Mở đầu - giới thiệu tổng quan về đề tài KL. Chương II: Đưa ra các lý thuyết khi triển khai một hệ thống thông tin cũng như là cơ các sở lý thuyết về hệ thống ERP Oracle Cloud. Chương III: Giới thiệu về công ty, đi sâu phân tích và xây dựng các kế hoạch, mô hình để triển khai dự án. Sau đó đề xuất mô hình tích hợp HT Legacy với HT Oracle ERP Cloud, đưa ra bản phát thảo DA triển khai cho DN.
Chương IV: Tổng kết - tóm lượt kết quả, đưa ra nhận xét, khuyến nghị để có thể đạt được kết quả như mong đợi và các yếu tố giúp cho DN triển khai thành công DA này. 20 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Giới thiệu tổng quan hệ thống 2.1 Khái niệm – ý nghĩa 2.1 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Phát triển kinh tế là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của từng quốc gia. Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của công nghệ và ta hay nghe mọi người nhắc đến thời đại 4.0, khi mà tất cả các hoạt động hầu như đều có sự góp mặt của máy móc thiết bị. Khi các hoạt động thương mại giữa các quốc gia với nhau được coi trọng thì cần phải có sự cố gắng giúp đỡ lẫn nhau cùng phát triển.
Việt Nam hiện đang được đánh giá là một trong các nước đang phát triển mạnh, nhưng khoảng cách của chúng ta với các nước khác như Mỹ, Anh, Nga vẫn rất lớn. Để các DN VN có thể phát triển vương ra thế giới thì việc đầu tiên là chúng ta phải biết học tập từ các DN lớn của các quốc gia phát triển hơn chúng ta, đây cũng là một trong các lợi thế mà các quốc gia phát triển muộn có được. Một trong những bài học mà ta có thể dễ dàng nhận thấy được đó là ứng dụng sự phát triển công nghệ vào các hoạt động của DN. Việc nắm bắt được xu thế thị trường, nắm chắc được các kỹ thuật, công nghệ mới là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của DN.
Khi các DN phát triển thì khi đó nền kinh tế của đất nước mới bền vững và đi lên. Hiện tại, đối với 1 DN cần đó là một HT phù hợp, khi áp dụng vào DN sẽ giúp DN phát triển một cách mạnh mẽ và mang lại lợi ích lớn nhất cho DN. ERP là một HT được sinh ra để giải quyết các bài toán mà DN đang đặt ra, khi nó được ứng dụng thành công vào DN thì chắc chắn DN đó sẽ phát triển bứt phá và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Vậy ERP là gì và tại sao nó lại mang lại lợi ích lớn như vậy? 21 Hình 2.
1 Hệ thống ERP trong DN Việt Nam đã trải qua nhiều lần đổi mới về kinh tế song vẫn chưa thể mang lại hiệu quả cao. Các dịch vụ vẫn còn lạc hậu so với nhiều nước phát triển khác. Các quy trình kinh doanh như: mua hàng, bán hàng, sản xuất, quản lý nhân viên,. vẫn còn nhiều điểm bất cập, chưa đồng bộ.
Việc ứng dụng các HT vào DN cũng còn nhiều hạn chế, đặc biệt là khi các hệ thống được ứng dụng vào DN rồi nhưng vẫn không đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ của DN buộc DN phải thực hiện bằng tay dẫn đến sự bất tiện và đó là một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các DA triển khai HTTT. Còn khi ứng dụng ERP vào DN, các quy trình sẽ không rời rạc giữa các phòng ban nữa mà sẽ đồng bộ thống nhất từ khâu đầu vào cho đến khâu đầu ra, các process sẽ không bị tách rời theo các phòng ban nữa mà sẽ được quy về một mối duy nhất đó là ERP. ERP được xem như là một sợi dây liên kết tất cả các hệ thống cũng như là các phòng ban trong DN lại với nhau, tất cả các dữ liệu sẽ được đổ về 1 hệ thống, từ đó có sự liên kết về mặt cấu trúc cũng như là dữ liệu giúp cho DN có thể phân tích chính xác các hoạt động kinh doanh của mình, từ đó đưa ra các kế hoạch rõ ràng và sát với thực tế hơn cũng như là rủi ro sẽ được kiểm soát và giảm thiểu hơn trong tương lai. 22 Khác với lúc trước, khi DN quản lý trên từng HT riêng lẽ, mỗi bộ phận chỉ biết làm thế nào để có thể làm tốt được vai trò và nhiệm vụ của mình thôi mà không cần phải quan tâm đến các bộ phận khác.
Ví dụ như bộ phận bán hàng sẽ chỉ quan tâm đến việc làm sao bán thật nhiều Hình 2. 2 Tổng quan ERP System đơn hàng, hoàn thành đạt chỉ tiêu bán hàng của mình thôi mà không quan tâm đến việc khâu sản xuất có đáp ứng được số lượng không, mặt hàng đó có thể sản xuất được bao nhiêu và nguồn nguyên liệu hiện đang có sẵn không,. vô tình dẫn đến việc giao hàng không đúng thời gian từ đó làm mất đi uy tín của DN. Qua ví dụ đó thì ta có thể thấy được là khi giữa các bộ phận, phòng ban không có sự liên kết với nhau sẽ gây ra thiệt hại lớn cho DN.
ERP được ứng dụng để giải quyết câu chuyện đó trong DN. ERP giúp cho DN cải thiện công tác quản lý hơn, các quy trình được tối ưu hóa mang lại sự kết nối trong DN, dữ liệu được lưu trữ một cách chính xác, hiệu quả. Khi quy trình được tối ưu hóa thì chi phí của DN sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên. ERP ban đầu được phát triển từ 1 phần mềm chuyên về mặt quản lý kế toán, sau này trong quá trình phát triển thì tích hợp thêm các modul để trở thành một hệ thống quản lý toàn DN.
Vì ERP là một phần mềm quản lý toàn bộ DN nên nó rất rộng và để dễ dàng hơn trong việc quản lý thì ERP thường được phân thành 2 phần là ERP chuyên về mặt kế toán và ERP chuyên về mặt Kiểm soát nội bộ. Thường thì ERP chuyên về mặt KSNB sẽ rất khó để triển khai tách biệt bởi vì thực chất ra thì KSNB thường sẽ được lồng vào trong các process của công ty, ít có 23 DN nào mà chịu bỏ ra số tiền lớn để triển khai DA ERP dành riêng cho việc KSNB. Hầu hết các DN đều chỉ muốn bỏ tiền để phát triển HT ERP dành cho kế toán hơn và tích hợp hệ thống KSNB vào các khâu kiểm duyệt. Khi công ty hoặc phòng ban có nhu cầu mua sắm các trang thiết bị hoặc văn phòng phẩm thì bộ phận quản lý mua hàng (mua sắm) trong công ty sẽ lên PO trình lên cho cấp trên để phê duyệt hay ta có thể hiểu đó là hệ thống kiểm soát kế hoạch (thuộc HT KSNB) sẽ tiến hành kiểm tra xem tình hình của DN hay phòng ban đó thực sự có nhu cầu mua sắm hay không để tránh tình trạng lạm dụng và gây lãng phí.
Sau khi hàng về bộ phận quản lý mua sắm sẽ gửi thông tin đơn hàng đến cho bộ phận kho (Kho vận) để bộ phận kho tiến hành xác nhận và nhập kho. Bộ phận mua hàng cũng phải gửi các thông tin liên quan đến PO vừa được mua cho AR (Kế toán phải thu) để tổng hợp và thanh toán. Tại bước này, bộ phận kiểm soát kế hoạch cũng sẽ tiến hành kiểm tra để theo dõi sản phẩm được mua có vượt quá ngân sách không, giá thành có bị khai khống không đây cũng là một trong những bước quan trọng khâu KSNB của hệ thống ERP. Các quy trình được liên kết chặt chẽ với nhau qua các luồng thông tin, giúp cho việc quản lý cũng như là kiểm soát sẽ trở nên nhanh chóng, chính xác và mang tính khả quang hơn.
Các thông tin từ các bộ phận như KT-TSCĐ, KT-TM, KT-TGNH, KT-PT, KSKH, QLKV, KT-PTh,. Các dữ liệu ở các phân hệ này sẽ được lưu trữ trên chức năng Sổ cái của hệ thống ERP. Tất cả dữ liệu trên Sổ cái sẽ được quản lý bởi Kế toán Sổ cái và được sử dụng cho mục đích lên các loại báo cáo cho DN như BCTC, BCTN,. hay các loại BC thường ngày như BCTK, BCDT,.
Bên cạnh những lợi ích to lớn mà ERP mang lại thì cái khó của DN đó là chi phí triển khai hệ thống. Chi phí triển khai hệ thống là một trong những thách thức lớn nhất làm cho các DN tại VN gặp phải. Tùy vào nhu cầu của từng DN thì chi phí cho từng gói triển khai sẽ khác nhau, đó là một quá trình khá là dài, cần nhiều nhân lực giỏi và sự đồng hành tin tưởng của ban quản trị DN. Thường thì chi phí triển khai dự án ERP sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố điển hình như sau: 24 - Số lượng User: Đây là một trong những yếu tố chiếm % khá lớn trong chi phí của gói ERP.
Số lượng User càng nhiều thì chi phí sẽ càng tăng. - Chi phí tư vấn triển khai: Đối với các dòng ERP ngoại thì các công ty muốn triển khai hệ thống ERP của họ thì phải thông qua một đối tác được Ủy quyền tại Việt Nam. Đối tác này sẽ là cầu nối giữa công ty được triển khai và công ty phát triển ERP. - Chi phí phát triển hệ thống: Nếu DN muốn tích hợp thêm các hệ thống của mình với hệ thống ERP thì sẽ phải trả thêm phí.
Tùy nhu cầu của DN thì sẽ được tư vấn triển khai các modul phục vụ yêu cầu của DN đó. - Chi phí đào tạo: Khi một hệ thống mới được triển khai thì nhân viên của DN đó sẽ được đào tạo các kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết để tiếp nhận và vận hành hệ thống sau khi DA hoàn thành. Đây là yếu tố quan trọng đối với DN. - Chi phí bảo trì: Bất kỳ hệ thống nào cũng sẽ gặp lỗi khi đưa vào ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp.
Vì vậy ta cũng sẽ phải tốn 1 khoảng chi phí tầm 15% - 20% tổng chi phí của gói triển khai (theo trang ITG). - Chi phí nâng cấp hệ thống: Khi DN của bạn phát triển đến 1 ngưỡng nào đó thì nhu cầu quản trị của DN sẽ tang lên, khi đó hệ thống ERP đã được triển khai đã lỗi thời hoặc là DN muốn thêm một số chức năng phục vụ cho việc vận hành, quản lý thì khi đó DN sẽ phải tốn một khoảng chi phí để nâng cấp HT ERP của mình. Chi phí này tùy thuộc vào mức độ yêu cầu của DN.