Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kinh doanh khách sạn - ĐH GTVT

Tài liệu tham khảo đề tài phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách sạn chi tiết, đầy đủ các biểu đồ UML, CSDL và mẫu giao diện cho sinh viên.

• Tác giả: Nguyễn Trọng Quang
• Người hướng dẫn: TS. Lê Chí Luận
• Trường học: Trường Đại học Công nghệ GTVT
• Chuyên ngành: Công nghệ Thông tin
• Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kinh doanh Khách sạn
• Loại tài liệu: Đồ án
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Đề Án Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn

Hệ thống quản lý khách sạn là một giải pháp công nghệ thông tin hiện đại nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong ngành du lịch lưu trú. Đề án này được thực hiện bởi nhóm sinh viên từ Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải, dưới sự hướng dẫn của TS. Lê Chí Luận. Mục đích chính của đề án phân tích thiết kế là xây dựng một nền tảng số để thay thế các phương pháp quản lý truyền thống, giúp giảm thiểu các lỗi nhầm lẫn và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Theo khảo sát, 57,9% khách hàng vẫn sử dụng dịch vụ đặt phòng offline, cho thấy nhu cầu cấp thiết về một hệ thống đặt phòng trực tuyến hiệu quả. Hệ thống được thiết kế với các chức năng quản lý toàn diện, từ xử lý đặt phòng cho đến quản lý nhân viên và thống kê báo cáo doanh thu.

1.1. Mục Đích Và Ý Nghĩa Của Đề Án

Đề án quản lý khách sạn nhằm giải quyết những thách thức trong quản lý kinh doanh khách sạn hiện đại. Hệ thống được thiết kế để cải thiện hiệu suất hoạt động, tăng tốc độ xử lý đơn đặt phòng và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng. Với các tính năng như quản lý phòng, xử lý thanh toán và theo dõi phản hồi khách hàng, hệ thống giúp các nhân viên khách sạn làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời, nó cung cấp cho quản lí công cụ để theo dõi doanh thu và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

1.2. Đơn Vị Khảo Sát Khu Nghỉ Dưỡng FLC

Khu nghỉ dưỡng FLC được chọn làm đối tượng khảo sát cho hệ thống quản lý khách sạn này. FLC cung cấp nhiều loại hình dịch vụ bao gồm phòng nghỉ, biệt thự, trung tâm hội nghị, sân golf và các dịch vụ giải trí. Khách sạn này áp dụng nhiều phương thức đặt phòng khác nhau: trực tiếp, qua email và thông qua ứng dụng. Thiết kế hệ thống dựa trên nhu cầu thực tế của FLC giúp đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong ứng dụng thực tế.

II. Phân Tích Yêu Cầu Người Dùng Và Khảo Sát Thực Địa

Quá trình phân tích yêu cầu người dùng là bước quan trọng trong thiết kế hệ thống quản lý khách sạn. Nhóm đã tiến hành khảo sát thông qua phỏng vấn trực tiếp với nhân viên, quản lý và khách hàng của FLC. Kỹ thuật khảo sát bao gồm phỏng vấn, phân phối biểu mẫu và tham khảo tài liệu hiện có. Kết quả cho thấy các nhu cầu chính bao gồm: hệ thống đặt phòng trực tuyến dễ sử dụng, quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, xử lý thanh toán an toàn, và công cụ quản lý cho nhân viên. Dữ liệu từ khảo sát này trở thành cơ sở để xác định các chức năng chính của hệ thống.

2.1. Các Loại Phòng Và Dịch Vụ

Khu nghỉ dưỡng FLC cung cấp nhiều loại phòng để phục vụ các đối tượng khách hàng khác nhau. Bao gồm phòng thường cho khách tham quan ngắn hạn, phòng thương gia cho doanh nhân, và các biệt thự sang trọng có từ 2 đến 5 phòng ngủ cho gia đình và nhóm lớn. Ngoài dịch vụ lưu trú, FLC còn cung cấp dịch vụ resort, trung tâm hội nghị, sân golf, trung tâm giải trí và trải nghiệm nông trại xanh. Thành viên Bamboo Club được hưởng các chương trình giảm giá đặc biệt.

2.2. Phương Thức Đặt Phòng Và Thanh Toán

Hệ thống quản lý khách sạn hỗ trợ ba phương thức đặt phòng chính: đặt trực tiếp tại khách sạn, qua email, và thông qua ứng dụng di động hoặc công ty du lịch. Với 57,9% khách hàng vẫn đặt phòng offline, hệ thống cần tối ưu hóa cả hai kênh online và offline. Về thanh toán, FLC chấp nhận chuyển khoản ngân hàng và thanh toán qua thẻ tín dụng. Hệ thống được thiết kế để xử lý các phương thức thanh toán này một cách an toàn và nhanh chóng.

III. Mô Hình Hệ Thống Và Biểu Đồ Usecase

Mô hình hệ thống được xây dựng dựa trên các yêu cầu đã phân tích, sử dụng biểu đồ Usecase (Use Case Diagram) để minh họa các chức năng chính. Biểu đồ Usecase tổng quát cho thấy ba nhóm người dùng chính: khách hàng, nhân viên khách sạn và quản lý. Mỗi nhóm có các quyền hạn và chức năng riêng biệt trong hệ thống. Khách hàng có thể đăng nhập, tìm kiếm phòng, đặt phòng, quản lý tài khoản và gửi phản hồi. Nhân viên và quản lý có quyền truy cập vào các công cụ quản lý dữ liệu, xem báo cáo doanh thu và xử lý các yêu cầu từ khách hàng. Cấu trúc này đảm bảo an toàn thông tin và hiệu quả hoạt động.

3.1. Usecase Cho Khách Hàng

Khách hàng là nhóm người dùng quan trọng nhất của hệ thống đặt phòng. Các usecase chính bao gồm đăng nhập/đăng ký tài khoản, tìm kiếm phòng theo tiêu chí (ngày, loại phòng, giá), đặt phòng trực tuyến, quản lý thông tin cá nhân, đổi mật khẩu, và gửi phản hồi về dịch vụ. Hệ thống cho phép khách hàng xem lịch sử đặt phòng, hủy phòng và nhận thông báo về các ưu đãi đặc biệt.

3.2. Usecase Cho Nhân Viên Và Quản Lý

Nhân viên khách sạn có quyền truy cập vào hệ thống quản lý để xử lý các đơn đặt phòng, kiểm tra tình trạng phòng, và ghi nhận dịch vụ bổ sung cho khách. Quản lý có các usecase nâng cao hơn bao gồm quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý đặt phòng, theo dõi doanh thu và tạo báo cáo. Các chức năng này giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

IV. Thiết Kế Cơ Sở Dữ Liệu Và Giao Diện Người Dùng

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý là một thành phần quan trọng của hệ thống quản lý khách sạn, xác định cách lưu trữ và tổ chức thông tin. Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng chính như: Khách Hàng, Phòng, Đặt Phòng, Nhân Viên, Thanh Toán, Phản Hồi và Dịch Vụ. Mỗi bảng được thiết kế với các trường dữ liệu cụ thể để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả truy vấn. Giao diện website được thiết kế thân thiện với người dùng, với các trang chính bao gồm Trang Chủ, Tìm Kiếm Phòng, Đặt Phòng, Quản Lý Tài Khoản, và Bảng Điều Khiển Quản Lý. Giao diện tuân theo các nguyên tắc UX/UI hiện đại, đảm bảo dễ sử dụng trên cả thiết bị máy tính và di động.

4.1. Cấu Trúc Cơ Sở Dữ Liệu

Cơ sở dữ liệu được thiết kế theo mô hình quan hệ, với các bảng được chuẩn hóa để tránh dư thừa dữ liệu. Bảng Phòng chứa thông tin về các loại phòng, giá cả và tình trạng hiện tại. Bảng Đặt Phòng ghi lại các thông tin về đơn đặt phòng bao gồm khách hàng, phòng, ngày nhận, ngày trả và tổng tiền. Bảng Thanh Toán theo dõi các giao dịch thanh toán. Cấu trúc này cho phép hệ thống truy vấn và cập nhật dữ liệu nhanh chóng, đồng thời duy trì tính toàn vẹn dữ liệu.

4.2. Thiết Kế Giao Diện Website

Giao diện website của hệ thống được thiết kế để phục vụ cả khách hàng và nhân viên quản lý. Trang Tìm Kiếm Phòng cho phép khách hàng nhập các tiêu chí tìm kiếm và xem kết quả một cách trực quan. Trang Đặt Phòng cung cấp các bước đơn giản để hoàn tất giao dịch. Bảng Điều Khiển Quản Lý cung cấp cho quản lý một cái nhìn toàn diện về tình trạng khách sạn, doanh thu và các yêu cầu từ khách hàng. Thiết kế đáp ứng (responsive) đảm bảo trải nghiệm tốt trên tất cả các thiết bị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Đặt vấn đề: Ngày nay, việc kinh doanh khách sạn là một trong những ngành tạo ra nhiều doanh thu, vì thế số lượng nhân viên cũng tăng lên, công việc của mỗi nhân viên cũng trở nên vất vả hơn, việc quản lý khách sạn bằng phương pháp truyền thống mất nhiều thời gian và thường xuyên xảy ra nhầm lẫn, thiếu sót dẫn đến nhiều thiệt hại. Sự phản hồi thông tin nhanh chóng, chính xác đối với khách hàng là một điều vô cùng cần thiết, vì vậy ứng dụng CNTT trong quản lý khách sạn cũng là một điều cần thiết. Theo cuộc khảo sát, tỷ lệ khách hàng đặt phòng offline (đặt trực tiếp khi đến khách sạn) chiếm tới 57.9% trong tổng số khách hàng tham gia phiếu khảo sát. Qua đó chúng em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn” với mục đích giúp khách hàng đặt phòng nhanh và tiện lợi tránh tình trạng overbooking từ đó việc quản lý khách sạn trở nên dễ dàng hơn.

Các đóng góp của đề tài Qua một thời gian tìm hiểu và xây dựng đề tài ”Hệ thống quản lý khách sạn ”, nhóm em đã phân tích và thiết kế thành công chương trình với nhiều chức năng như: thêm, sửa, xóa tài khoản, đặt phòng, trả lời phản hồi, tìm kiếm thông tin phòng. Ngoài ra còn có chức năng quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, quản lý đặt phòng và thống kê báo cáo doanh thu. Từ đó nắm chắc các vấn đề liên quan tới học phần và tiến hành phân tích đề tài. Bố cục đề tài Chương 2 bao gồm thông tin tin khảo sát đơn vị khu nghỉ dưỡng FLC và phân tích, thiết kế của hệ thống.

Chương 3 bao gồm các mô hình chức năng có trong hệ thống. Chương 4 là phần thiết kế CSDL vật lý và giao diện cho hệ thống, phần cuối là tài liệu tham khảo CHƯƠNG 2.KHẢO SÁT VÀ ĐẶC TẢ YÊU CẦU NGƯỜI DÙNG 2. Tổng quan đơn vị khảo sát 2. Các loại phòng nghỉ: - Phòng thường - Phòng thương gia - Biệt thự 2 phòng ngủ - Biệt thự 4 phòng ngủ - Biệt thự 5 phòng ngủ 2.

Phương thức đặt phòng - Đặt trực tiếp tại khách sạn - Đặt qua email - Đặt qua ứng dụng hoặc công ty du lịch 2. Phương thức thanh toán - Chuyển khoản - Thẻ ngân hàng 2. Các dịch vụ - Dịch vụ khách sạn, resort, trung tâm hội nghị, sân golf, trung tâm giải trí…. - Giảm giá khi là thành viên của Bamboo club.

- Trải nghiệm nông trại xanh của FLC ECO FARM. Kỹ thuật khảo sát - Phỏng vấn - Biểu mẫu - Tham khảo tài liệu 2. Phỏng vấn nhân viên khách sạn Câu hỏi Câu trả lời 1.Làm thế nào để đặt Đặt phòng trên các ứng dụng đặt phòng khách sạn được phòng? như: my tour, travelorka,…, gửi mail thông tin mà mình muốn đặt phòng đến bộ phận tiếp nhận đặt phòng hoặc đặt qua trung gian các công ty du lịch như viettravel… Chuyển khoản trước 50% tiền cọc.Nội dung mail đặt Gồm có: phòng? + Loại phòng + Số lượng phòng + Số lượng người: bao nhiêu người lớn, bao nhiêu trẻ em. + Ngày đến- Ngày đi + Có yêu cầu gì thêm không: như muốn ăn sáng, ăn trưa hay ăn tối tại khách sạn….Phương thức thanh 100% chuyển khoản toán? 4.Loại phòng, giá? + Phòng sang trọng: 960k-1tr9/1 đêm + Phòng thương gia: 2tr2-3tr/1 đêm + Biệt thự 2 phòng ngủ: 9tr-11tr5/1 đêm + Biệt thự 4 phòng ngủ: 11tr8-13tr3/1 đêm + Biệt thự 5 phòng ngủ: 15tr-16tr8/1 đêm 5.Dịch vụ kèm theo Dịch vụ khách sạn, resort, trung tâm hội nghị, sân golf, trung tâm giải trí….

Phỏng vấn quản lí Câu hỏi Câu trả lời 1.Giải quyết vấn đề - Vấn đề liên quan đến đặt phòng như: sai loại phản hồi của khách phòn, số lượng phòng, thêm người thì sẽ do bên đặt hàng? phòng giải quyết. - Còn các vấn đề khác sẽ do lễ tân giải quyết hoặc gọi cho các bộ phận có liên quan để giải quyết.Khách sạn gồm các Gồm 7 bộ phận: phòng ban nào, quản lí -Lễ tân ra sao? - Buồng phòng - Nhà hàng - Kế toán - Nhân sự (sắp xếp cán bộ, nhân viên, ban hành các thể chế, quy chế làm việc) - Kỹ thuật - An ninh 3.Quản lí đặt phòng? Kiểm tra xem chỗ ở được yêu cầu có sẵn để bán trong 1 thời gian cụ thể không. Nó được thực hiện bằng cách kiểm tra cấc bảng dự báo hoặc tình trạng phòng trống trên máy tính.Có mong muốn gì với - Muốn hoàn thiện và phát triển hệ thống một cách hệ thống sắp tới? tối ưu hơn để đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng 2. Mẫu khảo sát khách hàng 2.

Mô tả bài toán Yêu cầu xây dựng một hệ thống quản lý đặt lịch khách sạn: Website quản lý khách sạn cho khu nghỉ dưỡng FLC, với mục tiêu hỗ trợ FLC trong việc quản lý khách sạn, tiết kiệm thời gian, thực hiện nhanh chóng và chính xác. Hệ thống được mô tả như sau: người dùng bao gồm khách hàng, nhân viên, quản lý. Chức năng “đăng nhập” và “đăng ký tài khoản”: khách hàng có nhu cầu đặt phòng đi du lịch, khách hàng sẽ truy cập vào website, đăng nhập tài khoản cá nhân, nếu chưa có tài khoản thì khách hàng sẽ “đăng ký tài khoản” khi đăng ký tài khoản thì khách hàng sẽ điền các thông tin như: “ tên đăng nhập”, “mật khẩu”, “số điện thoại” để khi khách hàng đặt phòng khách sạn có thể nắm bắt được thông tin của khách hàng để thực hiện xác nhận khách hàng khi đến nhận phòng. Thêm vào đó, khách hàng có thể chỉnh sửa thông tin cá nhân qua chức năng “sửa thông tin tài khoản” và hệ thống sẽ cập nhật thông tin mới khi khách hàng chọn nút đồng ý sửa.

Và khách hàng có thể yêu cầu “ xóa tài khoản” của mình nếu không còn sử dụng đến tài khoản đó. Chức năng “tìm kiếm”, khách hàng sẽ tìm kiếm phòng theo loại phòng, khoảng giá, số lượng người tối đa của 1 phòng. Hệ thống sẽ xác thực thông tin loại phòng mà khách hàng muốn đặt và trả về thông tin của các phòng có loại đó với trạng thái là đang trống. Chức năng “thuê phòng” khách hàng sẽ có những tùy chọn về loại phòng, số lượng phòng, số người trong 1 phòng, các loại dịch vụ của phòng.

Chức năng “phản hồi” đối với khách hàng, khách hàng sẽ đăng nhập vào hệ thống và chọn mục “Phản hồi” để viết phản hồi về khách sạn như: chất lượng dịch vụ, thái độ phục vụ của nhân viên, chất lượng phòng của khách sạn hoặc các câu hỏi của khách hàng dành cho khách sạn. Hệ thống sẽ lưu lại những phản hồi của khách hàng. Các thông tin của khách hàng sẽ được nhân viên quản lý trong danh mục “Quản lý khách hàng” ở đây sẽ hiển thị những thông tin cá nhân của khách hàng. Về các thông tin khách hàng đặt phòng sẽ được hiện trong danh mục “Quản lý đặt phòng”, ở đây sẽ hiện các thông tin về khách hàng nào đặt phòng nào, sử dụng dịch vụ gì để nhân viên có thể nắm bắt được lượng khách hàng, tránh nhầm lẫn giữa khách hàng này với khách hàng khác.

“Thống kê báo cáo” đối với nhân viên thì nhân viên có thể thống kêu được lượng khách đã đặt phòng trong tháng, loại phòng nào được đặt nhiều nhất, loại dịch vụ nào được sử dụng nhiều nhất. Chức năng “quản lý phòng” ở đây người quản lý có thể xem được thông tin các phòng, chỉnh sửa thông tin các phòng hoặc xóa phòng không còn sử dụng được nữa. Chức năng “quản lý nhân viên”, quản lý sẽ nắm bắt được các thông tin cơ bản của nhân viên đang làm tại khách sạn, có thể thêm, sửa, xóa nhân viên, tạo tài khoản đăng nhập cho nhân viên. Chức năng “thống kê-báo cáo” đối với quản lý có thể thống kê được doanh thu hàng tháng từ việc đặt phòng và doanh thu sử dụng dịch vụ của khách hàng.

Dự kiến chức năng + Đăng nhập + Tìm kiếm phòng + Đặt phòng + Phản hồi + Đổi mật khẩu + Sửa thông tin + Đăng ký + Quản lý khách hàng + Quản lý nhân viên + Quản lý phản hồi CHƯƠNG 3.MÔ HÌNH HỆ THỐNG 3. Xác định tác nhân (actor) và chức năng (usecase) ACTOR USECASE Khách Hàng 1. Đặt phòng 5. Phản hồi Nhân Viên 1.

Quản lý đặt phòng 3. Quản lý khách hàng 4. Quản lý phản hồi Quản Lý 1. Quản lý phòng 3.

Quản lý nhân viên 4. Quản lý khách hàng 3. Biểu đồ USECASE tổng quát 3. Biểu đồ USECASE của khách hàng 3.

Biểu đồ USECASE của nhân viên 3. Biểu đồ USECASE của quản lý 3. Biểu đồ Usecase chi tiết 3. Usecase “Đăng nhập” - Biểu đồ usecase: - Đặc tả usecase: Tên usecase Đăng nhập Tác nhân Khách hàng, nhân viên, quản lý Mục đích Cho phép người dùng truy cập vào hệ thống Điều kiện tiên quyết Người dùng có tài khoản Mô tả chung - Quản lý, nhân viên, khách hàng muốn làm việc hay đặt phòng thì phải đăng nhập vào hệ thống.

- Tất cả cái trường trong màn hình như: + Tên đăng nhập, password đều là trường bắt buộc. Nếu bỏ trống thì hệ thống có thông báo lỗi. Luồng sự kiện 1. Tại trang chủ chọn đăng nhập 2.

Hiển thị form đăng nhập 3. Nhập thông tin đăng nhập (tên đăng nhập, password) 4. Gửi thông tin đăng nhập tới hệ thống 5. Kiểm tra thông tin đăng nhập, nếu đúng thì cho phép truy cập, nếu sai thì báo lỗi và yêu cầu nhập lại.

Hệ thống thông báo thông tin chưa đầy đủ 2.Hệ thống thông báo thông tin bị nhập sai 3. Hệ thống thông báo đăng nhập thất bại Các yêu cầu đặc biệt - Nếu người dùng đã đăng nhập thành công và ấn lưu thông tin đăng nhập, những lần vào hệ thống tiếp theo, người dùng không phải đăng nhập lại mà tự động lưu. - Ngược lại, người dùng chưa lưu thông tin đăng nhập thì lần tiếp theo phải đăng nhập lại. - Biểu đồ tuần tự: - Biểu đồ hoạt động 3.

Usecase “Đăng ký” - Đặc tả: Tên usecase Đăng ký Tác nhân Khách hàng Mục đích Tạo tài khoản cho khách hàng sử dụng hệ thống và dễ dàng chăm sóc khi khách hàng cần hỗ trợ. Mô tả chung Tạo tài khoản để khách hàng sử dụng các chức năng của hệ thống Luồng sự kiện 1. Ở màn hình chính chọn đăng ký 2.Nhập tên đăng nhập 3. Nhập mật khẩu 4.

Xác nhận mật khẩu 5. Nhập số điện thoại 6. Hệ thống kiểm tra thông tin đăng ký, nếu trùng thì nhập lại, không trùng thì cho phép đăng ký. Hệ thống thông báo lỗi.

Hệ thống thông báo bắt buộc phải nhập - Biểu đồ tuần tự: - Biểu đồ hoạt động 3.