Chương 1 - Tổng quan về Công ty cỗ phần văn hóa Phương Đông Chương 2 — Thực trạng hoạt động tô chức sự kiện của Công ty cỗ phần văn hóa Phương Đông. Chương 3 — Đề xuất các giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cỗ phần văn hóa Phương Đông. SV: Doan Thu Huệ 4 Lép: Quản trị Quảng cáo 48 Chuyên đề tốt nghiệp 5 CHUONG 1 TONG QUAN VE CONG TY CO PHAN VAN HOA PHUONG DONG 1.1 Tống quan về hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam 1.1 Quan niệm “Tổ chức sự kiện” Việt Nam Tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của các công ty tổ chức sự kiện Hiện nay, tại Việt Nam có khoảng 20 công ty chuyên tô chức về tô chức sự kiện cùng rất nhiều các công ty quảng cáo hỗ trợ các công đoạn khác. Do sự phát triển mới đang ở giai đoạn đầu nên quá trình tổ chức cũng như nhận thức của các công ty vẫn còn nhiêu điểm mang tính kinh nghiệm, chưa khái quát thành lý luật thực tiễn nhằm đào tạo cho các lớp kế cận.
Tuy nhiên cần phải nói thêm rằng các công ty tổ chức sự kiện Việt Nam nắm bắt tương đối tốt các xu thế chung của sự kiện thế giới, do vậy các sản phẩm họ tạo ra vẫn có sức lôi cuốn riêng. Qua tổng kết từ một số công ty tổ chức sự kiện có thể nhận thấy một số quan điểm của họ đối với sự kiện Việt Nam như Sau: Sự kiện là một sản phẩm mang nét đặc trưng của các công ty. Mỗi công ty tổ chức sự kiện đều tự tìm một thế mạnh riêng dé khai thác và tạo ra lợi thé so sánh với các đối thủ cạnh tranh. Chính vì vậy, theo quan điểm của mỗi nhà tô chức, mỗi chương trình đều phải mang theo tỉnh thần chung của công ty với mục đích thu hút khách hàng (chính là các doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện).
Các công ty lớn và có truyền thông như Vinaxad tập trung định vị hình ảnh như một đơn vị tô chức hội chợ triển lãm hàng đầu Việt Nam, cách thức tổ chức của họ được nhận định là hoàn hảo và đảm bảo tính hiệu quả và khuyếch trương thương hiệu cho các doanh nghiệp tham gia. Công ty Đông Tây Promotion lại tạo được mối quan hệ với Đài truyền hình nên rất nhiều các show lớn đều lọt vào tay của công ty này. Công ty Coon Event là một doanh nghiệp nhỏ nhưng bản thân họ lại thích nghi rất nhanh với sự phát triển của thị trường Event khi các công ty cần quảng bá sản phâm mới, họ đã tận dụng kha năng của mình dé có các hợp đồng lớn. Về lĩnh vực tổ chức sự kiện mang tính cộng đồng xã hội, công ty Golden Event đang dan chiêm ưu thê do khả năng mang đên sự đột biên va tạo ra những giá tri gan liên với lợi SV: Doan Thu Huệ 5 Lép: Quản trị Quảng cáo 48 Chuyên đề tốt nghiệp 6 ích của cộng đồng.
Có thé nói rằng mặc dù tổ chức sự kiện là một thị trường rộng lớn với nhu cầu không ngừng gia tăng từ phía các doanh nghiệp nhưng bản thân mỗi công ty tô chức sự kiện đều nhắn mạnh vào một lĩnh vực cụ thé dé tạo dấu ấn riêng cho thương hiệu của mình. Vì vậy, dù không cung cấp quá nhiều loại hình dịch vụ, họ vẫn phát triển không ngừng do giành được lòng tin nơi khách hàng về chất lượng sản phẩm. Tổ chức sự kiện là một thị trượng rộng lớn đang không ngừng mở rộng, tuy nhiên cung không đủ cầu. Ngày nay, các doanh nghiệp ngày một quan tâm hơn đến việc nâng tầm mọi hoạt động của mình thành sự kiện.
Họ là thé dé tạo một hình ảnh mới về thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng và cũng bớt đi tính đơn điệu vốn có ở phần nghi thức của các hoạt động này. Theo kết quả nghiên cứu của Công ty nghiên cứu thị trượng FTA, dựa trên phỏng van trực tiếp 70 doanh nghiệp lớn ở Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện trong nước đang tăng trưởng với tốc độ khoảng 30%/ năm, sau hơn 10 năm hình thành. 66% các công ty tự làm và 77 % các công ty thuê làm các hoạt động tổ chức sự kiện. Hang năm, mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu tổ chức một vài sự kiện.
Sự kiện nhỏ thì diễn ra trong vài giờ, còn sự kiện lớn thì triển khai thành các chiến dịch kéo dài cả năm. Kinh phí tổ chức dao động từ vài chục triệu đến vài ty đồng. Vào khoảng năm 1995, khi hoạt động tổ chức sự kiện bắt đầu ở Việt Nam, thì trường này gần như bỏ nhỏ cho vài công ty quảng cáo nước ngoài. Tuy nhiên, sau đó các công ty nhỏ và vừa của Việt Nam như Max Communicartions, Galaxy, Venus dan chiém thi phan, Nhu vậy, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tô chức sự kiện vẫn còn rất nhiều cơ hội dé phát triển một loại hình hoạt động rất hiệu quả của mình.
Tổ chức sự kiện là một quá trình hợp tác lâu dài và toàn diện giữa nhiều đối tác khác nhau. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một nguồn lực có hạn, do vậy việc chuyên môn hóa các công đoạn của quá trình tổ chức sự kiện được xem như giải pháp tối ưu giúp các nhà tô chức chuyên nghiệp hoàn thiện chương trình của mình. Hiện nay, ngoại trừ khâu ý tưởng kịch bản, thé hiện tính sáng tạo riêng của mỗi công ty, việc thuê thêm các nguồn lực bên ngoài hỗ trợ cho các chương trình là một hoạt động thường thấy ở các công ty chuyên nghiệp. Một công ty có thể có không quá 10 nhân viên nhưng họ có trách nhiệm điều phối những nguồn lực được huy động từ bên ngoài như âm thanh ánh sáng, liên hệ địa SV: Doan Thu Huệ 6 Lép: Quản trị Quảng cáo 48 Chuyên đề tốt nghiệp 7 điểm, các trang thiết bị cần thiết, khách mời, người biểu diễn.
do vậy các công việc này chủ yếu do các công ty chuyên trách thực hiện, công ty tổ chức chỉ là người điều phối các hoạt động ăn khớp và vận hành một cách nhất quán theo những ý tưởng của kịch bản. Trong sự phát triển như vậy nên các công ty thiết lập những mối quan hệ rất bền chặt, tạo cơ hội cho việc chuyên nghiệp hóa các hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam. 2 Tô chức sự kiện dưới góc nhìn cua các doanh nghiệp dat hang A Hiện nay các doanh nghiệp ngày càng chú trọng tới các hoạt động nham nâng cao vi thế hình ảnh của mình, đặc biệt là các hoạt động tô chức sự kiện. Đứng dưới góc độ của các doanh nghiệp có thê hiệu tô chức sự kiện theo những vân dé sau: Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động xúc tiến hỗn hợp, có vai trò chủ yếu là khang định hình anh của sản phẩm hoặc của công ty, nâng cao uy tín thương hiệu, tạo sự biết đến và khắc sâu trong tâm trí người tiêu dùng.
Như vậy, hoạt động tổ chức sự kiện được xem như một khoản đầu tư trong ngắn hạn của các doanh nghiệp với mong muốn tạo dựng giá trị thương hiệu trong tương lai. Chính vì vậy các doanh nghiệp thường xuyên cân nhac về việc lựa chọn hình thức t6 chức cũng như công ty tô chức. Tùy từng loại sản phẩm hoặc từng lĩnh vực mà các công ty muốn tô chức sự kiện theo những cách khác nhau. Tuy nhiên, yêu cầu chung của các doanh nghiệp đều là các sự kiện phải tạo dựng được ấn tượng với người tiêu dùng, cho phép công ty tiếp cận với người tiêu dùng một cách nhanh nhất và sâu đậm nhất.
Nhiều công ty lớn có riêng một bộ phận chuyên lo làm sự kiện vì những sản phẩm của họ thường xuyên được đổi mới, tổ chức sự kiện sẽ cho phép họ quảng bá sản phẩm một cách rộng rãi và chuyên sâu hon. Tổ chức sự kiện được xem như một khoản đầu tư ngắn hạn cho hiệu quả trong dài hạn. Các doanh nghiệp sẵn sang đầu tư một khoản tiền lớn cho một series chương trình dành cho thanh thiếu niên, với mục tiêu thu hút sự chú ý của giới trẻ cho các sản phẩm của mình. Có thé trước mắt họ chưa có khả năng mua sản phâm, nhưng giá trị thương hiệu đã in đậm trong tâm trí của họ, trong tương lai, họ sẽ là những khách hàng trung thành của công ty.
Hoạt động tô chức sự kiện là một phần trong chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Mọi mục tiêu của các chương trình đều phải gắn liền với mục tiêu Marketing nói riêng, mục tiêu của toàn công ty nói chung. SV: Doan Thu Huệ 7 Lép: Quản trị Quảng cáo 48 Chuyên đề tốt nghiệp 8 Tô chức sự kiện dưới góc nhìn của người tiêu dùng Tổ chức sự kiện là những chương trình giúp người tiêu dùng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp hoặc sản phẩm của doanh nghiệp. Theo những số liệu được thống kê qua cuộc nghiên cứu này, khoảng 90% người dân Hà Nội được hỏi cho biết đã tham dự hoặc chứng kiến ít nhất một sự kiện, 56% đã tham dự hoặc chứng kiến 2 sự kiện, 38 % đã tham dự hoặc chứng kiến 3 sự kiện trở lên.
Khoảng 58% cho rằng các sự kiện chỉ là các hoạt động nhằm giới thiệu các sản phẩm của doanh nghiệp, 35% cho rằng sự kiện là các chương trình giải trí. Như vậy có thê thấy rằng, người dân vẫn chủ yếu nhìn nhận sự kiện như một hoạt động quảng cáo có kèm theo hình thức giải trí nhằm làm tăng tính hấp dẫn. Tổ chức sự kiện là những hoạt động thật sự hấp dẫn và có tính cuốn hút. Cũng trong cuộc điều tra, kết quả cho thấy 45% thấy Event hấp dẫn, 38% đánh giá cao tính sáng tạo, 26% thay sôi động.
Đối với người tiêu dùng, nhu cầu thưởng thức là một nhu cầu được ưu tiên khi cuộc sống khá lên, điều này đã thúc đây việc họ nhận thức một cách tích cực về các sự kiện được tổ chức. Người tiêu dùng tiếp nhận chúng một cách thoải mái và tương đối thích thú, tuy nhiên có sự khác nhau về sở thích đối với các loại hình sự kiện: 67% thích các chương trình biểu diễn nghệ thuật, 55% hào hứng với các gameshow có sự tương tác trực tiếp với người tham dự hoặc chứng kiên, 88% thích các sự kiện có kèm theo hình thức dùng thử hoặc tặng quà.