Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và tiến trình chuyển đổi số toàn diện, công nghệ thông tin cùng mạng Internet đã đặt ra những yêu cầu cấp thiết về sự linh hoạt, chuẩn xác và hiệu quả trong công tác quản trị doanh nghiệp. Quản trị tài sản và trang thiết bị không đơn thuần là nghiệp vụ hành chính thông thường mà là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực vận hành, chi phí sản xuất và sự minh bạch trong quy trình ra quyết định của các tổ chức, doanh nghiệp.

Khảo sát thực tế trong đề tài chỉ ra những bất cập điển hình trong công tác quản lý công cụ, dụng cụ và tài sản:

  • Số lượng và chủng loại tài sản lớn khiến việc theo dõi thủ công hoặc phân tán gặp nhiều khó khăn, dễ dẫn đến sai lệch số liệu.
  • Việc luân chuyển, bàn giao tài sản giữa các phòng ban diễn ra thường xuyên nhưng thiếu cơ chế giám sát tập trung, gây thất lạc và mất nhiều thời gian truy vết.
  • Quy trình kiểm kê định kỳ thực hiện thủ công, tiêu tốn nhiều nhân lực và thời gian.
  • Hồ sơ, chứng từ và văn thư quan trọng gắn liền với tài sản chưa được lưu trữ và bảo mật đúng quy chuẩn.

Trước thực trạng đó, tác giả Dương Tuấn Thành (sinh viên lớp Toán Tin 03 – K65, Khoa Toán Tin – Đại học Bách khoa Hà Nội), dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thị Thanh Huyền, đã thực hiện đề tài Đồ án II: "Xây dựng hệ thống quản lý tài sản" (thời điểm hoàn thành: tháng 12/2023).

Mục tiêu cụ thể của hệ thống được xác định gồm:

  1. Xây dựng hệ thống phần mềm đa nền tảng, vận hành trực tuyến, hỗ trợ truy cập trên nhiều loại thiết bị.
  2. Cung cấp giải pháp quản lý vòng đời tài sản toàn diện: theo sát tài sản từ khâu tạo mới, cấp phát, điều chuyển, bảo trì đến khi thanh lý hoặc hủy.
  3. Tập trung hóa dữ liệu: toàn bộ thông tin, hồ sơ kỹ thuật và nhật ký luân chuyển tài sản được quản lý trên một nền tảng duy nhất.
  4. Chuẩn hóa quy trình sử dụng và bảo dưỡng, hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành.
  5. Thiết kế giao diện trực quan, thân thiện (UI/UX) và tối ưu hóa năng suất quản lý.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đồ án bao gồm quy trình nghiệp vụ quản lý tài sản, cơ chế phân cấp phòng ban và phân quyền người dùng trong quy mô doanh nghiệp tổ chức theo mô hình đa cấp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng phương pháp nghiên cứu kỹ thuật phần mềm kết hợp khảo sát thực tiễn để giải quyết bài toán quản lý tài sản:

  • Phương pháp khảo sát và phân tích yêu cầu: Khảo sát thực trạng quy trình quản lý tài sản, xác định các điểm nghẽn nghiệp vụ, từ đó đặc tả yêu cầu chức năng, yêu cầu phi chức năng và xây dựng mô hình phân rã chức năng.
  • Phương pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ: Sử dụng biểu đồ luồng quy trình (workflow diagrams) để biểu diễn các luồng thao tác của người dùng và phản hồi của hệ thống đối với từng tác vụ cụ thể.
  • Phương pháp thiết kế hệ thống và cơ sở dữ liệu: Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ, chuẩn hóa các thực thể, xác định mối quan hệ giữa người dùng, vai trò, phòng ban và tài sản.
  • Phương pháp thực nghiệm phát triển phần mềm: Lập trình hiện thực hóa các module chức năng theo kiến trúc phân tầng, tích hợp giao diện người dùng và kiểm thử ở mức độ lập trình.

Nguồn dữ liệu và tài liệu tham khảo chính phục vụ đề tài gồm các tài liệu chuyên ngành về hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, lập trình Angular, mô hình thiết kế phần mềm và nền tảng ASP.NET Core:

  • "SQL Server Interview Questions and Answers" (Pinal Dave)
  • "Essential Angular for ASP.NET Core" (Andrè Gide)
  • "Angular Design Patterns: Implement the Gang of Four patterns in your apps with Angular" (Mathieu Nayrolles)
  • "Database Management System [DBMS] Tutorial" (Tutorials Point / BUDDHA)

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế theo mô hình kiến trúc phân tách rõ ràng giữa tầng máy khách (Client/Frontend) và tầng máy chủ (Server/Backend), kết nối thông qua dịch vụ giao tiếp mạng.

Bảng tổng hợp công nghệ triển khai

Thành phần Công nghệ / Công cụ Vai trò và đặc tính kỹ thuật
Backend Framework ASP.NET Core Khung ứng dụng mã nguồn mở, đa nền tảng, hỗ trợ kiến trúc module hóa, tối ưu tài nguyên cho môi trường on-premise và đám mây
Thư viện ORM Entity Framework Ánh xạ đối tượng - quan hệ (ORM), sử dụng Entity Data Model, LINQ to Entities, Entity SQL và Object Service để tự động hóa truy vấn CSDL
Frontend Framework Angular (TypeScript) Nền tảng phát triển giao diện Single Page Application (SPA), cấu trúc module hóa dễ mở rộng và bảo trì
Thư viện giao diện PrimeNG Cung cấp hệ thống UI component phong phú (bảng dữ liệu, biểu mẫu, menu, hộp thoại...) hỗ trợ thiết kế responsive
Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server Lưu trữ và xử lý toàn bộ dữ liệu quan hệ của hệ thống
Môi trường & Quản lý mã nguồn Visual Studio, VS Code, GitHub Môi trường phát triển tích hợp (IDE) và hệ thống kiểm soát phiên bản mã nguồn

Cấu trúc cơ sở dữ liệu

Hệ thống thiết kế các bảng quan hệ trọng tâm:

  • Bảng Tài sản (TaiSan): Lưu trữ thông tin chi tiết từng tài sản, mã định danh, tên, tình trạng, đơn vị ghi sổ, đơn vị quản lý, bộ phận sử dụng, hình ảnh và tài liệu đính kèm.
  • Bảng Loại tài sản (LoaiTaiSan): Danh mục phân loại các nhóm tài sản, quy chuẩn kỹ thuật và định mức sử dụng.
  • Bảng Tổ chức (ToChuc / Phòng ban): Quản lý cấu trúc đơn vị đa cấp (Cấp 1: Tổng công ty; Cấp 2: Đơn vị ghi sổ; Cấp 3: Bộ phận sử dụng).
  • Bảng Người dùng (User): Quản lý thông tin tài khoản, họ tên, email, mật khẩu mã hóa, trạng thái kích hoạt và phòng ban trực thuộc.
  • Bảng Vai trò (Role): Quản lý danh mục quyền hạn và vai trò phục vụ cơ chế kiểm soát truy cập (RBAC).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan đề tài và khảo sát thực tế

Chương 1 trình bày bối cảnh chung, phân tích thực trạng và xác định mục tiêu của đề tài:

  • Khảo sát các khó khăn phổ biến trong quản lý tài sản tại các đơn vị: dữ liệu phân tán, nguy cơ thất lạc trang thiết bị cao, quy trình kiểm kê thủ công tốn kém, thiếu an toàn bảo mật cho hồ sơ tài sản.
  • Đặt ra bài toán ứng dụng công nghệ thông tin trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0 nhằm thay thế các quy trình thủ công bằng hệ thống phần mềm tập trung.
  • Xác định 5 mục tiêu trọng tâm của hệ thống về tính đa nền tảng, quản lý tập trung, tối ưu vòng đời tài sản, tiết kiệm chi phí bảo trì và đảm bảo trải nghiệm người dùng.

Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống

Chương 2 là phần trọng tâm về mặt kỹ thuật, chi tiết hóa các đặc tả yêu cầu nghiệp vụ, luồng quy trình, ràng buộc dữ liệu và cơ sở công nghệ:

  1. Module Quản lý người dùng:
    • Cung cấp các chức năng: hiển thị danh sách, tìm kiếm, thêm mới, chỉnh sửa, xóa, đổi mật khẩu và phân quyền tài khoản.
    • Ràng buộc và điều kiện nghiệp vụ: Người dùng chỉ được thêm/sửa tài khoản thuộc phòng ban của mình hoặc phòng ban trực thuộc (trừ tài khoản quản trị hệ thống Admin). Mật khẩu phải có độ dài tối thiểu từ 6 ký tự trở lên; hệ thống kiểm tra trùng lặp email và tên đăng nhập; kiểm tra tính khớp giữa mật khẩu và xác nhận mật khẩu.
  2. Module Quản lý phòng ban:
    • Quản lý danh sách phòng ban theo mô hình cây phân cấp tối đa 3 cấp: Cấp 1 (Đơn vị cao nhất / Tổng công ty), Cấp 2 (Đơn vị ghi sổ - ví dụ: Văn phòng Tổng công ty), Cấp 3 (Bộ phận trực tiếp sử dụng).
    • Ràng buộc dữ liệu nghiêm ngặt: Không cho phép xóa các phòng ban/đơn vị đang có nhân viên trực thuộc, đang có tài sản gắn liền hoặc đang có đơn vị cấp con trực thuộc.
  3. Module Quản lý tài sản và vòng đời sử dụng:
    • Mỗi tài sản được ghi sổ bởi duy nhất một đơn vị, có thể được quản lý bởi một đơn vị khác và được sử dụng bởi một bộ phận cụ thể.
    • Mọi thay đổi thông tin hành chính, ghi sổ đối với tài sản do phòng ban ghi sổ chịu trách nhiệm.
    • Các trạng thái trong vòng đời tài sản được module hóa thành các phân hệ xử lý:
      • Tài sản chưa sử dụng: Trạng thái mặc định khi tài sản mới được tạo hoặc nhập từ file Excel; chỉ chuyển sang trạng thái khác sau khi hoàn tất khai báo sử dụng, cấp phát hoặc điều chuyển.
      • Tài sản đang sử dụng: Chứa tài sản đang được vận hành bởi các bộ phận.
      • Tài sản sửa chữa, bảo dưỡng: Quản lý lịch sử và phiếu khai báo bảo dưỡng, sửa chữa.
      • Tài sản mất / hỏng: Phân hệ tiếp nhận báo cáo hỏng, mất từ đơn vị sử dụng và người khai báo.
      • Tài sản thanh lý / hủy: Quản lý quy trình xử lý cuối vòng đời của tài sản.
    • Quy định phân quyền luân chuyển tài sản: Đơn vị cha có quyền thực hiện điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên, cấp phát tài sản cho các đơn vị con và thu hồi tài sản từ các đơn vị con về đơn vị thực hiện.
    • Hỗ trợ xuất (Export) và nhập (Import) danh sách tài sản qua file Excel, tự động kiểm tra định dạng tên file, tên sheet, số lượng sheet, số cột và trả về báo cáo chi tiết gồm tổng số bản ghi, số bản ghi thành công, thất bại và chi tiết lỗi.
  4. Cơ sở dữ liệu và công nghệ: Thiết kế cấu trúc các bảng dữ liệu quan hệ và phân tích các đặc tính kỹ thuật của ASP.NET Core, Entity Framework, Angular và PrimeNG.

Chương 3: Thiết kế giao diện và tích hợp chức năng

Chương 3 mô tả kết quả hiện thực hóa giao diện người dùng và tích hợp các module chức năng:

  • Giao diện quản lý người dùng: Bảng dữ liệu người dùng tích hợp bộ lọc, form thêm mới/chỉnh sửa, hộp thoại xác nhận xóa, form đổi mật khẩu và giao diện chọn vai trò phân quyền.
  • Giao diện quản lý phòng ban: Bảng hiển thị thông tin cây phòng ban, giao diện nhập liệu phòng ban đa cấp và bộ lọc tìm kiếm.
  • Giao diện quản lý chung tài sản: Danh sách tổng hợp tài sản, chức năng cập nhật hình ảnh, tệp đính kèm, chức năng import/export Excel.
  • Giao diện quản lý sử dụng tài sản: Hệ thống các màn hình chức năng chuyên biệt tương ứng với từng trạng thái của tài sản (Màn hình tài sản chưa sử dụng, Màn hình tài sản đang sử dụng, Màn hình sửa chữa/bảo dưỡng, Màn hình báo mất, Màn hình báo hỏng, Màn hình thanh lý và Màn hình hủy tài sản).

Kết quả và đóng góp

Đồ án đã đạt được các kết quả cụ thể sau:

  • Làm rõ toàn bộ quy trình nghiệp vụ quản lý tài sản, cấu trúc phân cấp phòng ban và phân quyền người dùng trong môi trường doanh nghiệp.
  • Xây dựng thành công ứng dụng web quản lý tài sản đáp ứng các yêu cầu đặt ra, tích hợp đầy đủ các chức năng quản trị danh mục và theo dõi vòng đời tài sản.
  • Làm chủ và ứng dụng hiệu quả các công nghệ và công cụ phát triển phần mềm: ASP.NET Core, Entity Framework, Angular, PrimeNG, Microsoft SQL Server, Visual Studio và Visual Studio Code.
  • Xây dựng giao diện người dùng thân thiện, trực quan, hỗ trợ tìm kiếm, lọc và phân loại trạng thái tài sản thuận tiện.
  • Hoàn thành kiểm thử phần mềm ở mức độ lập trình để đảm bảo các ràng buộc dữ liệu và luồng xử lý nghiệp vụ vận hành chính xác.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Theo đánh giá của tác giả trong văn bản, đồ án còn một số hạn chế:

  • Khả năng tối ưu hóa hiệu năng còn gặp khó khăn khi quy mô dữ liệu tài sản tăng lên mức vài trăm nghìn bản ghi, cần có các thuật toán tối ưu hóa tốt hơn để giảm độ trễ phản hồi của hệ thống.
  • Hệ thống mới được triển khai và kiểm thử ở môi trường nội bộ, chưa được triển khai thử nghiệm trên môi trường mạng Internet diện rộng.

Hướng phát triển tiếp theo của đề tài:

  • Nghiên cứu các giải pháp thuật toán nhằm nâng cao hiệu năng xử lý dữ liệu lớn.
  • Phát triển hệ thống trở thành giải pháp quản lý tài sản toàn diện cho doanh nghiệp, tích hợp sâu các tính năng nghiệp vụ nâng cao như kiểm kê tài sản và giám sát định vị tài sản.

Giá trị tham khảo

Đồ án II "Xây dựng hệ thống quản lý tài sản" là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Toán Tin, Công nghệ Thông tin, Hệ thống Thông tin: Tham khảo cấu trúc đồ án tốt nghiệp/đồ án chuyên ngành về xây dựng ứng dụng web quản lý full-stack kết hợp giữa ASP.NET Core và Angular.
  • Người phát triển ứng dụng quản lý doanh nghiệp: Tham khảo cách thức mô hình hóa quy trình luân chuyển tài sản, cơ chế phân quyền theo cấu trúc phòng ban đa cấp (3 cấp) và thiết kế biểu mẫu nhập/xuất dữ liệu Excel với các ràng buộc kiểm tra lỗi chi tiết.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống phân chia cấu trúc tổ chức / phòng ban theo mô hình như thế nào?
Hệ thống cho phép quản lý phòng ban theo mô hình đa cấp tối đa 3 cấp: Cấp 1 dành cho đơn vị cao nhất (Tổng công ty); Cấp 2 dành cho các đơn vị ghi sổ (ví dụ: Văn phòng Tổng công ty); Cấp 3 dành cho các bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản.

2. Điều kiện ràng buộc khi xóa một phòng ban khỏi hệ thống là gì?
Hệ thống không cho phép xóa phòng ban nếu đơn vị đó đang gắn với nhân viên, đang gắn với tài sản hoặc đang có đơn vị cấp con trực thuộc. Khi người dùng cố gắng xóa, hệ thống sẽ đưa ra thông báo cảnh báo tương ứng.

3. Tài sản mới tạo hoặc mới import từ Excel sẽ ở trạng thái nào ban đầu?
Trạng thái mặc định ban đầu của tài sản khi mới tạo hoặc mới nhập từ file Excel là "Tài sản chưa sử dụng". Tài sản bắt buộc phải trải qua bước khai báo sử dụng, cấp phát hoặc điều chuyển thì mới được chuyển sang danh sách "Tài sản đang sử dụng".

4. Quyền điều chuyển, cấp phát và thu hồi tài sản giữa các đơn vị được quy định ra sao?
Đơn vị cấp cha có toàn quyền điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên, thực hiện cấp phát tài sản cho các đơn vị con và thu hồi tài sản từ các đơn vị con về đơn vị điều chuyển. Mọi thay đổi dữ liệu ghi sổ của một tài sản phải do phòng ban ghi sổ của tài sản đó thực hiện.

5. Hệ thống sử dụng công nghệ nào cho phần Backend và Frontend?
Phần Backend sử dụng ASP.NET Core kết hợp thư viện ORM Entity Framework để tương tác với cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. Phần Frontend được xây dựng trên nền tảng Angular framework (sử dụng ngôn ngữ TypeScript) kết hợp với thư viện thành phần giao diện PrimeNG.

Kết luận

Đồ án II "Xây dựng hệ thống quản lý tài sản" của sinh viên Dương Tuấn Thành thuộc Khoa Toán Tin – Đại học Bách khoa Hà Nội đã giải quyết thành công bài toán số hóa công tác quản trị tài sản và trang thiết bị doanh nghiệp. Thông qua việc phân tích kỹ lưỡng các luồng nghiệp vụ luân chuyển tài sản và phân cấp tổ chức 3 cấp, tác giả đã hiện thực hóa một ứng dụng web hoàn chỉnh dựa trên nền tảng ASP.NET Core và Angular. Mặc dù cần tiếp tục hoàn thiện về năng lực xử lý dữ liệu lớn và triển khai thực tế trên Internet, đồ án đã thể hiện được tư duy thiết kế hệ thống chặt chẽ và khả năng làm chủ công nghệ lập trình hiện đại.