Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, hàng hóa là bộ phận tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh và đóng vai trò trung tâm trong quá trình luân chuyển vốn. Việc quản lý chặt chẽ số lượng, chất lượng, giá trị nhập – xuất – tồn kho có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả kinh doanh và khả năng bảo toàn vốn của doanh nghiệp. Được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 18/09/2012, Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng chuyên kinh doanh sỉ và lẻ các mặt hàng vật liệu xây dựng như lưới thép hàn, hàng rào thép, lưới dập giãn, thép tấm. Trải qua quá trình phát triển, doanh nghiệp đã nâng mức vốn điều lệ lên gần 4 tỷ đồng cùng đội ngũ khoảng 50 nhân sự. Tuy nhiên, cùng với sự mở rộng về chủng loại và khối lượng hàng hóa lưu chuyển, công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị bộc lộ một số điểm hạn chế về quy trình luân chuyển chứng từ, phương tiện xử lý số liệu và phương pháp theo dõi chi tiết.

Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả Nguyễn Thị Trang Ngân đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ theo quy định kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng, bao gồm từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp đến công tác kiểm kê và lập báo cáo.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế còn tồn tại và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa, bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và các thủ tục kiểm kê, luân chuyển chứng từ hàng hóa.
  • Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng (Địa chỉ: Số 13B/4/170 Phạm Hữu Điều, Phường Niệm Nghĩa, Quận Lê Chân, TP. Hải Phòng).
  • Thời gian nghiên cứu: Dữ liệu và chứng từ kế toán phát sinh trong niên độ kế toán năm 2020 (trọng tâm là số liệu quý IV/2020 và tháng 12/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Khóa luận vận dụng hệ thống nguyên tắc kế toán chuẩn mực và các văn bản quy phạm pháp luật kế toán Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp: Áp dụng theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Quy định về chứng từ kế toán: Căn cứ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan đến hệ thống biểu mẫu chứng từ hàng tồn kho (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê).
  • Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc giá gốc (Historical Cost Principle), Chuẩn mực kế toán số 02 (Hàng tồn kho) về xác định giá trị nhập kho, phương pháp tính giá xuất kho và nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp chuyên môn kế toán:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Tiếp cận trực tiếp chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hóa), sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp tại Phòng Tài chính – Kế toán của công ty.
  • Phương pháp kế toán:
    • Phương pháp chứng từ: Thu thập, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và luân chuyển chứng từ kế toán.
    • Phương pháp tài khoản và ghi kép: Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phản ánh các nghiệp vụ tăng, giảm hàng hóa (TK 156, TK 133, TK 331, TK 632, TK 2294).
    • Phương pháp tính giá: Xác định giá trị thực tế hàng nhập kho và áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) đối với hàng xuất kho.
    • Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: Lập Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
  • Phương pháp so sánh, phân tích – tổng hợp: Đối chiếu giữa lý luận kế toán chuẩn mực với thực tế áp dụng tại doanh nghiệp để chỉ ra khoảng cách và các điểm cần hoàn thiện.
Chỉ tiêu phương pháp Nội dung áp dụng tại đơn vị nghiên cứu
Chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC
Phương pháp kê khai hàng tồn kho Phương pháp Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO)
Phương pháp kế toán chi tiết Phương pháp ghi Thẻ song song
Hình thức sổ kế toán Hình thức Nhật ký chung
Phương pháp nộp thuế GTGT Phương pháp khấu trừ

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ lý thuyết nền tảng về hàng hóa và kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ:

  • Khái niệm và đặc điểm hàng hóa: Hàng hóa là các sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn hoặc bán lẻ). Quá trình vận động của hàng hóa đa dạng về chủng loại, hình thái vật chất và chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi điều kiện bảo quản, dự trữ, vận chuyển.
  • Đánh giá giá trị hàng hóa:
    • Giá nhập kho: Xác định theo nguyên tắc giá gốc. Đối với hàng mua ngoài, giá gốc bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT nếu áp dụng phương pháp khấu trừ), các khoản thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng. Đối với chi phí thu mua phát sinh, doanh nghiệp có thể tính trực tiếp vào giá gốc hoặc phân bổ cho hàng tiêu thụ và tồn kho theo tiêu thức trị giá hoặc số lượng.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Tác giả trình bày 4 phương pháp tính giá hàng xuất kho: (1) Phương pháp thực tế đích danh; (2) Phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập); (3) Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO); (4) Phương pháp giá bán lẻ.
  • Nội dung kế toán chi tiết hàng hóa: Trình bày quy trình và điều kiện vận dụng của 3 phương pháp ghi sổ chi tiết:
    • Phương pháp thẻ song song: Thủ kho mở Thẻ kho theo dõi về số lượng; phòng kế toán mở Sổ chi tiết theo dõi cả số lượng và giá trị; cuối tháng đối chiếu số liệu.
    • Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép số lượng và giá trị vào cuối tháng dựa trên các bảng kê nhập, xuất.
    • Phương pháp sổ số dư: Thủ kho ghi Thẻ kho và Sổ số dư; kế toán theo dõi chỉ tiêu giá trị thông qua Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn.
  • Kế toán tổng hợp hàng hóa: So sánh quy trình hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 156) và phương pháp Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611, TK 156 chỉ dùng đầu và cuối kỳ). Đồng thời, trình bày nguyên tắc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng TK 2294 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Các hình thức sổ kế toán: Trình bày cấu trúc và trình tự ghi sổ theo 4 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng

Chương 2 phân tích chi tiết thực tế tổ chức công tác kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Đặc điểm doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng (MST: 0201277474) do ông Nguyễn Tiến Luật làm đại diện pháp luật, có trụ sở tại số 13B/4/170 Phạm Hữu Điều, quận Lê Chân, TP. Hải Phòng. Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Vật tư và Phòng Kế toán.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 4 nhân sự:
    1. Kế toán trưởng: Phụ trách chung, báo cáo tài chính, phân tích kinh tế.
    2. Kế toán tổng hợp: Tổng hợp dữ liệu từ các phần hành, theo dõi tài sản, nguồn vốn và lập báo cáo tài chính.
    3. Kế toán thuế: Kê khai, báo cáo thuế và theo dõi nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
    4. Kế toán kho kiêm thủ quỹ: Lập phiếu nhập/xuất kho, theo dõi công nợ, quản lý quỹ tiền mặt và tham gia kiểm kê.
  • Thực trạng kế toán chi tiết hàng hóa: Công ty kinh doanh các mặt hàng chủ lực như lưới thép hàn D4a40, hàng rào D5a100, lưới dập giãn tôn, thép tấm. Đơn vị áp dụng phương pháp ghi Thẻ song song. Tại kho, thủ kho Nguyễn Minh Tú ghi chép Thẻ kho theo số lượng; tại phòng kế toán, kế toán hàng tồn kho Phạm Thị Thanh Huyền lập Sổ chi tiết hàng hóa theo cả số lượng và thành tiền.
  • Quy trình nhập kho và hạch toán thực tế: Căn cứ kế hoạch mua hàng được Giám đốc phê duyệt, nhân viên phòng kinh doanh (ông Phạm Lâm Thái) nhận hàng và chứng từ giao về. Kế toán lập Phiếu nhập kho (3 liên).
    • Minh họa nghiệp vụ ngày 04/12/2020: Công ty mua 20.000 kg lưới thép hàn D4a40 của Công ty TNHH TM Sắt Thép Tuấn Hoàng theo Hóa đơn GTGT số 0008321, chưa thanh toán:
      • Tiền hàng chưa thuế: 493.000.000 đồng (đơn giá: 24.650 đồng/kg).
      • Thuế GTGT 10%: 49.300.000 đồng.
      • Tổng thanh toán: 542.300.000 đồng.
      • Kế toán lập Phiếu nhập kho số 04/12 và định khoản:
        • Nợ TK 156: 493.000.000 đồng
        • Nợ TK 133: 49.300.000 đồng
        • Có TK 331: 542.300.000 đồng
  • Kế toán tổng hợp và kiểm kê: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung. Nghiệp vụ phát sinh được ghi vào Sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển số liệu vào Sổ Cái TK 156, đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa và Bảng cân đối số phát sinh trước khi lập Báo cáo tài chính. Cuối tháng, doanh nghiệp thành lập ban kiểm kê lập Biên bản kiểm kê hàng hóa tại kho nhằm đối chiếu số dư thực tế với số liệu sổ sách.

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả đánh giá:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công rõ ràng; hệ thống chứng từ và tài khoản áp dụng đúng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; phương pháp tính giá xuất kho FIFO phản ánh sát tình hình biến động giá thị trường.
  • Nhược điểm còn tồn tại:
    • Quy trình xử lý kế toán phần lớn thực hiện thủ công hoặc trên bảng tính Excel riêng lẻ, chưa tích hợp phần mềm chuyên dụng, dẫn đến tốc độ tổng hợp chậm và dễ phát sinh sai sót số học.
    • Chưa xây dựng Sổ danh điểm hàng hóa chuẩn hóa, các mặt hàng kim khí có quy cách kỹ thuật phức tạp (kích thước, độ dày, đường kính sợi thép) dễ gây nhầm lẫn khi đối chiếu giữa thủ kho và kế toán.
    • Khâu bàn giao chứng từ giữa nhân viên kinh doanh, thủ kho và phòng kế toán chưa có sổ sách giao nhận theo dõi chính thức, tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ hoặc thất lạc chứng từ gốc.
  • Các giải pháp hoàn thiện cụ thể:
    1. Ý kiến thứ nhất - Ứng dụng phần mềm kế toán: Đề xuất doanh nghiệp trang bị phần mềm kế toán máy chuyên nghiệp (như MISA SME hoặc phần mềm quản trị tương đương) để tự động hóa khâu ghi sổ, lập phiếu, liên kết dữ liệu giữa kế toán kho và kế toán tổng hợp, giảm thiểu thời gian kết chuyển số liệu cuối kỳ.
    2. Ý kiến thứ hai - Lập Sổ danh điểm hàng hóa: Xây dựng hệ thống mã hóa thống nhất cho từng chủng loại mặt hàng (ví dụ mã hóa nhóm lưới thép hàn, thép tấm, hàng rào kèm thông số kỹ thuật), hỗ trợ quản lý danh mục rõ ràng trên hệ thống sổ sách và phần mềm.
    3. Ý kiến thứ ba - Lập Sổ giao nhận chứng từ: Thiết lập biểu mẫu "Sổ giao nhận chứng từ" để theo dõi thời gian, số lượng chứng từ (Hóa đơn, Biên bản bàn giao, Phiếu nhập/xuất) chuyển giao giữa các bộ phận, gắn trách nhiệm cá nhân cho nhân viên giao nhận và kế toán tiếp nhận.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính rút ra từ văn bản

  • Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC phù hợp với loại hình doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa.
  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán tại Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng thông qua hệ thống chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT số 0008321, Phiếu nhập kho số 04/12, Biên bản giao nhận ngày 04/12/2020 cho lô hàng 20.000 kg lưới thép hàn D4a40 trị giá thanh toán 542.300.000 đồng).
  • Làm rõ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 4 người hoạt động theo mô hình tập trung và sự phối hợp giữa thủ kho (Nguyễn Minh Tú) với kế toán hàng tồn kho (Phạm Thị Thanh Huyền).

Đóng góp và đề xuất của tác giả

Khóa luận đưa ra 3 giải pháp mang tính ứng dụng thực tế:

  • Đề xuất chuyển đổi phương thức hạch toán sang hình thức kế toán máy.
  • Đưa ra mẫu biểu thiết kế Sổ danh điểm hàng hóa nhằm chuẩn hóa tên gọi, quy cách, mã số mặt hàng kim khí xây dựng.
  • Đưa ra mẫu biểu Sổ giao nhận chứng từ nhằm chuẩn hóa quy trình kiểm soát luân chuyển chứng từ nội bộ, khắc phục tình trạng chậm trễ trong công tác kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ cụ thể trong ngành vật liệu xây dựng tại TP. Hải Phòng; phạm vi dữ liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào số liệu quý IV và tháng 12 năm 2020. Nghiên cứu chủ yếu tập trung vào phần hành kế toán hàng hóa mua ngoài trong nước, chưa mở rộng phân tích sâu các nghiệp vụ hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc hàng gia công chế biến.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang việc tích hợp quản trị chuỗi cung ứng với hệ thống ERP hoàn chỉnh cho doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng, cũng như phân tích sâu hơn về công tác kế toán quản trị hàng tồn kho và tối ưu hóa mức tồn kho dự trữ.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán: Tham khảo cấu trúc khóa luận tốt nghiệp thực tế về kế toán hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, cách trích xuất số liệu chứng từ gốc, lập bảng biểu và hạch toán tài khoản theo hình thức Nhật ký chung và phương pháp Thẻ song song.
  • Nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ vật tư – hàng hóa, phương pháp đối chiếu số liệu kho – sổ kế toán, cũng như các mẫu biểu đề xuất về Sổ danh điểm hàng hóa và Sổ giao nhận chứng từ.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp trong khóa luận áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính, hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung, phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên và phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2. Công ty sử dụng phương pháp nào để tính giá xuất kho và kế toán chi tiết hàng hóa?
Công ty áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) để tính giá trị hàng hóa xuất kho. Về kế toán chi tiết hàng hóa, công ty áp dụng phương pháp ghi Thẻ song song: thủ kho theo dõi về số lượng trên Thẻ kho, kế toán kho theo dõi đồng thời cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết hàng hóa.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty gồm những vị trí nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 4 chức danh: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế và Kế toán kho kiêm thủ quỹ.

4. Khóa luận đưa ra những giải pháp cụ thể nào để hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp?
Tác giả đề xuất 3 giải pháp hoàn thiện cụ thể tại Chương 3 gồm: (1) Áp dụng phần mềm kế toán máy thay thế cho việc ghi chép thủ công/Excel; (2) Lập Sổ danh điểm hàng hóa để chuẩn hóa mã hàng và quy cách kỹ thuật; (3) Lập Sổ giao nhận chứng từ để kiểm soát chặt chẽ quá trình luân chuyển chứng từ gốc giữa các bộ phận.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Trang Ngân đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Công trình phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán hàng hóa, luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Vật liệu và Lưới thép Hải Phòng qua các số liệu và chứng từ thực tế năm 2020. Các ý kiến đề xuất về ứng dụng phần mềm kế toán, lập sổ danh điểm hàng hóa và sổ giao nhận chứng từ bám sát hạn chế của doanh nghiệp và có giá trị ứng dụng thực tiễn rõ ràng.