Cải Thiện Hợp Tác Nhóm Tại Phòng Giao Dịch Ngân Hàng Đông Á

• Tác giả: Nguyen Kieu Khanh
• Người hướng dẫn: Dr. Doan Anh Tuan
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Poor Team Cooperation At Donga Bank’s Trading Department
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

• 1. CHAPTER 1: PROBLEM IDENTIFICATION
• 1.1. Company overview
• 1.1.1. DongA Joint Stock Commercial Bank (DongA Bank/ DAB)
• 1.1.2. Trading Department
• 1.2. Symptoms
• 1.2.1. High turnover rate
• 1.2.2. Low profit
• 1.3. Potential problems
• 1.3.1. High workload
• 1.3.2. Poor team cooperation
• 2. CHAPTER 2: ALTERNATIVE SOLUTIONS
• 2.1. Lack of updating job descriptions
• 2.2. Poor reward system
• 2.3. Effectiveness measurement through taking actions
• 3. CHAPTER 3: SUPPORTING INFORMATION
• Executive Summary

I. Tổng Quan Về Hợp Tác Nhóm Tại Phòng Giao Dịch Đông Á

Hợp tác được xem là nền tảng cơ bản của sự tương tác giữa con người. Đối với các tổ chức, hợp tác nhóm hiệu quả trở thành công cụ chính để đạt được lợi thế cạnh tranh chiến lược. Hơn nữa, sự hợp tác nhóm mang lại nhiều lợi ích cho nỗ lực phát triển bền vững và hiệu suất của công ty. Rõ ràng, hợp tác sẽ thành công hơn nếu được quản lý và quan tâm đúng mức. Tuy nhiên, phòng giao dịch Ngân hàng Đông Á (DAB) đang trải qua tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao cũng như lợi nhuận giao dịch ngoại hối thấp trong nhiều năm do hợp tác nhóm kém hiệu quả. Nghiên cứu này sử dụng các đánh giá tài liệu khác nhau và thực hiện phỏng vấn chuyên sâu giữa các nhân viên tại phòng giao dịch, nhằm xác định vấn đề chính là gì, tại sao nó là vấn đề chính, mức độ quan trọng của nó và ảnh hưởng của nó đến khả năng làm việc của nhân viên cũng như hiệu quả kinh doanh tại phòng giao dịch như thế nào.

1.1. Tầm Quan Trọng Của Làm Việc Nhóm Tại Ngân Hàng

Làm việc nhóm tại ngân hàng là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo dựng môi trường làm việc tích cực. Nghiên cứu cho thấy sự gắn kết và phối hợp giữa các thành viên giúp tăng năng suất, giảm thiểu sai sót và thúc đẩy sự sáng tạo. Theo tài liệu gốc, hợp tác nhóm được xem là một trong những khía cạnh cơ bản nhất của sự tương tác giữa con người và là công cụ chính để đạt được lợi thế cạnh tranh chiến lược.

1.2. Cơ Cấu Tổ Chức Phòng Giao Dịch Ngân Hàng Đông Á

Để quản lý tổ chức, DAB chia thành chín phòng ban. Quan trọng, trong hoạt động kinh doanh của DAB, phòng giao dịch được coi là quan trọng nhất trong bộ phận vốn và giao dịch, chịu trách nhiệm xử lý và quản lý việc mua bán ngoại tệ để tạo ra lợi nhuận cho ngân hàng. Phòng giao dịch bao gồm bốn bộ phận: Giao dịch ngoại hối (Liên ngân hàng), Giao dịch tiền giấy, Giao dịch vàng và Back Office. Vo Van Dat - Giám đốc phòng và bà Duong Thi Thuy - Phó Giám đốc phụ trách phòng này.

II. Vấn Đề Chính Hợp Tác Nhóm Kém Hiệu Quả Tại Đông Á Bank

Sau các cuộc phỏng vấn sâu với nhân viên và phân tích dữ liệu hiệu suất, "hợp tác nhóm kém hiệu quả" nổi lên như vấn đề cốt lõi tại phòng giao dịch Đông Á Bank. Vấn đề này biểu hiện qua nhiều triệu chứng như tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao và lợi nhuận giao dịch ngoại hối giảm. Theo tài liệu, tình trạng hợp tác nhóm yếu kém ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng làm việc của nhân viên và hiệu quả kinh doanh của phòng. Việc giải quyết vấn đề này là cấp thiết để cải thiện tình hình hoạt động của ngân hàng. Cần lưu ý rằng, giao tiếp hiệu quả trong nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.

2.1. Tỷ Lệ Luân Chuyển Nhân Viên Cao Tại Phòng Giao Dịch

Tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao là một trong những vấn đề nội bộ phổ biến mà các công ty phải đối mặt ngày nay. Chi phí luân chuyển nhân viên, bao gồm chi phí tiếp thị vị trí, tìm kiếm và phỏng vấn ứng viên, và đào tạo họ trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm, là 150% mức lương hàng năm của nhân viên. Theo dữ liệu thống kê, mặc dù số lượng nhân viên nghỉ việc giảm nhẹ từ năm 2015 đến 2017, tổng số lượng nhân viên làm việc giảm nhanh chóng, từ 40 xuống 19 người; do đó, tỷ lệ luân chuyển vẫn tăng từ 32% lên 38%.

2.2. Lợi Nhuận Giao Dịch Ngoại Hối Giảm Sút Đáng Kể

Do nợ xấu và một số vấn đề pháp lý, DAB đã phải đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn trong hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Doanh thu giao dịch ngoại hối giảm từ 15.39 tỷ đồng vào tháng 1 xuống 5.20 tỷ đồng vào tháng 12, giảm khoảng 66%. Trong năm 2017, lợi nhuận của giao dịch ngoại hối liên ngân hàng bắt đầu ở mức 2.19 tỷ đồng, sau đó giảm xuống 0.67 tỷ đồng vào cuối năm. Lợi nhuận của giao dịch tiền giấy cũng giảm từ 12.68 tỷ đồng xuống 2.03 tỷ đồng. So với các ngân hàng thương mại khác, DongA Bank có lợi nhuận giao dịch ngoại hối thấp, ở mức 102.52 tỷ đồng.

III. Cách Cải Thiện Giao Tiếp Hiệu Quả Trong Nhóm Tại Đông Á Bank

Để cải thiện giao tiếp hiệu quả trong nhóm, cần tạo ra môi trường cởi mở, khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và phản hồi. Các buổi họp nhóm định kỳ, sử dụng công cụ giao tiếp trực tuyến và đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên là những giải pháp hữu ích. Xây dựng niềm tin trong nhóm cũng là yếu tố then chốt để thúc đẩy sự hợp tác và giảm thiểu xung đột. Việc lắng nghe tích cực và tôn trọng ý kiến của người khác cũng góp phần quan trọng vào việc cải thiện giao tiếp.

3.1. Tổ Chức Các Buổi Họp Nhóm Định Kỳ Để Chia Sẻ Thông Tin

Tổ chức các buổi họp nhóm định kỳ giúp các thành viên cập nhật thông tin, chia sẻ tiến độ công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh. Các buổi họp nên có chương trình rõ ràng, thời gian hợp lý và khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên. Việc ghi chép và phân công nhiệm vụ sau mỗi buổi họp cũng giúp đảm bảo tính hiệu quả.

3.2. Sử Dụng Công Cụ Giao Tiếp Trực Tuyến Để Kết Nối Nhân Viên

Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến như email, chat, video call giúp nhân viên kết nối và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và văn hóa của nhóm cũng rất quan trọng. Cần khuyến khích nhân viên sử dụng các công cụ này một cách thường xuyên và có ý thức.

3.3. Đào Tạo Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Cho Nhân Viên Đông Á

Việc tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng làm việc nhóm cho nhân viên Đông Á là vô cùng cần thiết. Các buổi đào tạo nên tập trung vào các kỹ năng như giao tiếp, lắng nghe, giải quyết xung đột, phân công công việc và làm việc dưới áp lực. Ngoài ra, việc tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các hoạt động team building cũng giúp tăng cường sự gắn kết và hiểu biết lẫn nhau.

IV. Phương Pháp Phân Công Công Việc Hợp Lý Tại Ngân Hàng Đông Á

Việc phân công công việc trong nhóm ngân hàng cần dựa trên năng lực, kinh nghiệm và sở thích của từng thành viên. Cần đảm bảo rằng mỗi người đều hiểu rõ trách nhiệm của mình và có đủ nguồn lực để hoàn thành công việc. Tinh thần trách nhiệm trong công việc cần được đề cao, khuyến khích nhân viên chủ động giải quyết vấn đề và hỗ trợ lẫn nhau.

4.1. Xác Định Rõ Vai Trò Và Trách Nhiệm Của Từng Thành Viên

Mô tả công việc cần được cập nhật rõ ràng và chi tiết, nêu rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí. Việc này giúp nhân viên hiểu rõ công việc của mình và tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót. Nên có sự tham gia của nhân viên vào quá trình xây dựng mô tả công việc để đảm bảo tính thực tế và phù hợp.

4.2. Cải Thiện Quy Trình Làm Việc Nhóm Để Tối Ưu Hóa Hiệu Suất

Nghiên cứu các quy trình hiện tại để tìm ra điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình cải thiện quy trình làm việc nhóm. Việc này có thể bao gồm việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, đơn giản hóa quy trình phê duyệt và sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ công việc. Cần có sự tham gia của nhân viên vào quá trình cải tiến quy trình để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.

V. Ứng Dụng Thực Tế Giải Quyết Xung Đột Trong Nhóm Tại Đông Á

Giải quyết xung đột trong nhóm làm việc là kỹ năng quan trọng để duy trì sự hòa thuận và hiệu quả. Khi xung đột xảy ra, cần tìm hiểu nguyên nhân và lắng nghe ý kiến của tất cả các bên liên quan. Áp dụng các phương pháp giải quyết xung đột như thương lượng, hòa giải hoặc sử dụng người trung gian để tìm ra giải pháp thỏa đáng cho tất cả các bên.

5.1. Xác Định Nguyên Nhân Gây Ra Xung Đột Trong Nhóm

Xung đột có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau, như bất đồng quan điểm, cạnh tranh quyền lợi, thiếu thông tin hoặc hiểu lầm. Việc xác định rõ nguyên nhân gốc rễ của xung đột giúp đưa ra giải pháp phù hợp và tránh tái diễn.

5.2. Áp Dụng Các Phương Pháp Giải Quyết Xung Đột Hiệu Quả

Các phương pháp giải quyết xung đột hiệu quả bao gồm thương lượng, hòa giải, sử dụng người trung gian và giải quyết vấn đề hợp tác. Phương pháp nào phù hợp phụ thuộc vào tính chất và mức độ nghiêm trọng của xung đột. Quan trọng là phải tạo ra môi trường cởi mở và tôn trọng để các bên có thể bày tỏ ý kiến và tìm ra giải pháp chung.

VI. Đo Lường Hiệu Quả Hợp Tác Nhóm và Đề Xuất Giải Pháp Tương Lai

Để đảm bảo hợp tác nhóm hiệu quả và bền vững, cần có hệ thống đo lường hiệu quả hợp tác nhóm và đánh giá định kỳ. Dựa trên kết quả đánh giá, có thể điều chỉnh các phương pháp làm việc, phân công công việc và đào tạo kỹ năng cho nhân viên. Văn hóa làm việc nhóm tích cực cần được xây dựng và duy trì để tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và gắn kết.

6.1. Xây Dựng Các Tiêu Chí Đánh Giá Hiệu Quả Làm Việc Nhóm

Các tiêu chí đánh giá nên bao gồm các yếu tố như năng suất, chất lượng công việc, mức độ hài lòng của khách hàng và sự gắn kết của các thành viên. Cần đảm bảo rằng các tiêu chí này được thông báo rõ ràng và minh bạch cho tất cả các thành viên.

6.2. Khen Thưởng và Công Nhận Thành Tích Nhóm

Khen thưởng và công nhận thành tích nhóm là động lực quan trọng để thúc đẩy sự hợp tác và nỗ lực của các thành viên. Các hình thức khen thưởng có thể bao gồm tiền thưởng, bằng khen, quà tặng hoặc cơ hội phát triển nghề nghiệp. Quan trọng là phải đảm bảo rằng việc khen thưởng được thực hiện công bằng và minh bạch.