Chuyên đề tốt nghiệp giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa phương đông

Tổng hợp kiến thức Giải Pháp Nâng Cao Tính Chuyên Nghiệp Trong Tổ Chức Sự ..., tiếp cận khoa học, hỗ trợ học tập và nghiên cứu hiệu quả trong chuyên

• Tác giả: Đoàn Thu Huệ
• Chuyên ngành: Quản trị Quảng cáo
• Đề tài: Giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông
• Loại tài liệu: chuyên đề tốt nghiệp

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
• 1.1. Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam
• 1.2. Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của các công ty tổ chức sự kiện
• 1.3. Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của các doanh nghiệp đặt hàng
• 1.4. Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của người tiêu dùng
• 1.5. Những hoạt động chủ yếu của hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam
• 1.5.1. Sự kiện truyền hình
• 1.5.2. Sự kiện quảng bá sản phẩm mới
• 1.5.3. Sự kiện mang tính xã hội
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÍNH CHUYÊN NGHIỆP TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG

Tóm tắt

I. Giới thiệu về công ty cổ phần văn hóa Phương Đông

Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông được thành lập vào năm 2005, đã nhanh chóng khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao, công ty đã tận dụng cơ hội này để phát triển các dịch vụ của mình. Tổ chức sự kiện không chỉ là một hoạt động quảng bá sản phẩm mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Công ty đã xây dựng được lòng tin từ phía khách hàng và doanh nghiệp thông qua các sự kiện chất lượng cao, tạo dấu ấn mạnh mẽ trong tâm trí người tiêu dùng. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều thách thức mà công ty cần vượt qua để nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động của mình.

1.1. Tình hình tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ. Theo thống kê, ngành này tăng trưởng khoảng 30% mỗi năm, với nhiều công ty mới tham gia vào thị trường. Các công ty tổ chức sự kiện không chỉ cạnh tranh về giá cả mà còn về chất lượng dịch vụ. Sự kiện được xem như một công cụ hiệu quả để các doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu và tạo sự kết nối với khách hàng. Tuy nhiên, sự cạnh tranh gay gắt cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về tính chuyên nghiệp và sáng tạo trong từng sự kiện.

II. Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông

Hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông đã đạt được nhiều thành công nhất định. Công ty đã tổ chức nhiều sự kiện lớn, thu hút sự tham gia của đông đảo khách hàng và truyền thông. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong việc quản lý và thực hiện các sự kiện. Chuyên nghiệp hóa trong tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ. Công ty cần cải thiện quy trình làm việc, từ khâu lên kế hoạch đến thực hiện và đánh giá sau sự kiện. Việc thu thập phản hồi từ khách hàng cũng cần được chú trọng hơn để có thể điều chỉnh và hoàn thiện dịch vụ.

2.1. Đánh giá từ phía khách hàng

Khách hàng là yếu tố quyết định đến sự thành công của mỗi sự kiện. Theo khảo sát, phần lớn khách hàng đánh giá cao chất lượng tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông. Tuy nhiên, một số ý kiến cho rằng công ty cần cải thiện hơn nữa về mặt sáng tạo và tính độc đáo trong các chương trình. Việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ khách hàng sẽ giúp công ty nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo dựng được lòng tin vững chắc từ phía khách hàng.

III. Giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức sự kiện

Để nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện, công ty cổ phần văn hóa Phương Đông cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần xây dựng một quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả, từ khâu lên kế hoạch đến thực hiện và đánh giá. Thứ hai, công ty nên đầu tư vào đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Cuối cùng, việc áp dụng công nghệ vào tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng dịch vụ. Công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra những trải nghiệm mới mẻ cho khách hàng.

3.1. Đào tạo và phát triển nhân viên

Đào tạo nhân viên là một trong những yếu tố then chốt để nâng cao tính chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện. Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức và kỹ năng mới cho nhân viên. Việc này không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tạo động lực làm việc cho nhân viên. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ góp phần quan trọng vào sự thành công của mỗi sự kiện.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2010, cùng với sự tăng trưởng của nền kinh tế Việt Nam và quá trình hội nhập kinh tế quốc tế (gia nhập WTO), môi trường cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng diễn ra gay gắt. Hoạt động Marketing trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận và tạo dựng thiện cảm với người tiêu dùng. Trong hệ thống Marketing-mix (Mar-mix), các phương thức truyền thông truyền thống như quảng cáo trên truyền hình, báo chí hay các đợt giảm giá, khuyến mãi dần bộc lộ hạn chế về mặt chi phí và hiệu ứng tương tác. Ngược lại, hoạt động tổ chức sự kiện (Event) nổi lên như một công cụ xúc tiến hỗn hợp mang tính chuyên biệt, cho phép doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp khách hàng mục tiêu với chi phí tối ưu hơn.

Theo số liệu từ Công ty nghiên cứu thị trường FTA (dựa trên khảo sát 70 doanh nghiệp lớn tại Việt Nam), ngành tổ chức sự kiện trong nước đạt tốc độ tăng trưởng khoảng 30%/năm sau hơn 10 năm hình thành (từ khoảng năm 1995). Kết quả nghiên cứu cho thấy 66% doanh nghiệp tự tổ chức và 77% doanh nghiệp thuê ngoài các dịch vụ tổ chức sự kiện, với ngân sách dao động từ vài chục triệu đồng đến vài tỷ đồng cho mỗi chương trình.

Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông được thành lập vào ngày 18/05/2005 tại Hà Nội, hoạt động trong các lĩnh vực quảng cáo, truyền thông, sản xuất chương trình truyền hình và tổ chức sự kiện. Sau 5 năm vận hành, công ty đã tổ chức nhiều sự kiện văn hóa, thể thao và từ thiện xã hội có quy mô lớn. Tuy nhiên, trước áp lực cạnh tranh từ hơn 20 công ty chuyên về sự kiện trên địa bàn Hà Nội cùng nhiều doanh nghiệp truyền thông khác, hoạt động tổ chức sự kiện của công ty vẫn bộc lộ những điểm yếu về tính chuyên nghiệp trong khâu lập kế hoạch, cơ sở vật chất, quản lý rủi ro và tính liên kết nội bộ. Do đó, đề tài "Giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn nêu trên.

Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài xác định hai mục tiêu chính:

1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động tổ chức sự kiện nói riêng của Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông.
2. Nghiên cứu, đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức sự kiện của công ty.

Nhiệm vụ nghiên cứu

Để hiện thực hóa các mục tiêu trên, tác giả đặt ra 5 nhiệm vụ cụ thể:

1. Thu thập thông tin, tài liệu liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện của Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông.
2. Nghiên cứu dữ liệu thu thập để nắm bắt toàn diện tình hình tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
3. Phân tích thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty qua các năm (2005 - 2010).
4. Đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện nhằm xác định những thành công đạt được và các mặt hạn chế còn tồn tại.
5. Đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông và ý kiến phản hồi của người tiêu dùng tại Hà Nội về các sự kiện trên thị trường.
• Phạm vi không gian: Tập trung nghiên cứu tại các doanh nghiệp đối tác và công chúng tham gia các sự kiện do Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông tổ chức tại Hà Nội cùng một số địa bàn liên quan (Thừa Thiên Huế, TP. Hồ Chí Minh).
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động và số liệu tài chính được thu thập trong giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2010 (trọng tâm là số liệu chi tiết các năm 2007 - 2008).

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

Đề tài tiếp cận khái niệm "Tổ chức sự kiện" dưới ba góc nhìn chủ thể:

1. Góc nhìn công ty tổ chức sự kiện: Sự kiện là sản phẩm dịch vụ mang bản sắc riêng của từng đơn vị tổ chức, được thực hiện thông qua việc điều phối, kết nối các nguồn lực chuyên môn hóa bên ngoài (âm thanh, ánh sáng, địa điểm, nhân sự biểu diễn) dựa trên ý tưởng và kịch bản sáng tạo.
2. Góc nhìn doanh nghiệp đặt hàng: Tổ chức sự kiện là hoạt động xúc tiến hỗn hợp trong chiến lược Marketing, đóng vai trò là một khoản đầu tư ngắn hạn nhằm định vị hình ảnh sản phẩm/thương hiệu và mang lại giá trị nhận biết dài hạn trong tâm trí người tiêu dùng.
3. Góc nhìn người tiêu dùng: Sự kiện là không gian trải nghiệm trực tiếp, kết hợp giữa việc tiếp nhận thông tin sản phẩm và nhu cầu thưởng thức các hoạt động văn hóa, giải trí.

Tác giả phân loại hoạt động tổ chức sự kiện thành 4 nhóm chính tại thị trường Việt Nam:

• Sự kiện truyền hình: Các chương trình gameshow, talkshow, liveshow ca nhạc có sự phối hợp với đài truyền hình (như "Sao mai điểm hẹn" của Đông Tây Promotion).
• Sự kiện quảng bá sản phẩm mới: Các hoạt động ra mắt, dùng thử sản phẩm gắn liền với hoạt động cộng đồng (như chuỗi sự kiện của Omo do Coon Events thực hiện).
• Sự kiện mang tính xã hội: Các chương trình vận động, tiếp thị hình ảnh đất nước hoặc gây quỹ từ thiện (như "Hành trình tiếp thị hình ảnh Việt Nam" do Golden Event thực hiện với tài trợ của MobiFone).
• Sự kiện mang tính chất tập đoàn: Các lễ kỷ niệm thành lập, hội nghị khách hàng có ngân sách lớn nhằm củng cố văn hóa nội bộ và quan hệ đối tác (như sự kiện 10 năm Honda Việt Nam).

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng bao gồm:

• Phương pháp nghiên cứu tại bàn (Desk Research): Thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, báo cáo quản trị nội bộ của phòng Kế toán Công ty Phương Đông, các nghiên cứu ngành từ FTA, cùng tài liệu chuyên ngành Marketing.
• Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: Sử dụng công cụ điều tra bảng hỏi, phỏng vấn trực tiếp người dân tại Hà Nội và quan sát thực tế tại các sự kiện.
• Phương pháp phân tích - tổng hợp và hệ thống tư duy: Xử lý các số liệu thống kê để rút ra các luận điểm khoa học về nhận thức của công chúng và năng lực của doanh nghiệp.
• Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đánh giá hoạt động của Công ty Phương Đông với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường (Vietba Media, VIP Media, Green Media).
• Phân tích ma trận SWOT: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Dữ liệu khảo sát người tiêu dùng

Khảo sát thực địa về nhận thức của người dân Hà Nội đối với sự kiện cho thấy:

Chỉ tiêu khảo sát	Tỷ lệ ghi nhận (%)
Từng tham dự/chứng kiến ít nhất 1 sự kiện	90,0%
Đã tham dự/chứng kiến 2 sự kiện	56,0%
Đã tham dự/chứng kiến từ 3 sự kiện trở lên	38,0%
Nhận định sự kiện là hoạt động giới thiệu sản phẩm	58,0%
Nhận định sự kiện là chương trình giải trí	35,0%
Đánh giá sự kiện mang tính hấp dẫn	45,0%
Đánh giá cao tính sáng tạo của sự kiện	38,0%
Đánh giá sự kiện có không khí sôi động	26,0%
Thích loại hình biểu diễn nghệ thuật	67,0%
Hào hứng với gameshow có tương tác trực tiếp	55,0%
Thích sự kiện có dùng thử sản phẩm hoặc tặng quà	88,0%

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông

Chương 1 khái quát quá trình hình thành ngành sự kiện tại Việt Nam từ năm 1995 đến năm 2010 và giới thiệu toàn diện về Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông.

• Thông tin doanh nghiệp: Thành lập ngày 18/05/2005; Tên giao dịch quốc tế: Oriental Culture Joint Stock Company (Oriental Culture JSC); Vốn điều lệ ban đầu: 10 tỷ đồng; Trụ sở chính đặt tại Số 19 – Lô 13B – Đường Trung Yên 3, Phố Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. Giám đốc kiêm Chủ tịch HĐQT là bà Trịnh Thị Thu Hiền.
• Cơ cấu tổ chức: Gồm HĐQT, Ban Giám đốc và 3 khối chức năng:
  • Khối sản xuất: Gồm các xưởng sản xuất và Phòng Kỹ thuật (2 nhân viên thiết kế sử dụng thành thạo phần mềm CAD, Autodesk, Corel, Photoshop; 1 nhân viên biên dịch).
  • Khối kinh doanh: Gồm Phòng Kinh doanh sự kiện (12 nhân viên) chia thành 3 bộ phận: Bộ phận Kế hoạch, Bộ phận Tìm kiếm & Chăm sóc khách hàng, Bộ phận Thực hiện tổ chức sự kiện.
  • Khối hành chính: Gồm Phòng Hành chính (1 nhân viên) và Phòng Kế toán (2 nhân viên).
• Cơ cấu nhân sự: Tổng số 20 nhân viên với trình độ chuyên môn cao: 1 nhân sự trình độ Trên đại học/Tiến sĩ (chiếm 5%), 17 nhân sự trình độ Đại học (chiếm 85%), 2 nhân sự trình độ Cao đẳng/Trung cấp (chiếm 10%). Mức lương cơ bản đạt 3.000.000 đồng/người/tháng.
• Năng lực tài chính: Tiền mặt tại quỹ năm 2007 đạt gần 250 triệu đồng, tiền gửi ngân hàng hơn 2 tỷ đồng (tổng lượng tiền xấp xỉ 3 tỷ đồng, chiếm 71,94% tài sản lưu động). Năm 2008, tiền mặt tại quỹ tăng lên hơn 400 triệu đồng và tiền gửi ngân hàng đạt hơn 3 tỷ đồng (chiếm 68,27% tài sản lưu động). Nợ phải trả năm 2007 chiếm 5,02% cơ cấu vốn (nguồn vốn chủ sở hữu chiếm ~94%); năm 2008 tỷ lệ nợ phải trả tăng lên mức 8%.

Bảng ma trận SWOT của Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông:

Yếu tố	Nội dung phân tích
Điểm mạnh (S)	- Đội ngũ nhân sự trẻ trung, có trình độ đại học, linh hoạt và năng động. - Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan quản lý ban ngành và các cơ quan báo chí, truyền hình. - Tạo được dấu ấn với các sự kiện mang tính xã hội và cộng đồng sâu sắc.
Điểm yếu (W)	- Nhân viên còn làm việc mang tính cá nhân riêng lẻ, tính phối hợp tập thể chưa cao. - Cơ sở vật chất kỹ thuật còn thiếu thốn, phụ thuộc lớn vào việc thuê ngoài trang thiết bị. - Một số chương trình sự kiện chưa có sự đột phá về nội dung và hình thức dàn dựng.
Cơ hội (O)	- Doanh nghiệp trong nước ngày càng nhận thức rõ vai trò của sự kiện trong phát triển thương hiệu. - Kinh tế phục hồi sau suy thoái, nhu cầu quảng bá và xúc tiến thương mại tăng trưởng.
Thách thức (T)	- Cạnh tranh gay gắt từ hơn 20 công ty tổ chức sự kiện và các tập đoàn truyền thông đa quốc gia. - Biến động kinh tế khiến các doanh nghiệp có xu hướng cắt giảm ngân sách truyền thông, Marketing.

---

Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông

Chương 2 tập trung phân tích bối cảnh cạnh tranh, rà soát các chương trình sự kiện đã thực hiện và đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2005 - 2010.

• Môi trường cạnh tranh: Phân tích 3 đối thủ tiêu biểu tại Hà Nội:
  • Vietba Media: Thành lập năm 1999, sở hữu thế mạnh về sự kiện truyền hình ("Con đường âm nhạc", "Chúc mừng sinh nhật", "Cuồng nhiệt cùng bóng đá" trên VTV).
  • VIP Media: Thành lập xưởng sản xuất thiết bị từ năm 2001, ra mắt thương hiệu năm 2005, có thế mạnh tự chủ về thiết bị và cung cấp nhân sự sự kiện.
  • Green Media (Truyền thông Xanh): Thành lập năm 2007 bởi Tập đoàn TKV, Ancom và Đại Dương, sở hữu tiềm lực tài chính lớn và chương trình "Truyền hình xanh" trên VTC/Đài Quảng Ninh.
• Các sự kiện tiêu biểu của Phương Đông qua từng năm:
  • Năm 2005: Tổ chức chương trình nghệ thuật "Sóng đàn Thăng Long" kỷ niệm 995 năm Thăng Long - Hà Nội (truyền hình trực tiếp trên Đài Hà Nội ngày 09/10/2005 tại Cung VH Hữu Nghị) và "Giải bóng chuyền nữ các đội mạnh năm 2005 - Cúp Báo Thể thao Việt Nam" (14 - 20/10/2005 tại Bảo Long).
  • Năm 2006: Tổ chức "Âm vang bản hùng ca tuổi trẻ" (kỷ niệm 75 năm Đoàn TNCS Hồ Chí Minh), "Giải bóng chuyền nam các đội mạnh Châu Á" (21 - 28/05/2006), "Festival Huế - Âm sắc Huế" (21 - 30/05/2006), chương trình nghệ thuật "Đẹp mãi hoa Tràng An" (VTV3, 07/10/2006) và đêm từ thiện "Tấm lòng Việt" (VTV1, 12/11/2006).
  • Năm 2007: Đêm nghệ thuật từ thiện "Nguồn sáng" (VTV1, 03/04/2007 tại Nhà hát Lớn Hà Nội, quyên góp hơn 5,15 tỷ đồng cho cuộc vận động Cả nước chung tay cùng thủy điện Sơn La), "Giải vô địch bóng đá U16 Quốc tế" (VTV3, 25/07 - 02/08/2007) và "Lễ hội Bia Việt Nam 2007" (10 - 12/08/2007 tại Triển lãm Giảng Võ với 3 chủ đề: Đêm hội "Hương vị tình yêu", "Đêm hội lấp lánh" gắn với hội thảo WTO và ngày hội trò chơi PG).
  • Năm 2008: Cầu truyền hình trực tiếp Hà Nội - TP.HCM "Vì trái tim trẻ thơ" hỗ trợ kinh phí mổ tim cho trẻ em nghèo và chương trình "Ước mơ hồng" (VTV1, 13/09/2008 quyên góp quỹ Giúp bạn đến trường).
  • Năm 2009: Chương trình "Nửa thế kỷ vang khúc quân hành" kỷ niệm 50 năm Bộ đội Biên phòng (VTV1, 28/02/2009), "Ngày hội trẻ em lang thang đường phố và trẻ em nghèo hiếu học" (19 - 20/09/2009 tại Dinh Thống Nhất và đêm truyền hình VTV "Em kể chuyện này và em mơ" ngày 20/09), "Lễ hội đồ uống 2009 / Lễ hội Bia 2009" (25 - 27/09/2009 tại Cung VH Hữu Nghị, khai mạc "Hương vị cuộc sống" trên VTV1 với cuộc thi uống bia thu hút 200 thí sinh) và biểu diễn thời trang "Canifa Night" (12/12/2009).

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Phương Đông (2007 - 2008):

Chỉ tiêu	Năm 2007 (đồng)	Năm 2008 (đồng)	Chênh lệch (%)
1. Doanh thu thuần	10.070.000.000	11.000.000.000	+9,24%
- Doanh thu tổ chức sự kiện (70%)	7.049.000.000	9.023.000.000	+28,00%
- Doanh thu quảng cáo, PR (30%)	3.021.000.000	1.977.000.000	-34,56%
2. Tỷ lệ giá vốn & chi phí quản lý / Doanh thu	98,16%	94,85%	-3,31%
3. Lợi nhuận trước thuế	195.000.000	-	-
4. Thuế thu nhập doanh nghiệp	54.600.000	-	-
5. Lợi nhuận sau thuế	140.400.000	409.125.600	+191,40%

• Đánh giá hoạt động:
  • Thành công: Khoảng 90% chương trình là sự kiện cộng đồng, xã hội có sức lan tỏa lớn; hầu hết các sự kiện trọng điểm đều được phát sóng trực tiếp trên các kênh sóng quốc gia (VTV1, VTV3), tạo uy tín với nhà tài trợ.
  • Hạn chế: Quy mô công ty nhỏ khiến khả năng tiếp cận các đề án thương mại lớn bị hạn chế; phụ thuộc nhiều vào việc thuê ngoài dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, địa điểm, nghệ sĩ); nghệ sĩ biểu diễn đôi khi chưa nắm rõ thông điệp chương trình; địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội và TP.HCM gặp tình trạng "vừa thừa vừa thiếu" về tiêu chuẩn kỹ thuật.

---

Chương 3: Đề xuất các giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông

Trên cơ sở phân tích thực trạng, chương 3 đề xuất 3 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Hoàn thiện hệ thống nhận diện thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp

• Chuẩn hóa logo và màu sắc: Ứng dụng logo PHUONGDONG media đồng bộ trên toàn bộ ấn phẩm văn phòng (phong bì thư, hòm thư, profile giới thiệu dự án, hồ sơ mời tài trợ) và giao diện website.
• Thống nhất khẩu hiệu (Slogan): Thay vì sử dụng tản mạn nhiều câu khẩu hiệu, công ty cần thống nhất thông điệp cốt lõi: "Sự lựa chọn số 1 dành cho bạn" nhằm khẳng định cam kết về chất lượng và tính độc đáo.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Thiết kế lại đồng phục nhân viên đảm bảo tính tiện lợi và phong cách chuyên nghiệp; duy trì các hoạt động thăm hỏi, dã ngoại gắn kết nội bộ và thiết lập quy tắc ứng xử chuẩn mực với khách hàng.

2. Nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch sự kiện

• Phân công một nhân sự chịu trách nhiệm chính (Project Leader) điều phối toàn bộ sự kiện từ đầu đến cuối.
• Xác định chủ đề xuyên suốt rõ ràng để định hướng cho các khâu thiết kế, truyền thông và kịch bản chương trình.
• Duy trì chế độ họp giao ban định kỳ hàng tuần để kiểm soát tiến độ công việc, kiểm tra sớm hợp đồng địa điểm và quy trình gửi giấy mời, tránh các sai sót sát ngày diễn ra sự kiện.

3. Chuẩn hóa quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Xây dựng quy trình chuẩn hóa gồm 6 bước khép kín:

1. Hình thành chủ đề sự kiện.
2. Viết chương trình và kịch bản chi tiết.
3. Hoạch định nguồn lực và ngân sách dự toán.
4. Thực hiện kế hoạch có kèm hoạt động giám sát chặt chẽ.
5. Tổ chức sự kiện và kiểm soát vận hành thực tế.
6. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho và tổ chức họp rút kinh nghiệm.

Quy trình trên phải luôn gắn liền với công tác kiểm soát chi phí, quản trị rủi ro phát sinh và đảm bảo các ràng buộc pháp lý, đạo đức văn hóa.

---

Kết quả và đóng góp

• Hệ thống hóa số liệu thực chứng: Đề tài đã phản ánh bức tranh tài chính và cơ cấu dịch vụ của Công ty Phương Đông giai đoạn 2007 - 2008. Hoạt động sự kiện đã vươn lên thành mảng kinh doanh chủ lực (chiếm 70% tổng doanh thu), giúp lợi nhuận sau thuế năm 2008 tăng 191,4% so với năm 2007.
• Xác lập mô hình giải pháp thực tiễn: Tác giả đã chỉ ra các hạn chế cố hữu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện quy mô vừa và nhỏ (thiếu hụt cơ sở vật chất, phụ thuộc vào nhà thầu phụ, nhân sự làm việc rời rạc), từ đó đề xuất quy trình quản lý sự kiện 6 bước và hệ thống nhận diện thương hiệu đồng bộ.
• Đóng góp về mặt nhận thức: Đề tài làm rõ vai trò của các sự kiện mang tính xã hội, phi thương mại (như các chương trình mổ tim nhân đạo, lễ hội văn hóa) trong việc tạo dựng giá trị thương hiệu gián tiếp nhưng bền vững cho các doanh nghiệp tài trợ.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Số liệu khảo sát thực tế và phân tích tài chính chỉ giới hạn trong phạm vi hoạt động của Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông và mẫu khảo sát người tiêu dùng tại khu vực Hà Nội giai đoạn 2005 - 2010. Đề tài chưa xây dựng được mô hình định lượng đánh giá tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI) cụ thể cho các đơn vị tài trợ sự kiện.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang các loại hình sự kiện doanh nghiệp thuần túy (B2B events, hội nghị khách hàng, ra mắt công nghệ) trên phạm vi toàn quốc; nghiên cứu ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại và chuyển đổi số trong quy trình điều phối sự kiện.

---

Giá trị tham khảo

• Đối với sinh viên và học viên: Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Quản trị Quảng cáo, Marketing, Quan hệ công chúng (PR) và Quản trị kinh doanh trong việc xây dựng cấu trúc chuyên đề tốt nghiệp, thiết kế ma trận SWOT ngành dịch vụ và thu thập dữ liệu sơ cấp/thứ cấp.
• Đối với các doanh nghiệp sự kiện: Phần phân tích quy trình tổ chức sự kiện 6 bước, kinh nghiệm xử lý khủng hoảng địa điểm/nhân sự biểu diễn và phương pháp tối ưu hóa chi phí thuê ngoài mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho các công ty truyền thông quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông được thành lập khi nào và có cơ cấu vốn như thế nào?
Công ty được thành lập vào ngày 18/05/2005 với vốn điều lệ ban đầu là 10 tỷ đồng, trụ sở chính tại Cầu Giấy, Hà Nội. Trong cơ cấu vốn năm 2007, vốn chủ sở hữu chiếm khoảng 94% và nợ phải trả chiếm 5,02%; sang năm 2008, nợ phải trả tăng lên mức 8%.

2. Mảng tổ chức sự kiện đóng góp bao nhiêu phần trăm trong tổng doanh thu của công ty?
Hoạt động tổ chức sự kiện là dịch vụ chủ lực, chiếm 70% tổng doanh thu của công ty (năm 2007 đạt 7,049 tỷ đồng và năm 2008 đạt hơn 9,023 tỷ đồng, tăng trưởng 28%). 30% doanh thu còn lại đến từ hoạt động quảng cáo và quan hệ công chúng.

3. Kết quả khảo sát của tác giả về thị hiếu của người tiêu dùng Hà Nội đối với các loại hình sự kiện như thế nào?
Kết quả khảo sát ghi nhận 88% người tiêu dùng thích các sự kiện có kèm hoạt động dùng thử sản phẩm hoặc tặng quà; 67% thích các chương trình biểu diễn nghệ thuật; 55% hào hứng với các gameshow có tính tương tác trực tiếp; 45% đánh giá sự kiện hấp dẫn và 38% đánh giá cao tính sáng tạo.

4. Theo nghiên cứu của FTA được trích dẫn trong văn bản, ngành sự kiện Việt Nam có đặc điểm gì?
Ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam tăng trưởng với tốc độ khoảng 30%/năm (sau hơn 10 năm phát triển từ năm 1995). Kết quả khảo sát 70 doanh nghiệp lớn cho thấy 66% công ty tự làm và 77% công ty thuê ngoài các hoạt động sự kiện, với ngân sách từ vài chục triệu đến vài tỷ đồng mỗi chương trình.

5. Tác giả đề xuất quy trình tổ chức sự kiện chuẩn hóa gồm những bước nào?
Quy trình chuẩn hóa gồm 6 bước: (1) Hình thành chủ đề; (2) Viết chương trình; (3) Hoạch định; (4) Thực hiện kế hoạch có kèm giám sát; (5) Tổ chức sự kiện và kiểm soát; (6) Kết thúc, chuyển đồ đạc về kho và họp rút kinh nghiệm.

---

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Đoàn Thu Huệ đã phản ánh toàn diện thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty Cổ phần Văn hóa Phương Đông trong 5 năm đầu thành lập (2005 - 2010). Thông qua việc phân tích dữ liệu tài chính, khảo sát người tiêu dùng và lập ma trận SWOT, đề tài đã chỉ rõ những thành tựu nổi bật trong các chuỗi sự kiện cộng đồng cùng các nút thắt về tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Hệ thống giải pháp về chuẩn hóa nhận diện thương hiệu, nâng cao năng lực lập kế hoạch và quy trình vận hành 6 bước cung cấp định hướng thực tiễn có giá trị, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường truyền thông - sự kiện.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 - Tổng quan về Công ty cỗ phần văn hóa Phương Đông Chương 2 — Thực trạng hoạt động tô chức sự kiện của Công ty cỗ phần văn hóa Phương Đông. Chương 3 — Đề xuất các giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cỗ phần văn hóa Phương Đông. SV: Doan Thu Huệ 4 Lép: Quản trị Quảng cáo 48 Chuyên đề tốt nghiệp 5 CHUONG 1 TONG QUAN VE CONG TY CO PHAN VAN HOA PHUONG DONG 1.1 Tống quan về hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam 1.1 Quan niệm “Tổ chức sự kiện” Việt Nam Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của các công ty tổ chức sự kiện Hiện nay, tại Việt Nam có khoảng 20 công ty chuyên tô chức về tô chức sự kiện cùng rất nhiều các công ty quảng cáo hỗ trợ các công đoạn khác. Do sự phát triển mới đang ở giai đoạn đầu nên quá trình tổ chức cũng như nhận thức của các công ty vẫn còn nhiêu điểm mang tính kinh nghiệm, chưa khái quát thành lý luật thực tiễn nhằm đào tạo cho các lớp kế cận.

Tuy nhiên cần phải nói thêm rằng các công ty tổ chức sự kiện Việt Nam nắm bắt tương đối tốt các xu thế chung của sự kiện thế giới, do vậy các sản phẩm họ tạo ra vẫn có sức lôi cuốn riêng. Qua tổng kết từ một số công ty tổ chức sự kiện có thể nhận thấy một số quan điểm của họ đối với sự kiện Việt Nam như Sau: Sự kiện là một sản phẩm mang nét đặc trưng của các công ty. Mỗi công ty tổ chức sự kiện đều tự tìm một thế mạnh riêng dé khai thác và tạo ra lợi thé so sánh với các đối thủ cạnh tranh. Chính vì vậy, theo quan điểm của mỗi nhà tô chức, mỗi chương trình đều phải mang theo tỉnh thần chung của công ty với mục đích thu hút khách hàng (chính là các doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện).

Các công ty lớn và có truyền thông như Vinaxad tập trung định vị hình ảnh như một đơn vị tô chức hội chợ triển lãm hàng đầu Việt Nam, cách thức tổ chức của họ được nhận định là hoàn hảo và đảm bảo tính hiệu quả và khuyếch trương thương hiệu cho các doanh nghiệp tham gia. Công ty Đông Tây Promotion lại tạo được mối quan hệ với Đài truyền hình nên rất nhiều các show lớn đều lọt vào tay của công ty này. Công ty Coon Event là một doanh nghiệp nhỏ nhưng bản thân họ lại thích nghi rất nhanh với sự phát triển của thị trường Event khi các công ty cần quảng bá sản phâm mới, họ đã tận dụng kha năng của mình dé có các hợp đồng lớn. Về lĩnh vực tổ chức sự kiện mang tính cộng đồng xã hội, công ty Golden Event đang dan chiêm ưu thê do khả năng mang đên sự đột biên va tạo ra những giá tri gan liên với lợi SV: Doan Thu Huệ 5 Lép: Quản trị Quảng cáo 48 Chuyên đề tốt nghiệp 6 ích của cộng đồng.

Có thé nói rằng mặc dù tổ chức sự kiện là một thị trường rộng lớn với nhu cầu không ngừng gia tăng từ phía các doanh nghiệp nhưng bản thân mỗi công ty tô chức sự kiện đều nhắn mạnh vào một lĩnh vực cụ thé dé tạo dấu ấn riêng cho thương hiệu của mình. Vì vậy, dù không cung cấp quá nhiều loại hình dịch vụ, họ vẫn phát triển không ngừng do giành được lòng tin nơi khách hàng về chất lượng sản phẩm. Tổ chức sự kiện là một thị trượng rộng lớn đang không ngừng mở rộng, tuy nhiên cung không đủ cầu. Ngày nay, các doanh nghiệp ngày một quan tâm hơn đến việc nâng tầm mọi hoạt động của mình thành sự kiện.

Họ là thé dé tạo một hình ảnh mới về thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng và cũng bớt đi tính đơn điệu vốn có ở phần nghi thức của các hoạt động này. Theo kết quả nghiên cứu của Công ty nghiên cứu thị trượng FTA, dựa trên phỏng van trực tiếp 70 doanh nghiệp lớn ở Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện trong nước đang tăng trưởng với tốc độ khoảng 30%/ năm, sau hơn 10 năm hình thành. 66% các công ty tự làm và 77 % các công ty thuê làm các hoạt động tổ chức sự kiện. Hang năm, mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu tổ chức một vài sự kiện.

Sự kiện nhỏ thì diễn ra trong vài giờ, còn sự kiện lớn thì triển khai thành các chiến dịch kéo dài cả năm. Kinh phí tổ chức dao động từ vài chục triệu đến vài ty đồng. Vào khoảng năm 1995, khi hoạt động tổ chức sự kiện bắt đầu ở Việt Nam, thì trường này gần như bỏ nhỏ cho vài công ty quảng cáo nước ngoài. Tuy nhiên, sau đó các công ty nhỏ và vừa của Việt Nam như Max Communicartions, Galaxy, Venus dan chiém thi phan, Nhu vậy, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tô chức sự kiện vẫn còn rất nhiều cơ hội dé phát triển một loại hình hoạt động rất hiệu quả của mình.

Tổ chức sự kiện là một quá trình hợp tác lâu dài và toàn diện giữa nhiều đối tác khác nhau. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một nguồn lực có hạn, do vậy việc chuyên môn hóa các công đoạn của quá trình tổ chức sự kiện được xem như giải pháp tối ưu giúp các nhà tô chức chuyên nghiệp hoàn thiện chương trình của mình. Hiện nay, ngoại trừ khâu ý tưởng kịch bản, thé hiện tính sáng tạo riêng của mỗi công ty, việc thuê thêm các nguồn lực bên ngoài hỗ trợ cho các chương trình là một hoạt động thường thấy ở các công ty chuyên nghiệp. Một công ty có thể có không quá 10 nhân viên nhưng họ có trách nhiệm điều phối những nguồn lực được huy động từ bên ngoài như âm thanh ánh sáng, liên hệ địa SV: Doan Thu Huệ 6 Lép: Quản trị Quảng cáo 48 Chuyên đề tốt nghiệp 7 điểm, các trang thiết bị cần thiết, khách mời, người biểu diễn.

do vậy các công việc này chủ yếu do các công ty chuyên trách thực hiện, công ty tổ chức chỉ là người điều phối các hoạt động ăn khớp và vận hành một cách nhất quán theo những ý tưởng của kịch bản. Trong sự phát triển như vậy nên các công ty thiết lập những mối quan hệ rất bền chặt, tạo cơ hội cho việc chuyên nghiệp hóa các hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam. 2 Tô chức sự kiện dưới góc nhìn cua các doanh nghiệp dat hang A Hiện nay các doanh nghiệp ngày càng chú trọng tới các hoạt động nham nâng cao vi thế hình ảnh của mình, đặc biệt là các hoạt động tô chức sự kiện. Đứng dưới góc độ của các doanh nghiệp có thê hiệu tô chức sự kiện theo những vân dé sau: Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động xúc tiến hỗn hợp, có vai trò chủ yếu là khang định hình anh của sản phẩm hoặc của công ty, nâng cao uy tín thương hiệu, tạo sự biết đến và khắc sâu trong tâm trí người tiêu dùng.

Như vậy, hoạt động tổ chức sự kiện được xem như một khoản đầu tư trong ngắn hạn của các doanh nghiệp với mong muốn tạo dựng giá trị thương hiệu trong tương lai. Chính vì vậy các doanh nghiệp thường xuyên cân nhac về việc lựa chọn hình thức t6 chức cũng như công ty tô chức. Tùy từng loại sản phẩm hoặc từng lĩnh vực mà các công ty muốn tô chức sự kiện theo những cách khác nhau. Tuy nhiên, yêu cầu chung của các doanh nghiệp đều là các sự kiện phải tạo dựng được ấn tượng với người tiêu dùng, cho phép công ty tiếp cận với người tiêu dùng một cách nhanh nhất và sâu đậm nhất.

Nhiều công ty lớn có riêng một bộ phận chuyên lo làm sự kiện vì những sản phẩm của họ thường xuyên được đổi mới, tổ chức sự kiện sẽ cho phép họ quảng bá sản phẩm một cách rộng rãi và chuyên sâu hon. Tổ chức sự kiện được xem như một khoản đầu tư ngắn hạn cho hiệu quả trong dài hạn. Các doanh nghiệp sẵn sang đầu tư một khoản tiền lớn cho một series chương trình dành cho thanh thiếu niên, với mục tiêu thu hút sự chú ý của giới trẻ cho các sản phẩm của mình. Có thé trước mắt họ chưa có khả năng mua sản phâm, nhưng giá trị thương hiệu đã in đậm trong tâm trí của họ, trong tương lai, họ sẽ là những khách hàng trung thành của công ty.

Hoạt động tô chức sự kiện là một phần trong chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Mọi mục tiêu của các chương trình đều phải gắn liền với mục tiêu Marketing nói riêng, mục tiêu của toàn công ty nói chung. SV: Doan Thu Huệ 7 Lép: Quản trị Quảng cáo 48 Chuyên đề tốt nghiệp 8 Tô chức sự kiện dưới góc nhìn của người tiêu dùng Tổ chức sự kiện là những chương trình giúp người tiêu dùng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp hoặc sản phẩm của doanh nghiệp. Theo những số liệu được thống kê qua cuộc nghiên cứu này, khoảng 90% người dân Hà Nội được hỏi cho biết đã tham dự hoặc chứng kiến ít nhất một sự kiện, 56% đã tham dự hoặc chứng kiến 2 sự kiện, 38 % đã tham dự hoặc chứng kiến 3 sự kiện trở lên.

Khoảng 58% cho rằng các sự kiện chỉ là các hoạt động nhằm giới thiệu các sản phẩm của doanh nghiệp, 35% cho rằng sự kiện là các chương trình giải trí. Như vậy có thê thấy rằng, người dân vẫn chủ yếu nhìn nhận sự kiện như một hoạt động quảng cáo có kèm theo hình thức giải trí nhằm làm tăng tính hấp dẫn. Tổ chức sự kiện là những hoạt động thật sự hấp dẫn và có tính cuốn hút. Cũng trong cuộc điều tra, kết quả cho thấy 45% thấy Event hấp dẫn, 38% đánh giá cao tính sáng tạo, 26% thay sôi động.

Đối với người tiêu dùng, nhu cầu thưởng thức là một nhu cầu được ưu tiên khi cuộc sống khá lên, điều này đã thúc đây việc họ nhận thức một cách tích cực về các sự kiện được tổ chức. Người tiêu dùng tiếp nhận chúng một cách thoải mái và tương đối thích thú, tuy nhiên có sự khác nhau về sở thích đối với các loại hình sự kiện: 67% thích các chương trình biểu diễn nghệ thuật, 55% hào hứng với các gameshow có sự tương tác trực tiếp với người tham dự hoặc chứng kiên, 88% thích các sự kiện có kèm theo hình thức dùng thử hoặc tặng quà.