Tổng quan nghiên cứu

Ngành sản xuất giấy sinh hoạt tại Việt Nam đang có xu hướng phát triển mạnh mẽ với mức tăng trưởng khoảng 12% mỗi năm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường nội địa và xuất khẩu. Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam, với hơn 20 năm hoạt động và vốn đầu tư nước ngoài, là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu ngành này, sở hữu thị phần lớn và thương hiệu uy tín như Pulppy, AnAn, May. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, công ty gặp phải nhiều khó khăn như doanh thu không cao, lợi nhuận thấp, tồn kho lớn và nợ phải thu kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Vấn đề trọng tâm của nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty chưa phát huy hiệu quả, đặc biệt trong việc nhận diện, đánh giá rủi ro và giám sát hoạt động. Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB, xác định nguyên nhân hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro, gian lận, từ đó cải thiện kết quả kinh doanh của công ty. Nghiên cứu tập trung trong giai đoạn từ năm 2017 đến 2019 tại trụ sở công ty ở Bình Dương, với phạm vi bao gồm toàn bộ các phòng ban liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý tài chính.

Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học giúp ban lãnh đạo công ty có cái nhìn toàn diện về hệ thống KSNB, từ đó nâng cao chất lượng quản lý, tăng cường tính minh bạch và độ tin cậy của báo cáo tài chính, đồng thời góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành sản xuất giấy sinh hoạt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên mô hình hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013, bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Môi trường kiểm soát là nền tảng thể hiện thái độ, nhận thức và tầm nhìn của ban lãnh đạo về kiểm soát nội bộ, bao gồm tính chính trực, giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn và chính sách nhân sự. Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro. Thông tin và truyền thông đảm bảo dữ liệu được thu thập, xử lý và truyền đạt kịp thời, chính xác. Giám sát là quá trình đánh giá liên tục và định kỳ để đảm bảo hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả.

Ngoài ra, nghiên cứu còn tham khảo các lý thuyết về quản lý rủi ro, quản trị doanh nghiệp và hiệu quả hoạt động tài chính nhằm làm rõ mối quan hệ giữa hệ thống KSNB và kết quả kinh doanh.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát bằng bảng câu hỏi với 120 nhân viên và quản lý các phòng ban tại công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam, bao gồm các bộ phận kế toán, sản xuất, kinh doanh, kho vận và nhân sự. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo đại diện cho các bộ phận liên quan đến hệ thống KSNB.

Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo tài chính, quy định nội bộ, tài liệu quản lý và các báo cáo kiểm toán của công ty trong giai đoạn 2017-2019. Phân tích dữ liệu sử dụng thống kê mô tả, phân tích tương quan và hồi quy đa biến để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các thành phần KSNB đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, đo lường qua các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận trên tài sản (ROA).

Timeline nghiên cứu kéo dài trong 12 tháng, từ tháng 1/2019 đến tháng 12/2019, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát chưa được chú trọng đầy đủ: Khoảng 65% nhân viên khảo sát cho biết ban lãnh đạo chưa thực sự tạo ra môi trường kiểm soát tích cực, thể hiện qua việc thiếu các chính sách rõ ràng về đạo đức và phân chia quyền hạn chưa hợp lý. Điều này dẫn đến việc nhân viên chưa nhận thức đầy đủ về vai trò của KSNB.

  2. Đánh giá rủi ro còn hạn chế: Chỉ khoảng 40% các quy trình đánh giá rủi ro được thực hiện đầy đủ và thường xuyên. Việc thiếu đánh giá rủi ro kịp thời làm tăng nguy cơ thất thoát tài sản và sai sót trong báo cáo tài chính.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ: Các hoạt động kiểm soát như kiểm soát quy trình mua hàng, bán hàng, sản xuất và tiền lương được thực hiện nhưng chưa đồng bộ và thiếu sự giám sát chặt chẽ. Ví dụ, tồn kho dở dang chiếm khoảng 18% tổng giá trị tài sản lưu động, gây áp lực tài chính lớn.

  4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Khoảng 55% nhân viên phản ánh thông tin nội bộ chưa được truyền đạt kịp thời và đầy đủ, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và kiểm soát hoạt động.

  5. Giám sát hệ thống còn yếu: Công tác giám sát và kiểm tra định kỳ chưa được thực hiện nghiêm túc, chỉ khoảng 30% các hoạt động giám sát được thực hiện theo kế hoạch, dẫn đến việc phát hiện và xử lý sai phạm chậm trễ.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy hệ thống KSNB tại công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong việc xây dựng môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của ban lãnh đạo về tầm quan trọng của KSNB, cũng như sự thiếu phối hợp giữa các phòng ban trong việc thực hiện các hoạt động kiểm soát.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành sản xuất và các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam và quốc tế, kết quả này tương đồng với nhận định rằng môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống KSNB. Việc thiếu giám sát và truyền thông kém cũng là nguyên nhân phổ biến dẫn đến các sai sót và gian lận trong doanh nghiệp.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ thực hiện các thành phần KSNB và bảng so sánh các chỉ số tài chính trước và sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến. Điều này giúp minh họa rõ ràng tác động của hệ thống KSNB đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường xây dựng môi trường kiểm soát: Ban lãnh đạo cần ban hành và phổ biến các chính sách về đạo đức, phân chia quyền hạn rõ ràng, đồng thời tổ chức các khóa đào tạo nâng cao nhận thức về KSNB cho toàn bộ nhân viên. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do phòng nhân sự phối hợp với ban giám đốc chịu trách nhiệm.

  2. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro: Thiết lập hệ thống đánh giá rủi ro định kỳ, áp dụng công nghệ thông tin để theo dõi và cảnh báo rủi ro kịp thời. Mục tiêu giảm thiểu rủi ro tài chính và vận hành, hoàn thành trong 9 tháng, do phòng kiểm soát nội bộ chủ trì.

  3. Đồng bộ hoạt động kiểm soát: Xây dựng quy trình kiểm soát chuẩn cho các bộ phận mua hàng, bán hàng, sản xuất và tiền lương, tăng cường giám sát chéo giữa các phòng ban nhằm giảm thiểu sai sót và thất thoát. Thời gian triển khai 12 tháng, do phòng kế toán và phòng sản xuất phối hợp thực hiện.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ: Áp dụng phần mềm quản lý thông tin nội bộ, đảm bảo thông tin được truyền đạt nhanh chóng, chính xác đến các bộ phận liên quan. Mục tiêu nâng cao hiệu quả ra quyết định, hoàn thành trong 6 tháng, do phòng IT và phòng hành chính phối hợp.

  5. Tăng cường giám sát và kiểm tra định kỳ: Thiết lập kế hoạch giám sát thường xuyên, sử dụng các công cụ kiểm toán nội bộ để phát hiện sớm các sai phạm và xử lý kịp thời. Thời gian thực hiện liên tục, do phòng kiểm toán nội bộ và ban giám đốc chịu trách nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất giấy: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng và cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực quản lý và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

  2. Phòng kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn để thiết kế, đánh giá và cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù ngành sản xuất giấy.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng mô hình COSO 2013 trong thực tiễn doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp.

  4. Các nhà quản lý phòng ban liên quan (kế toán, sản xuất, kinh doanh, nhân sự): Giúp nhận diện các điểm yếu trong quy trình kiểm soát nội bộ và phối hợp thực hiện các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy trình, chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ pháp luật. Nó giúp giảm thiểu rủi ro và gian lận, nâng cao uy tín doanh nghiệp.

  2. Mô hình COSO 2013 gồm những thành phần nào?
    Mô hình COSO 2013 bao gồm năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua mức độ thực hiện các thành phần kiểm soát, khả năng phát hiện và ngăn ngừa rủi ro, cũng như tác động tích cực đến các chỉ số tài chính như doanh thu, lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận trên tài sản.

  4. Nguyên nhân chính khiến hệ thống kiểm soát nội bộ không hiệu quả tại New Toyo Pulppy là gì?
    Nguyên nhân chủ yếu là nhận thức chưa đầy đủ của ban lãnh đạo về vai trò của KSNB, thiếu đánh giá rủi ro thường xuyên, hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ và giám sát yếu kém.

  5. Các giải pháp đề xuất có thể áp dụng cho các doanh nghiệp khác không?
    Các giải pháp như tăng cường môi trường kiểm soát, hoàn thiện đánh giá rủi ro, đồng bộ hoạt động kiểm soát và cải thiện truyền thông nội bộ có tính ứng dụng rộng rãi, đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh có quy mô tương tự.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và kết quả kinh doanh.
  • Nghiên cứu đã phân tích chi tiết các thành phần của hệ thống KSNB theo mô hình COSO 2013 và xác định nguyên nhân tồn tại.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, truyền thông và giám sát.
  • Kế hoạch hành động được xây dựng rõ ràng với timeline từ 6 đến 12 tháng, phân công trách nhiệm cụ thể cho các phòng ban.
  • Nghiên cứu góp phần nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo và nhân viên về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của công ty.

Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan nên triển khai ngay các giải pháp đề xuất để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng cạnh tranh trên thị trường.