Ứng Dụng Thẻ Điểm Cân Bằng Để Hoàn Thiện Hệ Thống Đánh Giá Hiệu Quả Hoạt Động Tại Công Ty TNHH Indochina Stone Việt Nam

Hiệu quả hoạt động được hiểu là khả năng sử dụng tối ưu các nguồn lực để đạt được kết quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Nó bao gồm hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội. Hiệu quả kinh tế đo lường kết quả kinh doanh, trình độ sản xuất và quản lý, cũng như hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào. Hiệu quả xã hội phản ánh tác động của hoạt động kinh doanh đối với việc giải quyết các mục tiêu chung của xã hội. Ví dụ, việc tăng năng suất lao động và giảm thiểu tác động môi trường đều là những yếu tố quan trọng của hiệu quả hoạt động. Việc sử dụng hiệu quả nguồn lực giúp Indochina Stone tăng lợi nhuận.

Hệ thống đo lường hiệu quả hoạt động (PMS) đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và nâng cao hiệu suất của tổ chức. PMS không chỉ đơn thuần là công cụ theo dõi hoạt động mà còn hỗ trợ giao tiếp nội bộ và bên ngoài về kết quả hoạt động. Quan trọng hơn, PMS cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản lý để đưa ra quyết định chiến thuật và chiến lược. PMS giúp nắm bắt kiến thức trong công ty và tạo điều kiện học tập cho tổ chức. Ví dụ, PMS có thể giúp Indochina Stone xác định các quy trình sản xuất cần cải thiện để tăng năng suất lao động.

Mô hình BSC ra đời từ nghiên cứu của Robert Kaplan và David Norton, tập trung vào việc đo lường hiệu suất hoạt động của tổ chức một cách toàn diện. BSC ban đầu được giới thiệu trong bài viết “The Balanced Scorecard – Measures that Drive Performance” trên tạp chí Harvard Business Review năm 1992. Kaplan và Norton sau đó đã phát triển và hoàn thiện BSC trong cuốn sách “The Balanced Scorecard” năm 1996. BSC đã được ứng dụng rộng rãi trên toàn thế giới và được coi là một trong những ý tưởng quản trị có ảnh hưởng nhất thế kỷ 20. BSC được sử dụng bởi các doanh nghiệp có mục tiêu lợi nhuận cũng như khối quốc doanh. Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp đã áp dụng mô hình BSC trong thiết lập chiến lược của mình. Với BSC có thể đánh giá hiệu quả mà công cụ này mang lại cho các tổ chức khi áp dụng.

Mô hình BSC có cấu trúc rõ ràng bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược và các mục tiêu cụ thể. BSC được xây dựng dựa trên bốn khía cạnh chính: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi & phát triển. Khía cạnh tài chính tập trung vào các mục tiêu liên quan đến lợi nhuận, doanh thu và tăng trưởng. Khía cạnh khách hàng tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Khía cạnh quy trình nội bộ tập trung vào việc cải thiện hiệu quả và chất lượng của các quy trình kinh doanh cốt lõi. Khía cạnh học hỏi & phát triển tập trung vào việc tạo ra một môi trường học tập và đổi mới liên tục trong tổ chức. Bốn khía cạnh này đảm bảo sự cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. BSC giúp Indochina Stone đánh giá và xem xét lại các quy trình nội bộ cũng như sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm.

Để xây dựng và triển khai mô hình BSC hiệu quả, cần tuân thủ các bước sau: (1) Xác định tầm nhìn, sứ mệnh và các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. (2) Chuyển đổi các mục tiêu chiến lược thành các chỉ số đo lường (KPI) cụ thể cho từng khía cạnh của BSC. (3) Xây dựng bản đồ chiến lược để minh họa mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu. (4) Triển khai BSC đến tất cả các cấp trong tổ chức. (5) Theo dõi và đánh giá hiệu quả của BSC định kỳ. BSC giúp kết nối việc thực thi chiến lược và định hướng đúng đắn cho tương lai.

Việc đo lường hiệu quả hoạt động theo các phương diện BSC đòi hỏi sự lựa chọn các KPI phù hợp. Trong khía cạnh tài chính, các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận và thị phần thường được sử dụng. Trong khía cạnh khách hàng, các chỉ số như sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng và số lượng khách hàng mới là quan trọng. Trong khía cạnh quy trình nội bộ, các chỉ số như thời gian sản xuất, tỷ lệ lỗi và chi phí sản xuất được theo dõi. Trong khía cạnh học hỏi & phát triển, các chỉ số như tỷ lệ nhân viên được đào tạo, mức độ hài lòng của nhân viên và số lượng sáng kiến cải tiến được đo lường. Bằng cách theo dõi và đánh giá các chỉ số này, doanh nghiệp có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Hiện tại, Indochina Stone đã áp dụng một vài chỉ số KPI vào việc đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động, nhưng việc áp dụng này còn nhiều hạn chế. Các chỉ tiêu đánh giá KPI còn chung chung và không toàn diện, các bộ phận đánh giá KPI còn mang cảm tính chủ quan dẫn đến kết quả đo lường không phản ánh được tình hình thực tế của doanh nghiệp. Các chỉ số đo lường cũng chỉ thiên về khía cạnh tài chính và năng lực cạnh cạnh, chưa phản ánh được các vấn đề nội tại như tình hình nhân sự, sự thỏa mãn công việc của nhân viên, các quy trình nội bộ có còn phù hợp không hay, cũng như sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm và chất lượng dịch vụ. Việc đánh giá hiệu quả làm việc cần được xem xét toàn diện.

Việc đánh giá hiệu quả hoạt động của Indochina Stone cần được thực hiện trên cả bốn khía cạnh của BSC. Trong khía cạnh tài chính, cần đánh giá các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận, thị phần và hiệu quả sử dụng vốn. Trong khía cạnh khách hàng, cần đánh giá sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng và số lượng khách hàng mới. Trong khía cạnh quy trình nội bộ, cần đánh giá hiệu quả của các quy trình sản xuất, cung ứng và quản lý chất lượng. Trong khía cạnh học hỏi & phát triển, cần đánh giá trình độ chuyên môn của nhân viên, mức độ đổi mới và khả năng thích ứng với sự thay đổi. Việc đánh giá toàn diện này sẽ giúp Indochina Stone xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Ứng dụng BSC trong sản xuất sẽ giúp Indochina Stone đạt được các mục tiêu chiến lược.

Khi vận dụng BSC tại Indochina Stone, cần xác định rõ mối quan hệ giữa đánh giá hiệu quả hoạt động và tầm nhìn, chiến lược của công ty. Cần xây dựng hệ thống đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách toàn diện, bao gồm cả các chỉ số tài chính và phi tài chính. Mô hình tổ chức vận hành hệ thống đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động cần được thiết kế sao cho đảm bảo sự liên tục và sự tham gia của tất cả các thành viên trong công ty. Đồng thời, cần đảm bảo tính cân đối giữa chi phí và lợi ích trong quá trình vận dụng BSC để đảm bảo hiệu quả đầu tư.

Việc xây dựng hệ thống mục tiêu và chỉ số đo lường (KPI) theo BSC cần được thực hiện dựa trên bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi & phát triển. Trong khía cạnh tài chính, cần xác định các mục tiêu và KPI liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, thị phần và hiệu quả sử dụng vốn. Trong khía cạnh khách hàng, cần xác định các mục tiêu và KPI liên quan đến sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng và số lượng khách hàng mới. Trong khía cạnh quy trình nội bộ, cần xác định các mục tiêu và KPI liên quan đến hiệu quả của các quy trình sản xuất, cung ứng và quản lý chất lượng. Trong khía cạnh học hỏi & phát triển, cần xác định các mục tiêu và KPI liên quan đến trình độ chuyên môn của nhân viên, mức độ đổi mới và khả năng thích ứng với sự thay đổi. Việc xác định rõ các mục tiêu và KPI này sẽ giúp Indochina Stone tập trung vào các lĩnh vực quan trọng nhất.

Một số giải pháp để áp dụng hiệu quả mô hình BSC tại Indochina Stone bao gồm: (1) Truyền thông rộng rãi về BSC đến tất cả các thành viên trong công ty để đảm bảo sự hiểu biết và ủng hộ. (2) Xây dựng hệ thống đo lường và đánh giá BSC một cách khoa học và khách quan. (3) Đào tạo nhân viên về BSC và các công cụ đo lường hiệu quả hoạt động. (4) Tạo ra một môi trường khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. (5) Sử dụng công nghệ thông tin để tự động hóa quy trình thu thập và phân tích dữ liệu. (6) Quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả để giảm thiểu sự phản kháng từ nhân viên. Việc đánh giá 360 độ cũng nên được xem xét.

Đề tài nghiên cứu về ứng dụng BSC tại Indochina Stone cũng có một số hạn chế. Việc lựa chọn các KPI có thể mang tính chủ quan và cần được điều chỉnh theo thời gian. Việc đo lường các yếu tố phi tài chính như sự hài lòng của khách hàng và mức độ đổi mới có thể gặp khó khăn. Trong tương lai, cần tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống BSC để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả. Cần tập trung vào việc phát triển các công cụ đo lường khách quan và tin cậy cho các yếu tố phi tài chính. Chuyển đổi số có thể giúp giải quyết những hạn chế này.