Chương 1 môn GDTMQT) Học liệu cần thiết: Các mẫu email thực tế trong kinh doanh quốc tế (Phụ lục 1) được lưu sẵn trong các máy tính tại phòng thực hành và máy tính có kết nối internet. Quá trình thực hành: - Giảng viên nhắc lại kiến thức về các bước giao dịch trong mua bán trên thị trường thế giới: Thực tế, các giao dịch thực tế có thể thông qua cách thức như: Gặp trực tiếp để đàm phán; Trao đổi qua điện thoại; Trao đổi qua email. Tùy điều kiện, mỗi tình huống mà sử dụng cách giao dịch phù hợp nhưng thông thường giao dịch qua Email vẫn là phương tiện phổ biến nhất hiện nay. Để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán người xuất khẩu và người nhập khẩu phải trả qua một quá trình giao dịch bao gồm những bước chủ yếu sau: Hỏi hàng, chào hàng, hoàn giá, chấp nhận và xác nhận.
Thư hỏi hàng (Inquiry) ít nhất phải thể hiện các nội dung cơ bản sau: (1) Thông tin về hàng hóa (2) Thông tin về số lượng (3) Thông tin nơi nhận hàng Khi nhận được Inquiry từ bên mua, bên bán sẽ gửi Báo giá (Quotation) hoặc bên bán cũng chủ động gửi báo giá nếu tìm thấy bên mua tiềm năng. Cũng giống như Inquiry thì một Quotation ít nhất nên cung cấp đủ các thông tin sau để tránh phải giao dịch nhiều lần: (1) Giá cả (2) Điều kiện Incoterms (3) Thời gian giao hàng (4) Điều kiện thanh toán 10 Sau khi trao đổi các thông tin ban đầu từ Inquiry và Quotation, nếu cơ bản đồng ý với các điều kiện bên bán đưa ra thì bên mua có thể gửi Đơn đặt hàng (Order) để bên bán bắt đầu lên kế hoạch chuẩn bị hàng hoặc giữ hàng (nếu đã lưu kho sẵn). Bên bán đồng ý với Đơn đặt hàng của bên mua bằng Thư xác nhận (Confirmation), trong đó duyệt lại tất cả các thông tin hai bên đã trao đổi và thống nhất; ngoài ra có thể cung cấp thêm cho bên mua thông tin ngân hàng (bank information) để bên mua chuẩn bị dần thủ tục thanh toán. - Giảng viên phân tích những mẫu email thực tế và giải thích một số thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng trong các mẫu email thực tế trong phụ lục 1 - Sinh viên được yêu cầu thực hiện soạn thảo những email gửi cho giảng viên với những tình huống mô phỏng sau: 1.
Thư hỏi hàng (Inquiry) 2. Email yêu cầu làm rõ thêm thông tin báo giá 4. Email đề nghị giảm giá (Bargain) 5. Email đề nghị thay đổi thời điểm thanh toán 6.
Email xác nhận thông tin trước khi đặt hàng (Confirm) 7. Email đặt hàng và gửi hợp đồng nháp (Order) 8. Email lấy thông tin ngân hàng của bên bán (Bank information) 9. Email ký hợp đồng (Sign contract) 10.
Email xác nhận thông số kỹ thuật (Confirm) 11. Email gửi Hóa đơn chiếu lệ (Profoma Invoice) 12. Email xác nhận Chuyển tiền (First payment) 13. Email thông báo tăng giá (Increase price) 14.
Email chốt khoản tăng giá 15. Email sửa hợp đồng (Revised Contract) 16. Email kiểm tra tiến độ giao hàng 17. Email đề nghị giao hàng trước Tết (Early shipment) 18.
Email thông báo giao hàng chậm (Delay shipment) 19. Email giục thanh toán lần 2 (Second payment) 11 20. Email gửi thông tin vận tải (Booking) 21. Email gửi Chứng từ giao hàng (Shipping docs) 22.
Email Claim – Thiếu hàng 23. Email Xác nhận đủ hàng Tiêu chí đánh giá: Email đầy đủ về cấu trúc và diễn đạt cơ bản đúng tình huống được yêu cầu bằng văn phong chuyên nghiệp. Thực hành soạn thảo hợp đồng mua bán quốc tế và bộ chứng từ thường sử dụng trong kinh doanh quốc tế Môn học áp dụng: Giao dịch thương mại quốc tế Địa điểm thực hiện: Phòng thực hành Thời gian thực hành: 1 buổi (5 tiết – Tiết 41 đến tiết 45 trong chương 4 môn học GDTMQT) Học liệu cần thiết: File excel form dùng để soạn thảo chứng từ (Phụ lục 2) được lưu sẵn trong các máy tính tại phòng thực hành và máy tính có kết nối internet. Quá trình thực hành: - Giảng viên nhắc lại các kiến thức cơ bản về hợp đồng và các chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial invoice – INV), phiếu đóng gói (Packing list – P/L), vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L), vận đơn hàng không (Airway bill – AWB), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin – C/O), giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality – C/Q), chứng từ bảo hiểm (Insurance Policy/Certificate) - Giảng viên giới thiệu file excel form Soạn thảo chứng từ - Sinh được yêu cầu thực hành soạn thảo hợp đồng và các chứng từ dựa vào tình huống thực tế.
Tiêu chí đánh giá: Nội dung các chứng từ cơ bản đúng tình huống được yêu cầu bằng văn phong chuyên nghiệp. Các bài tập thực hành và tình huống mô phỏng thực tế áp dụng cho môn Logistics Quốc tế 2. Thực hành nhập dữ liệu vào bảng theo dõi hợp đồng xuất nhập khẩu Địa điểm thực hiện: Phòng thực hành 12 Thời gian thực hành: 1 buổi (5 tiết – Tiết 11 đến tiết 15 trong Chương 2 môn Logistics Quốc tế) Học liệu cần thiết: File excel theo dõi hợp đồng (Phụ lục 3) được lưu sẵn trong các máy tính tại phòng thực hành và máy tính có kết nối internet. Quá trình thực hành: - Giảng viên giới thiệu, làm rõ nội dung và ý nghĩa của việc “follow up các lô hàng” và vai trò của bảng theo dõi hợp đồng xuất nhập khẩu: Việc này thường là 1 trong những công việc hàng ngày của Sales và Purchasing, bạn phải theo dõi mọi diễn biến của các lô hàng như: đã ký hợp đồng chưa, đã thanh toán chưa, khi nào mở tờ khai, khi nào hàng lên tàu, chứng từ đã đến chưa.? Mục đích của viện “follow up” này là để công ty luôn chủ động trong tất cả các khâu của quá trình xuất nhập khẩu hàng từ đó xử lý ngay bất cứ phát sinh nào.
Cụ thể kinh nghiệm “follow up” thực hiện như sau: Về vấn đề thời gian, bạn phải cập nhật liên tục tất cả các mốc thời gian liên quan đến lô hàng, theo dõi sát sao để chắc chắn các công việc luôn luôn được hoàn thành đúng lịch. Bạn luôn phải tính toán thời gian để đôn đốc các bên liên quan từ trước ngày mà công việc được cần thực hiện. Đặc biệt với các bạn phải giao dịch với đối tác khu vực Mỹ - Châu Âu, các lô hàng thường mất đến 6 tuần để về Việt Nam. Bên đối tác lại có kỳ nghỉ Giáng sinh và Tết dương lịch ngay trước kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán của chúng ta.
Do đó, các lô hàng thường được cố ý sắp xếp vào tháng 10 dương lịch để trước 2 kỳ nghỉ này mọi việc đều đã xong xuôi. Về vấn đề chứng từ, bạn phải đảm bảo mọi nội dung trên chứng từ đều chính xác hoặc thậm chí là có lợi cho doanh nghiệp khi mở tài khai hải quan. Để làm được việc này phải cẩn thận kiểm tra mọi chứng từ, không bỏ sót bất cứ thông tin nào. Đồng thời luôn luôn yêu cầu đối tác gửi bản nháp chứng từ trước khi phát hành, sau đó lại cẩn thận gửi email bản scan chứng từ trước khi gửi chứng từ gốc để đảm bảo chứng từ sẽ nhận được là hoàn toàn chính xác.
- Sinh viên được yêu cầu nhập thông tin vào file excel theo dõi hợp đồng dựa trên một bộ chứng từ xuất nhập khẩu thực tế Tiêu chí đánh giá: Nhập đầy đủ thông tin trong file excel và đúng với bộ chứng từ thực tế. Thực hành tính chi phí xuất nhập khẩu Địa điểm thực hiện: Phòng thực hành Thời gian thực hành: 1 buổi (5 tiết – Tiết 16 đến tiết 20 trong Chương 3 môn Logistics Quốc tế) Học liệu cần thiết: File excel bảng tính chi phí xuất nhập khẩu (Phụ lục 4) được lưu sẵn trong các máy tính tại phòng thực hành và máy tính có kết nối internet. Quá trình thực hành: - Giảng viên giới thiệu, làm rõ nội dung dự tính chi phí nhập khẩu mặt hàng dựa trên một tình huống giả định: Khi thực hiện một thương vụ xuất nhập khẩu thì trách nhiệm lớn nhất của ngưới bán là giao hàng và hàng hóa thường phải trải qua một chặng đường dài đi từ kho của ngưới bán đến kho của người mua như sau: Chặng 1: “Kho người bán – cửa khẩu nước xuất khẩu”; Chặng 2: “Cửa khẩu nước xuất khẩu – cửa khẩu nước nhập khẩu”; Chặng 3: “Cửa khẩu nước nhập khẩu – kho người mua”. Trên suốt hành trình dài qua 3 chặng đó hàng hóa phải chịu các chi phí và rủi ro phát sinh, trong đó các chi phí cơ bản như sau: f1: Chi phí nội địa trong nước xuất khẩu là toàn bộ chi phí phát sinh ở chặng 1 trên lãnh thổ nước xuất khẩu (ví dụ: phí bốc hàng lên xe chở ra cảng, phí lưu kho tại cảng khi hàng lên tàu muộn,.); X: các loại thuế xuất khẩu là thuế phát sinh khi làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu xuất (xét đến cả thuế tài nguyên…) F: Chi phí vận tải quốc tế là tiền cước phát sinh ở chặng 2 khi hàng đi từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu; I: Chi phí bảo hiểm là số phí phải trả cho công ty bảo hiểm để được bồi thường khi xảy ra tổn thất với hàng hóa; N: Các loại thuế nhập khẩu là thuê phát sinh khi làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu nhập (xét đến cả thuế VAT, thuế Bảo vệ môi trường, thuế chống bán phá giá…) f2: Chi phí nội địa nước nhập khẩu là toàn bộ chi phí phát sinh ở chặng 3 trên lãnh thổ nước nhập khẩu (ví dụ: Phí lưu kho tại cảng khi lấy hàng muộn, phí bốc hàng xuống kho người mua…) 14 - Giảng viên hướng dẫn một tình huống ví dụ: Giả định nhân viên Purchasing đang được giao nhiệm vụ nhập khẩu mặt hàng “Actuator SAR7.5 – F10” từ Singapore về Hà Nội theo điều kiện cơ sở giao hàng FOB Singapore.
Yêu cầu tính toán chi phí nhập khẩu mặt hàng này? Hình 2. AUMA – Actuators SA and SAR Đầu tiên trên cơ sở báo giá từ nhà cung cấp, thông thường nhân viên Purchasing sẽ tra cứu mã HS, dự tính chi phí vận tải, dự tính chi phí thanh toán, xác định thuế suất thuế nhập khẩu, tính toán thuế nhập khẩu và thuế VAT. Tổng tất cả các chi phí trên sẽ cho giá thực sự của mặt hàng này khi về đến kho công ty. Ở đây giảng viên sẽ hướng dẫn cách thực hiện chi tiết khi ghép nối các loại chi phí trong toàn bộ quá trình nhập khẩu để được kết quả cuối cùng.
Lô hàng nhập khẩu “Actuator SAR7.5 – F10” từ Singapore giả sử có được báo giá từ nhà cung cấp là 2000USD FOB Singapore.