nhập kho và điều chỉnh hóa đơn bán hàng.
  5. Menu Thoát: Lựa chọn thoát về giao diện quản trị Microsoft Access hoặc thoát hoàn toàn về màn hình hệ điều hành Windows.

Xử lý thuật toán và mã nguồn mô-đun

Hệ thống xử lý luồng công việc thông qua các thuật toán kiểm tra tính hợp lệ:

  • Thuật toán Đăng nhập: Kiểm tra cặp user/pass bằng cách duyệt tập bản ghi DAO trên bảng LOGIN. Nếu trùng khớp sẽ mở MainForm, ngược lại đưa ra hộp thoại cảnh báo "Sai Pass Or User!!!".
  • Thuật toán Cập nhật Phiếu nhập / Hóa đơn: Nhận diện số phiếu/hóa đơn, truy vấn mã đối tác (nhà cung cấp hoặc khách hàng), hiển thị danh mục hàng hóa, nhập số lượng, đơn giá và tự động ghi nhận vào các bảng chi tiết.

Các mô-đun nghiệp vụ sử dụng thư viện kết nối ADODB với các hàm cơ bản:

  • Kết nối CSDL: Strconn = "provider=microsoft.0;data source= " & App.Path & "\vat tu.mdb"
  • Hàm truy vấn lấy Recordset: getRs(dsbg, dsTruong, DieuKien, sapxep)
  • Thủ tục xóa dữ liệu: Deletedb(tenbang, DieuKien)
  • Hàm kiểm tra trùng khóa chính: Searchkey(tenbang, id, valueid) As Boolean
  • Thủ tục điều khiển giao diện: lockthecontrols(blocked As Boolean, Optional vflag As Variant) dùng để khóa/mở các trường nhập liệu trên biểu mẫu hiện hành.

Yêu cầu môi trường cài đặt và triển khai

Tài liệu quy định cấu hình hệ thống tối thiểu để triển khai phần mềm:

  • Phần cứng: Bộ xử lý CPU Intel Pentium II, bộ nhớ RAM 128 MB, dung lượng ổ đĩa cứng trống tối thiểu 2 GB.
  • Hệ điều hành: Microsoft Windows 98, Windows 2000 hoặc Windows XP.
  • Phần mềm nền tảng: Microsoft Office Access 2003.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1 : KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TẠI CTY TNHH MTV TRANG TRÍ NỘI THẤT ĐÁNG

  • Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng (thành lập 13/05/2016 tại TP. Bạc Liêu).
  • Mô tả sơ đồ bộ máy tổ chức gồm: Giám đốc (ông Hồ Ngọc Đáng), 02 Phó Giám đốc, Phòng kinh doanh, Phòng thi công lắp đặt, Phòng bán hàng và Phòng kế toán (với các bộ phận kế toán tổng hợp, thủ quỹ, bán hàng, kinh doanh, thi công lắp đặt).
  • Phân tích hiện trạng trang thiết bị tin học với các máy tính cấu hình thấp (RAM 256 MB – 512 MB, ổ cứng 40 GB – 80 GB) chạy Windows XP, chủ yếu chỉ dùng soạn thảo văn bản.
  • Xác định tính cấp thiết của đề tài do công tác quản lý hàng trăm mã hàng vật tư bằng sổ sách thủ công gây sai sót, chậm trễ báo cáo và khó khăn trong hạch toán kinh doanh.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

  • Khái quát mối liên hệ giữa phân hệ kế toán hàng hóa với phân hệ kế toán mua hàng, bán hàng, công nợ và kế toán tổng hợp.
  • Chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ: nghiệp vụ nhập kho từ nhà cung cấp, nghiệp vụ xuất kho giao hàng cho khách và nghiệp vụ lập báo cáo định kỳ cho phòng kinh doanh/Ban Giám đốc.
  • Xây dựng biểu đồ phân rã chức năng (BFD) phân chia hệ thống quản lý hàng hóa thành 4 nhánh lớn: Quản lý danh mục, Quản lý xuất hàng, Quản lý nhập hàng và Báo cáo.
  • Thiết lập hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (ngữ cảnh); Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (4 tiến trình: 1.0 Quản lý danh mục, 2.0 Quản lý nhập, 3.0 Quản lý xuất, 4.0 Báo cáo); Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho từng tiến trình tương ứng.

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

  • Đánh giá vai trò của Microsoft Access 2003 trong việc lưu trữ, thiết kế giao diện Form, xây dựng Select Query, thiết kế Report và tự động hóa bằng Macro.
  • Trình bày quy tắc đặt tên bảng, tên trường và các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.
  • Xây dựng mô hình liên kết thực thể (ERD) và mô hình tổ chức dữ liệu vật lý gồm 11 bảng quan hệ.
  • Chi tiết hóa cấu trúc 11 bảng dữ liệu kèm kiểu dữ liệu, kích thước và phân định khóa chính/khóa ngoại.
  • Thiết kế giao diện 5 menu chức năng và vẽ lưu đồ thuật toán cho chức năng Đăng nhập, Cập nhật phiếu nhập, Cập nhật hóa đơn và In báo cáo.
  • Cung cấp các đoạn mã nguồn VBA/ADODB nền tảng để kết nối, truy xuất, kiểm tra khóa trùng và thiết kế hệ thống màn hình Form giao diện (Form đăng nhập, MainForm, các Form danh mục, Form nhập liệu và Form in ấn).

CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG

  • Trình bày mục tiêu của quá trình chuyển đổi từ hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống phần mềm mới trên máy tính.
  • Quy định chi tiết thông số cấu hình phần cứng tối thiểu (Pentium II, 128 MB RAM, 2 GB HDD) và hệ điều hành tương thích (Windows 98, 2000, XP) cùng yêu cầu cài đặt phần mềm Microsoft Access 2003.
  • Định hướng phát triển phần mềm trong tương lai: nâng cấp để liên thông truyền nhận dữ liệu giữa các phòng ban trong công ty và kết nối đồng bộ giữa các chi nhánh.

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG

  • Tổng kết các ưu điểm đạt được: hỗ trợ nhân viên lưu trữ hồ sơ hàng hóa nhanh chóng; tự động hóa công tác thống kê, tìm kiếm cho kế toán; giúp ban lãnh đạo theo dõi báo cáo nhập - xuất - tồn và công nợ tức thời; giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt thân thiện.
  • Đánh giá các hạn chế tồn tại: khó khăn trong giai đoạn đầu chuyển đổi từ ghi chép thô sơ sang thao tác máy tính do yêu cầu về trình độ tin học của nhân viên.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Chuẩn hóa toàn bộ hệ thống danh mục quản lý vật tư, nội thất và thiết bị vệ sinh của công ty vào cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 11 bảng dữ liệu có cấu trúc logic rõ ràng.
  • Xây dựng thành công ứng dụng trên nền tảng Microsoft Access 2003 với giao diện tiếng Việt hoàn chỉnh, bao gồm các biểu mẫu nhập liệu và hệ thống thực đơn điều khiển trực quan.
  • Tự động hóa các thao tác xử lý nghiệp vụ bán hàng, tạo lập phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi và tra cứu thông tin đối tác nhanh chóng.
  • Xây dựng các mẫu báo cáo quản trị: Báo cáo nhập - xuất - tồn theo kỳ, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo theo dõi công nợ chi tiết của từng khách hàng và từng nhà cung cấp.

Đóng góp thực tiễn theo công bố của tác giả

  • Đối với nhân viên nghiệp vụ: Loại bỏ quy trình ghi chép thủ công cồng kềnh, giảm thiểu sai sót trong tính toán số lượng/đơn giá, rút ngắn thời gian tìm kiếm chứng từ và quản lý hồ sơ kho hàng.
  • Đối với bộ phận kế toán: Đơn giản hóa việc tổng hợp số liệu từ các phân hệ mua hàng - bán hàng, hỗ trợ in ấn chứng từ trực tiếp từ hệ thống.
  • Đối với công tác quản trị: Cung cấp số liệu chính xác về tình hình tồn kho và công nợ tại mọi thời điểm, giúp ban lãnh đạo ra quyết định kinh doanh kịp thời.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế được ghi nhận trong văn bản

  • Hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ tin học nhất định và cần thời gian làm quen khi chuyển đổi từ thói quen ghi chép sổ sách giấy sang thao tác trên máy tính.
  • Phần mềm được xây dựng dưới dạng ứng dụng cơ sở dữ liệu cục bộ (Desktop application trên Access 2003), chưa hỗ trợ cơ chế làm việc phân tán trực tuyến thời gian thực giữa nhiều điểm bán hàng.

Hướng phát triển của đề tài

  • Nâng cấp phần mềm để hỗ trợ liên thông và truyền nhận dữ liệu tự động giữa tất cả các phòng ban chức năng trong nội bộ công ty.
  • Mở rộng kiến trúc hệ thống nhằm kết nối dữ liệu đồng bộ giữa trụ sở chính với các chi nhánh, hình thành hệ thống quản lý tài chính - bán hàng hợp nhất.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo thực tế cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên các ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin, Kế toán doanh nghiệp: Tham khảo phương pháp phân tích thiết kế hệ thống theo mô hình hướng cấu trúc cổ điển (sử dụng kết hợp biểu đồ phân rã BFD, biểu đồ luồng dữ liệu DFD và mô hình dữ liệu quan hệ ERD).
  • Người nghiên cứu và phát triển ứng dụng quản lý quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo cấu trúc cơ sở dữ liệu 11 bảng chuẩn hóa cho bài toán quản lý kho - bán hàng - công nợ, cùng kỹ thuật lập trình tương tác dữ liệu qua thư viện ADODB/DAO trong Microsoft Access/VBA.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý bán hàng gồm những bảng nào?

Cơ sở dữ liệu được tổ chức thành 11 bảng dữ liệu: KHACHHANG (thông tin khách hàng), HANGHOA (thông tin hàng hóa), CHITIETHD (chi tiết hóa đơn bán), CHITIETPN (chi tiết phiếu nhập), HDBANHANG (hóa đơn bán hàng), NHACUNGCAP (nhà cung cấp), NHANVIEN (thông tin nhân viên), PHIEUCHI (phiếu chi), PHIEUNHAP (phiếu nhập kho), PHIEUTHU (phiếu thu) và LOGIN (tài khoản đăng nhập).

2. Phần mềm sử dụng công nghệ và hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào để phát triển?

Phần mềm được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003, sử dụng ngôn ngữ lập trình Access Basic / VBA kết hợp với các thư viện truy xuất dữ liệu ADODB (ActiveX Data Objects) và DAO (Data Access Objects) kết nối với tệp tin CSDL vat tu.mdb.

3. Cấu hình máy tính tối thiểu để cài đặt và vận hành phần mềm là gì?

Hệ thống yêu cầu cấu hình phần cứng tối thiểu gồm CPU Intel Pentium II, bộ nhớ RAM 128 MB, dung lượng ổ đĩa cứng trống 2 GB. Phần mềm chạy trên các hệ điều hành Windows 98, Windows 2000 hoặc Windows XP và bắt buộc phải cài đặt sẵn Microsoft Access 2003.

4. Hệ thống gồm những nhóm menu chức năng chính nào?

Hệ thống được thiết kế với 5 nhóm menu chức năng chính: Menu Hệ thống (Đăng nhập, Quản lý người dùng); Menu Cập nhật (Cập nhật khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa, phiếu nhập, hóa đơn); Menu Báo cáo (Báo cáo nhập, xuất, tồn, công nợ); Menu In (In các loại báo cáo, hóa đơn, phiếu nhập/xuất); Menu Hồ sơ/Điều chỉnh và Thoát.

5. Tiến trình phân tích DFD mức đỉnh của hệ thống được chia thành những chức năng nào?

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Hình 2.4 trong văn bản) phân rã hệ thống thành 4 tiến trình xử lý chính gồm: 1.0 Quản lý danh mục; 2.0 Quản lý nhập; 3.0 Quản lý xuất; và 4.0 Báo cáo.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Giang Tấn Linh đã giải quyết bài toán tin học hóa quy trình quản lý bán hàng và theo dõi vật tư tại Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng. Đề tài hoàn thành đầy đủ các giai đoạn từ khảo sát thực tế, phân tích hệ thống bằng mô hình BFD/DFD đến thiết kế cơ sở dữ liệu 11 bảng và xây dựng ứng dụng giao diện tiếng Việt trên nền tảng Microsoft Access 2003. Kết quả nghiên cứu đã tạo ra một công cụ hỗ trợ thiết thực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý xuất - nhập - tồn kho, kiểm soát công nợ và rút ngắn thời gian lập báo cáo quản trị.