CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ GIẢI PHÁP ERP VÀ CÔNG TY CỔ PHẦN SIS VIỆT NAM 1. Tổng quan về giải pháp ERP 1. Khái niệm và lịch sử phát triển của giải pháp ERP 1. Khái niệm về ERP ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, tiếng việt là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
ERP là một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp được thiết kế để quản lý và hợp lý hóa các chức năng và quy trình công việc của tổ chức với sự tự động hóa. (IBM, 2024) Theo Gartner – tổ chức nghiên cứu và tư vấn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực CNTT, ERP được định nghĩa là khả năng cung cấp một bộ ứng dụng kinh doanh tích hợp. Công cụ ERP chia sẻ các mô hình quy trình và dữ liệu chung, chẳng hạn như quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, dịch vụ và quản lý chuỗi cung ứng. (Gartner, 2019) Như vậy, ERP không chỉ là một phần mềm mà còn là một cách tiếp cận toàn diện trong việc quản lý và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của một tổ chức.
ERP giúp tổ chức tổ chức và quản lý dữ liệu từ nhiều phòng ban và quy trình khác nhau trên một nền tảng duy nhất, giúp tăng cường tính toàn vẹn của dữ liệu, giảm sai sót và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động kinh doanh. Phân mềm ERP được đặc trưng bởi cấu trúc phân hệ. Cấu trúc phân hệ của phần mềm bao gồm một tập hợp các phần mềm riêng lẻ và mỗi phần mềm có các chức năng cụ thể. Mặc dù mỗi phân hệ đều có thể chạy độc lập, nhưng do tính chất của hệ thống ERP, chúng có thể tự đông liên kết với nhau để chia sẻ thông tin và tạo thành một hệ thống tổng thể.
Một vài phân hệ phổ biến trong ERP hiện nay: Đặng Thị Hạnh – K23HTTTA 3 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng phân hệ quản lý bán hàng trong hệ thống ERP cho công ty cổ phần SIS Việt Nam Hình 1. 1: Cấu trúc giải pháp ERP Nguồn: (Erp crm, 2023) Quản lý bán hàng và marketing: Phân hệ này hỗ trợ quản lý các hoạt động bán hàng và marketing của doanh nghiệp. Bao gồm quản lý thông tin khách hàng, quản lý chiến lược marketing, quản lý đơn hàng, và theo dõi hoạt động bán hàng. Quản lý sản xuất: Phân hệ này tập trung vào việc quản lý quy trình sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, quản lý quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng sản phẩm.
Quản lý tồn kho: Giúp quản lý thông tin về các mặt hàng trong kho của doanh nghiệp, bao gồm theo dõi số lượng, giá trị hàng hóa, quản lý giao dịch nhập xuất kho, tối ưu hóa mức tồn kho… Đặng Thị Hạnh – K23HTTTA 4 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng phân hệ quản lý bán hàng trong hệ thống ERP cho công ty cổ phần SIS Việt Nam Quản lý nhân sự : Phân hệ này chịu trách nhiệm về việc quản lý thông tin liên quan đến nhân viên của doanh nghiệp, bao gồm quản lý thông tin cá nhân, quản lý lương, quản lý chấm công và các chính sách nhân sự khác. Quản lý khách hàng: Tập trung vào việc quản lý thông tin và mối quan hệ với khách hàng của doanh nghiệp, bao gồm quản lý thông tin khách hàng, tương tác khách hàng và quản lý dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Kế toán và tài chính: Quản lý thông tin liên quan đến tài chính và kế toán của doanh nghiệp, bao gồm quản lý hạch toán, lập báo cáo tài chính, quản lý thu chi và quản lý các hạch toán thuế. Hiện nay các công ty ở Việt Nam thường triển khai sử dụng phân hệ Kế toán trước sau đó mới tích hợp các phân hệ khác khi có nhu cầu.
Theo khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) năm 2022: có 75% các doanh nghiệp lớn nhỏ ở Việt Nam sử dụng phần mềm ERP cho biết họ triển khai phân hệ Kế toán trước. Thực tế theo các chuyên gia, việc triển khai phân hệ kế toán trước giúp dễ dàng thích ứng với hệ thống ERP mới và giảm thiểu rủi do trong quá trình triển khai. Lịch sử phát triển của giải pháp ERP Hình 1.2: Các giai đoạn phát triển của ERP Nguồn: (The History of ERP, 2020) Đặng Thị Hạnh – K23HTTTA 5 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng phân hệ quản lý bán hàng trong hệ thống ERP cho công ty cổ phần SIS Việt Nam Lịch sử của ERP bắt đầu từ những năm 1960 khi các doanh nghiệp bắt đầu tin học hóa các quy trình lập kế hoạch, sản xuất và quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, phải đến những năm 1990 thuật ngữ ERP mới được đặt ra.
Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về các cột mốc quan trọng trong lịch sử của ERP: Giai đoạn 1: Hệ thống MRP (Material Requirements Planning) Trong những năm 1960, Hệ thống MRP đầu tiên được phát triển bởi J.Case (nhà sản xuất máy kéo và máy xây dựng) hợp tác với IBM. Các hệ thống này tập trung vào việc quản lý nhu cầu vật liệu và lập kế hoạch sản xuất, từ đó giúp giảm chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả sản xuất. Giai đoạn 2: Sự phát triển của MRP II Từ những năm 1980, hệ thống MRP đã phát triển thành MRP II, đem lại hiệu quả vượt xa việc quản lý tồn kho. Nó không chỉ tập trung vào quản lý nguồn lực vật liệu mà còn tích hợp nhiều khía cạnh khách nhau của doanh nghiệp như quản lý nhân sự, kế toán- tài chính.thành một hệ thống duy nhất.
Giai đoạn 3: Sự ra đời của ERP Vào năm 1990, khái niệm ERP bắt đầu trở lên phổ biến và thay thế MRP II do một công ty nghiên cứu Gartner đặt tên:“Hệ thống quản lý tài nghiên doanh nghiệp”. ERP tiếp tục mở rộng phạm vi quản lý hơn nữa, bao gồm tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp như tài chính, nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý sản xuất và nhiều lĩnh vực khác. ERP tập trung vào việc tích hợp mọi hoạt động và quy trình trong doanh nghiệp thành một hệ thống duy nhất, giúp tăng cường hiệu suất và hiệu quả kinh doanh. Giai đoạn 4: Sự phát triển của ERP hiện tại Từ năm 2010 đến nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, các giải pháp ERP dựa trên nền tảng đám mây (Cloud ERP), trí tuệ nhân tạo (AI) và internet vạn vật (IOT) được triển khai rộng rãi.
Những xu hướng trên đã cung cấp tính linh hoạt, cải thiện hiệu suất và giảm chi phí cho doanh nghiệp. Như vậy, hệ thống ERP đã đi một chặng đường dài, trải qua những bước quan trọng từ hệ thống quản lý nguồn lực sản xuất ban đầu cho đến các hệ thống ERP hiện đại và tích hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất. Với sự phát tiển vượt bậc của công nghệ, các giải pháp ERP sẽ tiến bộ không ngừng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Kiến trúc giải pháp ERP Đặng Thị Hạnh – K23HTTTA 6 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng phân hệ quản lý bán hàng trong hệ thống ERP cho công ty cổ phần SIS Việt Nam Kiến trúc giải pháp ERP cấu trúc tổ chức và liên kết các thành phần của một hệ thống ERP để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh của một tổ chức.
Nó mô tả cách các thành phần hệ thống tương tác và hoạt động với nhau để cung cấp các dịch vụ, chức năng phục vụ quá trình kinh doanh. Thành phần chính trong kiến trúc giải pháp ERP gồm: Hình 1.3: Kiến trúc ba tầng của ERP Nguồn: (Technical Foundations of ERP Architectures, 2017) Tầng giao diện: Là phần cung cấp giao diện tương tác giữa người dùng và hệ thống ERP. Tầng này bao gồm giao diện Web, desktop và ứng dụng di động để thu thập dữ liệu từ người dùng, hiển thị thông tin và kết quả xử lý. Tầng ứng dụng: Chứa các logic xử lý nghiệp vụ và quy trình kinh doanh của hệ thống ERP.
Nó xử lý các yêu cầu từ tầng trình bày và tương tác với cơ sở dữ liệu. Bao gồm các module và chức năng như quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý kho, …tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tầng cơ sở dữ liệu: Là tầng cuối cùng, có vai trò lưu trữ tất cả dữ liệu của hệ thống. Dữ liệu thường được tổ chức theo cấu trúc logic và chuẩn mực để đảm bảo tính nhất quán Đặng Thị Hạnh – K23HTTTA 7 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng phân hệ quản lý bán hàng trong hệ thống ERP cho công ty cổ phần SIS Việt Nam và đồng nhất.
Tùy vào yêu cầu kinh doanh mà hệ thống lưu trữ các cơ sở dữ liệu về khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, giao dịch tài chính… 1. Lợi ích và thách thức khi triển khai giải pháp ERP Trước khi hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ra đời, các doanh nghiệp thường duy trì các hệ thống riêng biệt cho từng chức năng kinh doanh truyền thống như bán hàng & marketing, tài chính, nhân sự, sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng…Những phần mềm này thường không tương thích với nhau, lưu trữ dữ liệu trên các cơ sở dữ liệu khác biệt và đòi hỏi cập nhật theo lô. Điều này gây khó khăn đến việc quản lý các giao dịch kinh doanh giữa các bộ phận, ví dụ như quá trình mua hàng đến thanh toán và quá trình bán hàng đến thu tiền. Theo IBM (2023) triển khai giải pháp ERP đem lại nhiều lợi ích phải kể đến như: Tích hợp và nâng cao tính chính xác của dữ liệu: Là một phần mềm toàn diện, bao gồm nhiều phần hệ phụ trách những khía cạnh riêng biệt của của hoạt động kinh doanh.
Khi dữ liệu được nhập vào một phân hệ sẽ được tự động cập nhật sang các phân hệ khác có liên quan theo thời gian thực. Từ đó vấn đề nhập dữ liệu trùng lặp và sai sót có thể được giảm bớt. Ngoài ra cấu trúc tập trung của cơ sở dữ liệu cũng cho phép quản trị và bảo mật tốt hơn. Tối ưu hóa quy trình, tăng cường hiệu suất: Hệ thống ERP được tự động hóa dựa trên các quy trình tiêu chuẩn quốc tế nhằm tạo ra sự đồng nhất trong dữ liệu hồ sơ, từ đó tăng cường độ chính xác của quy trình trên toàn bộ hệ thống.