Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trong ngành bảo dưỡng và sửa chữa công trình dầu khí tại Việt Nam, việc nâng cao hiệu quả làm việc của công nhân viên trở thành yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Bảo dưỡng và Sửa chữa Công trình Dầu khí (PMS) là một trong những đơn vị chủ lực trong lĩnh vực này, chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa và giám sát vận hành các công trình dầu khí khâu sau của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam. Tuy nhiên, hệ thống đánh giá hiệu quả công việc hiện tại của công ty còn mang tính cảm tính, chưa phản ánh đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của công nhân viên, dẫn đến việc chưa phát huy tối đa động lực làm việc và tiềm ẩn nhiều xung đột nội bộ.

Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 7 đến tháng 8 năm 2022 tại Công ty PMS nhằm xây dựng và cải tiến hệ thống đánh giá KPI (Key Performance Indicator) để nâng cao hiệu quả làm việc của công nhân viên. Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là phân tích thực trạng hiệu quả làm việc dựa trên dữ liệu KPI hiện có, xác định các yếu tố ảnh hưởng chính và đề xuất giải pháp cải tiến hệ thống đánh giá phù hợp với đặc thù công việc của công ty. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại trụ sở Công ty PMS tại Quảng Ngãi, với dữ liệu thu thập từ báo cáo tài chính, nhân sự và đánh giá hiệu quả công việc giai đoạn 2019-2021, cùng khảo sát định lượng với 58 mẫu công nhân viên.

Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp một công cụ đánh giá hiệu quả công việc khách quan, minh bạch, giúp công ty nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng dịch vụ, đồng thời tạo động lực làm việc tích cực cho công nhân viên. Kết quả nghiên cứu góp phần hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc hoạch định chính sách nhân sự, tăng cường quản lý và phát triển nguồn nhân lực, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên lý thuyết về hệ thống đánh giá KPI và hiệu quả công việc, kết hợp với các mô hình quản lý hiệu suất hiện đại. KPI được định nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân hoặc tổ chức thông qua các tiêu chí định lượng và định tính. Hệ thống KPI được xây dựng theo nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-based) nhằm đảm bảo tính rõ ràng, khả thi và phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty.

Hai mô hình lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  1. Mô hình xây dựng KPI của Wayne W. Eckerson (2009): Nhấn mạnh việc thiết lập KPI phải dựa trên chiến lược rõ ràng, có sự tài trợ của lãnh đạo cấp cao, tuân thủ phương pháp luận và lập khung dự án cụ thể. Mô hình này đề xuất 12 đặc điểm quan trọng của KPI như tính chiến lược, đơn giản, có chủ sở hữu, khả năng hành động, cập nhật kịp thời và phù hợp với chiến lược công ty.

  2. Mô hình quản lý KPI trong quản lý hồ sơ công cộng của Bang Victoria: Tập trung vào việc xây dựng KPI phù hợp với các tiêu chuẩn pháp lý, vòng đời hồ sơ và dựa trên phân tích nguyên nhân-kết quả. Mô hình này nhấn mạnh tính liên quan, khả năng đo lường, tính nhất quán và sự đồng thuận trong tổ chức.

Ngoài ra, nghiên cứu cũng tham khảo các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc theo Kerzner (2017), bao gồm các cấp độ mô tả công việc và các chỉ số đo lường hiệu quả công việc từ cơ bản đến nâng cao.

Bảy yếu tố chính ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của công nhân viên tại Công ty PMS được xác định gồm: chấp hành nội quy, đáp ứng yêu cầu khách hàng, hợp tác phối hợp trong công việc, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc, mức độ hoàn thành công việc, đáp ứng yêu cầu đào tạo và thăng tiến, thành tích cải tiến sáng kiến.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác trong phân tích.

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự và đánh giá hiệu quả công việc hàng tháng của Công ty PMS giai đoạn 2019-2021. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát định lượng với 58 mẫu công nhân viên, cùng phỏng vấn nhóm chuyên gia và quan sát thái độ làm việc để hoàn thiện thang đo.

  • Phương pháp chọn mẫu: Mẫu khảo sát được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện, tập trung vào công nhân viên làm công tác kỹ thuật, quản lý dự án và phát triển thị trường tại công ty.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phần mềm SPSS phiên bản 2 để xử lý dữ liệu, áp dụng các kỹ thuật phân tích thống kê mô tả, kiểm định thang đo, phân tích nhân tố khám phá (EFA) và phân tích hồi quy để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.

  • Timeline nghiên cứu: Quá trình thu thập và xử lý dữ liệu diễn ra từ tháng 7 đến tháng 8 năm 2022, bao gồm khảo sát, phỏng vấn, phân tích và đề xuất giải pháp.

Phương pháp nghiên cứu đảm bảo tính khách quan, khoa học và phù hợp với đặc thù hoạt động của Công ty PMS, từ đó đưa ra các kết luận và đề xuất có giá trị thực tiễn cao.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Xác định 7 yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc: Kết quả phân tích cho thấy bảy yếu tố gồm chấp hành nội quy, đáp ứng yêu cầu khách hàng, hợp tác phối hợp trong công việc, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc, mức độ hoàn thành công việc, đáp ứng yêu cầu đào tạo và thăng tiến, thành tích cải tiến sáng kiến có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả làm việc của công nhân viên tại Công ty PMS. Trong đó, mức độ hoàn thành công việc và hợp tác phối hợp trong công việc có mức tác động cao nhất, chiếm khoảng 25% và 20% tổng ảnh hưởng.

  2. Ảnh hưởng của biến nhân khẩu học: Giới tính, độ tuổi, thâm niên và trình độ chuyên môn cũng tác động đến hiệu quả làm việc, với thâm niên và trình độ chuyên môn có ảnh hưởng tích cực rõ rệt, chiếm khoảng 15% và 18% mức độ ảnh hưởng tổng thể.

  3. Thực trạng hệ thống đánh giá KPI hiện tại: Hệ thống KPI hiện hữu của Công ty PMS có ưu điểm là đơn giản, dễ áp dụng và đã được vận hành gần 3 năm với sự hiểu biết của công nhân viên. Tuy nhiên, hệ thống còn thiếu các tiêu chí đánh giá toàn diện, mang tính cảm tính cao, chưa bao phủ hết các hoạt động và yêu cầu công việc, dẫn đến kết quả đánh giá chưa phản ánh chính xác hiệu quả làm việc thực tế.

  4. Đề xuất bổ sung các yếu tố mới trong hệ thống KPI: Nghiên cứu đề xuất bổ sung ba yếu tố mới gồm đáp ứng yêu cầu khách hàng, đáp ứng yêu cầu đào tạo và thăng tiến, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc nhằm hoàn thiện hệ thống đánh giá, giúp đánh giá khách quan và toàn diện hơn.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu trước đây về vai trò quan trọng của KPI trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và tạo động lực cho nhân viên. Việc bổ sung các yếu tố mới trong hệ thống KPI giúp khắc phục nhược điểm của hệ thống hiện tại, đồng thời phù hợp với đặc thù công việc kỹ thuật và quản lý dự án tại Công ty PMS.

Phân tích dữ liệu cho thấy mức độ hoàn thành công việc và hợp tác phối hợp là hai yếu tố then chốt, phản ánh rõ nét sự gắn kết và hiệu quả công việc của công nhân viên. Điều này cho thấy việc xây dựng KPI cần tập trung vào các tiêu chí đo lường cụ thể, có thể định lượng và phản ánh đúng thực tế công việc.

Biến nhân khẩu học như thâm niên và trình độ chuyên môn có ảnh hưởng tích cực, cho thấy việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là yếu tố không thể thiếu để nâng cao hiệu quả làm việc. Kết quả này cũng đồng nhất với các mô hình quản lý hiệu suất hiện đại, nhấn mạnh vai trò của phát triển năng lực cá nhân.

Việc hệ thống KPI hiện tại còn mang tính cảm tính và thiếu toàn diện là nguyên nhân chính khiến động lực làm việc chưa được phát huy tối đa. Do đó, việc cải tiến hệ thống đánh giá KPI theo hướng khách quan, minh bạch và phù hợp với chiến lược công ty là cần thiết để tạo ra sự thay đổi tích cực trong văn hóa doanh nghiệp.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ thể hiện tỷ lệ hoàn thành công việc, mức độ hợp tác phối hợp và các yếu tố nhân khẩu học để minh họa rõ ràng hơn các phát hiện chính, hỗ trợ cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI toàn diện và khách quan

    • Động từ hành động: Thiết kế, bổ sung, chuẩn hóa
    • Target metric: Bao phủ đầy đủ 7 yếu tố ảnh hưởng chính, giảm thiểu đánh giá cảm tính dưới 10%
    • Timeline: Triển khai trong 6 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Ban Quản lý nhân sự phối hợp với các phòng ban chuyên môn

  2. Tăng cường đào tạo và phát triển năng lực công nhân viên

    • Động từ hành động: Tổ chức, đào tạo, nâng cao
    • Target metric: 90% công nhân viên hoàn thành các khóa đào tạo chuyên môn và kỹ năng mềm hàng năm
    • Timeline: Kế hoạch đào tạo hàng năm, bắt đầu từ quý 3 năm 2023
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực

  3. Xây dựng quy trình đánh giá và phản hồi hiệu quả công việc định kỳ

    • Động từ hành động: Thiết lập, thực hiện, giám sát
    • Target metric: 100% công nhân viên được đánh giá và nhận phản hồi hàng quý
    • Timeline: Áp dụng từ quý 4 năm 2023
    • Chủ thể thực hiện: Trưởng phòng, quản lý trực tiếp

  4. Khuyến khích sáng kiến cải tiến và hợp tác trong công việc

    • Động từ hành động: Khuyến khích, ghi nhận, khen thưởng
    • Target metric: Tăng 30% số sáng kiến được đề xuất và áp dụng trong năm đầu tiên
    • Timeline: Triển khai chính sách khen thưởng từ quý 1 năm 2024
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và phòng Quản lý chất lượng

  5. Áp dụng công nghệ hỗ trợ quản lý KPI và báo cáo tự động

    • Động từ hành động: Triển khai, tích hợp, đào tạo sử dụng
    • Target metric: Giảm thời gian tổng hợp báo cáo KPI xuống dưới 50% so với hiện tại
    • Timeline: Hoàn thành trong 9 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp với phòng Nhân sự

Các giải pháp trên nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả làm việc của công nhân viên, đồng thời tạo ra môi trường làm việc minh bạch, công bằng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của Công ty PMS.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc và quản lý cấp cao của các doanh nghiệp trong ngành dầu khí và bảo dưỡng sửa chữa

    • Lợi ích: Hiểu rõ cách xây dựng hệ thống KPI phù hợp với đặc thù ngành, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và vận hành doanh nghiệp.
    • Use case: Áp dụng mô hình cải tiến KPI để tăng năng suất và chất lượng dịch vụ.

  2. Phòng Nhân sự và Quản lý nguồn nhân lực

    • Lợi ích: Có cơ sở khoa học để thiết kế hệ thống đánh giá hiệu quả công việc khách quan, minh bạch, hỗ trợ công tác đào tạo và phát triển nhân viên.
    • Use case: Xây dựng thang đo KPI phù hợp với từng vị trí công việc, cải thiện quy trình đánh giá và phản hồi.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý nhân sự

    • Lợi ích: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp phân tích dữ liệu và đề xuất giải pháp cải tiến hệ thống KPI trong doanh nghiệp.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý hiệu suất và phát triển nguồn nhân lực.

  4. Các chuyên gia tư vấn quản lý và phát triển tổ chức

    • Lợi ích: Nắm bắt các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc trong ngành đặc thù, từ đó tư vấn giải pháp phù hợp cho khách hàng.
    • Use case: Thiết kế chương trình cải tiến KPI và đào tạo cho doanh nghiệp trong lĩnh vực kỹ thuật và dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống KPI là gì và tại sao cần cải tiến?
    Hệ thống KPI là công cụ đo lường hiệu quả công việc dựa trên các chỉ số cụ thể. Cải tiến hệ thống giúp đánh giá chính xác hơn, tạo động lực làm việc và nâng cao năng suất lao động, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh như ngành dầu khí.

  2. Các yếu tố nào ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu quả làm việc của công nhân viên?
    Nghiên cứu xác định mức độ hoàn thành công việc và hợp tác phối hợp trong công việc là hai yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất, chiếm hơn 40% tổng mức tác động đến hiệu quả làm việc.

  3. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong luận văn là gì?
    Luận văn sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng, thu thập dữ liệu qua khảo sát 58 mẫu công nhân viên, phân tích bằng phần mềm SPSS để đảm bảo tính khách quan và khoa học.

  4. Làm thế nào để áp dụng hệ thống KPI mới vào thực tế doanh nghiệp?
    Cần xây dựng quy trình đánh giá rõ ràng, đào tạo nhân viên và quản lý, áp dụng công nghệ hỗ trợ quản lý KPI, đồng thời thiết lập cơ chế phản hồi và khen thưởng minh bạch để đảm bảo hiệu quả triển khai.

  5. Ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc cải tiến hệ thống KPI?
    Ban Quản lý nhân sự phối hợp với các phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và giám sát hệ thống KPI, trong khi Ban Giám đốc đóng vai trò tài trợ và định hướng chiến lược.

Kết luận

  • Luận văn đã xác định 7 yếu tố chính ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của công nhân viên tại Công ty PMS, trong đó mức độ hoàn thành công việc và hợp tác phối hợp đóng vai trò then chốt.
  • Hệ thống đánh giá KPI hiện tại còn nhiều hạn chế về tính toàn diện và khách quan, cần được cải tiến để phù hợp với đặc thù công việc và chiến lược phát triển công ty.
  • Nghiên cứu đề xuất bổ sung các yếu tố mới và xây dựng quy trình đánh giá KPI chuẩn hóa, minh bạch, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ.
  • Các giải pháp đề xuất bao gồm xây dựng hệ thống KPI toàn diện, tăng cường đào tạo, thiết lập quy trình đánh giá định kỳ, khuyến khích sáng kiến và ứng dụng công nghệ quản lý.
  • Tiếp theo, công ty cần triển khai thử nghiệm hệ thống KPI mới trong vòng 6-9 tháng, đồng thời đào tạo và giám sát quá trình áp dụng để đảm bảo hiệu quả và điều chỉnh kịp thời.

Call-to-action: Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan nên nhanh chóng triển khai các giải pháp cải tiến hệ thống KPI nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, tạo động lực cho công nhân viên và giữ vững vị thế cạnh tranh của Công ty PMS trên thị trường.