CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TẠI CTY TNHH MTV TRANG TRÍ NỘI THẤT ĐÁNG 1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng được thành lập ngày 13/05/2016, Giấy phép kinh doanh số: 1900609886. Tên giao dịch là: Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng. Công ty có trụ sở đặt tại số 149 đường 23 Tháng 8, Phường 7, TP Bạc Liêu, Tỉnh Bạc Liêu. Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng hoạt động trên phạm vi địa bàn Thành phố Bạc liêu với ngành nghề kinh doanh chính là: sản xuất và kinh doanh các loại đồ dùng trang trí nội thất.
Từ những ngày đầu mới thành lập,công ty đã gặp phải không ít khó khăn. Đó là sự gia tăng của các doanh nghiệp với các ngành nghề kinh doanh đa dạng làm cho cuộc cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt. Thêm vào đó, việc mở cửa nền kinh tế cũng tạo ra những thách thức đối với công ty khi phải cạnh tranh với hàng hoá nước ngoài. Trong thời gian tới, chiến lược kinh doanh của công ty là : không ngừng bám sát thị trường để tạo ra thế chủ động, thích nghi với thị trường, đẩy mạnh công tác tiếp thi, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, từng bước tiến xa hơn nữa trên tiến trình hội nhập thị trường.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng Bộ máy quản lý của Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc các phòng chức năng.
Mỗi phòng đều có chức năng và quyền hạn riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các quá trình hoạt động kinh doanh đều diễn ra nhịp nhàng, ăn khớp nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty. Ban lãnh đạo của công ty gồm : - Giám đốc: Ông Hồ Ngọc Đáng Là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành về nhân sự cũng như điều hành về toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh; là chủ SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS. Trịnh Thị Xuân 5 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI tài khoản của công ty tại ngân hàng, là người chịu trách nhiêm trước pháp luật về các vấn đề của công ty. - Phó giám đốc: có 02 người: Là người tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý nhân viên, quản lý kinh tế và điều hành kinh doanh.
- Phòng kinh doanh: Phụ trách việc tìm hiểu thị trường, khai thác các hợp đồng kinh tế, lập và kiểm tra kế hoạch sản xuất, kinh doanh. - Phòng thi công lắp đặt: Đây là bộ bộ phận trực tiếp thi công lắp đặt các thiết bị trang trí nội thất cho khách hàng. - Phòng bán hàng: Là bộ phận nhận đơn đặt hàng và bán hàng cho khách. - Phòng kế toán: Nhiệm vụ chính là xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin, số liệu chính xác về hoạt động tài chính, áp dụng các tài khoản, phân tích kế toán cũng như các loại sổ sách giấy tờ để phục vụ cho việc điều hành quản lý của ban giám đốc.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN Bộ Bộ Bộ phận Thủ Kế phận phận thi công quỹ toán bán kinh lắp đặt tổng hàng doanh hợp Hình 1. Sơ đồ bộ máy tổ chức SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS. Trịnh Thị Xuân 6 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 1.3 Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá tại Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng, có thể đưa ra một số nhận xét về tình hình quản lý của công ty như sau: Tại bộ phận bán hàng có ba máy tính: hai máy tính có cấu hình là 256 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 40GB, hệ điều hành WINDOWS XP, máy còn lại 512 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, hệ điều hành WINDOW XP. Tại bộ phận kế toán cũng được trang bị tương tự nhưng chỉ dùng để soạn thảo văn bản, in các mẫu hoá đơn, mẫu phiếu thanh toán.
Các nhân viên trong công ty chủ yếu ghi chép bằng tay, chỉ có kế toán làm những công việc liên quan đến máy tính nhưng rất hạn chế. Công ty không sử dụng máy tính thường xuyên nên Giám đốc chưa có kế hoạch cho nhân viên đi học thêm tin học ứng dụng và mua thêm máy tính mới. Trong công ty, bộ phận quản lý hàng hoá luôn phải quản lý và cập nhật một khối lượng lớn hàng hoá mỗi ngày với hàng trăm mã hàng khác nhau, việc tính toán phức tạp dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách cồng kềnh, dễ nhầm lẫn, thất lạc. Vì vậy khi Ban Giám đốc cần thông tin thì sẽ không đáp ứng kịp thời, do đó không đảm bảo được sự nhanh nhạy chính xác trong việc xử lý thông tin.4 Tính cấp thiết của đề tài Công ty chuyên cung cấp một số lượng lớn mặt hàng vật liệu trang trí nội thất và thiết bị vệ sinh cho các cửa hàng bán lẻ khu vực Bạc Liêu và một số vùng lân cận, vì vậy công việc quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại hàng hoá đòi hỏi phải chính xác và nhanh nhạy để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.
Tuy công việc không quá khó khăn nhưng việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm mất nhiều thời gian và việc tính toán dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc không đảm bảo chính xác trong việc xử lý thông tin. Do đó việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng. Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin, đưa máy tính vào công tác quản lý vật tư là yêu cầu cấp bách cần được giải quyết. SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS.
Trịnh Thị Xuân 7 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Việc theo dõi tình hình nhập xuất, khối lượng tồn kho trong toàn công ty còn rất khó khăn. Muốn biết tình hình kinh doanh của công ty tại một thời điểm nào đó thì nhà quản lý phải thông báo cho các bộ phận trong công ty, đưa ra các báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn. Sau đó lọc từng thông báo và so sánh, những công việc này rất mất thời gian. Công việc ghi chép quản lý tên, ký hiệu hàng hoá còn chưa thống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp.
Từ đó có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý khối lượng hàng hoá lớn làm ảnh hưởng nghiêm trọng trong quá trình hạch toán kinh doanh của công ty. Với những lý do trên, việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng. Bài toán quản lý hàng hoá bằng máy tính phần nào thay thế được một phần công việc cho nhân viên ở bộ phận kế hoạch hàng hoá đồng thời tạo điều kiện giúp cho nhân viên trong công ty tiếp xúc và làm quen với máy tính. Thực hiện cơ chế tự động hoá trong các khâu quản lý bằng máy tính.
Do vậy nhân viên không phải thực hiện công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công nữa, đồng thời đưa tin học vào ứng dụng rộng rãi. SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS. Trịnh Thị Xuân 8 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá Kế toán hàng hoá liên kết chặt chẽ với bộ phận kế toán mua hàng và công nợ phải trả, bộ phận kế toán bán hàng và công nợ phải thu rồi nhặt số liệu liên quan từ 2 bộ phận này để theo dõi và quản lý xuất nhập tồn hàng hoá. Mối quan hệ của chúng được thể hiện rõ nét trong sơ đồ sau: CHỨNG TỪ -Phiếu nhập nội bộ -Phiếu nhập điều chỉnh -Phiếu xuất nội bộ -Hóa đơn bán hàng điều chỉnh SỐ LIỆU CHUYỂN SỐ LIỆU CHUYỂN PHÂN HỆ TỪ PHÂN HỆ ĐẾN CÁC PHÂN HỆ Kế toán hàng hóa KHÁC SANG KHÁC (Mua hàng, bán hàng) (Tổng hợp) BÁO CÁO -Báo cáo nhập -Báo cáo xuất -Báo cáo tồn kho -Báo cáo doanh thu Hình 2.
Mối liên hệ quản lý hàng hóa 2.1 Nghiệp vụ nhập kho Nhà cung cấp cấp hàng về đến công ty thì bộ phận nhập hàng tiến hành kiểm tra gói hàng (packet) để xem số lượng hàng có đủ và đúng với lượng hàng mà mình đã đặt hay không, kế toán viên của bộ phận kế toán hàng tồn kho sẽ theo mã hàng để viết SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS. Trịnh Thị Xuân 9 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI phiếu nhập kho. Thủ kho sẽ nhập vào kho theo đúng số phiếu và đầy đủ thông tin trên phiếu.2 Nghiệp vụ xuất kho Khi có đơn đặt hàng qua bất kỳ phương tiện nào thì nhân viên quản lý bán hàng tiếp nhận thông tin và thông báo cho kế toán viên để viết phiếu xuất. Phiếu xuất sau khi hợp lệ sẽ chuyển xuống bộ phận kho hàng, thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng theo đúng số phiếu xuất.3 Nghiệp vụ báo cáo Nhân viên phòng kinh doanh là trực tiếp làm thủ tục nhập hàng hoá về từ nhà cung cấp.
Vì vậy khi hàng về đến kho thì mọi thông tin của hàng hoá như thiếu, hỏng…sẽ được báo cáo lên phòng kinh doanh. Mỗi khi Giám đốc hay phòng kinh doanh có yêu cầu báo cáo về tổng hàng nhập cũng như tổng hàng xuất thì thủ kho sẽ tính toán dựa vào những thông tin của phiếu xuất, nhập đã được nhập vào máy. Kết quả tính toán sẽ báo cáo tới Giám đốc hoặc phòng kinh doanh.2 Biểu đồ chức năng của hệ thống 2.1 Khái niệm về mô hình nghiệp vụ Mô hình nghiệp vụ là mô tả một các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ bên trong của chúng với môi trường bên ngoài. Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau.
Mỗi dạng mô tả một nghiệp vụ khía cạnh của hoạt động nghiệp vụ. Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh hoàn toàn về hoạt động của nghiệp vụ.