Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, vốn kinh doanh của doanh nghiệp vận động không ngừng qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất kinh doanh theo công thức $T - H - T'$. Trong chu trình đó, vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất trên Bảng cân đối kế toán và phản ánh trực tiếp năng lực thanh toán tức thời của đơn vị. Tuy nhiên, do tính chất là vật ngang giá chung, vốn bằng tiền luôn tiềm ẩn nguy cơ thất thoát, lãng phí hoặc bị chiếm dụng nếu công tác quản lý và kiểm soát nội bộ không được tổ chức chặt chẽ.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải thủy—vốn có đặc thù phân bàn hoạt động trải dài trên nhiều tuyến đường sông, chi phí phát sinh phân tán (nhiên liệu, phí cầu phà, bến bãi, sửa chữa phương tiện)—việc theo dõi, thu hồi và thanh quyết toán vốn bằng tiền đòi hỏi sự chính xác, kịp thời và minh bạch. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4, tác giả Trịnh Thị Minh Nguyên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4, bao gồm luồng luân chuyển chứng từ, tài khoản sử dụng, sổ kế toán và việc ứng dụng phần mềm kế toán.
  3. Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra các mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện có tính khả thi.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt (VNĐ, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý), kế toán tiền gửi ngân hàng và kế toán tiền đang chuyển.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4 (địa chỉ trụ sở tại số 436 Hùng Vương, phường Hùng Vương, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và khảo sát chủ yếu trong niên độ kế toán năm 2010 (trọng tâm là kỳ kế toán tháng 12 năm 2010); khóa luận được hoàn thành vào tháng 07 năm 2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và văn bản quy phạm áp dụng

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các nguyên tắc kế toán tài chính doanh nghiệp và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Tài chính ban hành, trọng tâm là:

  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp: Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Hệ thống tài khoản kế toán vốn bằng tiền:
    • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Chi tiết thành TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng bạc, kim khí quý, đá quý).
    • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Chi tiết thành TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng bạc, kim khí quý, đá quý).
    • Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển): Chi tiết thành TK 1131 (Tiền Việt Nam), TK 1132 (Ngoại tệ).
  • Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:
    • Hạch toán thống nhất bằng Đồng Việt Nam (VNĐ); các nghiệp vụ bằng ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh.
    • Xuất ngoại tệ được tính theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, Nhập trước - Xuất trước (FIFO), Nhập sau - Xuất trước (LIFO), hoặc Thực tế đích danh. Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 635 (Chi phí tài chính), hoặc TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
    • Xử lý chênh lệch khi đối chiếu với ngân hàng: Nếu cuối tháng chưa rõ nguyên nhân, số liệu chênh lệch được tạm treo tại bên Nợ TK 1388 (nếu số liệu đơn vị lớn hơn ngân hàng) hoặc bên Có TK 3388 (nếu số liệu đơn vị nhỏ hơn ngân hàng).
  • Các hình thức tổ chức sổ kế toán: Khóa luận khảo sát 05 hình thức ghi sổ gồm Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký - Sổ cái và Kế toán máy.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán:

  • Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu: Thu thập, hệ thống hóa giáo trình, văn bản chế độ kế toán để xây dựng khung lý luận ở Chương 1.
  • Phương pháp chứng từ kế toán: Khảo sát thực tế việc lập, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ các chứng từ thu, chi, chuyển tiền tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp tài khoản và ghi kép: Phân tích quy trình định khoản, đối ứng tài khoản trong các nghiệp vụ thực tế phát sinh tại đơn vị.
  • Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Phân tích mối quan hệ giữa chứng từ gốc, sổ quỹ, sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ và báo cáo tài chính.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp trích xuất từ hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Sổ quỹ tiền mặt) và dữ liệu nhập trên phần mềm kế toán ITSOFT của Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4 trong tháng 12 năm 2010.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Lý luận chung về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp với các nội dung trọng tâm:

  1. Khái niệm và đặc điểm: Xác định vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động tồn tại dưới dạng tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, kho bạc và tiền đang chuyển; nhấn mạnh tính thanh khoản cao nhất và yêu cầu kiểm soát chặt chẽ nhằm ngăn ngừa thất thoát.
  2. Kế toán tiền mặt (TK 111): Nêu rõ quy định quản lý quỹ, phân định trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán quỹ tiền mặt; quy định kiểm kê định kỳ và xử lý thừa/thiếu tiền mặt; kết cấu và phương pháp hạch toán trên TK 1111, TK 1112, TK 1113.
  3. Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112): Quy định về chứng từ giao dịch qua ngân hàng (Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Séc, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu); nguyên tắc đối chiếu sổ phụ ngân hàng và hạch toán các tài khoản chi tiết TK 1121, TK 1122, TK 1123.
  4. Kế toán tiền đang chuyển (TK 113): Quy định các trường hợp phát sinh tiền đang chuyển (nộp tiền mặt/séc vào ngân hàng chưa có giấy báo, chuyển tiền bưu điện, điều chuyển nội bộ chưa nhận được chứng từ); trình tự hạch toán trên TK 1131, TK 1132.
  5. Hệ thống sổ sách kế toán: Trình bày sơ đồ luân chuyển chứng từ và quy trình ghi sổ theo 5 hình thức: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký - Sổ cái và Hình thức Kế toán máy.

Chương 2: Thực tế tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4

Chương 2 phân tích sâu thực trạng hoạt động và tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại đơn vị khảo sát:

  1. Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức:
    • Tiền thân là Công ty Vận tải sông số 4 thành lập ngày 28/02/1983 theo Quyết định số 2163/QĐ-BGTVT của Bộ Giao thông Vận tải (tách từ Xí nghiệp vận tải sông Bạch Đằng).
    • Chuyển đổi thành công ty cổ phần theo Quyết định số 926/QĐ-BGTVT ngày 06/04/2005 của Bộ Giao thông Vận tải. Trụ sở đặt tại số 436 Hùng Vương, phường Hùng Vương, quận Hồng Bàng, Hải Phòng; mở tài khoản số 102010000213051 tại Ngân hàng Công thương Việt Nam – Chi nhánh Hồng Bàng.
    • Ngành nghề kinh doanh chính: Vận tải than cho các nhà máy nhiệt điện (Uông Bí, Phả Lại, Ninh Bình, Đạm Hà Bắc); vận tải xi măng, clinker, sắt thép, hàng siêu trường siêu trọng, container; đóng mới, sửa chữa phương tiện thủy; trục vớt chướng ngại vật; thi công công trình giao thông, thủy lợi.
    • Cơ cấu tổ chức gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc, các Phó Giám đốc, các phòng nghiệp vụ (Kinh doanh, Tổ chức cán bộ lao động, Kỹ thuật, Kế toán, Văn phòng) và 3 xí nghiệp trực thuộc (Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, Xí nghiệp sửa chữa tàu 200, Xí nghiệp dịch vụ trục vớt công trình).
  2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
    • Tổ chức theo mô hình tập trung tại Phòng Tài chính - Kế toán.
    • Cơ cấu nhân sự phòng kế toán gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Kế toán tiền gửi ngân hàng, Kế toán tài sản cố định, Kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán doanh thu - thuế và Thủ quỹ.
  3. Chính sách kế toán áp dụng:
    • Áp dụng Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
    • Ứng dụng phần mềm kế toán máy ITSOFT trên nền tảng hình thức Nhật ký chứng từ.
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ.
    • Phương pháp nộp thuế GTGT: Khấu trừ. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao đều (đường thẳng). Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12. Đơn vị tiền tệ: VNĐ (doanh nghiệp không phát sinh giao dịch ngoại tệ).
  4. Thực tế hạch toán kế toán tiền mặt tại đơn vị:
    • Tài khoản sử dụng: TK 111 (chi tiết TK 1111).
    • Hệ thống chứng từ: Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 GTKT-3LL).
    • Hệ thống sổ sách: Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S07-DN), Bảng kê số 1, Nhật ký chứng từ số 1, Sổ cái TK 111.
    • Minh họa nghiệp vụ thực tế:
      • Nghiệp vụ thu tiền mặt (19/12/2010): Công ty Xi măng Hải Phòng thanh toán tiền cước vận chuyển 300 tấn xi măng bằng sà lan SL36 từ Hải Phòng đến Cảng Cọc 5 theo Hóa đơn GTGT số 0006662. Doanh thu cước: 15.987.000 đồng, Thuế GTGT 10%: 1.598.700 đồng, Tổng giá trị thanh toán: 17.585.700 đồng. Lập Phiếu thu số PT1012/013, định khoản: Nợ TK 1111: 17.585.700 đồng / Có TK 511: 15.987.000 đồng, Có TK 3331: 1.598.700 đồng.
      • Nghiệp vụ chi tiền mặt (19/12/2010): Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm (bút xóa, sổ viết, giấy in, kẹp tài liệu) theo Hóa đơn bán lẻ ngày 18/12/2010 và Giấy đề nghị thanh toán số tiền 1.200.000 đồng. Lập Phiếu chi số PC1012/014, định khoản: Nợ TK 642: 1.200.000 đồng / Có TK 1111: 1.200.000 đồng.
    • Phân quyền trên phần mềm ITSOFT: Thủ quỹ và Kế toán tiền mặt được cấp tài khoản và mật khẩu riêng biệt. Thủ quỹ chịu trách nhiệm theo dõi và in Sổ quỹ tiền mặt; Kế toán theo dõi Bảng kê số 1, Nhật ký chứng từ số 1 và Sổ cái TK 111.
Chỉ tiêu trên Sổ quỹ tiền mặt (Tháng 12/2010) Giá trị (VNĐ)
Dư nợ đầu kỳ (01/12/2010) 67.686.xxx
Tổng số phát sinh Nợ (Thu trong kỳ) 4.828.xxx
Tổng số phát sinh Có (Chi trong kỳ) 4.441.xxx
Dư nợ cuối kỳ (31/12/2010) 79.073.xxx
  1. Thực tế hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng tại đơn vị:
    • Tài khoản sử dụng: TK 112 (chi tiết TK 1121).
    • Chứng từ căn cứ: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của Ngân hàng Công thương Việt Nam, Ủy nhiệm chi.
    • Sổ sách theo dõi: Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Bảng kê số 2, Nhật ký chứng từ số 2, Sổ cái TK 112.

Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty CP Vận tải thuỷ số 4

Chương 3 trình bày các đánh giá và định hướng cải tiến:

  1. Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ theo mô hình tập trung; phân công nhiệm vụ rõ ràng; áp dụng kịp thời phần mềm kế toán ITSOFT giúp giảm tải khối lượng tính toán thủ công và tăng tốc độ trích xuất báo cáo.
    • Tồn tại: Khóa luận chỉ ra một số điểm cần tiếp tục hoàn thiện trong quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban với phòng kế toán, công tác đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán máy, cũng như khai thác tối đa các phân hệ quản trị trên phần mềm.
  2. Sự cần thiết, mục đích và nguyên tắc hoàn thiện: Khẳng định việc hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền là yêu cầu khách quan nhằm tăng cường quản trị tài chính, nâng cao vòng quay của vốn và đảm bảo an toàn thanh toán trong kinh doanh vận tải thủy.
  3. Các đề xuất, giải pháp: Đưa ra các định hướng hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ gốc, hoàn thiện phương pháp hạch toán và nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học hóa trong công tác kế toán tại đơn vị.

Kết quả và đóng góp

  1. Khái quát hóa quy trình kế toán máy kết hợp Nhật ký chứng từ: Khóa luận đã mô tả chi tiết phương thức vận hành của phần mềm ITSOFT tại một doanh nghiệp vận tải thủy cổ phần hóa. Việc thiết lập hệ thống từ nhập chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo ngân hàng) đến tự động kết xuất Bảng kê số 1, Bảng kê số 2, Nhật ký chứng từ số 1, số 2 và Sổ Cái TK 111, TK 112 được thể hiện cụ thể qua từng giao diện phần mềm.
  2. Phản ánh trung thực quy trình kiểm soát nội bộ về vốn bằng tiền: Làm rõ cơ chế kiểm soát chéo giữa các chức danh: Kế toán viên (lập chứng từ) $\rightarrow$ Kế toán trưởng (duyệt chuyên môn) $\rightarrow$ Giám đốc (phê duyệt chi) $\rightarrow$ Thủ quỹ (thu/xuất tiền và ghi sổ quỹ).
  3. Đóng góp về mặt tư liệu thực tế: Khóa luận cung cấp hệ thống biểu mẫu, chứng từ và số liệu thực tế của Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4 trong kỳ kế toán tháng 12 năm 2010, tạo nguồn dữ liệu điển hình cho việc nghiên cứu kế toán doanh nghiệp ngành vận tải.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi dữ liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ kế toán tiền đồng Việt Nam (VNĐ), chưa phản ánh các nghiệp vụ ngoại tệ hoặc công cụ tài chính phức tạp do đặc thù hoạt động thực tế tại doanh nghiệp trong giai đoạn khảo sát chưa phát sinh giao dịch ngoại tệ.
    • Số liệu minh chứng chi tiết tập trung trong phạm vi một tháng (tháng 12/2010), chưa bao quát toàn bộ biến động tài chính theo mùa vụ của ngành vận tải đường thủy trong cả năm.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi khảo sát theo chuỗi thời gian nhiều năm để đánh giá xu hướng lưu chuyển dòng tiền.
    • Nghiên cứu sâu hơn về kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro thanh khoản vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải thủy có nhiều chi nhánh, xí nghiệp phụ thuộc.

Giá trị tham khảo

  • Đối với sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính: Tài liệu tham khảo cấu trúc chuẩn mực của một khóa luận tốt nghiệp hệ đại học; cung cấp phương pháp mô tả luồng chứng từ, kỹ thuật định khoản nghiệp vụ vốn bằng tiền và cách thức trình bày giao diện kế toán máy.
  • Đối với cán bộ kế toán doanh nghiệp vận tải: Nguồn tham khảo về việc thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi, phân công trách nhiệm giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ, cũng như kinh nghiệm ứng dụng phần mềm kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4 áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính và sử dụng phần mềm kế toán máy ITSOFT được thiết kế dựa trên hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.

2. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4 được tổ chức theo hình thức nào?
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung tại Phòng Tài chính - Kế toán. Cơ cấu nhân sự bao gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Kế toán tiền gửi ngân hàng, Kế toán tài sản cố định, Kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán doanh thu - thuế và Thủ quỹ.

3. Quy trình luân chuyển và phê duyệt Phiếu chi tại đơn vị diễn ra như thế nào?
Khi phát sinh nhu cầu chi (ví dụ thanh toán mua văn phòng phẩm theo giấy đề nghị thanh toán đã duyệt), Kế toán tiền mặt nhập dữ liệu vào phân hệ phần mềm ITSOFT để lập Phiếu chi và ký "Người lập". Người nhận tiền chuyển phiếu cho Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó trình Giám đốc ký duyệt. Tiếp theo, phiếu chi được chuyển cho Thủ quỹ để xuất tiền, ký "Thủ quỹ"; người nhận ký xác nhận "Người nhận" và ghi rõ số tiền đã nhận đủ trước khi thủ quỹ ghi sổ quỹ.

4. Tại Công ty, việc phân quyền quản lý giữa Thủ quỹ và Kế toán tiền mặt trên phần mềm ITSOFT được thiết lập ra sao?
Để ngăn ngừa gian lận, Thủ quỹ và Kế toán tiền mặt sử dụng mật khẩu đăng nhập riêng biệt. Thủ quỹ có quyền truy cập phân hệ Sổ quỹ tiền mặt để theo dõi thu, chi, tính tồn quỹ tức thời và in sổ quỹ (Mẫu S07-DN). Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm quản lý, cập nhật các chứng từ tổng hợp và theo dõi các sổ: Bảng kê số 1, Nhật ký chứng từ số 1 và Sổ cái TK 111.

5. Doanh nghiệp sử dụng những tài khoản kế toán nào để theo dõi vốn bằng tiền?
Do hoạt động thực tế tại đơn vị chỉ sử dụng đồng Việt Nam, doanh nghiệp mở và theo dõi chi tiết hai tài khoản chính là TK 1111 (Tiền mặt Việt Nam) và TK 1121 (Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trịnh Thị Minh Nguyên đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng trên phần mềm ITSOFT tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. Nghiên cứu đã làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, phân công kiểm soát nội bộ và ghi chép sổ sách kế toán trong một doanh nghiệp vận tải đường thủy. Các đề xuất trong công trình hướng đến việc hoàn thiện công tác quản lý tài chính, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng và an toàn vốn bằng tiền tại đơn vị.