Luận văn ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001 2008 vào công tác văn phòng bộ lao động thương binh và xã hội

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng đòi hỏi các cơ quan, tổ chức… 86 trang · Trường Đại học Nội vụ Hà Nội · 2017.

• Tác giả: Nguyễn Văn Công Thành
• Người hướng dẫn: ThS. Đinh Thị Hải Yến
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Ứng Dụng Tiêu Chuẩn ISO 9001:2008 Trong Công Tác Văn Phòng Tại Bộ Lao Động - Thương Binh Và Xã Hội
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu
• 0.3. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.4. Nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.6. Giả thuyết nghiên cứu
• 0.7. Phương pháp nghiên cứu
• 0.8. Kết cấu bài khóa luận
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
• 1.1. Hệ thống quản lý chất lượng
• 1.2. Khái niệm Chất lượng
• 1.3. Khái niệm Quản lý chất lượng
• 1.4. Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng
• 1.5. Nguyên tắc quản lý chất lượng
• 1.6. Các hệ thống quản lý chất lượng phổ biến
• 1.7. Vai trò của quản lý chất lượng
• 1.8. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
• 1.9. Giới thiệu về tổ chức ISO
• 1.10. Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
• 1.11. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
• 1.12. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
• 1.13. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
• 1.14. Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008
• 1.15. Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
• 1.16. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
• 1.17. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong Văn phòng
• 1.18. Tiểu kết chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
• 2.1. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
• 2.2. Khái quát về chức năng Bộ LĐTBXH
• 2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
• 2.4. Tổ chức và hoạt động của phòng hành chính
• 2.5. Tổ chức của phòng hành chính
• 2.6. Hoạt động của phòng hành chính
• 2.7. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội
• 2.8. Nhiệm vụ, quyền hạn
• 2.9. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH
• 2.10. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
• 2.11. Nhận thức của lãnh đạo Bộ về vai trò của văn phòng và việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại Bộ Thương binh – Lao động và Xã hội
• 2.12. Thực trạng ứng dụng ISO trong thực hiện các nghiệp vụ công tác văn phòng
• 2.12.1. Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
• 2.12.2. Trong công tác tổ chức sự kiện
• 2.12.3. Trong công tác quản lý nhân sự
• 2.13. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quy trình quản lý văn bản
• 2.14. Nhận xét tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Bộ LĐTB&XH
• 2.15. Nhược điểm
• 2.16. Tiểu kết chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
• 3.1. Lãnh đạo Bộ cần nhận thức đúng đắn vai trò và tầm quan trọng việc ứng dụng ISO vào công tác văn phòng
• 3.2. Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền về ứng dụng ISO trong công tác văn phòng
• 3.3. Tăng cường liên kết các cơ sở đào tạo về nghiệp vụ văn phòng và các đơn vị tư vấn ứng dụng ISO
• 3.4. Hoàn thiện ban hành hướng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy định về ứng dụng ISO một cách chi tiết, cụ thể
• 3.5. Nghiên cứu để ban hành các văn bản có liên quan nhằm tạo động lực CBNV Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội trong việc ứng dụng ISO vào quy trình giải quyết công việc
• 3.6. Tiểu kết chương 3
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về ISO 9001 2008 và Công Tác Văn Phòng

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải không ngừng nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Việc áp dụng các công cụ quản lý mới, đặc biệt là hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, đã trở thành một giải pháp không thể thiếu. Tiêu chuẩn này không chỉ giúp các tổ chức cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tại Việt Nam, nhận thức về tầm quan trọng của ISO 9001:2008 ngày càng được nâng cao, và việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn này trong thực tế đã mang lại những hiệu quả đáng kể. Theo tài liệu gốc, việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng là một việc làm vô cùng cần thiết, cần được thực hiện nghiêm túc và đồng bộ.

1.1. Khái Niệm và Vai Trò của Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng

Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng. Theo TCVN ISO 9000:2007, HTQLCL bao gồm cơ cấu tổ chức, các quy định mà tổ chức tuân thủ, và các quá trình. HTQLCL có tác động qua lại với các hệ thống khác như hệ thống quản lý nhân lực và hệ thống quản lý tài chính. Trong mối quan hệ này, HTQLCL vừa đặt yêu cầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý khác.

1.2. Lợi Ích Của Việc Áp Dụng Tiêu Chuẩn ISO 9001 Trong Văn Phòng

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 trong văn phòng mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Nó giúp chuẩn hóa các quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, việc có chứng nhận ISO 9001 còn giúp nâng cao uy tín của tổ chức và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Theo nhiều nghiên cứu, các tổ chức áp dụng ISO 9001 thường có hiệu suất làm việc cao hơn và khả năng thích ứng với thay đổi tốt hơn.

II. Thách Thức Khi Ứng Dụng ISO 9001 2008 Tại Bộ LĐTBXH

Mặc dù việc áp dụng ISO 9001:2008 mang lại nhiều lợi ích, nhưng quá trình triển khai không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, việc ứng dụng tiêu chuẩn này trong công tác văn phòng còn gặp phải một số thách thức nhất định. Các thách thức này có thể bao gồm sự thiếu nhận thức về tầm quan trọng của ISO 9001:2008, sự thiếu hụt nguồn lực để triển khai, và sự kháng cự từ các bộ phận trong tổ chức. Để vượt qua những thách thức này, cần có sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo và sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong tổ chức.

2.1. Nhận Diện Các Rào Cản Trong Quá Trình Triển Khai ISO 9001

Các rào cản trong quá trình triển khai ISO 9001 có thể bao gồm sự thiếu hiểu biết về tiêu chuẩn, sự thiếu nguồn lực tài chính và nhân lực, sự thiếu cam kết từ lãnh đạo, và sự kháng cự từ các bộ phận trong tổ chức. Ngoài ra, việc duy trì hệ thống sau khi triển khai cũng là một thách thức lớn. Cần có các biện pháp để đảm bảo rằng hệ thống được duy trì và cải tiến liên tục.

2.2. Đánh Giá Thực Trạng Ứng Dụng ISO 9001 2008 Tại Bộ LĐTBXH

Việc đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 tại Bộ LĐTBXH là rất quan trọng để xác định những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống. Đánh giá này cần được thực hiện một cách khách quan và toàn diện, bao gồm việc xem xét các quy trình, thủ tục, và các hoạt động liên quan đến công tác văn phòng. Kết quả đánh giá sẽ giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra các giải pháp phù hợp.

III. Phương Pháp Ứng Dụng ISO 9001 Hiệu Quả Cho Văn Phòng

Để ứng dụng ISO 9001 một cách hiệu quả trong công tác văn phòng, cần có một phương pháp tiếp cận bài bản và khoa học. Phương pháp này cần bao gồm việc xác định rõ mục tiêu và phạm vi của hệ thống, xây dựng các quy trình và thủ tục phù hợp, đào tạo nhân viên về ISO 9001, và thực hiện đánh giá nội bộ để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống. Ngoài ra, cần có sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo và sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong tổ chức.

3.1. Xây Dựng Quy Trình ISO 9001 Phù Hợp Với Công Tác Văn Phòng

Việc xây dựng quy trình ISO 9001 phù hợp với công tác văn phòng là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống. Các quy trình này cần được thiết kế một cách rõ ràng, dễ hiểu, và dễ thực hiện. Ngoài ra, cần có sự tham gia của các nhân viên văn phòng trong quá trình xây dựng quy trình để đảm bảo rằng các quy trình này phù hợp với thực tế công việc.

3.2. Đào Tạo và Nâng Cao Nhận Thức Về ISO 9001 Cho Nhân Viên

Đào tạo và nâng cao nhận thức về ISO 9001 cho nhân viên là một yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của hệ thống. Nhân viên cần được đào tạo về các nguyên tắc cơ bản của ISO 9001, các quy trình và thủ tục liên quan đến công việc của họ, và vai trò của họ trong việc duy trì và cải tiến hệ thống. Đào tạo có thể được thực hiện thông qua các khóa học, hội thảo, hoặc các buổi hướng dẫn tại chỗ.

3.3. Quản Lý Văn Bản và Hồ Sơ Theo Tiêu Chuẩn ISO 9001

Quản lý văn bản và hồ sơ là một phần quan trọng của ISO 9001. Tất cả các văn bản và hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng chúng được cập nhật, dễ dàng truy cập, và được bảo vệ khỏi mất mát hoặc hư hỏng. Cần có các quy trình để kiểm soát việc tạo, sửa đổi, phê duyệt, phân phối, và lưu trữ văn bản và hồ sơ.

IV. Ứng Dụng ISO 9001 2008 Trong Quản Lý Hồ Sơ Văn Bản

Một trong những ứng dụng quan trọng của ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng là quản lý hồ sơ văn bản. Việc áp dụng tiêu chuẩn này giúp chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản, từ khâu soạn thảo, ban hành, lưu trữ đến tiêu hủy. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và dễ dàng truy cập của thông tin, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc sai sót. Theo tài liệu gốc, công tác văn thư lưu trữ của Bộ đã đạt được hiệu quả nhất định nhờ ứng dụng ISO 9001:2008.

4.1. Chuẩn Hóa Quy Trình Soạn Thảo và Ban Hành Văn Bản

Việc chuẩn hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của thông tin. Quy trình này cần bao gồm các bước như xác định mục đích và nội dung của văn bản, soạn thảo văn bản theo đúng thể thức, kiểm tra và phê duyệt văn bản, và ban hành văn bản theo đúng quy định.

4.2. Kiểm Soát và Lưu Trữ Hồ Sơ Văn Bản Theo Tiêu Chuẩn

Việc kiểm soát và lưu trữ hồ sơ văn bản theo tiêu chuẩn là rất quan trọng để đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy cập của thông tin. Cần có các quy trình để kiểm soát việc tiếp cận, sử dụng, và lưu trữ hồ sơ văn bản. Ngoài ra, cần có các biện pháp để bảo vệ hồ sơ văn bản khỏi mất mát, hư hỏng, hoặc truy cập trái phép.

V. Cải Tiến Liên Tục và Đánh Giá Nội Bộ Hệ Thống ISO 9001

Để đảm bảo tính hiệu quả và bền vững của hệ thống ISO 9001, cần thực hiện cải tiến liên tục và đánh giá nội bộ định kỳ. Cải tiến liên tục là quá trình không ngừng tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nhỏ để nâng cao hiệu suất và hiệu quả của hệ thống. Đánh giá nội bộ là quá trình kiểm tra và đánh giá hệ thống để xác định những điểm mạnh và điểm yếu, và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện.

5.1. Thiết Lập Cơ Chế Cải Tiến Liên Tục Trong Công Tác Văn Phòng

Việc thiết lập cơ chế cải tiến liên tục trong công tác văn phòng là rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống luôn được cập nhật và cải thiện. Cơ chế này cần bao gồm việc thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên và khách hàng, phân tích dữ liệu, xác định các cơ hội cải tiến, và thực hiện các hành động cải tiến.

5.2. Thực Hiện Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001 Định Kỳ

Việc thực hiện đánh giá nội bộ ISO 9001 định kỳ là rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống đang hoạt động hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. Đánh giá nội bộ cần được thực hiện bởi các nhân viên được đào tạo về ISO 9001 và có kinh nghiệm trong việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.

VI. Kết Luận và Triển Vọng Ứng Dụng ISO 9001 Tại Bộ LĐTBXH

Việc ứng dụng ISO 9001 trong công tác văn phòng tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết từ tất cả các bên liên quan. Mặc dù còn nhiều thách thức, nhưng với sự nỗ lực và quyết tâm, Bộ LĐTBXH có thể xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, đồng thời nâng cao uy tín và vị thế của Bộ trong bối cảnh hội nhập quốc tế.

6.1. Tóm Tắt Các Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Ứng Dụng ISO 9001

Các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001 bao gồm việc tăng cường nhận thức về ISO 9001, xây dựng quy trình phù hợp, đào tạo nhân viên, quản lý văn bản và hồ sơ theo tiêu chuẩn, cải tiến liên tục, và thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ.

6.2. Đề Xuất Các Bước Tiếp Theo Để Hoàn Thiện Hệ Thống ISO 9001

Các bước tiếp theo để hoàn thiện hệ thống ISO 9001 bao gồm việc xác định các mục tiêu cụ thể, xây dựng kế hoạch hành động, phân công trách nhiệm, và theo dõi tiến độ thực hiện. Ngoài ra, cần có sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn ISO 9001 để đảm bảo rằng hệ thống được xây dựng và duy trì một cách hiệu quả.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội" do sinh viên Nguyễn Văn Công Thành thực hiện (ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017) dưới sự hướng dẫn của ThS. Đinh Thị Hải Yến. Đề tài xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của công cuộc hội nhập kinh tế quốc tế và cải cách hành chính nhà nước. Trong bối cảnh các cơ quan quản lý phải không ngừng nâng cao năng suất và chất lượng giải quyết công việc, việc áp dụng các công cụ quản trị hiện đại, tiêu biểu là hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, trở thành một nhu cầu tất yếu. Là cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã từng bước đưa tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào các hoạt động quản trị, văn thư và lưu trữ. Tuy nhiên, qua quá trình vận hành, hoạt động văn phòng tại Bộ vẫn bộc lộ những hạn chế, bất cập nhất định trong việc tuân thủ quy trình và phối hợp nghiệp vụ.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm hai nội dung:

1. Trên cơ sở những lý luận chung về hệ thống quản lý chất lượng và kết quả khảo sát thực tế tại cơ quan, đánh giá được những thuận lợi và khó khăn khi triển khai ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
2. Đưa ra các giải pháp thiết thực giúp cơ quan thực hiện ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác văn phòng một cách hiệu quả trong giai đoạn hiện tại và tương lai.

Để thực hiện các mục tiêu trên, tác giả đặt ra ba nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Tìm hiểu những lý luận chung về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
2. Đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động của cơ quan và hoạt động văn phòng khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
3. Phân tích, đánh giá thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nhằm chỉ rõ điểm mạnh, hạn chế, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các nghiệp vụ công tác văn phòng tại cơ quan Bộ (thu thập số liệu và tài liệu thực tế giai đoạn 2011–2017). Giả thuyết nghiên cứu xác định rằng việc ứng dụng ISO 9001:2008 cung cấp cho nhà quản trị giải pháp hợp lý hóa các nguồn lực, từ đó chuẩn hóa quy trình và đạt mục tiêu chất lượng công việc cao nhất trong quản lý hành chính nhà nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các khái niệm và nguyên lý quản lý chất lượng được thừa nhận rộng rãi:

• Khái niệm chất lượng và quản lý chất lượng: Tác giả tổng hợp quan điểm của Philip Crosby ("chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu"), Barbara Tuchman ("sự tuyệt hảo của sản phẩm"), Edward Deming ("sự phù hợp với mục đích sử dụng hay sự thỏa mãn của khách hàng"), Kaoru Ishikawa, tiêu chuẩn Pháp NFX 50-109, tiêu chuẩn ISO 8402, tiêu chuẩn GOST 15467-70 và định nghĩa của tổ chức ISO trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
• Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL): Trích dẫn theo TCVN ISO 9000:2007, xác định HTQLCL là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác nhằm định hướng, kiểm soát tổ chức về mặt chất lượng, bao gồm: cơ cấu tổ chức, các quy định và các quá trình.
• Sáu nguyên tắc quản lý chất lượng: (1) Định hướng khách hàng; (2) Coi trọng con người; (3) Thực hiện đồng bộ, toàn diện; (4) Kết hợp đảm bảo với cải tiến liên tục; (5) Đảm bảo tính quá trình (so sánh quản trị theo quá trình - MBP với quản trị theo mục tiêu - MBO); (6) Nguyên tắc kiểm tra.
• Khung tiêu chuẩn ISO 9000: Đề cập đến lịch sử Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (thành lập năm 1947 tại Geneva - Thụy Sỹ, Việt Nam gia nhập năm 1977 - thành viên thứ 72), cấu trúc gia đình ISO 9000 (ISO 9000:2005, ISO 9001:2008, ISO 9004:2009, ISO 19011:2011), các lần soát xét (1994, 2000, 2008, 2015), cùng sự đối sánh với các hệ thống quản trị khác như TQM (5S, Kaizen, Lean Manufacturing), GMP, HACCP, ISO 22000, SA 8000 và các Giải thưởng Chất lượng (Deming, MalcolmM Baldrige, Giải thưởng Chất lượng Châu Âu, Giải thưởng Chất lượng Việt Nam).
• Cấu trúc ISO 9001:2008: Phân tích 5 nhóm yêu cầu cốt lõi: (1) Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng (yêu cầu chung, tài liệu); (2) Trách nhiệm của lãnh đạo; (3) Quản lý nguồn lực; (4) Tạo sản phẩm/cung cấp dịch vụ; (5) Đo lường, phân tích và cải tiến. Đồng thời phân tích quy trình 3 giai đoạn triển khai ISO trong văn phòng (Chuẩn bị/hoạch định - Xây dựng/thực hiện - Đánh giá/chứng nhận).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai trên thực tế gồm:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và phân tích các văn bản quy phạm pháp luật, sách chuyên khảo, kỷ yếu nghiên cứu khoa học và hồ sơ lưu trữ nội bộ của Bộ.
• Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp trình tự xử lý công việc hành chính, tiếp nhận văn bản, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho của Bộ.
• Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi và phỏng vấn: Khảo sát nhận thức và đánh giá của cán bộ, nhân viên (CBNV) đối với hiệu quả áp dụng ISO tại Văn phòng Bộ.
• Phương pháp phân tích - tổng hợp: Xử lý, so sánh số liệu thực tế nhằm chỉ ra nguyên nhân của các mặt hạn chế và luận cứ cho giải pháp.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu được trích xuất từ: Nghị định số 106/2012/NĐ-CP, Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01/7/2013 của Bộ trưởng Bộ LĐ-TBXH; Quyết định số 17/QĐ-HĐ ngày 01/3/2011 của Bộ về việc thành lập Ban chỉ đạo ISO 9000; Thông báo số 34/TB-HĐ; sổ đăng ký văn bản đi/đến năm 2015–2016; báo cáo nhân sự và đào tạo của Phòng Hành chính và Phòng Tổ chức cán bộ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề chung về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Chương này tập trung hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý chất lượng trong khu vực công và dịch vụ hành chính:

• Làm rõ bản chất của chất lượng trong công tác văn phòng: không chỉ dừng lại ở văn bản đúng thể thức mà là toàn bộ mức độ chuẩn mực, tính kịp thời và sự thỏa mãn yêu cầu chỉ đạo điều hành của lãnh đạo cũng như phục vụ công dân, tổ chức.
• Trình bày chi tiết nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và phiên bản ISO 9001:2008 với 5 nhóm yêu cầu tiêu chuẩn hóa.
• Phân tích vai trò của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: thiết lập quy trình làm việc khoa học theo cơ chế một cửa; công khai minh bạch thủ tục; giải phóng lãnh đạo khỏi công việc sự vụ sự việc; xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm cá nhân; thiết lập căn cứ để tuyển dụng, đào tạo và đo lường sự hài lòng.
• Khái quát quy trình triển khai ISO trong văn phòng qua 3 giai đoạn: Hoạch định ban đầu, Xây dựng hệ thống tài liệu và Thực hiện đánh giá chứng nhận/duy trì cải tiến.

Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Chương này đánh giá toàn diện tình hình triển khai thực tế tại cơ quan nghiên cứu:

• Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ: Khái quát chức năng quản lý nhà nước của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội theo Nghị định 106/2012/NĐ-CP và chức năng tham mưu, bảo đảm điều kiện làm việc của Văn phòng Bộ theo Quyết định 989/QĐ-LĐTBXH.
• Tổ chức nhân sự Phòng Hành chính: Đơn vị có tổng số 12 cán bộ, công chức và nhân viên (gồm 9 biên chế, 3 hợp đồng). Trong đó: Lãnh đạo gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng; Bộ phận Văn thư có 03 người (01 đại học Văn thư - Lưu trữ, 01 đại học Thư viện, 01 cử nhân Quản trị văn phòng); Bộ phận Lưu trữ có 04 người (03 cử nhân Văn thư - Lưu trữ, 01 cử nhân Quản trị văn phòng); các công tác khác gồm 01 nhân viên hợp đồng trình độ Cao đẳng Nội vụ phụ trách photocopy, đánh máy và 01 cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm quản lý thư viện.
• Nhận thức và công tác chỉ đạo: Bộ thành lập Ban chỉ đạo ISO 9000 theo Quyết định 17/QĐ-HĐ ngày 01/3/2011 và ban hành Thông báo số 34/TB-HĐ. Cơ quan đã duy trì đánh giá nội bộ 2 lần/năm và tổ chức cuộc họp "Xem xét của lãnh đạo" 2 lần/năm. Kết quả khảo sát CBNV toàn cơ quan ghi nhận:
  • 100% CBNV được truyền đạt chính sách và mục tiêu chất lượng;
  • 100% CBNV được tập huấn và nắm rõ nhiệm vụ qua bảng mô tả công việc;
  • 65% ý kiến đánh giá việc áp dụng ISO là "rất cần thiết";
  • 31% ý kiến đánh giá là "cần thiết";
  • 4% ý kiến đánh giá là "có cũng được không có cũng được" (không cần thiết);
  • Tổng số có 91% ý kiến nhận thức đúng đắn về sự cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng (trong khi 9% chưa nhận thức đầy đủ).
• Thực trạng các quy trình nghiệp vụ văn phòng:
  • Soạn thảo và ban hành văn bản: Năm 2015, cơ quan đã soạn thảo và ban hành 150 văn bản đi (bao gồm quyết định, công văn, tờ trình, thông báo, báo cáo, kế hoạch). Quy trình ban hành gồm 5 bước cơ bản. Tồn tại: một số CBNV làm tắt bước dự thảo khi thời gian gấp; việc quản lý con dấu do bộ phận Tài chính - Kế toán đảm nhiệm dẫn đến cán bộ văn thư không kiểm soát được toàn bộ khối lượng văn bản; xuất hiện tình trạng văn bản gốc có chữ ký tươi chưa được đóng dấu trước khi nhân bản.
  • Tổ chức sự kiện và hội nghị: Đã chuẩn hóa quy trình 6 phần và quy trình tổ chức hội nghị/hội thảo 4 bước (Chuẩn bị - Triển khai - Công tác sau hội nghị - Lập hồ sơ). Tồn tại: thiếu một số lưu đồ chi tiết cho các chuyến đi công tác đột xuất của lãnh đạo.
  • Quản lý nhân sự: Thống kê nhu cầu tuyển dụng bổ sung năm 2016 là 5 chỉ tiêu (Phòng Hành chính: 2, Phòng Hợp tác quốc tế: 2, Phòng Kế toán: 1). Công tác đào tạo đã được lập kế hoạch nhưng khâu xác định nhu cầu đào tạo tại các đơn vị còn mang tính cảm tính, chưa gắn chặt với hiệu suất công việc thực tế.
  • Quản lý văn bản đến: Đã xây dựng quy trình tiếp nhận, phân loại, đăng ký và trình duyệt. Tồn tại: việc bóc bì công văn thủ công bằng tay đôi khi gây rách nát văn bản; tốc độ xử lý ở một vài khâu chuyển giao còn chậm trễ.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Chương 3 đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Nâng cao nhận thức và năng lực chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ đối với việc ứng dụng ISO trong khối văn phòng.
2. Tăng cường công tác tuyên truyền, hướng dẫn và phổ biến quy trình ISO định kỳ cho toàn thể CBNV.
3. Mở rộng liên kết giữa cơ quan với các cơ sở đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng và các tổ chức tư vấn ISO chuyên nghiệp để tập huấn chuyên sâu.
4. Rà soát, chuẩn hóa và ban hành đầy đủ hệ thống quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng, hoàn thiện các lưu đồ quy trình xử lý công việc.
5. Nghiên cứu ban hành cơ chế, chính sách thi đua khen thưởng nhằm tạo động lực thúc đẩy CBNV tự giác tuân thủ quy trình ISO.

Kết quả và đóng góp

Số liệu thực chứng tổng hợp từ khóa luận

Chỉ số / Nội dung khảo sát	Số liệu trong văn bản	Đơn vị tính / Ghi chú
Tổng số nhân sự Phòng Hành chính	12	Người (9 biên chế, 3 hợp đồng)
- Nhân sự Văn thư	03	01 ĐH Văn thư, 01 ĐH Thư viện, 01 ĐH QTVP
- Nhân sự Lưu trữ	04	03 ĐH Văn thư, 01 ĐH QTVP
- Nhân sự Lãnh đạo phòng	02	01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng
- Nhân sự Đánh máy / Thư viện	02	01 CĐ Nội vụ (photo/đánh máy), 01 kiêm nhiệm
Tỷ lệ nhận thức của CBNV về ISO		Khảo sát ý kiến toàn cơ quan
- Đánh giá "Rất cần thiết"	65	%
- Đánh giá "Cần thiết"	31	%
- Đánh giá "Không cần thiết / Có cũng được"	4	%
- Tỷ lệ nhận thức đúng đắn chung	91	% (còn 9% chưa nhận thức đầy đủ)
- Tỷ lệ tiếp cận chính sách / mô tả công việc	100	% CBNV
Tần suất đánh giá nội bộ	2	Lần / năm
Tần suất họp Xem xét của lãnh đạo	2	Lần / năm
Số lượng văn bản đi ban hành (năm 2015)	150	Văn bản (Quyết định, Công văn, Tờ trình...)
Nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới (năm 2016)	5	Người
- Phòng Hành chính	2	Người
- Phòng Hợp tác quốc tế	2	Người
- Phòng Kế toán	1	Người

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

• Chấn chỉnh quy trình văn thư - lưu trữ: chuyển giao thẩm quyền quản lý và đóng dấu văn bản về đúng đầu mối bộ phận Văn thư nhằm bảo đảm kiểm soát chặt chẽ thể thức và số lượng văn bản ban hành; chấm dứt tình trạng ban hành văn bản ký tươi chưa đóng dấu.
• Khắc phục tính cảm tính trong công tác đào tạo nhân sự bằng việc xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhu cầu đào tạo dựa trên 5 căn cứ thực tế của vị trí việc làm.
• Trang bị thêm công cụ hỗ trợ công tác bóc mở, xử lý bì công văn đến để tránh rách hỏng tài liệu.
• Hoàn thiện thêm các quy trình mẫu hóa cho hoạt động tổ chức sự kiện, hội nghị và các chuyến công tác của Lãnh đạo Bộ.

Đóng góp của đề tài

Khóa luận đã bổ sung một nghiên cứu thực nghiệm chuyên sâu về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ (Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội). Công trình làm rõ mối quan hệ giữa hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế với các quy định pháp luật hành chính hiện hành của Việt Nam, cung cấp bức tranh số liệu thực tế về nhận thức, tổ chức bộ máy và những điểm nghẽn nghiệp vụ cần khắc phục.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Do giới hạn về thời gian và không gian nghiên cứu của một khóa luận đại học, đề tài chỉ tập trung khảo sát phạm vi công tác văn phòng tại cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội mà chưa mở rộng sang các Tổng cục, Cục, Viện và đơn vị sự nghiệp trực thuộc. Mặt khác, nghiên cứu tập trung vào phiên bản tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vốn đang được áp dụng tại đơn vị ở thời điểm đó, chưa kịp thời cập nhật các yêu cầu mới của phiên bản ISO 9001:2015.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Khảo sát quá trình chuyển đổi và nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng từ phiên bản ISO 9001:2008 sang phiên bản ISO 9001:2015 trong hoạt động văn phòng cơ quan hành chính; đánh giá hiệu quả áp dụng ISO trên phạm vi toàn ngành Lao động - Thương binh và Xã hội.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực dành cho:

• Sinh viên, học viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý công, Lưu trữ học và Quản trị nhân lực khi nghiên cứu về việc ứng dụng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế vào khu vực công.
• Cán bộ, công chức làm công tác hành chính, văn phòng tại các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội đang tìm kiếm giải pháp chuẩn hóa quy trình tiếp nhận văn bản, ban hành quyết định, tổ chức hội nghị và quản trị hồ sơ lưu trữ.
• Các nhà quản lý cần tài liệu tham khảo về mô hình tổ chức bộ máy phòng hành chính, quy trình đánh giá chất lượng nội bộ và phân tích thực trạng nhận thức của nhân viên khi triển khai ISO.

Câu hỏi thường gặp

Ban chỉ đạo ISO 9000 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được thành lập theo văn bản nào? Ban chỉ đạo ISO 9000 của Bộ được thành lập căn cứ theo Quyết định số 17/QĐ-HĐ ngày 01 tháng 3 năm 2011 do Lãnh đạo cơ quan Bộ ban hành, có trách nhiệm triển khai toàn bộ các công việc trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn vào hoạt động của cơ quan.

Cơ cấu nhân sự và trình độ chuyên môn của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ được phân bổ như thế nào? Phòng Hành chính có tổng số 12 người (9 biên chế và 3 hợp đồng), gồm: 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng; Bộ phận Văn thư gồm 03 người (01 tốt nghiệp đại học ngành Văn thư - Lưu trữ, 01 đại học Thư viện, 01 đại học Quản trị văn phòng); Bộ phận Lưu trữ gồm 04 người (03 đại học Văn thư - Lưu trữ, 01 đại học Quản trị văn phòng); các công tác khác gồm 01 nhân viên hợp đồng trình độ Cao đẳng Nội vụ phụ trách photo/đánh máy và 01 cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm công tác thư viện.

Tỷ lệ nhận thức của cán bộ, nhân viên Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về sự cần thiết của ISO 9001:2008 đạt mức nào? Qua khảo sát, có 65% CBNV đánh giá việc áp dụng ISO là rất cần thiết, 31% đánh giá là cần thiết và 4% đánh giá không cần thiết (có cũng được không có cũng được). Nhìn chung, 91% cán bộ nhân viên có nhận thức đúng đắn về sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống. Đồng thời, 100% CBNV đã được truyền đạt chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và được cấp bảng mô tả công việc.

Khóa luận chỉ ra những điểm bất cập cụ thể nào trong công tác văn thư và quản lý con dấu tại cơ quan? Văn bản nêu rõ các tồn tại: do thời gian gấp nên một số CBNV làm tắt bước dự thảo; con dấu của Bộ lại do bộ phận Tài chính - Kế toán quản lý và sử dụng khiến cán bộ văn thư không kiểm soát được chi tiết khối lượng văn bản; đa số văn bản gốc có chữ ký tươi của người có thẩm quyền không được đóng dấu trước khi nhân bản; việc bóc bì công văn đến bằng tay có thể gây rách hỏng tài liệu.

Nhu cầu tuyển dụng nhân sự bổ sung năm 2016 của các phòng ban thuộc Bộ theo thống kê là bao nhiêu? Theo thống kê từ Phòng Hành chính, tổng nhu cầu tuyển dụng thêm nhân lực năm 2016 là 5 người, bao gồm: Phòng Hành chính (2 người), Phòng Hợp tác quốc tế (2 người) và Phòng Kế toán (1 người).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Văn Công Thành đã phản ánh toàn diện bức tranh thực tiễn về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa khung lý thuyết quản trị chất lượng với hệ thống dữ liệu khảo sát thực chứng về nhân sự, nhận thức cán bộ và quy trình giải quyết văn bản. Những phân tích về ưu điểm, hạn chế và hệ thống giải pháp được đề xuất trong công trình mang tính thực tiễn cao, đóng góp hữu ích cho công tác cải cách hành chính và chuẩn hóa nghiệp vụ văn phòng tại các cơ quan nhà nước.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN VĂN CÔNG THÀNH Mã số sinh viên : 1507QTVB065 Khóa : 2015 - 2017 Lớp : ĐHLT QTVP 15B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp này là kết quả làm việc nghiêm túc của bản thân, có sự hỗ trợ và hƣớng dẫn của giảng viên ThS. Đinh Thị Hải Yến. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin đƣợc sử dụng trong khóa luận này.

SINH VIÊN LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành tới Th.s Đinh Thị Hải Yến đã hƣớng dẫn tôi viết bài khóa luận tốt nghiệp và giải đáp những thắc mắc, những khó khăn trong quá trình làm bài, cùng tập thể các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình học tập tại trƣờng. Các thầy cô đã trang bị cho em không chỉ những kiến thức chuyên môn mà còn có cả kỹ năng sống để từ đó em có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoàn thiện bản thân mình hơn. Qua đây, tôi xin trân trọng cảm ơn chân thành nhất tới Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viên tại Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình thu thập dữ liệu và những ý kiến đóng góp trong quá trình hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song do thời gian và kiến thức con hạn hẹp nên bài viết của tôi không thể tránh đƣợc những thiếu sót.

tôi rất mong sẽ nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến từ phía thầy giáo, cô giáo và các bạn giúp em bổ sung những thiếu sót để bài báo cáo khóa luận của tôi hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẨU. Lý do chọn đề tài. Lịch sử nghiên cứu.

Mục tiêu nghiên cứu:. Nhiệm vụ nghiên cứu. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. Giả thuyết nghiên cứu.

Phƣơng pháp nghiên cứu. Kết cấu bài khóa luân. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000. Hệ thống quản lý chất lƣợng.

Khái niệm Chất lƣợng. Khái niệm Quản lý chất lƣợng. Khái niệm Hệ thống quản lý chất lƣợng. Nguyên tắc quản lý chất lƣợng.

Các hệ thống quản lý chất lƣợng phổ biến. Vai trò của quản lý chất lƣợng. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Giới thiệu về tổ chức ISO.

Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: .4 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong Văn phòng. 20 Tiểu kết chƣơng 1:.

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI .1 Khái quát về chức năng Bộ LĐTBXH. Nhiệm vụ, quyền hạn:. Tổ chức và hoạt động của phòng hành chính.

Tổ chức của phòng hành chính:. Hoạt động của phòng hành chính:. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội. Nhiệm vụ, quyền hạn.

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI. Nhận thức của lãnh đạo Bộ về vai trò của văn phòng và việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại Bộ Thƣơng binh – Lao động và Xã hội. Thực trạng ứng dụng ISO trong thực hiện các nghiệp vụ công tác văn phòng:.

Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản .2 Trong công tác tổ chức sự kiện .3 Trong công tác quản lý nhân sự:. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quy trình quản lý văn bản .3 Nhận xét tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Bộ LĐTB&XH. Nhƣợc điểm. 50 Tiểu kết chƣơng 2.

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI. Lãnh đạo Bộ cần nhận thức đúng đắn vai trò và tầm quan trọng việc ứng dụng ISO vào công tác văn phòng:. Tăng cƣờng hoạt động hƣớng dẫn, phổ biến, tuyên truyền về ứng dụng ISO trong công tác văn phòng.Tăng cƣờng liên kết các cơ sở đào tạo về nghiệp vụ văn phòng và các đơn vị tƣ vấn ứng dụng ISO. Hoàn thiện ban hành hƣớng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy định về ứng dụng ISO một cách chi tiết, cụ thể.

Nghiên cứu để ban hành các văn bản có liên quan nhằm tạo động lực CBNV Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội trong việc ứng dụng ISO vào quy trình giải quyết công việc. 57 Tiểu kết chƣơng 3. 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. 65 BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ HTQLCL Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa CBNV Cán bộ nhân viên LĐTBXH Lao động – Thƣơng binh và Xã hội PHẦN MỞ ĐẨU 1.

Lý do chọn đề tài Xu thế hội nhập kinh tế thế giới đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối với cơ quan và các doanh nghiệp, đòi hỏi các cơ quan, doanh nghiệp phải luôn chủ động tìm cho mình những giải pháp nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Một trong những giải pháp không thể thiếu đó là việc áp dụng các công cụ quản lý mới mà việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO đã và đang đƣợc các cơ quan, tổ chức trong nƣớc và quốc tế triển khai áp dụng. Ở nƣớc ta, trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đa số các cơ quan, tổ chức nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc ứng dụng ISO và đã triển khai áp dụng trong thực tế các hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng nhƣ trong công tác văn phòng mang lại hiệu quả cho cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của văn phòng, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một việc làm vô cùng cần thiết cần phải đƣợc thực hiện nghiêm túc và đồng bộ.

Là một cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp trung ƣơng, Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội đã và đang áp dụng ISO trong nhiều hoạt động. Đặc biệt là việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng qua nhiều năm ứng dụng ISO đã đem lại đƣợc hiệu quả nhất định, đặc biệt là công tác văn thƣ lƣu trữ của Bộ. Tuy nhiên trong hoạt động của văn phòng hiện nay vẫn còn tồn tại hạn chế cần phải điều chỉnh, khắc phục. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội, kết hợp với thời gian thực tập tại Bộ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và xã hội” làm bài khóa luận của mình.

Với việc nghiên cứu đề tài này tôi mong muốn thấy đƣợc rõ thực trạng ứng dụng ISO tại Bộ nhằm đƣa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2001 vào công tác văn phòng tại Bộ. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay nghiên cứu về ISO có khá nhiều văn bản quy định của Nhà nƣớc và nhiều đề tài nghiên cứu về ứng dụng ISO trong hoạt động các cơ quan, tổ chức. Nhờ đó khi triển khai nghiên cứu tác giả có nhiều thuận lợi về tài liệu cụ thể. Những văn bản này là kim chỉ nam để các cơ quan, tổ chức Việt Nam triển khai thực hiện và cũng là cơ số pháp lý để nghiên cứu đề tài này.

- Bên cạnh một số văn bản do nhà nƣớc ban hành thì còn khá nhiều những cuốn sách đƣợc các tác giả nghiên cứu chi tiết nhƣ: + Nguyễn Hữu Thái Hòa: “ Hành trình văn hóa ISO và giấc mơ chất lượng Việt Nam” nhà xuất bản Trẻ, giáo trình đề cập đến những nhận định chiến lƣợc riêng mà chỉ có Việt Nam sẽ phát huy hiệu quả cao mà Trung Quốc và các quốc gia khác không có đƣợc. + Cam Anh Tuấn (2002), Áp dụng ISO 9000 trong lĩnh vực dịch vụ hành chính– Một hướng đi mới trong công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay. + Nguyễn Thị Nga Lớp ĐHLT QTVP Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội “ Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty TNHH Thương mại và kỹ thuật Xuân Thu”đề tài đã đƣa ra thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty TNHH Xuân thu và đƣa ra giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn phòng tại doanh nghiệp. + Đề tài nghiên cứu khoa học nhóm của Nguyễn Nhƣ Thủy của Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội “ Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại Viện phát triển giáo dục và Văn hóa Việt Nam” Những đề tài này nghiên cứu sâu về lý luận nghiên cứu quản lý chất lƣợng và triển khai ISO tại một số cơ quan nhà nƣớc hiện nay.

Tuy nhiên để nghiên cứu tình hình ứng dụng ISO để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng 2 tại Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội thì chƣa có nghiên cứu sâu nào đề cập đến. Đây cũng là mục tiêu nghiên cứu chính và là đóng góp của đề tài.