BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TPHCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -------------------------- ĐỒ ÁN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Đề tài : QUẢN LÝ CỬA HÀNG VĂN PHÒNG PHẨM GVHD : Trần Anh Dũng Thành viên nhóm: 1) Nguyễn Thành Văn_2001190930 2) Hứa Hiền Vinh_2001190938 3) Nguyễn Quốc Trung_2001190896 4) Lư Quang Trực_2001190893 TP.HCM , ngày 01 tháng 04 năm 2022 Công nghệ phần mềm Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên cho chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Công Nghệ Thông Tin – Trường Đại Học Công Nghiệp Thực Phẩm TP.HCM, những người đã hết mình truyền đạt và chỉ dẫn cho chúng em những kiến thức, những bài học quý báu trong suốt thời gian qua. Để hoàn thành được đồ án này , đặc biệt chúng em xin được bày tỏ lòng tri ân và xin chân thành cám ơn thầy Trần Anh Dũng người đã trực tiếp chỉ dẫn chúng em trong suốt quá trình học tập. 1 GVHD : Trần Anh Dũng Công nghệ phần mềm Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm MỤC LỤC I. MỘT VÀI NÉT TỔNG QUÁT.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG. Quy trình hoạt động. MÔ TẢ HỆ THỐNG. CÁC TÁC NHÂN (ACTOR) THAM GIA HỆ THỐNG.
CÁC THỰC THỂ TRONG HỆ THỐNG. MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ. XÂY DỰNG MÔ HÌNH USE CASE NGHIỆP VỤ. ĐẶC TẢ USE CASE NGHIỆP VỤ.
USE CASE THANH TOÁN BẰNG THẺ. USE CASE THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT. USE CASE THANH TOÁN. USE CASE LẬP THẺ KHÁCH HÀNG THÂN THIẾT.
USE CASE NHẬP HÀNG. MÔ HÌNH HÓA CHỨC NĂNG. XÂY DỰNG MÔ HÌNH USE CASE HỆ THỐNG. ĐẶC TẢ USE CASE HỆ THỐNG.
USE CASE ĐĂNG NHẬP. USE CASE ĐỔI MẬT KHẨU. USE CASE THỐNG KÊ DOANH THU. USE CASE TRA CỨU SẢN PHẨM.
USE CASE TRA CỨU NHÂN VIÊN. USE CASE TRA CỨU THÔNG TIN KHÁCH HÀNG. XÂY DỰNG SƠ ĐỒ LỚP MỨC PHÂN TÍCH. SƠ ĐỒ LỚP MỨC PHÂN TÍCH.43 2 GVHD : Trần Anh Dũng Công nghệ phần mềm Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm 2.
CHUYỂN ĐỔI SƠ ĐỒ LỚP ĐỐI TƯỢNG SANG MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ. CHUẨN HÓA CSDL QUAN HỆ VÀ CÀI ĐẶT CSDL TRÊN SQL SERVER 2012. XÂY DỰNG SƠ ĐỒ LỚP MỨC THIẾT KẾ. THIẾT KẾ GIAO DIỆN.46 3 GVHD : Trần Anh Dũng Công nghệ phần mềm Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm I.
TỔNG QUAN - Ngày nay, công nghệ thông tin có những bước phát triển mạnh mẽ, trong đó phải kể đến các ứng dụng phần mềm. Một số công việc làm bằng thủ công sẽ dẫn đến việc tốn sức, tổn công lại hao tốn quá nhiều thời gian nên dần dần chúng được chuyển sang hệ thống tự động hóa. Từ đó đem lại sự thuận tiện trong công việc cho con người cũng như góp phần làm cho hoạt động mua bán mang tính chuyên nghiệp và đạt hiệu quả hơn. Kết quả của nhu cầu thực tế đó là sự ra đời của nhiều phần mềm, công cụ quản lý và xử lý các công việc thay cho con người như trước đây.
- Văn phòng phẩm là những vật dụng đơn giản dùng hàng ngày trong học tập của học sinh và văn phòng làm việc, chẳng hạn như bút viết, giấy, túi bìa, kẹp file,. Chính vì vậy mà các cửa hàng văn phòng phẩm luôn không thể thiếu trong việc đáp ứng nhu cầu học tập và làm việc đối với học sinh và nhân viên văn phòng. Với sự phát triển ngày càng rộng, nhu cầu làm đơn giản hóa các quy trình trong cửa hàng văn phòng phẩm trở nên tất yếu. - Chương trình quản lý văn phòng phẩm kế thừa mô hình hoạt động của các cửa hàng văn phòng phẩm hiện có trên thực tế.
Đồng thời ứng dụng mô hình công nghệ với mục đích làm cho chương trình có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp với khối lượng thông tin ngày càng lớn, dễ dàng trong triển khai cũng như ứng dụng. - Trong quản lý cửa hàng văn phòng phẩm, với số lượng các mặt hàng ngày càng đa dạng và phong phú về cả chủng loại cũng như nhà sản xuất. Do đó, việc xây dựng hệ thống “Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm” giúp cho người bán dễ dàng quản lý tình trạng mua bán cũng như tình trang hàng hóa trong cửa hàng. Đây là một công cụ cần thiết và hiệu quả, giúp cho quản lý công việc dễ dàng hơn ,tiết kiếm thời gian và công sức đáng kể.
- Cũng tương tự như một siêu thị mini, cửa hàng văn phòng phẩm của đề tài đặt ra là một cửa hàng loại nhỏ, kinh doanh lưu trữ đủ mọi thể loại hàng hóa và bày bán đủ những thứ cần thiết như đồ dùng học tập, văn phòng phẩm,. Với nhiều loại mặt hàng không đồng nhất về thể loại khiến cho việc quản lý một cửa hàng văn phòng phẩm không phải là điều dễ dàng, thấm chí nếu không có cách thức quản lý phù hợp sẽ gây ra các nhầm lẫn và thất thoát hàng hóa không đáng có. Do vậy, để giúp các chủ cửa hàng có được sự quản lý chặt chẽ và doanh thu và đem lại sự phục vụ cho khách hàng một cách tốt nhất có thể, hệ thống quản lý cửa hàng văn phòng 4 GVHD : Trần Anh Dũng Công nghệ phần mềm Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm phẩm tích hợp các chức năng dành riêng cho cửa hành văn phòng phẩm và được nhiều cửa hàng hưởng ứng, đưa vào ứng dụng một cách hiệu quả. MỘT VÀI NÉT TỔNG QUÁT - Sau khi khảo sát một số cửa hàng văn phòng phẩm ở trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, nhóm thực hiện đã đưa ra một mô hình tổ chức và cách thức hoạt động chung cho hệ thống quản lý cửa hàng văn phòng phẩm.
- Các cửa hàng văn phòng mà nhóm đã khảo sát: Văn phòng phẩm Hoàng Hà. Địa chỉ: 247/13 Độc Lập, Phường Tân Quý, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh. Văn phòng phẩm Sang Hà. Địa chỉ: Số 154 - 156 -158, Đường Kênh 19/5, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.
Văn phòng phẩm An Phát. Địa chỉ: 47/2C, Đường TMT13, Khu phố 2, Phường Trung Mỹ Tây, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG a. Sơ đồ tổ chức: - Sơ đồ tổ chức trong cửa hàng văn phòng phẩm gồm có: Nhân viên thu ngân: có nhiệm vụ thanh toán và chi trả các hóa đơn nhập hàng.
Nhân viên hỗ trợ dịch vụ: có nhiệm vụ tiếp đón khách hàng và tư vấn, gợi ý cho khách hàng Nhân viên quản lý: có nhiệm vụ quản lý nhân viên, quản lý sản phẩm, lập phiếu nhập, thống kê doanh thu hàng tháng. Nhân viên bảo vệ: có nhiệm vụ trông giữ xe và giữ gìn an ninh trật tự của cửa hàng. Nhà cung cấp: cung cấp sản phẩm cho cửa hàng. Quy trình hoạt động - Khi khách hàng đến cửa hàng, nhân viên bảo vệ sẽ tiếp nhận trông coi xe của khách hàng và cung cấp thẻ giữ xe cho khách hàng.
- Khi khách hàng vào cửa hàng, nhân viên hỗ trợ dịch vụ sẽ tiếp nhận khách hàng và tư vấn cho khách hàng. - Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và tiến hành thanh toán, có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng thẻ. 5 GVHD : Trần Anh Dũng Công nghệ phần mềm Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm - Khi khách hàng yêu cầu lập thẻ khách hàng thân thiết, nhân viên hỗ trợ dịch vụ sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. - Hàng tháng, nhân viên quản lý sẽ thống kê doanh thu của cửa hàng, thống kê số ngày nghỉ của nhân viên.
- Nhà cung cấp sẽ cung cấp sản phẩm cho cửa hàng. - Khi khách hàng ra về, nhân viên bảo vệ sẽ yêu cầu khách hàng xuất trình thẻ xe, nếu khách hàng làm mất thẻ xe thì nhân viên bảo vệ sẽ yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ xe. Nếu khách hàng có thể xuất trình thẻ xe hoặc trong trường hợp khách hàng làm mất thẻ xe và xuất trình được giấy tờ xe có thông tin trùng với thông tin của xe thì nhân viên bảo vệ sẽ cho phép khách hàng điều khiển xe ra về. MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.
MỤC TIÊU - Mục tiêu của đề tài đặt ra là xây dựng hệ thống quản lý cửa hàng văn phòng phẩm, hỗ trợ cho việc quản lý thông tin các sản phẩm, thông tin nhân viên, thông tin khách hàng một cách hiện đại, chặt chẽ và dễ dàng hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong một số quy trình trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng, giúp tạo ra ưu thế cạnh tranh trước các đối thủ trong ngành. CÁC TÁC NHÂN (ACTOR) THAM GIA HỆ THỐNG - Khách hàng: là người mua sản phẩm của cửa hàng. Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng thẻ thanh toán, khách hàng có thể đăng ký trở thành thành viên thân thiết để nhận một số ưu đãi từ cửa hàng khi đủ điều kiện để đăng ký trở thành thành viên thân thiết của cửa hàng. Khách hàng gồm 2 loại: khách hàng thân thiết và khách hàng vãng lai.
- Nhân viên: sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng như thanh toán, lập thẻ thành viên cho khách hàng đủ điều kiện và quản lý khách hàng, thống kê doanh thu. - Quản lý: là người sẽ quản lý quá trình kinh doanh của cửa hàng, quản lý nhân viên, thống kê doanh thu hàng tháng, quản lý sản phẩm, quản lý nhập hàng. - Nhà cung cấp: sẽ cung cấp sản phẩm cho cửa hàng. - Thiết bị thanh toán: sẽ giúp nhân viên thanh toán hóa đơn trong trường hợp khách hàng yêu cầu thanh toán bằng thẻ.
CÁC THỰC THỂ TRONG HỆ THỐNG - Thực thể sản phẩm: là các mặt hàng được có giá niêm yết và được bày bán công khai trong cửa hàng, có nguồn gốc rõ ràng, - Thực thể hóa đơn bán hàng: hóa đơn được lập khi khách hàng yêu cầu thanh toán các sản phẩm mà khách hàng muốn mua, trong hóa đơn sẽ được ghi rõ thông tin các sản phẩm mà khách hàng mua như: mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, 6 GVHD : Trần Anh Dũng Công nghệ phần mềm Quản lý cửa hàng văn phòng phẩm tổng tiền và các thông tin của hóa đơn như: ngày lập hóa đơn, mã hóa đơn, tên nhân viên bán hành.
