ĐẶT VẤN ĐỀ 5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật, Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu và Shitsuke, trong đó đề cập rộng rãi đến việc duy trì sự sạch sẽ. Năm từ này, được dịch là: “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc”, “Sẵn sàng”, đại diện cho một tập hợp hoạt động cần triển khai để cải thiện năng suất và tổ chức nơi làm việc (1), (2),(3). Phương pháp quản lý 5S được công nhận là nền tảng của phương pháp chăm sóc sức khỏe tinh gọn, bằng cách loại bỏ tất cả các yếu tố không tạo ra giá trị giúp tối đa hóa mức giá trị gia tăng (3),(4),(5). Hiện nay 5S được áp dụng cho lĩnh vực chăm sóc sức khỏe như một phương pháp tổ chức và chuẩn hóa tại bệnh viện (6).
5S đã được công nhận là phương pháp tiếp cận công nghệ chi phí thấp, đóng vai trò là điểm khởi đầu để cải thiện dịch vụ chăm sóc sức khỏe (3),(6),(7),(4),(5). Tác động của việc áp dụng phương pháp quản lý 5S trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe đã được ghi nhận ở Hoa Kỳ (8),(9),(10),(11), Ấn Độ, Jordan và Sri Lanka (12), (13), (14). Hiệu quả can thiệp 5S được ghi nhận như tăng không gian làm việc và cải thiện quy trình (9),(11),(12),(13), cải thiện tuân thủ các quy định về an toàn trong y tế (8), cải thiện an toàn trong thực hành lâm sàng (14), và cải thiện sự hài lòng của bệnh nhân (10),(15),(16). Hiện tại, ít có thông tin cụ thể về hiệu quả phương pháp quản lý 5S trong thay đổi chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Một số nghiên cứu triển khai ở các nước thu nhập thấp và trung bình để xác định những thay đổi có thể đo được do phương pháp quản lý 5S, bao gồm: quy trình được cải thiện, tăng công suất và thời gian lưu trú ngắn hơn cho các bệnh nhân tại khoa cấp cứu (12); giảm thời gian chu kỳ pha chế thuốc tại nhà thuốc nội trú (13); giảm tỷ lệ nhiễm trùng sau sinh và tỷ lệ thai chết lưu (14). Theo nghiên cứu của Vijay P.Pandya tại Ấn Độ cho thấy sau can thiệp thì tất cả 5 lĩnh vực của 5S đều được cải thiện, cao nhất là “Sàng lọc” và “Sắp xếp” (17). Tại Việt Nam cho đến nay, một số bệnh viện đã triển khai mô hình 5S hiệu quả như Bệnh viện Quận 2, Bệnh viện Việt Nam Thuỵ Điển, Mỹ Đức, Bệnh viện Nhi Đồng 1, Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện Xanh Pôn. Tuy nhiên, tại Cần Thơ, 2 hiện chưa có bệnh viện nào đạt được những thành tựu cao về triển khai mô hình 5S.
Bệnh viện Trường Đại học Y Dược Cần Thơ chính thức thành lập ngày 30/12/2011 với đội ngũ nhân viên y tế chuyên sâu ở nhiều lĩnh vực, nhiều máy móc thiết bị hiện đại. Bệnh viện Trường Đại học Y Dược Cần Thơ hiện đang tập trung triển khai nâng cao hệ thống quản lý chất lượng. Do đó, chúng tôi triển khai xây dựng mô hình 5S tại Bệnh viện trường Đại học Y Dược Cần Thơ giai đoạn 2020-2021. Kết quả nghiên cứu giúp đẩy mạnh hệ thống quản lý chất lượng của bệnh viện, làm tiền đề cho các bệnh viện trong khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long học hỏi nâng cao chất lượng phục vụ và điều trị cho bệnh nhân.
3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1. Đánh giá sự thay đổi kiến thức và thực hành về 5S của nhân viên y tế tại Bệnh viện trường Đại học Y Dược Cần Thơ năm 2022 2. Đánh giá kết quả áp dụng 5S với 5 loại cơ sở vật chất (xe tiêm, hồ sơ, tủ thuốc, nhà vệ sinh, giường bệnh) tại Bệnh viện trường Đại học Y Dược Cần Thơ. Phân tích một số thuận lợi khó khăn trong việc triển khai 5S tại Bệnh viện trường Đại học Y Dược Cần Thơ.
TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1. Giới thiệu về phương pháp 5S Phương pháp quản lý 5S (trong đó 5S là viết tắt của “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc”, “Sẵn sàng”) ban đầu được thực hiện bởi các doanh nghiệp sản xuất tại Nhật Bản (1),(18). Sau đó, phương pháp này đã được giới thiệu cho ngành công nghiệp ở phương Tây vào những năm 1980 và cuối cùng được áp dụng cho ngành y tế để tổ chức và tiêu chuẩn hóa nơi làm việc (2). 5S gần đây đã nhận được sự chú ý như một giải pháp tiềm năng để cải thiện các dịch vụ chăm sóc sức khỏe của chính phủ ở các nước thu nhập thấp và trung bình, được công nhận là phương pháp tiếp cận công nghệ chi phí thấp, đóng vai trò là điểm khởi đầu để cải thiện dịch vụ chăm sóc sức khỏe (3),(6),(7),(4),(5).
Chính phủ Tanzania và Sri Lanka đã chính thức áp dụng 5S như chiến lược y tế quốc gia để cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe (19),(20). Các nguyên lý của 5S và lợi ích của 5S trong bệnh viện Phương pháp 5S-KAIZEN được áp dụng rộng rãi để cải thiện môi trường làm việc. Cách tiếp cận có hệ thống này về cơ bản được sử dụng để nâng cao chất lượng dịch vụ trong tất cả các loại hình tổ chức (21),(22). Phương pháp quản lý 5S dựa trên những nguyên tắc gồm: “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc”, “Sẵn sàng” (23),(24).
- “Sàng lọc” “Sàng lọc” có nghĩa là bạn loại bỏ tất cả những thứ từ nơi làm việc mà không cần thiết cho các quá trình và các hoạt động hành chính và lâm sàng. - “Sắp xếp” “Sắp xếp” có thể được định nghĩa như việc sắp xếp các vật dụng cần thiết để có thể dễ dàng cho việc sử dụng và dán nhãn chúng để dễ dàng tìm thấy cũng như đặt lại chỗ cũ. Việc sắp xếp giúp xác định vật dụng cần thiết nhất để chăm sóc, điều trị cho người bệnh. Tiếp theo, phải xác định rõ vị trí để chính nhân viên y tế là người sử dụng chính dễ tìm và dễ sử dụng.
Sơ đồ tham khảo về “Sắp xếp” - “Sạch sẽ” Nguyên tắc thứ ba là “Sạch sẽ”. Sạch sẽ có nghĩa là đảm bảo mọi thứ trong cơ sở y tế được giữ sạch. Trong một cơ sở y tế, “Sạch sẽ” có thể giúp ngăn ngừa sự lây lan tình trạng nhiễm trùng bệnh viện, chẳng hạn như tụ cầu vàng đề kháng methicillin (MSA). “Sạch sẽ” nên được tích hợp trong các công việc dọn dẹp hàng ngày để duy trì tình trạng môi trường an toàn và thuận tiện.
- “Săn sóc” “Săn sóc” là phương pháp dùng để duy trì ba nguyên tắc đầu tiên – “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, và liên quan mạnh mẽ nhất tới “Sạch sẽ” (Shine). Đáp ứng được nguyên tắc “Sạch sẽ” (Shine) và duy trì tình trạng này là kết quả của “Săn sóc”. - “Sẵn sàng” Trong bối cảnh của năm nguyên tắc, “Sẵn sàng” (Sustain) có nghĩa là duy trì thói quen thực hiện đúng qui trình và đảm bảo điều kiện môi trường phù hợp. Trong nhiều cơ sở y tế, thường lãng phí thời gian và công sức đáng kể vào nguyên tắc “Sàng lọc” và “Sắp xếp”, lý do vì cơ sở thiếu cam kết của toàn thể nhân viên để duy trì 5S.
6 Theo tài liệu hướng dẫn thực hành 5S tại cơ sở y tế của Bộ Y tế Tanzania, năm bước của các hoạt động 5S được minh họa trong khung khái niệm 5S (25). S1 đến S3 được thực hành trước tiên. Sau đó, xem tiến độ, triển khai các hoạt động S4 để dự phòng và cân bằng. Cuối cùng, triển khai hoạt động S5 để triển khai lâu dài.
S1- Sàng lọc S5- Sẵn sàng S4-Săn sóc S2- Sắp xếp S3- Sạch sẽ Sơ đồ 1. Khung khái niệm 5S Hai cấp độ khác nhau được xác định trong tiêu chuẩn hoạt động 5S trong lĩnh vực dịch vụ, đặc biệt là trong dịch vụ y tế (25). Một là đề cập đến thực hành 5S đối với môi trường vật lý và đề cập khác đề cập đến thực hành 5S đối với các vấn đề phần mềm như: Trình tự và nội dung công việc, Quản lý thời gian, Giao tiếp (họp và giao ban) và Tiêu chuẩn hóa quy trình chăm sóc bệnh nhân (16). Nếu việc quản lý cơ sở y tế được thực hiện một cách chiến lược, nó sẽ có thể đạt được tiêu chuẩn về thực hành 5S trong các vấn đề về phần mềm và có thể giải quyết các khía cạnh kỹ thuật của việc chăm sóc sức khỏe để ngày càng tốt hơn (25).
Có 4 giai đoạn để thực hiện các hoạt động 5S, đó là giai đoạn Chuẩn bị, giai đoạn Giới thiệu, giai đoạn Thực hiện và giai đoạn Duy trì (25). Việc thực hiện 5S (5S) nên bắt đầu bằng giáo dục và đào tạo cho tất cả nhân viên y tế và thực hành chu trình 5S (Sort-Set- Shine-Standardize-Sustain) hàng ngày để đạt tiêu chuẩn cao hơn. Các giai đoạn thực hiện 5S cần được xem xét cẩn thận tại thời điểm xây dựng kế hoạch hành động (24). Việc đưa nhiều hoạt động vào hai giai đoạn đầu (Chuẩn bị và Giới thiệu) sẽ 7 làm chậm quá trình thực hiện.
Bắt đầu từ việc lựa chọn một số khu vực mục tiêu và ưu tiên các hoạt động cho từng khu vực mục tiêu theo giai đoạn triển khai 5S dẫn đến việc thực hiện các hoạt động 5S thành công và bền vững (25),(22). Một số lợi ích của việc áp dụng 5S tại bệnh viện như: - Lợi ích cho bệnh nhân Một số lợi ích cho người bệnh có thể kể đến như: Tạo nên môi trường làm việc an toàn, ít sai sót; Giảm tối đa thời gian chờ đợi của người bệnh; Giảm tối đa chi phí vận hành, bảo trì, hoạt động; Đem đến một cảm giác khỏe mạnh, giúp ích cho tinh thần của người bệnh và nhân viên y tế. - Lợi ích cho nhân viên y tế Một số lợi ích cho nhân viên y tế bao gồm: Tạo môi trường cho nhân viên y tế chủ động đưa ra ý kiến, giải pháp cải thiện tổ chức; Tạo cho môi trường làm việc thuận tiện; Tạo hứng thú trong thực hiện công việc. - Lợi ích cho bệnh viện Bệnh viện cũng nhận được nhiều lợi ích từ việc thực hiện 5S, như nâng cao chất lượng, giảm thời gian người bệnh chờ đợi điều trị, giảm chi phí, xây dựng lòng tin của người bệnh, đảm bảo an toàn và thúc đẩy tăng trưởng tài chính cho bệnh viện.
Không sai sót giúp chất lượng cao hơn Lợi ích 2. Không lãng phí giúp chi phí thấp hơn Lợi ích 3. Không Chậm trễ có nghĩa là người bệnh không chờ đợi Lợi ích 4. Không rối loạn thúc đẩy an toàn Lợi ích 5.
Không có những tình trạng bất thường giúp cho quy trình luôn ở trạng thái sẵn sàng Lợi ích 6. Không khiếu nại mang đến sự tự tin và tin tưởng tốt hơn Lợi ích 7. Không mệt mỏi sẽ hạn chế nhân viên nghỉ việc Lợi ích 8. Không thâm hụt giúp ổn định tài chính 1.