CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CƠ CẤU TO CHỨC QUAN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức Tổ chức là một hệ thong gom nhiéu người cùng làm việc vì một mục đích, mục tiêu chung trong một môi trường ổn định. Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch hoạt động. Tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản ly: đảm bảo cơ cấu của các nguồn lực cho thực hiện kế hoạch; chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm soát sự thực hiện kế hoạch đó. Với tư cách là một chức năng của quản lý thì tổ chức là quá trình sắp xếp ngu6n lực con người và các nguồn lực khác gắn liền với con người nhằm thực hiện thành công kế hoạch.
Tổ chức là việc phân chia công việc; sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu chung. Trong quá trình t6 chức làm hình thành cơ cấu tổ chức, đó là khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia; các nguồn lực được sắp xếp; con người và các bộ phận được phối hợp nhăm thực hiện các mục tiêu kế hoạch của tô chức. Cơ cấu tô chức thé hiện mối quan hệ mang tính chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người làm việc trong tổ chức. Sự phận biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cầu trong tô chức là cơ cấu chính thức và cơ cau phi chính thức.
Ngoài ra dựa vào việc cơ cấu tổ chức được thiết lập nhằm thực hiện chiến lược hay kế hoạch tác nghiệp mà làm xuất hiện các loại cơ cấu tổ chức như cơ cấu tô chức bền vững, mang tính chiến lược hay cơ cấu tô chức tạm thời, mang tính tác nghiệp. Cơ cau tổ chức chính thức của một tô chức chính là tập hợp các bộ phận, các phân hệ và con người trong tổ chức có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau; được chuyên môn hóa, phân chia công việc, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định; được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tô chức nhằm đạt được các mục tiêu chung đã đề ra.12 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 1.1 Chuyên môn hóa và tổng hợp hóa công việc Chuyên môn hóa là việc thực hiện phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đôi đê trao cho các cá nhân. Chuyên môn hóa SV: Đỗ Văn Dũng 1 Lớp: Quan lý kinh tế 52A Chuyên dé thực tập GVHD: PGS. Đoàn Thị Thu Hà công việc nhằm tạo ra những nhiệm vụ đơn giản; dễ thực hiện dé mỗi cá nhân trong tổ chức có thé lựa chọn cho mình một công việc phù hợp với năng lực của chính bản thân mình.
Chuyên môn hóa có ưu điểm là làm tăng năng suất lao động của cả một tổ chức; biến mỗi con người trong tổ chức thành các chuyên gia trong những công việc chuyên môn của mình. Tuy nhiên, chuyên môn hóa cũng có nhiều nhược điểm, chuyên môn hóa làm cho các nhiệm vụ bị chia cắt thành những khâu nhỏ; tách rời nhau làm cho mỗi người chỉ chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ sẽ làm giảm tư duy sáng tạo của người lao động và trong thời gian đài chỉ làm một công việc lặp đi lặp lại sẽ làm cho họ có cảm giác nhàm chán. Chuyên môn hóa có thể là cho khả năng phối hợp giữa các cá nhân trong tổ chức bị giảm đi. Để khắc phục những hạn chế của chuyên môn hóa, các nhà quản lý thường tăng mức độ tông hợp hóa công việc đến mức có thé bằng cách sử dụng các công cụ; kỹ thuật mở rộng phạm vi công việc; sử dụng các công cụ luân chuyền; phong phú công việc; một người có thể làm thêm các công việc khác đề đạt được hiệu quả thực hiện công việc cao nhất.2 Hình thành các bộ phận Cơ cau tô chức thé hiện hình thức cấu tạo của tô chức, sự phân chia tổng thể tô chức thành các bộ phận mang tính độc lập tương đối dé thực hiện các hoạt động nhất định.
Sự hình thành các bộ phận trong tổ chức phan ánh quá trình chuyên môn hóa và hợp nhóm hoạt động trong tô chức. Trong thực tế, việc phân chia các bộ phận có thé theo nhiều tiêu chí khác nhau làm xuất hiện các mô hình tô chức khác nhau. - Mô hình tô chức theo chức năng Là hình thức tạo nên các bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng (như marketing, sản xuất, kỹ thuật, tài chính, quản trị nguồn nhân lực.) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị tổ chức; Mô hình tổ chức theo chức năng được các tô chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nhất định; khi các tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường; - Các mô hình tô chức theo đơn vị độc lập: sản phẩm — khách hàng - dia dư + Tổ chức theo sản phẩm SV: Đỗ Văn Dũng 2 Lớp: Quản lý kinh tế 52A Chuyên dé thực tập GVHD: PGS. Đoàn Thị Thu Hà Trong cơ cấu tổ chức theo sản phẩm thì các đơn vị trong tổ chức thực hiện tat cả hay phần lớn các hoạt động dé phát triển, sản xuất, và phân phối sản phẩm, dịch vụ nào đó; Mô hình tổ chức theo sản phẩm được sử dụng trong các tổ chức lớn, đa sản phẩm; + Tổ chức theo khách hàng Cơ cấu tổ chức theo khách hàng là việc hợp nhóm các nhân viên phục vụ một nhóm khách hàng mục tiêu thành một bộ phận, đơn vi cơ cấu; Mô hình tô chức theo khách hàng được sử dụng trong các tổ chức lớn, phục vụ nhiều nhóm khách hàng: + Tổ chức theo địa dư Cơ cấu tô chức theo địa dư là việc hình thành các bộ phận có những hoạt động được thực hiện trong một khu vực địa lý nhất định, được giao cho một nhà quản lý điều hành; Mô hình tô chức theo địa dư được sử dụng trong các tô chức lớn hoạt động trên nhiều thị trường; + Tổ chức theo đơn vị chiến lược Cơ cấu tô chức theo đơn vị chiến lược là sự hình thành các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao; có thể tự tiến hành các hoạt động thiết kế, sản xuất và phân phối sản phẩm của mình; Mô hình tô chức theo đơn vị chiến lược được sử dụng trong các tô chức lớn khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp hoạt động trong tô chức; - Mô hình tô chức ma trận Cơ cau tổ chức ma trận là cơ cấu tổ chức trong đó mỗi người lao động trong tổ chức sẽ báo cáo cho nhà quản lý bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu và nhà quản lý chương trình dự án; Mô hình tô chức ma trận được sử dụng khi tổ chức nhận thấy các điều kiện môi trường thay đổi nhanh và có nhiều yếu tố bat định; - Mô hình tô chức hỗn hợp Cơ cau tô chức hỗn hợp là hình thức phân chia các bộ phận trong đó kết hợp hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau; Mô hình tô chức hỗn hợp thường được sử dụng trong các tổ chức lớn.
SV: Đỗ Văn Dũng 3 Lớp: Quản lý kinh tế 52A Chuyên dé thực tập GVHD: PGS. Đoàn Thị Thu Hà Ngoài ra, có nhiều phương thức hình thành các bộ phận và phân hệ của tổ chức khác nhau. Các tổ chức cần lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp dựa vào nhiều yếu tố khác nhau trong mỗi hoàn cảnh nhất định. Việc lựa chọn một cơ cau tô chức phù hợp cần được tiến hành sao cho có thé đạt được các mục tiêu của tô chức một cách hiệu quả; 1.
Cấp quản lý và tam quản lý Tầm quản lý là số thuộc cấp mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả; Cấp quản lý là thứ bậc quyền lực của nhà quản lý. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý còn tầm quản lý hẹp sẽ dẫn đến cần nhiều cấp quản lý. Căn cứ vào số cấp quản lý, có thể hình thành ba mô hình cơ cấu tổ chức là cơ cầu nằm ngang, cơ cấu hình tháp và cơ cấu mạng lưới: - Cơ cau tô chức năm ngang là loại cơ cấu có tam quản lý rộng và một vài cấp quản lý, hướng tới một nền quan trị phi tập trung; - Cơ cau tổ chức hình tháp là loại cơ cau có tam quản lý hẹp và nhiều cấp quản lý; - Cơ cấu tô chức mạng lưới là cơ cầu trong đó các cá nhân, đơn vi tổ chức có mối quan hệ với nhau dựa trên cơ sở bình đăng: 1. Quyển hạn và trách nhiệm trong tổ chức Quyên hạn là quyên tự chủ trong hành động, trong quá trình quyết định, quyền điều tiết và sử dụng các nguồn lực, quyền khen thưởng và xử phạt.
Khi các nhà quản lý được trao quyền, ho sẽ phải chịu trách nhiệm; đó là bổn phận phải thực hiện dé hoàn thành những hoạt động được phân công và đạt được các mục tiêu, sử dụng các nguồn lực một cách đúng đắn, tuân thủ các chính sách của tô chức; Trong tô chức có ba loại quyền hạn: - Quyên hạn trực tuyến: là loại quyền han cho phép nhà quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp với các cấp dưới của mình; là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và cấp dưới trực tiếp từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong t6 chức. - Quyền hạn tham mưu: là loại quyền hạn cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lý khác mà bản chất của nó là cố van cho các nhà quản lý. Z SV: Đỗ Văn Dũng 4 Lớp: Quản lý kinh tế 52A Chuyên dé thực tập GVHD: PGS. Đoàn Thị Thu Hà - Quyền hạn chức năng: là loại quyền hạn trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.