Khóa luận tốt nghiệp file word tìm hiểu ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu tốt nghiệp file word tìm hiểu ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng bộ nông, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải pháp cụ

• Tác giả: Nguyễn Thị Lan
• Người hướng dẫn: Ths. Nguyễn Tiến Thành
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Văn Phòng
• Đề tài: Tìm Hiểu Ứng Dụng Tin Học Trong Quản Trị Văn Phòng Tại Văn Phòng Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• MỤC LỤC
• 1.1. Lý do chọn đề tài
• 1.2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• 1.3. Mục tiêu nghiên cứu
• 1.4. Nhiệm vụ nghiên cứu
• 1.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.6. Giả thuyết nghiên cứu
• 1.7. Phương pháp nghiên cứu
• 1.8. Bố cục của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
• 1.1. Khái niệm Văn phòng
• 1.2. Khái niệm quản trị văn phòng
• 1.3. Chức năng quản trị văn phòng
• 1.4. Khái niệm tin học và một số ứng dụng tin học
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
• 2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• 2.2. Chức năng của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• 2.3. Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• 2.4. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• 2.5. Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật trong ứng dụng tin học tại Văn phòng Bộ
• 2.6. Ứng dụng trong công tác văn thư
• 2.6.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
• 2.6.2. Quản lý văn bản đến
• 2.6.3. Lập hồ sơ hiện hành
• 2.6.4. Nhược điểm
• 2.7. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ
• 2.7.1. Trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
• 2.7.2. Trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ
• 2.7.3. Trong thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ
• 2.7.4. Trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
• 2.7.5. Nhược điểm
• 2.8. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý tài chính
• 2.9. Ứng dụng trong quản lý nhân sự trong Văn phòng
• 2.10. Đánh giá chung
• 2.11. Nhược điểm
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
• 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức
• 3.2. Nhóm giải pháp về thể chế
• 3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ
• 3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật chung
• 3.3.2. Trong công tác văn thư
• 3.3.3. Trong công tác lưu trữ
• 3.3.4. Trong việc quản lý tài chính
• 3.3.5. Trong công tác quản lý nhân sự
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng nông nghiệp

Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng nông nghiệp đang trở thành một xu hướng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc. Tin học không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn phòng giúp cải thiện khả năng lưu trữ và xử lý dữ liệu, từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

1.1. Khái niệm và vai trò của tin học trong quản trị văn phòng

Tin học được hiểu là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin và các phương pháp xử lý thông tin bằng máy tính. Trong quản trị văn phòng, tin học đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dữ liệu, giúp cho việc lưu trữ và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn.

1.2. Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng nông nghiệp mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện khả năng giao tiếp giữa các bộ phận. Điều này giúp cho các cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.

II. Thách thức trong việc ứng dụng tin học vào quản trị văn phòng nông nghiệp

Mặc dù có nhiều lợi ích, việc ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng nông nghiệp cũng gặp phải không ít thách thức. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của việc triển khai công nghệ thông tin.

2.1. Thiếu hụt nguồn nhân lực có kỹ năng

Một trong những thách thức lớn nhất là thiếu hụt nguồn nhân lực có kỹ năng về công nghệ thông tin. Điều này dẫn đến việc không thể khai thác tối đa các lợi ích mà công nghệ mang lại.

2.2. Chi phí đầu tư ban đầu cao

Chi phí đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin có thể rất cao, đặc biệt là đối với các cơ quan, tổ chức nhỏ. Điều này có thể làm chậm quá trình chuyển đổi số trong quản trị văn phòng.

III. Phương pháp ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng nông nghiệp

Để ứng dụng tin học hiệu quả trong quản trị văn phòng nông nghiệp, cần có những phương pháp cụ thể. Các phương pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu quả quản lý.

3.1. Tối ưu hóa quy trình làm việc

Việc tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho các công việc hành chính. Các phần mềm này có thể hỗ trợ trong việc quản lý tài liệu, lưu trữ và xử lý thông tin.

3.2. Đào tạo nhân viên về công nghệ thông tin

Đào tạo nhân viên về công nghệ thông tin là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng họ có thể sử dụng các công cụ công nghệ một cách hiệu quả. Điều này không chỉ giúp nâng cao năng lực của nhân viên mà còn cải thiện hiệu quả công việc.

IV. Ứng dụng thực tiễn của tin học trong quản trị văn phòng nông nghiệp

Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng nông nghiệp đã được triển khai tại nhiều cơ quan, tổ chức và mang lại những kết quả tích cực. Các ứng dụng này không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ.

4.1. Ứng dụng trong công tác văn thư

Tin học đã được ứng dụng trong công tác văn thư, giúp cho việc soạn thảo, lưu trữ và quản lý văn bản trở nên dễ dàng hơn. Các phần mềm quản lý văn bản giúp theo dõi tình trạng văn bản một cách hiệu quả.

4.2. Ứng dụng trong quản lý tài chính

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính giúp cho việc theo dõi và báo cáo tài chính trở nên chính xác và nhanh chóng hơn. Điều này giúp các cơ quan, tổ chức có thể đưa ra quyết định tài chính kịp thời.

V. Kết luận và tương lai của ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng nông nghiệp

Tương lai của ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng nông nghiệp hứa hẹn sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ. Việc áp dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành nông nghiệp.

5.1. Xu hướng phát triển công nghệ thông tin

Xu hướng phát triển công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng nông nghiệp sẽ tiếp tục gia tăng, với sự xuất hiện của nhiều công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn. Những công nghệ này sẽ giúp cải thiện khả năng phân tích và ra quyết định.

5.2. Tầm quan trọng của việc nâng cao kỹ năng cho nhân viên

Để tận dụng tối đa các lợi ích từ công nghệ thông tin, việc nâng cao kỹ năng cho nhân viên là rất cần thiết. Điều này sẽ giúp họ có thể làm việc hiệu quả hơn trong môi trường công nghệ ngày càng phát triển.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Lan tiếp cận vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính nhà nước thông qua việc khảo sát tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Trong lịch sử quản lý, văn phòng đã xuất hiện từ thời kỳ La Mã cổ đại với các vị trí "người biện" đảm nhiệm chức năng xử lý thông tin. Ở các cơ quan đương đại, văn phòng đóng vai trò tham mưu, tổng hợp, điều phối và bảo đảm hậu cần cho công tác lãnh đạo. Thực tiễn cho thấy, việc cải cách thủ tục hành chính gắn liền với yêu cầu hiện đại hóa công cụ quản lý; tin học hóa văn phòng vừa đóng vai trò là phương tiện kết nối thông suốt các luồng dữ liệu, vừa tạo áp lực loại bỏ sự trì trệ trong bộ máy hành chính nhà nước.

Mục tiêu chung của nghiên cứu là trên cơ sở hệ thống hóa lý luận về quản trị văn phòng và tin học hóa hành chính, khảo sát thực trạng triển khai ứng dụng tin học tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại cơ quan này.

Mục tiêu cụ thể của đề tài bao gồm ba nội dung:

1. Nghiên cứu cơ sở lý luận về ứng dụng tin học trong công tác văn phòng.
2. Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
3. Đề xuất các giải pháp khắc phục tồn tại, nâng cao mức độ ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại đơn vị khảo sát.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định qua 5 nội dung chính:

1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ cũng như Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
2. Nghiên cứu hệ thống lý thuyết về văn phòng và nội dung ứng dụng tin học trong các nghiệp vụ văn phòng.
3. Khảo sát, phản ánh đúng thực trạng hạ tầng kỹ thuật và mức độ ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng tại cơ quan Bộ.
4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và chỉ ra các nguyên nhân trong công tác tin học hóa quản trị văn phòng.
5. Xây dựng các nhóm giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng tin học tại cơ quan này.

Đối tượng nghiên cứu là thực trạng ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian tập trung tại trụ sở cơ quan Bộ (số 2 Ngọc Hà, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội); phạm vi nội dung giới hạn ở các mảng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý tài chính và quản lý nhân sự; thời gian khảo sát phản ánh thực trạng giai đoạn 2012–2016 cùng Khung kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2016–2020 của đơn vị. Giả thuyết nghiên cứu đặt ra là việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại cơ quan ngày càng được mở rộng, góp phần chuẩn hóa quy trình và nâng cao năng suất xử lý công việc hành chính.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Nghiên cứu xây dựng dựa trên khung lý thuyết hành chính học và tin học ứng dụng. Về mặt quản trị, khóa luận xác định văn phòng thực hiện ba chức năng trụ cột: tham mưu tổng hợp, điều hành phối hợp và giúp việc hậu cần. Khái niệm quản trị văn phòng được cụ thể hóa thành bốn chức năng quản lý cơ bản: hoạch định (xây dựng lịch trình, kinh phí, chương trình làm việc), tổ chức (thiết kế bộ máy, phân bổ lao động), quản trị nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ) và kiểm tra (kiểm tra hành chính, tiến độ công việc, kỷ luật nhân sự).

Về mặt công nghệ, tác giả phân định rõ khái niệm tin học (khoa học nghiên cứu phương pháp thu thập, lưu trữ, xử lý, truyền dẫn thông tin tự động) và công nghệ thông tin. Các thành tố kỹ thuật phục vụ văn phòng bao gồm: phần cứng, phần mềm hệ điều hành, phần mềm ứng dụng, hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) và mạng máy tính (mạng cục bộ LAN, mạng diện rộng WAN, mạng không dây WLAN, mạng toàn cầu Internet, mạng nội bộ Intranet, mạng ngoại bộ Extranet cùng dịch vụ thư điện tử Email).

Cơ sở pháp lý được sử dụng gồm Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Nghị định 68/2000/NĐ-CP về chế độ hợp đồng lao động trong cơ quan nhà nước; các quy chuẩn về công tác văn thư - lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; cùng hệ thống quy chế nội bộ như Quy chế quản lý sử dụng Văn phòng điện tử dùng chung khối cơ quan Bộ, Quy chế cung cấp thông tin website, Quy chế giao lưu trực tuyến và Quy chế chế độ họp.

Tác giả sử dụng kết hợp 6 phương pháp nghiên cứu:

• Phương pháp điều tra khảo sát: thu thập dữ liệu thực tế về máy móc, đường truyền và phần mềm tại các phòng chức năng.
• Phương pháp thống kê: xử lý các số liệu định lượng về máy trạm, máy in, máy quét, lượt truy cập website và nhân lực CNTT.
• Phương pháp phân tích - tổng hợp: khái quát hóa các quy trình nghiệp vụ và liên kết cơ sở lý luận với thực tiễn.
• Phương pháp so sánh: đối chiếu giữa phương thức xử lý thủ công truyền thống và phương thức quản trị bằng phần mềm máy tính.
• Phương pháp mô tả: tường thuật chi tiết quy trình luân chuyển văn bản, sơ đồ mạng và các bước xử lý thông tin.
• Phương pháp phỏng vấn: thu thập ý kiến thực tế của cán bộ, công chức làm việc tại các bộ phận hành chính, kế toán và lưu trữ.

Nguồn dữ liệu của khóa luận bao gồm tài liệu nội bộ, báo cáo tổng kết, Khung kế hoạch ứng dụng CNTT giai đoạn 2016–2020 của Văn phòng Bộ, tài liệu quy định pháp lý và kết quả quan sát trực tiếp của sinh viên trong quá trình thực tập tốt nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chương này tập trung làm rõ các khái niệm nền tảng về tổ chức bộ máy văn phòng và phương thức đưa công nghệ thông tin vào từng quy trình nghiệp vụ hành chính. Về mặt lý thuyết ứng dụng, tác giả chia tách thành 4 nhóm nghiệp vụ chính:

1. Ứng dụng trong công tác văn thư: Tác giả hệ thống hóa quy trình 5 bước phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu văn thư gồm:

• Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cơ quan để sàng lọc văn bản có giá trị pháp lý cần đưa vào CSDL.
• Bước 2: Thống kê nhu cầu khai thác, tra tìm (theo ngày tháng, tác giả, nơi gửi, số ký hiệu, trích yếu).
• Bước 3: Lựa chọn hệ quản trị CSDL thích hợp (như CDS/ISIS, FoxBase, FoxPro).
• Bước 4: Thiết kế biểu mẫu nhập tin (gồm các trường thông tin cụ thể cho CSDL văn bản đến và CSDL văn bản đi).
• Bước 5: Thử nghiệm, chạy thử và kiểm tra tính năng kết xuất dữ liệu so với yêu cầu sổ đăng ký truyền thống.

2. Ứng dụng trong công tác lưu trữ: Thiết lập quy trình 4 bước gồm:

• Bước 1: Xác định danh mục CSDL cần lập (CSDL cơ quan lưu trữ, CSDL phông/công trình/sưu tập, CSDL hồ sơ, CSDL văn bản thông tin cấp 2, CSDL toàn văn thông tin cấp 1).
• Bước 2: Thiết kế và biên mục phiếu tin (mục lục hồ sơ, tiêu đề, thời hạn bảo quản).
• Bước 3: Lựa chọn phần mềm quản trị CSDL phù hợp quy mô dữ liệu (Microsoft Access cho dữ liệu nhỏ; Microsoft SQL Server cho dữ liệu vừa; Oracle cho dữ liệu lớn), xác lập yêu cầu chức năng (nhập liệu, tra cứu logic, báo cáo, phân quyền) và yêu cầu kỹ thuật (chuẩn trao đổi XML, thiết kế mở, sao lưu định kỳ).
• Bước 4: Chạy thử và bảo trì hệ thống.

3. Ứng dụng trong công tác quản lý tài chính: Phân tích việc ứng dụng các phần mềm chuyên ngành (như Microsoft Excel, Microsoft Access, MISA) vào tự động hóa tính toán, lập dự toán ngân sách, quản lý lưu chuyển tiền tệ, theo dõi công nợ phải thu - phải trả, giảm thiểu sai sót do con người và ngăn ngừa tiêu cực tài chính.

Tiêu chí	Kế toán thủ công	Phần mềm kế toán
Tính chính xác	Dễ sai lệch do nhiều người ghi chép chứng từ; khi cộng sổ sai phải lập lại toàn bộ báo cáo tài chính rất tốn thời gian.	Nhất quán tuyệt đối do dữ liệu kết xuất từ một nguồn chứng từ gốc; giảm tối đa thời gian chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách.
Tính hiệu quả	Đòi hỏi lực lượng nhân sự kế toán đông đảo, thời gian tổng hợp kéo dài.	Tự động hóa hoàn toàn; cung cấp báo cáo đa chiều nhanh chóng, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định kịp thời.
Tính chuyên nghiệp	Sổ sách viết tay hoặc in rời rạc, tính thẩm mỹ không đồng đều.	Toàn bộ sổ sách, báo cáo in ấn sạch đẹp, chuẩn hóa theo mẫu quy chuẩn của cơ quan quản lý.
Tính cộng tác	Khó khăn trong việc phối hợp luân chuyển sổ sách giữa các kế toán viên.	Cho phép nhiều người dùng cùng phân quyền làm việc đồng thời trên một cơ sở dữ liệu kế toán tập trung.

4. Ứng dụng trong công tác quản lý nhân sự: Làm rõ cấu trúc phân hệ phần mềm quản trị nhân lực gồm: quản lý quyền lợi/gói đãi ngộ, hồ sơ năng lực và tuyển dụng, xét duyệt nghỉ phép/nghỉ chế độ tự động, tính lương và thuế thu nhập cá nhân lũy tiến, tính thưởng theo chỉ số, theo dõi thời gian làm việc (timesheet) và quản lý danh mục đầu tư quỹ lương hưu.

Chương 2: Thực trạng ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chương 2 mô tả hiện trạng hoạt động, cấu trúc tổ chức và kết quả triển khai hạ tầng, phần mềm tại đơn vị. Theo Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB, cơ cấu lãnh đạo Văn phòng Bộ gồm 01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng (01 Phó Chánh Văn phòng làm công tác thường trực; 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách nhân sự và nghiên cứu khoa học; 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách tài sản cố định và trang thiết bị). Bộ máy trực thuộc gồm 13 đầu mối: Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Lưu trữ, Phòng Kế toán, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Tin học, Phòng Truyền thông, Phòng Bảo vệ, Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại TP. Hồ Chí Minh, Đoàn Xe, Trung tâm Dịch vụ Nông nghiệp, Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp phía Nam và bộ phận đơn vị sự nghiệp công lập.

Hạ tầng kỹ thuật và mức độ ứng dụng phần mềm tại Văn phòng Bộ được tổng hợp chi tiết qua các số liệu thống kê:

Hạng mục kỹ thuật / Ứng dụng	Hiện trạng và số lượng cụ thể tại Văn phòng Bộ
Hạ tầng kết nối mạng	01 đường truyền cáp quang và 02 đường ADSL băng thông 4Mbps; hệ thống switches, mạng cáp và các điểm phát sóng không dây (wireless).
Hệ thống máy chủ (Server)	04 máy chủ phục vụ quản trị web và cơ sở dữ liệu đặt tại đơn vị; 03 máy chủ ứng dụng Văn phòng điện tử dùng chung đặt tại Trung tâm Tin học và Thống kê.
Trang thiết bị máy trạm	95 máy tính (gồm cả laptop) thuộc Văn phòng và các Lãnh đạo Bộ; quản lý kỹ thuật cho 343 máy tính của các đơn vị hưởng lương từ Văn phòng.
Thiết bị ngoại vi	247 máy in văn phòng, 23 máy quét tài liệu (scanner) và hệ thống thiết bị lưu điện (UPS).
Nhân lực quản trị CNTT	05 nhân sự (03 chuyên viên chuyên trách, 02 hợp đồng); trình độ chuyên môn gồm 01 thạc sĩ, 03 đại học, 01 cao đẳng. 100% cán bộ, công chức được đào tạo, tập huấn kỹ năng tin học.
Phần mềm quản trị nội bộ	Hệ thống Văn phòng điện tử dùng chung khối cơ quan Bộ (tên miền nội bộ: vpdt.vn); phần mềm Quản lý Hồ sơ nhân sự; phần mềm Quản lý TSCĐ - Kế toán.
Cổng thông tin & họp từ xa	Cổng thông tin điện tử phục vụ người dân, doanh nghiệp ghi nhận 157.474 lượt truy cập; 02 phòng họp truyền hình trực tuyến (phòng 201_B6 của Bộ và phòng 102B6 của Văn phòng).

Về quy trình văn thư thực tế:

• Soạn thảo và ban hành văn bản: Tuân thủ quy trình 6 bước (Xác định hình thức, thẩm quyền, độ khẩn/mật -> Thu thập, xử lý thông tin -> Soạn thảo văn bản theo thể thức -> Lấy ý kiến đơn vị liên quan -> Trình duyệt dự thảo -> Phát hành và lưu trữ). Việc cài đặt sẵn biểu mẫu điện tử trên máy vi tính (giấy mời, giấy giới thiệu, quyết định bổ nhiệm, công điện) giúp giảm thời gian soạn thảo.
• Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận tại số 2 Ngọc Hà, phân loại sơ bộ thành 3 nhóm văn bản: VB1 (văn bản gửi chung cơ quan Bộ, bao gồm cả fax), VB2 (văn bản gửi đích danh lãnh đạo hoặc đơn vị trực thuộc), VB3 (văn bản mật). Văn thư đóng dấu đến, ghi ngày, gắn số và dán "Phiếu xử lý văn bản" trước khi trình lãnh đạo phân phối công việc.

Chương 3: Một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Căn cứ vào những hạn chế còn tồn tại được phát hiện trong quá trình khảo sát, chương này xây dựng 3 nhóm giải pháp chính:

1. Nhóm giải pháp về nhận thức: Đẩy mạnh quán triệt tầm quan trọng của việc tin học hóa văn phòng; nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật công vụ trên môi trường điện tử cho toàn thể cán bộ, công chức; tổ chức tập huấn cập nhật kỹ năng khai thác các tính năng mới của phần mềm.
2. Nhóm giải pháp về thể chế: Rà soát, sửa đổi và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, bao gồm Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử (vpdt.vn), Quy chế cung cấp thông tin điện tử, quy định về bảo mật dữ liệu văn bản và quy trình phối hợp xử lý công việc giữa các phòng ban.
3. Nhóm giải pháp về công nghệ và hạ tầng kỹ thuật:

• Về hạ tầng chung: Nâng cấp băng thông đường truyền (thay thế hoặc bổ sung các đường cáp quang tốc độ cao thay cho đường ADSL 4Mbps cũ), nâng cấp cấu hình hệ thống máy chủ và thay thế các máy trạm lạc hậu.
• Trong công tác văn thư: Tăng cường số hóa văn bản đầu vào bằng máy quét chuyên dụng, triển khai ký số và chuyển giao văn bản điện tử hoàn toàn qua hệ thống vpdt.vn.
• Trong công tác lưu trữ: Ứng dụng phần mềm quản lý lưu trữ chuyên biệt, xây dựng CSDL lưu trữ số hóa toàn văn theo đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.
• Trong quản lý tài chính và nhân sự: Chuẩn hóa hệ thống phần mềm kế toán tài sản cố định, tích hợp đồng bộ dữ liệu hồ sơ nhân sự với cổng thông tin nội bộ của Bộ.

Kết quả và đóng góp

Về mặt kết quả số liệu, đề tài đã phản ánh bức tranh thực tế về hạ tầng CNTT tại cơ quan Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn vào năm 2016: vận hành mạng lưới phục vụ 95 máy trạm nội bộ Văn phòng và quản lý 343 máy tính của khối cơ quan; duy trì 04 máy chủ tại chỗ và 03 máy chủ ứng dụng đặt tại Trung tâm Tin học và Thống kê; khai thác 247 máy in và 23 máy quét; cổng thông tin điện tử tiếp nhận 157.474 lượt truy cập; tổ chức họp giao ban qua 02 điểm cầu truyền hình trực tuyến (phòng 201_B6 và 102B6); đội ngũ CNTT có 05 cán bộ với 100% công chức được phổ cập tin học.

Về giải pháp, nghiên cứu đưa ra định hướng giải quyết đồng bộ từ khâu thay đổi thói quen làm việc thủ công của công chức, hoàn thiện khung pháp lý nội bộ, đến việc nâng cấp hạ tầng kết nối vật lý và áp dụng phần mềm chuyên ngành cho từng nghiệp vụ (văn thư, lưu trữ, tài chính, nhân sự).

Về đóng góp học thuật và thực tiễn do tác giả tự nêu:

• Khóa luận đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về quản trị văn phòng và quy trình phân tích, thiết kế CSDL văn phòng theo chuyên ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
• Đề tài cung cấp tài liệu khảo sát thực tế có số liệu kiểm chứng về công tác tin học hóa tại một cơ quan hành chính cấp Bộ, làm rõ sự chuyển đổi từ phương thức quản lý giấy tờ truyền thống sang môi trường văn phòng điện tử.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có những giới hạn nghiên cứu nhất định được ghi nhận từ phạm vi đề tài:

• Về không gian và đối tượng: Khảo sát chủ yếu tập trung tại bộ máy cơ quan Văn phòng Bộ tại Hà Nội, chưa đi sâu khảo sát thực tế tại Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại TP. Hồ Chí Minh cũng như các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ.
• Về công nghệ: Các giải pháp kỹ thuật và hệ thống CSDL phản ánh mặt bằng công nghệ giai đoạn 2012–2016 (hạ tầng mạng còn sử dụng các đường truyền ADSL 4Mbps dung lượng thấp; phần mềm văn phòng điện tử vpdt.vn còn phân mảnh, chưa tích hợp dữ liệu lớn).

Hướng nghiên cứu tiếp theo được mở ra dựa trên Khung kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2016–2020 của đơn vị:

• Tiếp tục nghiên cứu việc xây dựng hệ thống văn phòng điện tử không giấy tờ liên thông hoàn toàn giữa cơ quan Bộ với các Cục, Tổng cục và địa phương.
• Nghiên cứu giải pháp bảo mật, an toàn thông tin mạng cấp cao đối với các CSDL văn thư và lưu trữ số hóa toàn văn.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận này là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý công, Văn thư - Lưu trữ tại các cơ sở đào tạo (như Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia) trong việc tiếp cận phương pháp khảo sát thực tế và phân tích quy trình nghiệp vụ văn phòng.
• Cán bộ văn phòng, văn thư, kế toán tại các cơ quan nhà nước muốn tham khảo mô hình phân loại văn bản đến (VB1, VB2, VB3), quy trình soạn thảo văn bản 6 bước và khung so sánh hiệu quả giữa kế toán thủ công với phần mềm kế toán.
• Đề tài cung cấp hệ thống mẫu phiếu biên mục hồ sơ, lưu đồ quản lý văn bản (Phụ lục đi kèm) có thể ứng dụng trực tiếp vào việc chuẩn hóa quy trình xử lý thông tin tại các cơ quan hành chính công.

Câu hỏi thường gặp

1. Hạ tầng mạng và thiết bị kỹ thuật tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thời điểm khảo sát gồm những gì?
Theo số liệu khóa luận công bố, hệ thống gồm 01 đường cáp quang và 02 đường ADSL tốc độ 4Mbps; 04 máy chủ quản trị web/CSDL tại chỗ và 03 máy chủ văn phòng điện tử đặt tại Trung tâm Tin học và Thống kê; 95 máy tính thuộc Văn phòng và Lãnh đạo Bộ, hỗ trợ kỹ thuật cho 343 máy tính khối cơ quan Bộ; 247 máy in, 23 máy quét; 02 phòng họp truyền hình trực tuyến (201_B6 và 102B6).

2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng Bộ được quy định gồm mấy bước?
Quy trình soạn thảo gồm 06 bước tuần tự: (1) Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và nơi nhận; (2) Thu thập và xử lý thông tin liên quan; (3) Soạn thảo văn bản theo đúng thể thức; (4) Lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân liên quan khi cần thiết; (5) Trình duyệt dự thảo văn bản lên lãnh đạo; (6) Làm thủ tục phát hành và lưu văn bản.

3. Văn bản đến gửi tới cơ quan Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được phân loại sơ bộ như thế nào?
Toàn bộ văn bản đến tiếp nhận tại số 2 Ngọc Hà được phân thành 3 loại chính:

• VB1: Văn bản gửi chung đến địa chỉ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (kể cả bản nhận qua fax).
• VB2: Văn bản ghi đích danh tên cá nhân hoặc các đơn vị trực thuộc (Tổng cục, Cục, Vụ, Thanh tra).
• VB3: Toàn bộ văn bản có dấu mật đến.

4. Cơ cấu lãnh đạo và các phòng ban trực thuộc Văn phòng Bộ được tổ chức ra sao theo Quyết định 618/QĐ-BNN-TCCB?
Lãnh đạo Văn phòng gồm 01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng (phụ trách thường trực; phụ trách nhân sự - nghiên cứu khoa học; phụ trách tài sản cố định - trang thiết bị). Cơ cấu gồm 13 đơn vị: Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Lưu trữ, Phòng Kế toán, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Tin học, Phòng Truyền thông, Phòng Bảo vệ, Cơ quan đại diện tại TP. Hồ Chí Minh, Đoàn Xe, Trung tâm Dịch vụ Nông nghiệp, Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp phía Nam và đơn vị sự nghiệp công lập.

5. Đội ngũ nhân lực chuyên trách công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ có quy mô và trình độ như thế nào?
Đội ngũ CNTT phục vụ tại Văn phòng Bộ gồm 05 người (03 chuyên viên chuyên trách trong biên chế và 02 lao động hợp đồng). Về trình độ học vấn, có 01 thạc sĩ, 03 cử nhân đại học và 01 trình độ cao đẳng. Ngoài ra, 100% cán bộ, công chức của đơn vị đã hoàn thành các khóa đào tạo, tập huấn kỹ năng tin học văn phòng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Lan đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và tin học hóa hành chính, gắn liền với các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kế toán và nhân sự. Bằng việc khảo sát thực địa tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, tác giả đã cung cấp bức tranh chi tiết, số liệu thực chứng về hạ tầng kỹ thuật và thực trạng luân chuyển văn bản tại cơ quan Bộ năm 2016. Các đề xuất giải pháp về nhận thức, thể chế và công nghệ được xây dựng bám sát hiện trạng khảo sát, tạo cơ sở tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cho công tác quản trị văn phòng trong khu vực công.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1. Khái niệm Văn phòng Mọi cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì đều cần có hoạt động của Văn phòng. Vì Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, đảm bảo cho công tác của lãnh đạo và quản lý được tập trung thống nhất, thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tùy theo quy mô của cơ quan tổ chức mà Văn phòng có những tên gọi khác nhau.

Ví dụ như đối với cơ quan có quy mô lớn như Chính phủ, Bộ, Cơ quan ngang Bộ… thì bộ phận làm những nhiệm vụ như trên được gọi là Văn phòng, như: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Văn phòng Bộ Nội vụ,….Đối với các cơ quan địa phương, tùy theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan đó mà thành lập hay đặt tên phù hợp. Còn đối với đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thì Văn phòng có tên là Phòng Hành chính, Phòng Hành chính- Nhân sự hoặc Phòng Hành chính-Tổ chức. Nhưng dù là tên gọi như thế nào thì Văn phòng vẫn được hiểu theo nghĩa như sau: -Văn phòng là một bộ phận cấu thành của một cơ quan tổ chức mà ở đó diễn ra hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho cơ quan tổ chức đó. -Văn phòng là bộ phận giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức đó một cách hiệu lực và hiệu quả.

Dù hiểu theo nghĩa nào thì tựu chung lại Văn phòng đều có đặc điểm như sau: SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 5 Khoá luận tốt Khoa Quản trị văn -Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng có đầy đủ phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của của cơ quan. Còn đối với cơ quan có quy mô nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. -Văn phòng phải có trụ sở hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định như nhà cửa, trang thiết bị, …… Từ các quan niệm trên đều cho ta thấy được rằng : Văn phòng có vai trò hết sức quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức.

Dù ở quy mô lớn hay nhỏ, thì văn phòng đều là bộ phận giúp việc quan trọng cho lãnh đạo. Khái niệm quản trị văn phòng Có thể hiểu rằng nhà quản trị là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành một bộ phận hay một tập đoàn kinh doanh. Và quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. Chức năng quản trị văn phòng gồm những chức năng chính sau: Chức năng hoạch định: Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy.

Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau đây:xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng; hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của văn phòng; hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan; hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan; hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động vv. Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau đây: Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác văn phòng, xác định nhân lực làm công tác Văn phòng và phân bổ lao động về các tổ chức của văn SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 6 Khoá luận tốt Khoa Quản trị văn phòng. Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ rang, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người nào đảm nhận, phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả văn phòng.

Chức năng quản trị nhân lực: là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc văn phòng cơ quan. Các hoạt động đó bao gồm: + Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. + Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới.

+ Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức. + Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của văn phòng. Chức năng kiểm tra : là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Các hoạt động đó bao gồm: - Kiểm tra hành chính: Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc.Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị.

- Kiểm tra công việc: Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng. - Kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng. Khái niệm tin học và một số ứng dụng tin học SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 7 Khoá luận tốt Khoa Quản trị văn Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.

Một số khái niệm liên quan đến tin học Phần cứng (Hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn hình, case, bàn phím, cáp….Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoặc chỉ một phần nào đó như máy in hay máy scan. Phần cứng sẽ không thể thực hiện được hoạt động nếu không có phần mềm. Phần mềm (Software) là các chương trình (Program) điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ điều hành (System software) và phần mềm ứng dụng (Application software).

Phần mềm hệ điều hành là chương chình nắm giữ tất cả các chỉ lệnh làm cho máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để lưu trữ dữ liệu. Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý văn bản, trò chơi, duyệt internet. Nó nhận lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU, sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ hoặc tới máy in. Nếu không có hệ điều hành, máy tính giống như một chiếc ô tô không có động cơ.

Các hệ điều hành phổ biến hiện nay như Windows 7, Windows 8, Windows XP…. Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính. Người sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của họ. Bộ chương trình Microsoft Oiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng.

Sự khác nhau giữa phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng đó là nều không có hệ điều hành thí các ứng dụng sẽ trở nên vô ích. Hệ điều hành cung cấp môi trường cho các ứng dụng hoạt động trên đó. Mạng máy tính (Computer Network) là hai hay nhiều máy tính được kết nối với nhau thông qua dây dẫn, tín hiệu Radio (hay còn gọi tín hiệu vô tuyến) tín hiệu quang hoặc bất cứ sự kết hợp nào giữa chúng với một số phương SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 8 Khoá luận tốt Khoa Quản trị văn pháp khác, cho phép bạn gửi, nhận các lệnh và file từ máy tính này tới máy tính khác. + Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (End system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác.

Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cáp), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể. Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng.

Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (Email), trò chuyện trực tuyến (Chat), máy truy tìm dữ liệu (Search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Internet là mạng máy tính rọng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet. Mạng internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dung tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào.

Intranet là mạng máy tính cho phép giao tiếp và chia sẻ thông tin nội bộ giữa các máy.