CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN KHO HÀNG VÀ CÔNG TÁC KHAI THÁC KHO HÀNG 1.1 Cơ sở lí luận về kho hàng 1.1 Khái niệm , vai trò của kho hàng a Khái niệm Theo cách hiểu truyền thống, kho đóng vai trò quan trọng trong việc lưu giữ nguyên liệu và thành phẩm dài hạn. Những nhà sản xuất tiến hành sản xuất hàng hóa, sau đó lưu kho và cuối cùng là vận chuyển hàng hóa trong kho ra thị trường. Theo cách hiểu hiện đại kho hàng (warehouse) trong logistics được dùng để chỉ nơi lưu trữ và bảo quản sản phẩm, các bán thành phẩm và thành phẩm nhằm mục đích cung ứng cho khách hàng nhanh chóng với chi phí thấp nhất khi có yêu cầu. Ngoài ra nhiệm vụ của kho hàng còn bao gồm các việc cung cấp thông tin về vị trí, tình trạng và điều kiện lưu trữ của các loại hàng hóa.
Hiện nay kho hàng (dù là của doanh nghiệp – private warehouse hay kho thuê ngoài – public warehouse) ngoài chức năng lưu trữ còn có thêm chức năng khác như là nơi thực hiện các hoạt động tạo giá trị gia tăng hay trung tâm phân phối. Hai chức năng sau này thường được các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuê ngoài tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kho hàng (public warehouse). Kho là tổ hợp các tòa nhà sản xuất, công trình kỹ thuật; máy móc nâng hạ, các thiết bị đặc thù của công nghệ tự động hóa & CNTT điều tiết và kiểm soát công việc, với mục đích thực hiện việc tiếp nhận, phân bố và lưu trữ hàng hóa, chuẩn bị hàng hóa cho nhu cầu sản xuất và cung ứng liên tục hàng hóa đến người tiêu thụ.1: Cấu trúc hệ thống vận tải, hàng hóa b Vai trò Kho chứa là bộ phận trực tiếp thực hiện nhiều nội dung hoạt động logistics của doanh nghiệp. Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa dự trữ, chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
Với vị trí như vậy kho hàng hóa có những vai trò như sau: Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường. Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo ổn định với chi phí hợp lí, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất. Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển , phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lí tốt định mức hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Bảo quản, giảm thiểu sự hư hỏng hao hụt của nguyên vật liệu. Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. 6 Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa.2 Chức năng của kho hàng Kho ngày nay đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết, đối với sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Ngoài ra, kho đóng một vai trò trung gian quan trọng giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến cả chi phí và dịch vụ của chuỗi cung ứng.
Có thể xem xét một số chức năng của kho hàng sau đây: Tập kết (gom) hàng hóa Các loại mặt hàng đồ vật hay nguyên liệu được vận chuyển nhập từ các nơi khác nhau thì không thể thiếu vị trí tập kết lưu trữ đó là các kho. Các kho bãi này liên tục hoạt động để di dời hàng đến những khu vực, những nơi cần thiết để sản xuất bằng các phương tiện vận chuyển chuyên dụng. Bảo quản lưu trữ hàng hóa Kho bãi còn có chức năng cần thiết đó là đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, tránh mất mát, hư hỏng. Các kho có chức năng cung cấp bảo quản lưu trữ thì cần chọn vị trí đặt kho có không gian thông thoáng thuận tiện việc giao thông di chuyển dễ dàng.
Kho cần được xây dựng hợp lí với quy mô phù hợp tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra như hao hụt, mất mát, hư hỏng. Quản lí, giám sát hàng hóa dễ dàng Nhằm đáp ứng nguồn cung cầu của khách thì các loại hàng hóa phải cần đa dạng. Khi có kho bãi việc quản lí và kiểm soát từ số lượng đến hàng đi, hàng về cững trở nên đơn giản hơn. Đồng thời tránh được những sai sót trong quá trình vận chuyển và tiết kiệm chi phí.3 Phân loại kho hàng Có nhiều loại hình kho khác nhau được sử dụng khá linh hoạt để đáp ứng các mục tiêu dự trữ cụ thể: 7 Phân loại theo đối tượng phục vụ - Kho định hướng thị trường: Kho đáp ứng yêu cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu.
Loại hình kho này còn được gọi là kho phân phối hay kho cung ứng. Kho này có chức năng chủ yếu là dịch vụ khách hàng: tổng hợp các lô hàng và cung ứng thoả mãn các nhu cầu của khách hàng. Về mặt địa lý, kho gần khách hàng để tập trung vận chuyển lô hàng lớn, cự ly dài từ nhà máy kết hợp cung ứng lô hàng nhỏ từ kho cho khách hàng. Phạm vị hoạt động của kho căn cứ vào yêu cầu tốc độ cung ứng, quy mô đơn hàng trung bình, chi phí/đơn vị cung ứng - Kho định hướng nguồn hàng: Kho có vị trí ở các khu vực sản xuất, đáp ứng yêu cầu cung cấp nguyên liệu, phụ tùng và các yếu tố đầu vào khác của nhà sản xuất và do đó chức năng chủ yếu là thu nhận và tập trung vận chuyển, tiếp tục quá trình sản xuất và dự trữ thời vụ Phân loại theo quyền sở hữu - Kho riêng (private warehouse): thuộc quyền sở hữu và sử dụng của riêng từng doanh nghiệp (thương mại) có quyền sở hữu hàng hoá dự trữ và bảo quản tại kho.
Loại hình kho này thích hợp với những doanh nghiệp có khả năng về nguồn lực tài chính, đồng thời các loại hình kho khác không đáp ứng yêu cầu dự trữ, bảo quản hàng và cung ứng hoá của doanh nghiệp (vị trí quá xa, điều kiện thiết kế thiết bị không phù hợp).Lợi ích chủ yếu của kho riêng là khả năng kiểm soát, tính linh hoạt nghiệp vụ và các lợi ích vô hình khác. Tuy nhiên, nếu dùng kho riêng thì chi phí hệ thống logistics sẽ tăng, tính linh hoạt về vị trí có thể không đạt điểm tối ưu khi doanh nghiệp mở rộng thị trường mục tiêu. - Kho công cộng (public warehouse): Khác với kho dùng riêng, kho công cộng hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập cung cấp loạt các dịch vụ như dự trữ, bảo quản và vận chuyển trên cơ sở tiền thù lao cố định hoặc biến đổi. Kho công cộng cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cho mọi khách hàng.
Kho công cộng đem lại lợi ích linh hoạt về tài chính và lợi ích kinh tế. Chúng có quy mô nghiệp vụ và trình độ quản trị chuyên môn rộng lớn hơn, bởi lẽ kho là đơn vị kinh doanh 8 cơ bản. Theo quan điểm tài chính, kho công cộng có thể có chi phí biến đổi thấp hơn kho dùng riêng. Chi phí này thấp hơn thể là do tính kinh tế nhờ quy mô, năng suất cao hơn.
Kho công cộng cũng có chi phí vốn thấp hơn. Nếu như hiệu lực quản trị được điều chỉnh phù hợp với lợi nhuận trên đầu tư (ROI) thì việc sử dụng kho công cộng có thể tăng đáng kể lợi nhuận của doanh nghiệp. Kho công cộng có thể cung cấp tính linh hoạt do dễ thay đổi vị trí, quy mô, số lượng kho, cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh với nguồn hàng, khách hàng và nhu cầu thời vụ. Do kho công cộng dự trữ và bảo quản hàng hoá cho khách hàng nên có quy mô rất lớn do đó đem lại lợi kinh tế nhờ quy mô.
Khả cung cấp nhiều dịch vụ cùng lúc. Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị - Kho thông thường: Có đặc điểm thiết kế, kiến trúc xây dựng và thiết bị thực qúa trình công nghệ trong điều kiện bình thường. - Kho đặc biệt: Có đặc điểm thiết kế - kiến trúc xây dựng và thiết bị riêng. Phân theo đặc điểm kiến trúc - Kho kín: Có khả tạo môi trường bảo quản kín; chủ động duy trì chế độ bảo quản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài.
- Kho nửa kín: Chỉ có thể che mưa, nắng cho hàng hóa, không có kết cấu (tường) ngăn cách với môi trường ngoài kho. - Kho lộ thiên (bãi chứa hàng): Chỉ là các bãi tập trung dự trữ hàng hóa ít hoặc không bị ảnh hưởng bở những thay đổi của khí hậu, thời tiết. Đặc biệt để bảo quản hàng hoá đặc biệt do tính chất thương phẩm và yêu cầu của quá trình vận động hàng hoá (kho lạnh, kho động vật sống). Phân theo mặt hàng bảo quản - Kho tổng hợp: Có trình độ tập trung hóa và chuyên môn hóa cao.
Kho bảo quản nhiều loại hàng hoá theo khu kho và nhà kho chuyên môn hóa. - Kho chuyên nghiệp: Chuyên bảo quản nhóm hàng/loại hàng nhất định. - Kho hỗn hợp: Có trình độ tập trung hóa và chuyên môn hóa thấp nhất. 9 Phân theo lĩnh vực logistics - Kho ngoại quan (bonded warehouse): Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hóa từ nước ngoài hoặc từ trong nước đưa vào kho theo hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng.
Các kho ngoại quan có thể thuộc sở hữu của nhà nước hoặc các công ty tư nhân - Kho CFS (container freight station): Kho CFS (còn gọi là địa điểm thu gom hàng lẻ), loại kho chuyên dụng để thu gom hoặc phân tách hàng lẻ vận chuyển chung công-ten-nơ.