CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÔNG TY 1. Tổng quan về Ban quản lý dự án 1. Khái niệm Ban quản lý dự án a- Khái niệm quản lý dự án và ban Quản lý dự án Quản lý dự án là nghệ thuật, chỉ đạo, điều phối các nguồn lực, thiết bị và vật tư trong suốt chu kỳ của một dự án bằng việc sử dụng các kỹ thuật quản lý hiện đại và thích hợp để đạt được những mục đích đã được xác định trước: quy mô, phạm vi của sản phẩm hoặc dịch vụ; chi phí; thời hạn; chất lượng; thỏa mãn khách hàng và các bên tham gia. Ban quản lý dự án (sau đây viết tắt là Ban QLDA) là đơn vị trực thuộc chủ đầu tư, có tư cách pháp nhân không đầy đủ hoặc sử dụng tư cách pháp nhân của chủ đầu tư để thực hiện quản lý dự án.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban QLDA do chủ đầu tư giao. b- Tính chất: Quản lý dự án ngày nay đã trở thành một triết học quản lý riêng, đáp ứng tốt bối cảnh của các tổ chức hiện tại và tương lai. Quản lý dự án bao gồm 3 yếu tố cơ bản: - Một văn hóa đặc biệt: Văn hóa là tập hợp các giá trị về nhận thức, thái độ, cách ứng xử của mọi người tham gia dự án: quan điểm thỏa mãn khách hàng; ưu tiên các yêu cầu của dự án; chú trọng vào nhiệm vụ và các kết quả; mở ra môi trường cho dự án; sáng kiến, khả năng chống rủi ro; phân chia trách nhiệm và quy trách nhiệm rõ ràng; tính nghiêm khắc, chặt chẽ, kỷ lụât, tự giác; năng lực yêu cầu của các bên tham gia dự án; tinh thần tập thể, hợp tác. - Một hình thức tổ chức đặc biệt Các nguyên tắc tổ chức chủ yếu của quản lý dự án hoàn toàn đối lập với quản lý theo khuynh hướng tổ chức chỉ đạo theo cấp bậc, phân chia các bộ phận riêng lẻ, quan liêu bàn giấy.
Mô hình tổ chức quản lý dự án bao gồm các yếu tố sau: 2 + Vai trò của người hòa nhập các bộ phận với nhau: Giám đốc điều hành dự án; + Một ê kíp của dự án: gồm nhiều chuyên môn khác nhau, nhiều đơn vị bộ phận; + Một cấu trúc ít cấp chỉ đạo, quản lý, có tinh thần tổ chức cao, linh hoạt; + Một phương thức hoạt động mềm dẻo; + Các quan hệ ngang cấp (quan hệ các bên theo chiều ngang) quan trọng hơn là các quan hệ cấp trên, cấp dưới (theo chiều dọc); + Phải có cơ chế quản lý các mặt phân giới bên trong và bên ngoài; + Sự phân chia mức độ hoạt động; + Các hệ thống và các quá trình đáp ứng yêu cầu của dự án. - Một tập hợp các kỹ thuật và các công cụ: Quản lý dự án đã trải qua thời gian đến nay đã trang bị một tập hợp các kỹ thuật và công cụ đặc biệt để quản lý một cách hiệu quả hơn chu kỳ sống của dự án.1: Minh họa các chức năng của QLDA và môi trường của nó Các nguồn bên trong - Địa lý tự nhiên Phạm vi quy mô Thời gian - Chính sách - Khách hàng Môi trư ng của dự án Các bên tham gia dự án - Xã hội Các chức năng của quản - Người cấp vốn lý dự án - Quy định luật - Lập kế hoạch - Nhà cung cấp lệ - Giám sát - Nhà thầu phụ - Kiểm tra ờ - Công nghệ - Chỉ đạo - Người sử dụng - Kinh tế - Điều phối - Các nhóm gây - Quản lý mặt phân giới - Văn hóa sức ép Chất lượng Chi phí Tổ chức bên trong dự án 3 Ở trung tâm của mô hình gồm 5 chức năng quản lý truyền thống. Phương pháp quản lý dự án là phân nhỏ dự án hành các phần việc ngày càng đơn giản hơn. Vì vậy, chức năng “quản lý mặt phân giới” của các bộ phận dự án được thêm vào là một chức năng quan trọng, quyết định thành công của dự án, nó được xem là yếu tố chính của quản lý dự án.
Đối tượng của các chức năng quản lý dự án rất đặc thù, song có thể quy thành 4 tham số lớn là: Phạm vi - Thời gian – Chi phí - Chất lượng. Ngoài ra, dự án còn bị ảnh hưởng rất lớn bởi môi trường bên trong và bên ngoài của nó. Viện quản lý dự án ở Mỹ đưa ra một cấu trúc về quản lý dự án như sau: Sơ đồ 1. Sơ đồ các chu trình quản lý của QLDA Quản lý dự án Các quá trình cơ bản Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý chi phạm vi chất lượng thời hạn phí Các quá trình hoàn thành Quản lý TT Quản lý Quản lý Quản lý rủi liên lạc cung ứng nhân lực ro Quản lý dự án bao gồm quản lý 8 quá trình trong suốt chu kỳ của dự án.
Mỗi một quá trình có những kỹ thuật và công cụ riêng để sử dụng để đảm bảo thành công dự án. Trên cơ sở nắm vững bản chất của dự án và quản lý dự án nghiên cứu đề xuất mô hình quản lý dự án riêng cho từng loại dự án khác nhau. c- Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban QLDA Ban QLDA có các nhiệm vụ và quyền hạn sau: 4 - Thực hiện các thủ tục về giao nhận đất, xin cấp giấy phép xây dựng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phục vụ cho việc xây dựng công trình; - Chuẩn bị hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình để chủ đầu tư tổ chức thẩm định, phê duyệt theo quy định; - Lập hồ sơ mời dự thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu; - Đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà thầu theo uỷ quyền của chủ đầu tư; - Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình khi có đủ điều kiện năng lực; - Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng ký kết; - Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ sinh môi trường của công trình xây dựng; - Nghiệm thu, bàn giao công trình; - Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đưa vào khai thác, sử dụng. Trường hợp dự án thực hiện theo hình thức tổng thầu, ngoài việc phải thực hiện các nhiệm vụ theo quy định trên, Ban QLDA còn phải thực hiện các công việc sau: - Thoả thuận với tổng thầu về hồ sơ mời dự thầu, hồ sơ mời đấu thầu mua sắm thiết bị công nghệ chủ yếu và về chi phí mua sắm thiết bị thuộc tổng giá trị của hợp đồng; - Phê duyệt danh sách các nhà thầu phụ trong trường hợp chỉ định tổng thầu.
Quá trình hình thành và cơ sở pháp lý hoạt động của Ban quản lý dự án Khi áp dụng hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thì chủ đầu tư 5 phải thành lập Ban QLDA, trừ trường hợp dự án có quy mô nhỏ, đơn giản có tổng mức đầu tư dưới 1 tỷ đồng. Ban QLDA được đồng thời quản lý nhiều dự án khi có đủ điều kiện năng lực và được chủ đầu tư cho phép. Ban QLDA không được phép thành lập các Ban QLDA trực thuộc hoặc thành lập các đơn vị sự nghiệp có thu để thực hiện việc quản lý dự án.Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA do chủ đầu tư quyết định phù hợp với quy mô, tính chất, yêu cầu của dự án và nhiệm vụ, quyền hạn được chủ đầu tư giao. Ban QLDA có thể thuê tổ chức, cá nhân tư vấn để tham gia quản lý, giám sát khi không có đủ điều kiện, năng lực để tự thực hiện, nhưng phải được chủ đầu tư chấp thuận.
Đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình quy mô lớn, phức tạp hoặc theo tuyến thì Ban QLDA được phép thuê các tổ chức tư vấn để quản lý các dự án thành phần. Ban QLDA được ký hợp đồng thuê cá nhân, tổ chức tư vấn nước ngoài có kinh nghiệm, năng lực để phối hợp với Ban QLDA để quản lý các công việc ứng dụng công nghệ xây dựng mới mà tư vấn trong nước chưa đủ năng lực thực hiện hoặc có yêu cầu đặc biệt khác. Việc thuê tư vấn nước ngoài đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư cho phép. Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA gồm có giám đốc, các phó giám đốc, các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ; những người tham gia Ban QLDA có thể làm việc theo chế độ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.
Giám đốc, các phó giám đốc và những người phụ trách về kỹ thuật, kinh tế, tài chính phải có trình độ đại học thuộc chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực phụ trách và có kinh nghiệm làm việc chuyên môn tối thiểu 3 năm. Riêng đối với các dự án nhóm C ở vùng sâu, vùng xa thì các chức danh nêu trên có thể giao cho những người có trình độ cao đ ẳng hoặc trung cấp thuộc các chuyên ngành phù hợp. Ban QLDA được giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Sự khác nhau giữa Ban QLDA và tổ chức tư vấn quản lý dự án: Bảng 1.1: So sánh sự khác nhau giữa Ban QLDA và tổ chức tư vấn QLDA Ban quản lý dự án Tổ chức tư vấn quản lý dự án Về tổ chức - Do chủ đầu tư thành lập - Là một tổ chức được thành lập theo Luật doanh nghiệp Về nhiệm vụ - Ngoài những nhiệm vụ đã - Ngoài những nhiệm vụ đã nêu và quyền hạn nêu tại khoản 2 Điều 36 của tại khoản 3 Điều 37 của Nghị Nghị định 16/2005/NĐ-CP định 16/2005/NĐ-CP thì “Tuỳ thì “ Tuỳ theo đặc điểm cụ điều kiện của dự án, chủ đầu tư thể của dự án, chủ đầu tư có có thể giao các nhiệm vụ khác thể uỷ quyền cho Ban QLDA cho tư vấn QLDA và phải được thực hiện một phần hoặc ghi cụ thể trong hợp đồng ” toàn bộ các nhiệm vụ, quyền hạn của mình ” - Được quyền ra các quyết - Tư vấn các vấn đề để cấp định hành chính theo ủy thẩm quyền ra quyết định.