Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong quá trình tồn tại và hoạt động của mình cũng cũng cần phải có các bộ phận, phòng ban làm công tác tham mưu, hỗ trợ lãnh đạo duy trì sự hoạt động và phát triển của tổ chức. Trong đó văn phòng là một bộ phận quan trọng đảm nhận các công việc chủ yếu của một cơ quan như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý sử dụng thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo làm chức năng quản lý, điều hành cơ quan, đơn vị… Trong bài viết "Đổi mơi nhận thức về quản trị hành chính văn phòng - tiền đề nâng cao chất lượng dạy và học môn quản trị hành chính văn phòng ở bậc đại học", tiến sĩ Lê Văn In đã đưa ra bốn cách thường hiểu về văn phòng: Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị. Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như Nghị sĩ, Tổng giám đốc, Giám đốc,… 11 Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc có liên quan đến công tác văn thư.4 Trên thực tế văn phòng cũng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau: Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc điều hành cho lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo nghĩa này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng. Như Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty.
Còn ở những cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. TS Nguyễn Hữu Tri trong bài thảo luận "Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai", thì: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.5 Và văn phòng có các vai trò to lớn sau đây: - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành đơn vị; - Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại; - Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo; - Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức; - Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức; 4 Khoa Lịch sử – trường ĐH KHXH&NV (ĐHQGTP. Hồ Chí Minh), Những vấn đề của khoa học lưu trữ ở các tỉnh phía Nam trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước (Kỷ yếu hội thảo khoa học), NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2005, tr 84.
5 Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hội thảo khoa học: Quản trị văn phòng - lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2004, tr 5. 12 - Là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. TS Đào Xuân Chúc với bài viết "Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai" đã đưa ra quan niệm rằng: "Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và tổ chức".6 Nhìn chung định nghĩa về văn phòng rất đa dạng, tuỳ theo các hướng tiếp cận mà các tác giả đưa ra những khái niệm khác nhau, song có thể khái quát lại rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp. Là bộ phận có chức năng tham mưu giúp việc cho các cấp lãnh đạo và quản lý, văn phòng có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức điều phối công việc và các hoạt động chung; đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện và phương tiện làm việc cho cơ quan; đồng thời là trung tâm đầu mối thực hiện các hoạt động giao dịch và liên lạc, góp phần duy trì và phát triển các mối liên hệ của cơ quan.
Có thể nói, với vị trí đặc biệt như vậy nên hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng thường xuyên tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo và tất cả các bộ phận khác trong cơ quan.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 1.1 Chức năng của Văn phòng Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào thông qua mối quan hệ với môi trường mà nó tồn tại. Hay nói cách khác văn phòng tồn tại độc lập tương đối với các tổ chức, đơn vị khác về phương diện tự nhiên (vận động theo quy luật, liên hệ 6 Sđd, tr 35. 13 tác động lẫn nhau trong hệ thống) và phương diện xã hội (hoạt động có ý thức, có mục tiêu, tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường). Có thể khái quát lại những chức năng của văn phòng như sau: Một là chức năng tham mưu tổng hợp: Hoạt động của một cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan thuộc người quản lý.
Bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học người quản lý phải căn cứ vào các yếu tố khách quan, cũng như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được thu thập chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án để giải quyết kịp thời và đúng đắn. Chức năng tham mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mưu của các đơn vị chuyên môn trong mỗi cơ quan tổ chức. Nếu như các đơn vị chuyên môn sâu vào từng lĩnh vực cụ thể như công tác tài chính kế hoạch, xây dựng cơ bản, nghiệp vụ tổ chức, cán bộ… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan.
Điều đó được thể hiện qua những công việc mà văn phòng đảm nhiệm sau đây: - Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong cơ quan; - Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác tháng, quý, năm; sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan; - Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ kịp thời cho lãnh đạo ra quyết định quản lý. Văn phòng có thể thu thập thông tin qua kênh xử lý văn bản; qua dư luận xã hội; qua hội họp; qua trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân; qua các phương tiện thông tin đại chúng… Những thông tin sau khi thu thập được thường phải xử lý nhanh chóng, chính xác theo quan điểm tổng hợp, toàn diện, khách quan và cung cấp kịp thời cho lãnh đạo. 14 - Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý. - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp công tác thường kỳ về hoạt động của cơ quan.
- Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn phòng được giao soạn thảo. Nếu là văn bản do các đơn vị chuyên soạn thảo, thì văn phòng chỉ cần thẩm định về hình thức và pháp chế văn bản., còn nếu văn bản do văn phòng soạn thảo, thì ngoài trách nhiệm thẩm định hình thức và pháp chế văn bản, văn phòng còn phải thẩm định cả nội dung văn bản trước khi trình lên lãnh đạo phê duyệt. Các kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được, phân tích quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực.
Hoạt động trên thuộc chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng trực tiếp với chức năng tham mưu của văn phòng mà còn đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị. Hai là, chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các phương tiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… những yếu tố đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi như: - Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan; - Bảo đảm sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại. Xây dựng và củng cố mối quan hệ với các đơn vị trong cơ quan, tổ chức bên ngoài và với công dân; 15 - Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo; - Tiếp nhận công văn, phối hợp, theo dõi quá trình giải quyết văn bản; - Đánh máy văn bản, in ấn văn bản, phát hành văn bản đi; - Quản lý tài sản vật tư; - Quản lý tài chính, kế toán; - Phục vụ y tế; - Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho cơ quan; - Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; - Chăm lo đời sống cho cán bộ công chức trong cơ quan.
