MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ch.2 – CƠ CẤU QUẢN LÝ DỰ ÁN ThS. Tạ Việt Phương phuongtv@uit.vn Review: Dự án là gì? Review: Project • Dự án là một nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất 3 Project Management 4 Quản lý dự án và thực hiện dự án 5 Nội dung 1. Bộ ba ràng buộc 3. Các lĩnh vực kiến thức 4.
Các principles và domains 6 1. GIỚI THIỆU Cơ cấu quản lý dự án • Cơ cấu (cấu trúc) quản lý dự án là cách thức tổ chức và quản lý các hoạt động của dự án. Nó xác định vai trò, báo cáo, và mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm dự án. Cơ cấu quản lý dự án cần được thiết kế phù hợp với quy mô, độ phức tạp và tính chất của dự án.
8 Cơ cấu quản lý dự án • Các hình thức tổ chức cấu trúc quản lý dự án: • Theo chức năng • Theo dự án • Theo ma trận(yếu, cân bằng, mạnh) 9 Tổ chức dự án theo chức năng • Dự án được thực hiện từng phần nhỏ ở nhiều phòng ban chức năng của một tổ chức (doanh nghiệp nhà nước) • Mang tính hợp tác: các phòng chức năng phải cùng chung sức thì dự án mới thành công 10 Tổ chức theo dự án • Dự án có nhân lực riêng, có người quản lý dự án • Chuyên trách cao, ít lệ thuộc vào các bộ phận chức năng • Nhân lực của tổ chức không ổn định (vì dự án chỉ tạm thời) 11 Tổ chức theo ma trận • Có các đặc điểm của 2 loại trên, mềm dẻo hơn 12 Ma trận yếu • Mô hình ma trận yếu gần giống với mô hình tổ chức dạng chức năng. Không có vai trò quản lý dự án mà chỉ có người điều phối dự án. Sức mạnh của điều phối dự án sẽ không bằng sức mạnh của các trưởng phòng chức năng trong các quyết định dự án. 13 Ma trận cân bằng • Quản lý dự án với sức mạnh cân bằng với các trưởng phòng chức năng trong các quyết định dự án 14 Ma trận mạnh • Gần giống với mô hình tổ chức dạng dự án • Sức mạnh của quản lý dự án sẽ cao hơn sức mạnh của các trưởng phòng chức năng trong các quyết định dự án.
15 Bảng tổng hợp các ma trận 16 Lựa chọn cấu trúc dự án • Khi lựa chọn cấu trúc quản lý dự án, cần cân nhắc các yếu tố sau: • Kích thước và độ phức tạp của dự án: Dự án lớn và phức tạp thường cần cấu trúc theo dự án chặt chẽ hơn. • Kỹ năng và chuyên môn của đội ngũ: Cần đảm bảo các thành viên dự án có chuyên môn phù hợp với vai trò của họ. • Môi trường tổ chức: Văn hóa tổ chức và cách thức vận hành cũng ảnh hưởng đến lựa chọn cấu trúc. 17 Hai loại tiến trình dự án • Tiến trình tạo sản phẩm: là tiến trình chính của dự án trong chuỗi tiến trình tạo ra giá trị để dự án đạt được mục tiêu.
• Tiến trình quản lý: điều khiển các tiến trình tạo sản phẩm. • Tạo ra môi trường hoạt động tốt cho các tiến trình sản xuất. • Không trực tiếp tạo ra sản phẩm / dịch vụ mà chỉ định hướng cho các tiến trình sản xuất, để đạt được mục tiêu QLDA 18 2. BỘ BA RÀNG BUỘC Bộ 3 ràng buộc của QLDA • Là một khái niệm trong PMBOK 6 (và các phiên bản trước đó), nhưng vẫn còn được sử dụng trong PMBOK7 • Mọi dự án đều bị ràng buộc bởi 3 yếu tố: • Các mục tiêu về phạm vi (Scope): Dự án tìm cách đạt được cái gì? • Các mục tiêu về thời gian (Time): Dự án mất bao lâu mới hoàn tất? • Các mục tiêu về chi phí (Cost): Sẽ tốn kém bao nhiêu? 20 Bộ 3 ràng buộc của QLDA • Triple constraint • Scope: Phạm vi • Time: Thời gian (Schedule) • Cost: Chi phí (budget) 21 Bộ 3 ràng buộc của QLDA • Tam giác ràng buộc • Project triangle, Project management triangle 22 Bộ 3 ràng buộc của QLDA • Tất cả những ràng buộc này đều có mối liên hệ với nhau và nếu chúng ta muốn thay đổi điều gì đó về một trong số các ràng buộc, thì hai ràng buộc còn lại cũng sẽ bị ảnh hưởng.
• Ví dụ: • Bạn đang quản lý một dự án, nhưng mọi việc tiến triển không theo đúng kế hoạch… • Để hoàn thành dự án đúng thời hạn, bạn cần thuê thêm một số nhà thầu. • Nhưng nếu làm như vậy, chi phi sẽ vượt ngân sách của dự án. 23 Bộ 3 ràng buộc của QLDA Các mục tiêu Các mục tiêu Các mục tiêu về về về Phạm vi Thời gian Chi phí Dự án mất bao lâu Dự án phải đạt Dự án cần bao mới hoàn thành? được cái gì? nhiêu tiền? Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải cân đối những mục tiêu thường hay xung đột này 24 Bộ 3 ràng buộc của QLDA 25 Bộ 3 ràng buộc của QLDA 26 Bộ 3 ràng buộc của QLDA • Trong quản lý dự án, khi xem xét ba yếu tố: tiến độ nhanh,chi phí thấp và chất lượng tốt, chúng ta chỉ có thể chọn hai: • Nếu hoàn thành dự án một cách nhanh chóng với chi phí thấp thì chất lượng sẽ không được đảm bảo. • Nếu ưu tiên tiến độ và chất lượng thì chi phí sẽ tăng lên.
• Nếu muốn cung cấp dự án với chất lượng tốt và chi phí thấp, sẽ phải tốn nhiều thời gian để hoàn thành. CÁC LĨNH VỰC KIẾN THỨC Project Management Framework • Khung làm việc của QLDA (Project Management Framework). • Theo PMBOK 6th: gồm 10 lĩnh vực kiến thức 29 Các lĩnh vực kiến thức • Có 10 lĩnh vực kiến thức (Theo PMBOK 6) • Quản lý tổng hợp (tích hợp) dự án • Quản lý phạm vi dự án • Quản lý thời gian dự án • Quản lý chi phí dự án • Quản lý chất lượng dự án • Quản lý nhân lực dự án • Quản lý thông tin (truyền thông) dự án • Quản lý rủi ro dự án • Quản lý mua sắm dự án • Quản lý các bên liên quan 30 Các lĩnh vực kiến thức 31 Các lĩnh vực kiến thức • Còn gọi là “Vùng chuyên môn” (Knowledge Areas) • Mười lĩnh vực kiến thức trong QLDA: Mô tả các năng lực chủ yếu người quản lý dự án cần phát triển • 4 lĩnh vực cơ bản: phạm vi, thời gian, chi phí, và chất lượng (scope, time, cost và quality) • 5 lĩnh vực hỗ trợ là phương tiện để đạt được mục tiêu của dự án: nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, các bên liên quan và mua sắm (HR, communication, risk, stakeholders, procurement) • 1 lĩnh vực tích hợp (project integration management): tác động và bị tác động bởi tất cả các lĩnh vực trên 32 Các lĩnh vực kiến thức (tt) ▪ Xác định phạm vi công việc và quản lý tất cả những công việc trong dự án ✓ Xác định cách tổ chức thực hiện một giai đoạn nào đó của dự án. ✓ Xác định phạm vi công việc.
✓ Xác định sản phẩm giao nộp. ✓ Kiểm soát những thay đổi về phạm vi dự án. QL QL QL QL Phạm vi Thời gian Chi phí Chất lượng 33 Các lĩnh vực kiến thức (tt) QL QL QL QL Phạm vi Thời gian Chi phí Chất lượng ▪ Ước lượng thời gian hoàn thành dự án và lập lịch biểu thích hợp ✓ Xác định thời gian hoàn thành công việc ✓ Xác định trình tự thực hiện ✓ Triển khai lịch trình thực hiện theo tiến độ ✓ Kiểm soát thay đổi lịch trình thực hiện. 34 Các lĩnh vực kiến thức (tt) QL QL QL QL Phạm vi Thời gian Chi phí Chất lượng ▪ Đảm bảo hoàn thành công việc trong kinh phí cho phép.
✓ Xây dựng kế hoạch về huy động tài nguyên thực hiện dự án (nhân lực, thiết bị, vật liệu, …) ✓ Ước tính chi phí cho mỗi loại tài nguyên. ✓ Ước tính chi phí cho mỗi hạng mục công việc. ✓ Kiểm soát những thay đổi về chi phí trong quá trình thực hiện. 35 Các lĩnh vực kiến thức (tt) QL QL QL QL Phạm vi Thời gian Chi phí Chất lượng ▪ Đảm bảo chất lượng các sản phẩm giao nộp đáp ứng tốt các yêu cầu đề ra.
✓ Xác định các chuẩn mực về chất lượng của mỗi sản phẩm giao nộp. ✓ Bảo đảm chất lượng của mỗi sản phẩm giao nộp. ✓ Quản lý về thay đổi chất lượng 36 Các lĩnh vực kiến thức (tt) QL QL QL QL Nguồn Truyền thông Rủi ro Mua sắm Nhân lực ▪ Nhằm tìm cách sử dụng lực lượng tham gia dự án một cách có hiệu quả. ✓ Xác định các vị trí trong dự án, vai trò của mỗi vị trí, trách nhiệm và quan hệ báo cáo (ai báo cáo ai) ✓ Lựa chọn nhân sự cho từng vị trí.
✓ Phát triển và bồi dưỡng nguồn nhân lực: phát triển kỹ năng cá nhân và kỹ năng phối hợp tập thể. 37 Các lĩnh vực kiến thức (tt) QL QL QL QL Nguồn Truyền thông Rủi ro Mua sắm Nhân lực ▪ Đảm bảo các thông tin được tạo ra, thu thập, lưu trữ và trao đổi trong quá trình thực hiện dự án là kịp thời và chính xác. ✓ Xác định nhu cầu thông tin đối với mỗi thành viên dự án: ai cần những thông tin gì, khi nào cần, cách thức và phương tiện trao đổi thông tin. ✓ Xác định thể thức trao đổi thông tin ✓ Xây dựng cơ chế báo cáo: báo cáo tình trạng hiện thời, tiến độ, dự báo tình hình, … 38 Các lĩnh vực kiến thức (tt) QL QL QL QL Nguồn Truyền thông Rủi ro Mua sắm Nhân lực ▪ Nhằm xác định, phân tích và ứng phó với những rủi ro của dự án.
Trên cơ sở đó làm tăng yếu tố thuận lợi và giảm thiểu những hậu quả của các yếu tố bất lợi. ✓ Nhận diện rủi ro: ảnh hưởng xấu đến sự thành công dự án ✓ Ước lượng rủi ro: đánh giá tác hại của mỗi rủi ro tác động đến việc thực hiện và hoàn thành dự án. ✓ Kiểm soát việc phòng chống rủi ro. 39 Các lĩnh vực kiến thức (tt) QL QL QL QL Nguồn Truyền thông Rủi ro Mua sắm Nhân lực ▪ Nhằm đảm bảo có được hàng hoá và dịch vụ có chất lượng, đáp ứng được các yêu cầu đề ra.
✓ Lập kế hoạch mua sắm: Xác định những gì cần mua, nguồn cung cấp. ✓ Thực hiện kế hoạch mua sắm: tổ chức lấy báo giá, mời thầu,. ✓ Lựa chọn nhà cung cấp (cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ). ✓ Quản lý hợp đồng mua sắm: Kiểm soát những đối tác thực hiện hợp đồng đã ký kết.