Đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự Việt Nam

Chế định đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự ở Việt Nam đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, từ thời kỳ pháp luật còn sơ khai đến khi có các văn bản pháp luật hoàn chỉnh. Bộ Dân sự Tố tụng Bắc Kỳ năm 1917 và Bộ Hộ sự Thương sự Tố tụng Trung Việt năm 1942 là những dấu mốc quan trọng. Sau khi thành lập, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản pháp luật tố tụng dân sự như Sắc lệnh số 46 và 47 năm 1945. Giai đoạn từ khi ban hành Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2004 đến nay đánh dấu sự hội nhập quốc tế và cải cách tư pháp.

Đại diện theo ủy quyền là việc một người (bên ủy quyền) trao quyền cho người khác (bên được ủy quyền) để thực hiện một hoặc nhiều công việc thay mặt mình trong quá trình tố tụng dân sự. Đặc điểm cơ bản là dựa trên sự tự nguyện thỏa thuận giữa các bên, phạm vi ủy quyền có thể rộng hoặc hẹp tùy theo ý chí của bên ủy quyền, và bên được ủy quyền phải hành động vì lợi ích của bên ủy quyền trong phạm vi được ủy quyền. Quyền tự định đoạt của đương sự được tôn trọng.

Người ủy quyền phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, tức là có khả năng nhận thức và điều khiển hành vi của mình. Pháp nhân phải ủy quyền thông qua người đại diện hợp pháp theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ của pháp nhân đó. Cần lưu ý đến các trường hợp đặc biệt như người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc người mất năng lực hành vi dân sự, khi đó việc ủy quyền phải tuân theo quy định riêng.

Người được ủy quyền phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Theo Nghị quyết số 03/HĐTP ngày 19/10/1990, một số đối tượng không được làm người đại diện theo ủy quyền, bao gồm: người không có quốc tịch Việt Nam và không cư trú ở Việt Nam, người chưa đủ 18 tuổi, người bị bệnh tâm thần, cán bộ ngành Tòa án, ngành Kiểm sát, và một số đối tượng khác. Điều này đảm bảo tính khách quan, trung thực và hiệu quả của quá trình tố tụng.

Phạm vi ủy quyền phải được xác định rõ ràng trong văn bản ủy quyền, bao gồm các công việc cụ thể mà người được ủy quyền có quyền thực hiện thay mặt người ủy quyền. Theo khoản 3 Điều 73 BLTTDS thì người đại diện theo ủy quyền được quy định trong Bộ luật Dân sự là người đại diện ủy quyền trong tố tụng dân sự. Người được ủy quyền có quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ tố tụng của người ủy quyền trong phạm vi được ủy quyền. Người ủy quyền vẫn có quyền tự mình tham gia tố tụng dù đã ủy quyền.

Văn bản ủy quyền cần có đầy đủ các thông tin sau: thông tin của bên ủy quyền (họ tên, địa chỉ, số CMND/CCCD hoặc thông tin pháp lý của tổ chức), thông tin của bên được ủy quyền (tương tự), phạm vi công việc được ủy quyền (càng cụ thể càng tốt), thời hạn ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, chữ ký của bên ủy quyền (và con dấu nếu là tổ chức), xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (nếu cần thiết). Mẫu văn bản ủy quyền có thể tham khảo tại các văn phòng công chứng hoặc trên các trang web pháp luật.

Việc công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền không phải lúc nào cũng bắt buộc, tuy nhiên, trong một số trường hợp, để đảm bảo tính xác thực và tránh tranh chấp sau này, việc này là cần thiết. Tòa án có thể yêu cầu văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực. Tham khảo ý kiến của luật sư để biết chính xác trường hợp của mình có cần công chứng, chứng thực hay không.

Văn bản ủy quyền (bản gốc hoặc bản sao có công chứng, chứng thực) phải được nộp cho Tòa án có thẩm quyền giải quyết vụ việc. Thời hạn nộp thường là trước khi Tòa án tiến hành các thủ tục tố tụng chính thức (ví dụ: trước phiên hòa giải, trước phiên tòa xét xử). Nên nộp sớm để Tòa án có thời gian xem xét và xác nhận tư cách đại diện theo ủy quyền của người được ủy quyền.

Ủy quyền tố tụng dân sự chấm dứt trong các trường hợp sau: văn bản ủy quyền hết hạn, công việc được ủy quyền đã hoàn thành, bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền đơn phương chấm dứt thực hiện văn bản ủy quyền, bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền chết, mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc bị tuyên bố là đã chết (Điều 589 BLDS 2005).

Khi ủy quyền chấm dứt, bên chấm dứt (hoặc người thừa kế, người đại diện hợp pháp nếu bên chấm dứt là do chết, mất năng lực hành vi...) cần thông báo bằng văn bản cho bên còn lại và cho Tòa án đang giải quyết vụ việc. Việc thông báo này giúp Tòa án có căn cứ để thực hiện các thủ tục cần thiết (ví dụ: triệu tập người ủy quyền hoặc yêu cầu bên được ủy quyền chấm dứt việc đại diện).

Khi ủy quyền chấm dứt, người được ủy quyền không còn quyền đại diện cho người ủy quyền trong tố tụng. Mọi hành vi tố tụng do người được ủy quyền thực hiện sau thời điểm chấm dứt ủy quyền đều không có giá trị pháp lý. Người ủy quyền phải tự mình tham gia tố tụng hoặc ủy quyền cho người khác. Tòa án sẽ xem xét và quyết định về việc thay đổi người đại diện trong vụ án.

Việc xác định tư cách người đại diện hợp pháp của pháp nhân, đặc biệt là trong trường hợp văn phòng đại diện, chi nhánh thực hiện việc khởi kiện vụ án về tranh chấp phát sinh từ giao dịch do văn phòng đại diện, chi nhánh xác lập, thực hiện, đôi khi gặp khó khăn. Theo Công văn số 227/2004 của TANDTC, cần xác định rõ người đại diện theo pháp luật hay theo ủy quyền.

Việc kiểm soát phạm vi ủy quyền của người được ủy quyền, đặc biệt là trong các vụ án phức tạp, đòi hỏi Tòa án phải xem xét kỹ lưỡng văn bản ủy quyền và các chứng cứ liên quan. Tránh tình trạng người được ủy quyền lạm quyền, gây thiệt hại cho người ủy quyền hoặc ảnh hưởng đến tính khách quan của quá trình tố tụng.

Thủ tục ủy quyền từ nước ngoài về Việt Nam, đặc biệt là trong các vụ án có yếu tố nước ngoài, còn rườm rà, phức tạp, gây khó khăn cho người dân. Cần đơn giản hóa thủ tục này để tạo điều kiện thuận lợi cho người Việt Nam ở nước ngoài tham gia tố tụng tại Việt Nam.

Rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy định của Bộ luật Dân sự, Bộ luật Tố tụng Dân sự và các văn bản pháp luật liên quan để đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và phù hợp với thực tiễn. Cần quy định rõ hơn về điều kiện của người được ủy quyền, phạm vi ủy quyền, thủ tục ủy quyền và chấm dứt ủy quyền.

Ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết về thủ tục ủy quyền, công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền, nộp văn bản ủy quyền cho Tòa án, thông báo chấm dứt ủy quyền và giải quyết các tranh chấp liên quan đến ủy quyền. Các văn bản hướng dẫn cần rõ ràng, dễ hiểu, dễ áp dụng.

Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ Tòa án về các quy định pháp luật về đại diện theo ủy quyền. Cần trang bị cho cán bộ Tòa án kiến thức, kỹ năng cần thiết để giải quyết các vụ việc liên quan đến đại diện theo ủy quyền một cách khách quan, công bằng và đúng pháp luật.