Phân tích quy trình tài chính kém tại phòng tài chính của công ty Manning Selvage and Lee

• Tác giả: Nguyễn Thị Hải Vân
• Người hướng dẫn: Dr Đoàn Anh Tuấn
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Cải Thiện Quy Trình Tài Chính Tại Phòng Tài Chính Của Công Ty Manning Selvage and Lee
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

• List of tables
• List of abbreviations
• List of figures
• List of diagrams
• Executive summary
• 1. Company overview
• 2. Organization structure
• 3. Mission
• 4. Symptoms
• 4.1. Negative Cash Flow
• 4.2. Decreased Profit Margin
• 4.3. Long collecting period
• 5. Weak overheads management
• 6. Lack of standardized financial process
• 7. Weak collecting function

I. Giới thiệu về quy trình tài chính tại phòng tài chính của công ty Manning Selvage and Lee

Quy trình tài chính là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là tại công ty Manning Selvage and Lee (MSL). Hiện tại, phòng tài chính của MSL đang đối mặt với nhiều vấn đề nghiêm trọng như quy trình tài chính không chuẩn hóa, quản lý tài chính yếu kém và thời gian thu hồi công nợ kéo dài. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính mà còn làm giảm lợi nhuận của công ty. Theo báo cáo, công ty đã trải qua tình trạng dòng tiền âm và giảm biên lợi nhuận trong những năm gần đây. Việc cải thiện quy trình tài chính là cần thiết để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.1 Tình trạng hiện tại của quy trình tài chính

Tình trạng hiện tại của quy trình tài chính tại MSL cho thấy sự thiếu hụt trong việc kiểm soát nội bộ và sự phối hợp giữa các bộ phận. Các vấn đề như thời gian thu hồi công nợ kéo dài và quản lý ngân sách không hiệu quả đã dẫn đến tình trạng dòng tiền âm. Theo số liệu, thời gian thu hồi công nợ đã tăng từ 30 ngày lên 68 ngày trong vòng ba năm. Điều này cho thấy sự cần thiết phải cải thiện quy trình làm việc và áp dụng các biện pháp quản lý tài chính hiệu quả hơn.

II. Phân tích nguyên nhân gây ra vấn đề

Có ba nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng kém hiệu quả trong quy trình tài chính tại MSL. Đầu tiên là thiếu kiểm soát nội bộ, điều này dẫn đến việc không thể theo dõi và quản lý các khoản thu chi một cách hiệu quả. Thứ hai là thiếu nhân lực có kỹ năng, khiến cho các công việc tài chính không được thực hiện đúng cách. Cuối cùng, thiếu sự hợp tác giữa các bộ phận đã làm giảm hiệu quả trong việc thực hiện các quy trình tài chính. Những nguyên nhân này cần được phân tích kỹ lưỡng để tìm ra giải pháp phù hợp.

2.1 Thiếu kiểm soát nội bộ

Thiếu kiểm soát nội bộ là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự yếu kém trong quy trình tài chính. Việc không có các quy trình chuẩn hóa đã dẫn đến tình trạng không thể theo dõi và kiểm soát các khoản thu chi một cách hiệu quả. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến quản lý ngân sách mà còn làm giảm hiệu quả tài chính của công ty. Cần thiết phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ để đảm bảo rằng mọi hoạt động tài chính đều được giám sát và đánh giá đúng mức.

2.2 Thiếu nhân lực có kỹ năng

Thiếu nhân lực có kỹ năng trong phòng tài chính cũng là một vấn đề nghiêm trọng. Nhân viên không đủ năng lực để thực hiện các nhiệm vụ tài chính phức tạp, dẫn đến việc quản lý tài chính không hiệu quả. Việc đào tạo và phát triển nhân viên là cần thiết để nâng cao năng lực và hiệu quả làm việc của họ. Cần có các chương trình đào tạo chuyên sâu để cải thiện kỹ năng cho nhân viên tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả tài chính của công ty.

III. Giải pháp cải thiện quy trình tài chính

Để cải thiện quy trình tài chính tại MSL, cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, công ty cần xây dựng và áp dụng một quy trình tài chính chuẩn hóa để đảm bảo rằng mọi hoạt động tài chính đều được thực hiện theo một quy trình nhất định. Thứ hai, cần thiết phải triển khai các chương trình đào tạo cho nhân viên tài chính để nâng cao kỹ năng và năng lực làm việc. Cuối cùng, việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công việc cũng là một giải pháp quan trọng.

3.1 Xây dựng quy trình tài chính chuẩn hóa

Xây dựng quy trình tài chính chuẩn hóa là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc cải thiện quy trình tài chính tại MSL. Quy trình này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động tài chính đều được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả. Việc chuẩn hóa quy trình sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng kiểm soát tài chính. Cần thiết phải có một tài liệu hướng dẫn chi tiết về quy trình tài chính để mọi nhân viên đều nắm rõ và thực hiện đúng.

3.2 Triển khai chương trình đào tạo

Triển khai chương trình đào tạo cho nhân viên tài chính là một giải pháp quan trọng để nâng cao năng lực làm việc. Chương trình này nên bao gồm các khóa học về quản lý tài chính, phân tích tài chính và các kỹ năng mềm cần thiết. Việc đào tạo sẽ giúp nhân viên tự tin hơn trong công việc và nâng cao hiệu quả tài chính của công ty. Cần có kế hoạch đào tạo cụ thể và thường xuyên để đảm bảo rằng nhân viên luôn được cập nhật kiến thức mới.

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh và biến động nhanh chóng, quản lý tài chính hiệu quả trở thành yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Theo báo cáo nội bộ của Manning Selvage & Lee (MSL) – một công ty hoạt động trong ngành quan hệ công chúng tại Việt Nam, từ năm 2017 đến 2019, công ty đã trải qua nhiều khó khăn về tài chính như dòng tiền âm, biên lợi nhuận giảm sút và thời gian thu hồi công nợ kéo dài. Cụ thể, dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2017 âm 5.330 triệu đồng, năm 2019 tiếp tục âm 1.615 triệu đồng; biên lợi nhuận ròng giảm từ mức dương 6% xuống âm 8,89% vào năm 2020; thời gian thu hồi công nợ tăng từ 30,4 ngày lên 67,9 ngày trong năm 2019. Những vấn đề này xuất phát từ việc thiếu quy trình tài chính chuẩn hóa, phân bổ công việc yếu kém, thiếu nhân sự có kỹ năng và sự hợp tác nhóm chưa hiệu quả.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích nguyên nhân sâu xa dẫn đến các vấn đề tài chính tại phòng Tài chính – Kế toán của MSL, đồng thời đề xuất các giải pháp khả thi để cải thiện hiệu quả quản lý tài chính, tăng cường dòng tiền, rút ngắn thời gian thu hồi công nợ và nâng cao biên lợi nhuận. Nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2017-2019 tại trụ sở công ty tại TP. Hồ Chí Minh, với phạm vi phân tích chủ yếu là phòng Tài chính – Kế toán.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cái nhìn toàn diện về mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố nội bộ ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính, đồng thời góp phần xây dựng mô hình quản lý tài chính chuẩn hóa, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong ngành truyền thông.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên ba lý thuyết chính: (1) Lý thuyết kiểm soát nội bộ của COSO (2013), nhấn mạnh vai trò của kiểm soát nội bộ trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động, báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ pháp luật; (2) Lý thuyết về năng lực nhân sự (Quinn, 2007), cho rằng kỹ năng và kiến thức của nhân viên quyết định hiệu quả công việc; (3) Lý thuyết hợp tác nhóm (Wang, Yen & Huang, 2011), khẳng định sự hợp tác tích cực trong nhóm nâng cao hiệu suất làm việc và tạo giá trị cho tổ chức. Ngoài ra, mô hình Balanced Scorecard (Kaplan & Norton, 1996) được áp dụng để xây dựng hệ thống KPI nhằm đo lường và quản lý hiệu quả hoạt động tài chính.

Các khái niệm chính bao gồm: dòng tiền (cash flow), biên lợi nhuận (profit margin), thời gian thu hồi công nợ (average collection period), kiểm soát nội bộ (internal control), phân bổ công việc (work allocation), kỹ năng nhân sự (staff skills), hợp tác nhóm (team cooperation), và hệ thống đánh giá hiệu suất (KPI).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính và định lượng kết hợp. Dữ liệu thu thập từ các nguồn chính gồm: dữ liệu lịch sử tài chính của MSL giai đoạn 2017-2019, phỏng vấn sâu với các nhân sự chủ chốt trong phòng Tài chính – Kế toán (bao gồm Giám đốc Tài chính, trợ lý tài chính, kế toán công nợ), và phân tích tài liệu chuyên ngành liên quan.

Cỡ mẫu phỏng vấn gồm 5 nhân sự chủ chốt, được chọn theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất (purposive sampling) nhằm đảm bảo thu thập thông tin chuyên sâu và có giá trị. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp phân tích nội dung (content analysis) đối với dữ liệu phỏng vấn và phân tích thống kê mô tả đối với số liệu tài chính. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 10/2019 đến tháng 6/2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Dòng tiền âm và biến động lớn: Dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh của MSL biến động mạnh, âm 5.330 triệu đồng năm 2017, cải thiện dương 2.233 triệu đồng năm 2018 nhưng lại giảm xuống âm 1.615 triệu đồng năm 2019. Điều này cho thấy công ty chưa kiểm soát tốt dòng tiền, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và tái đầu tư.

2. Biên lợi nhuận giảm sút nghiêm trọng: Biên lợi nhuận ròng giảm từ mức dương 6% năm 2017 và 2018 xuống âm 8,89% năm 2020, phản ánh chi phí hoạt động tăng cao và doanh thu không ổn định, làm giảm hiệu quả kinh doanh.

3. Thời gian thu hồi công nợ kéo dài: Thời gian thu hồi công nợ tăng từ 30,4 ngày năm 2017 lên 67,9 ngày năm 2019, tăng gần gấp đôi, gây áp lực lên dòng tiền và làm giảm khả năng thanh khoản.

4. Thiếu quy trình tài chính chuẩn hóa và phân bổ công việc không hợp lý: Phòng Tài chính – Kế toán chưa có quy trình chuẩn hóa trong quản lý ngân sách, thu chi và thu hồi công nợ. Nhân viên phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau, dẫn đến quá tải và giảm hiệu quả công việc.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các vấn đề tài chính được xác định là do thiếu kiểm soát nội bộ hiệu quả, nhân sự chưa đủ kỹ năng chuyên môn và sự hợp tác nhóm chưa chặt chẽ. Việc thiếu quy trình chuẩn hóa khiến các hoạt động tài chính không được đồng bộ, gây ra sai lệch trong dự báo ngân sách và quản lý chi phí. So với các nghiên cứu trong ngành dịch vụ truyền thông, kết quả này tương đồng với thực trạng chung về quản lý tài chính yếu kém dẫn đến hiệu quả kinh doanh thấp.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ dòng tiền thuần theo năm, biểu đồ biến động biên lợi nhuận và biểu đồ thời gian thu hồi công nợ để minh họa rõ ràng xu hướng và mức độ nghiêm trọng của các vấn đề. Bảng phân tích phân bổ công việc và vai trò nhân sự cũng giúp làm rõ nguyên nhân gây quá tải và giảm hiệu quả.

Ý nghĩa của kết quả nghiên cứu là giúp doanh nghiệp nhận diện rõ các điểm yếu trong quản lý tài chính, từ đó xây dựng các giải pháp cải tiến phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng và kiểm soát quy trình lập ngân sách chuẩn hóa: Thiết lập quy trình ngân sách chi tiết, bao gồm phân bổ ngân sách theo từng bộ phận và dự án, áp dụng mô hình bottom-up kết hợp top-down để đảm bảo tính thực tế và khả thi. Thời gian triển khai dự kiến 20 tuần, do CFO và phòng Tài chính chủ trì.

2. Triển khai chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo về hệ thống Oracle, quy trình tài chính và kỹ năng quản lý cho nhân viên tài chính và các phòng ban liên quan. Mục tiêu nâng cao năng lực xử lý công việc, giảm sai sót và tăng hiệu quả. Thời gian thực hiện trong 3 tháng đầu năm 2021.

3. Áp dụng hệ thống đánh giá hiệu suất KPI – thưởng phạt: Xây dựng hệ thống KPI dựa trên mô hình Balanced Scorecard, phân bổ trách nhiệm rõ ràng theo PSC (Primary, Secondary, Contribute), đánh giá và khen thưởng công bằng nhằm thúc đẩy động lực làm việc. Thời gian triển khai khoảng 9 tuần, phối hợp giữa phòng Nhân sự và các trưởng bộ phận.

4. Tái cấu trúc phân bổ công việc và tăng cường hợp tác nhóm: Rà soát và phân công lại nhiệm vụ để tránh chồng chéo, giảm tải cho nhân viên, đồng thời thúc đẩy giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Thực hiện song song với các giải pháp trên trong vòng 6 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Giúp nhận diện các vấn đề tài chính nội bộ, từ đó xây dựng chiến lược quản lý tài chính hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh.

2. Phòng Tài chính – Kế toán: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình chuẩn hóa, phân bổ công việc và áp dụng KPI để cải thiện hiệu suất làm việc.

3. Chuyên gia tư vấn quản lý tài chính: Là tài liệu tham khảo thực tiễn để đề xuất giải pháp cải tiến quy trình tài chính cho các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ truyền thông.

4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Quản trị Kinh doanh, Tài chính: Cung cấp case study thực tế về quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp hiểu rõ mối quan hệ giữa các yếu tố nội bộ và hiệu quả tài chính.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao dòng tiền âm lại là vấn đề nghiêm trọng đối với doanh nghiệp?
   Dòng tiền âm cho thấy doanh nghiệp không đủ tiền mặt để chi trả các khoản chi phí hoạt động, dẫn đến khó khăn trong thanh toán nợ, tái đầu tư và duy trì hoạt động kinh doanh. Ví dụ, MSL năm 2017 và 2019 đều có dòng tiền âm, ảnh hưởng đến khả năng vận hành.

2. Làm thế nào để rút ngắn thời gian thu hồi công nợ?
   Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thu hồi công nợ chuẩn, theo dõi sát sao các khoản phải thu, tăng cường giao tiếp với khách hàng và áp dụng các biện pháp khuyến khích thanh toán đúng hạn. MSL hiện có thời gian thu hồi công nợ tăng gần gấp đôi, gây áp lực lên dòng tiền.

3. Tại sao cần áp dụng hệ thống KPI trong phòng Tài chính?
   KPI giúp đo lường hiệu quả công việc, tạo động lực cho nhân viên và đảm bảo các mục tiêu tài chính được thực hiện đúng tiến độ. Hệ thống KPI còn giúp phát hiện điểm yếu và cải tiến quy trình.

4. Làm thế nào để giải quyết tình trạng quá tải công việc cho nhân viên tài chính?
   Phân công lại nhiệm vụ, tách biệt rõ ràng các vai trò, đồng thời tăng cường đào tạo và hỗ trợ công nghệ để giảm áp lực và nâng cao hiệu quả làm việc.

5. Quy trình lập ngân sách chuẩn hóa có lợi ích gì?
   Giúp doanh nghiệp dự báo chính xác chi phí và doanh thu, kiểm soát tốt hơn các khoản chi, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và giảm rủi ro tài chính. MSL cần xây dựng quy trình này để khắc phục tình trạng chi phí vượt dự toán và quản lý kém.

Kết luận

• MSL đang đối mặt với các vấn đề tài chính nghiêm trọng như dòng tiền âm, biên lợi nhuận giảm và thời gian thu hồi công nợ kéo dài do thiếu quy trình tài chính chuẩn hóa và nhân sự chưa đủ năng lực.
• Nguyên nhân chính bao gồm thiếu kiểm soát nội bộ, phân bổ công việc không hợp lý và thiếu sự hợp tác nhóm.
• Giải pháp trọng tâm là xây dựng quy trình lập ngân sách chuẩn hóa, triển khai chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng, áp dụng hệ thống KPI và tái cấu trúc phân bổ công việc.
• Thời gian triển khai các giải pháp dự kiến từ 3 đến 6 tháng, với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và ban lãnh đạo.
• Luận văn kêu gọi các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ truyền thông và các nhà quản lý tài chính tham khảo để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, góp phần phát triển bền vững.