Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (TLLT) ngày càng trở nên cấp thiết. Tại Việt Nam, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (LTQG) đang quản lý hàng chục nghìn mét giá tài liệu có giá trị lịch sử, chính trị, kinh tế và văn hóa. Tuy nhiên, hình thức khai thác sử dụng TLLT truyền thống như phục vụ tại phòng đọc, trưng bày triển lãm trực tiếp còn nhiều hạn chế về không gian, thời gian và khả năng tiếp cận của công chúng. Triển lãm trực tuyến TLLT được xem là giải pháp hiện đại, giúp mở rộng phạm vi tiếp cận, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam từ năm 2007 đến nay, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức triển lãm trực tuyến nhằm phát huy tối đa giá trị của TLLT trong kỷ nguyên số. Phạm vi nghiên cứu bao gồm bốn Trung tâm LTQG I, II, III và IV, với trọng tâm là các hoạt động triển lãm trực tuyến trên website chính thức của các Trung tâm và Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (VTLTNN).

Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc làm phong phú thêm các hình thức khai thác sử dụng TLLT, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của công chúng, đồng thời góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ, thúc đẩy phát triển ngành lưu trữ trong thời đại công nghệ số. Theo ước tính, đến năm 2019, các Trung tâm LTQG đã tổ chức gần 60 cuộc triển lãm trực tuyến, tuy nhiên số lượng và chất lượng còn hạn chế, đòi hỏi có sự đổi mới và hoàn thiện hơn nữa.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về lưu trữ học, triển lãm và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu. Hai khung lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  • Lý thuyết về tài liệu lưu trữ: Định nghĩa TLLT theo Luật Lưu trữ năm 2011 là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ, bao gồm bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Tài liệu lưu trữ là nguồn tài nguyên quý giá, có giá trị lâu dài và cần được bảo quản, khai thác hiệu quả.

  • Mô hình tổ chức triển lãm trực tuyến: Triển lãm trực tuyến TLLT là hình thức trưng bày, giới thiệu tài liệu số hóa trên môi trường mạng Internet, không giới hạn về không gian và thời gian, giúp công chúng tiếp cận nhanh chóng, thuận tiện. Mô hình này bao gồm các yếu tố: lựa chọn chủ đề, xây dựng kế hoạch, sưu tầm tài liệu, thiết kế giao diện, tổ chức lễ khai mạc và đánh giá tổng kết.

Các khái niệm chuyên ngành quan trọng gồm: triển lãm truyền thống TLLT, triển lãm trực tuyến TLLT, tài liệu điện tử, số hóa tài liệu, giao diện người dùng, tính tương tác và trải nghiệm người dùng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng, bao gồm:

  • Khảo sát tài liệu: Thu thập và phân tích các văn bản pháp luật, sách, báo, luận văn, bài viết chuyên ngành liên quan đến triển lãm trực tuyến và công tác lưu trữ.

  • Quan sát thực tiễn: Thu thập thông tin từ các website triển lãm trực tuyến của Trung tâm LTQG I, II, III, IV và Cục VTLTNN, đánh giá giao diện, nội dung, tính năng và mức độ tương tác.

  • Phân tích tổng hợp: So sánh các mô hình triển lãm trực tuyến trong nước và quốc tế, tổng hợp ưu nhược điểm, rút ra bài học kinh nghiệm.

  • So sánh: Đối chiếu thực trạng triển lãm trực tuyến TLLT tại Việt Nam với các nước phát triển như Mỹ, Anh, Singapore để xác định điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất giải pháp phù hợp.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các cuộc triển lãm trực tuyến được tổ chức từ năm 2007 đến tháng 4 năm 2019, với hơn 60 cuộc triển lãm trên các website chính thức. Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ dữ liệu có sẵn để đảm bảo tính toàn diện. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp mô tả, so sánh và đánh giá định tính.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Số lượng và chủ đề triển lãm trực tuyến còn hạn chế: Tính đến tháng 4 năm 2019, Cục VTLTNN đã tổ chức 49 cuộc triển lãm trực tuyến, Trung tâm LTQG I có 10 cuộc, Trung tâm LTQG II có 2 cuộc. Chủ đề tập trung vào các sự kiện lịch sử trọng đại, quan hệ ngoại giao, di sản văn hóa. Ví dụ, triển lãm “Việt Nam – Nhật Bản: Lịch sử quan hệ hợp tác qua tài liệu lưu trữ” năm 2018 giới thiệu gần 50 di sản tư liệu tiêu biểu.

  2. Thiết kế giao diện và tính năng còn đơn giản: Giao diện các trang triển lãm trực tuyến của Trung tâm LTQG I và II được đánh giá thân thiện, dễ sử dụng với bố cục rõ ràng, màu sắc hài hòa. Tuy nhiên, các tính năng như đăng ký thành viên, công cụ tìm kiếm, bình luận chưa được phát triển đầy đủ. Tốc độ truy cập nhanh, nhưng thiếu sự đa dạng về hình thức trình bày tài liệu.

  3. Tài liệu triển lãm chủ yếu là hình ảnh số hóa: Các tài liệu sử dụng trong triển lãm chủ yếu là hình ảnh được số hóa từ tài liệu truyền thống, thiếu đa dạng về loại hình như video, âm thanh, hiện vật 3D. Điều này làm giảm sức hấp dẫn và tính tương tác với người xem.

  4. Ưu điểm vượt trội về không gian và thời gian: Triển lãm trực tuyến không bị giới hạn về không gian và thời gian, giúp mở rộng đối tượng tiếp cận, đặc biệt với công chúng trong và ngoài nước. Một số triển lãm có chú thích đa ngôn ngữ (tiếng Việt, Anh, Nhật, Nga) tăng khả năng tiếp cận quốc tế.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên chủ yếu do thiếu cơ chế chính sách, văn bản pháp luật hướng dẫn cụ thể về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, cũng như nguồn nhân lực chưa được đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin, thiết kế và ngoại ngữ. Việc đầu tư về hạ tầng kỹ thuật và kinh phí cho số hóa tài liệu còn hạn chế, dẫn đến số lượng tài liệu số hóa chưa nhiều, ảnh hưởng đến chất lượng triển lãm.

So sánh với các nước phát triển như Mỹ, Anh, Singapore, các triển lãm trực tuyến TLLT ở Việt Nam còn thiếu tính sáng tạo, đa dạng về nội dung và hình thức trình bày. Các nước này có hệ thống công cụ tìm kiếm hiện đại, tính năng tương tác cao, hỗ trợ người dùng đăng ký, bình luận, chia sẻ và tải tài liệu dễ dàng. Họ cũng tích hợp các công nghệ mới như triển lãm 3D, video minh họa sinh động.

Ý nghĩa của việc phát triển triển lãm trực tuyến TLLT tại Việt Nam là rất lớn, không chỉ giúp hiện đại hóa công tác lưu trữ mà còn góp phần quảng bá di sản văn hóa, lịch sử đến đông đảo công chúng, thúc đẩy nghiên cứu khoa học và giáo dục. Việc nâng cao hiệu quả tổ chức triển lãm trực tuyến sẽ tạo động lực phát triển các nghiệp vụ lưu trữ khác, đồng thời đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu trong kỷ nguyên số.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện số lượng triển lãm trực tuyến theo năm, bảng so sánh tính năng các website triển lãm của các Trung tâm LTQG và Cục VTLTNN, cũng như biểu đồ phân loại loại hình tài liệu được sử dụng trong triển lãm.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

    • Ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, bao gồm quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế và chế độ nghiệp vụ.
    • Xây dựng quy định về loại hình tài liệu được phép sử dụng trong triển lãm trực tuyến, quyền truy cập, bản quyền và bảo mật.
    • Thời gian thực hiện: 1-2 năm; Chủ thể: Bộ Nội vụ, Cục VTLTNN.

  2. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực chuyên sâu

    • Tổ chức các khóa đào tạo về công nghệ thông tin, thiết kế giao diện, ngoại ngữ và nghiệp vụ lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác triển lãm trực tuyến.
    • Xây dựng đội ngũ chuyên gia thiết kế triển lãm trực tuyến chuyên nghiệp, nâng cao kỹ năng phối hợp liên ngành.
    • Thời gian thực hiện: liên tục, ưu tiên trong 3 năm tới; Chủ thể: Trường Đại học Nội vụ, Cục VTLTNN.

  3. Tăng cường đầu tư công nghệ và hạ tầng số hóa

    • Đầu tư trang thiết bị hiện đại như máy quét ảnh, máy tính cấu hình cao, phần mềm quản lý tài liệu số hóa.
    • Đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu lưu trữ, đa dạng hóa loại hình tài liệu số hóa (video, âm thanh, 3D).
    • Thời gian thực hiện: 2-5 năm; Chủ thể: Bộ Nội vụ, các Trung tâm LTQG.

  4. Phát triển tính năng tương tác và công cụ tra cứu trên website triển lãm

    • Xây dựng công cụ tìm kiếm nâng cao, cho phép người dùng tra cứu nhanh chóng theo từ khóa, chủ đề, thời gian.
    • Tích hợp tính năng đăng ký thành viên, bình luận, chia sẻ và phản hồi trực tiếp trên trang triển lãm.
    • Thời gian thực hiện: 1-2 năm; Chủ thể: Trung tâm LTQG, Cục VTLTNN.

  5. Tăng cường phối hợp liên ngành và quảng bá triển lãm trực tuyến

    • Thiết lập cơ chế phối hợp giữa các Trung tâm LTQG với các cơ quan lưu trữ trong và ngoài nước, bảo tàng, viện nghiên cứu để tổ chức triển lãm chung, đa dạng hóa nội dung.
    • Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quảng bá triển lãm trực tuyến qua các phương tiện truyền thông đại chúng, mạng xã hội, sự kiện chuyên ngành.
    • Thời gian thực hiện: liên tục; Chủ thể: Cục VTLTNN, Trung tâm LTQG.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, công chức ngành lưu trữ

    • Nắm bắt kiến thức về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, nâng cao nghiệp vụ, áp dụng công nghệ mới trong công tác lưu trữ và khai thác tài liệu.

  2. Nhà quản lý và hoạch định chính sách

    • Hiểu rõ thực trạng, khó khăn và đề xuất giải pháp để xây dựng chính sách, văn bản pháp luật phù hợp, thúc đẩy phát triển công tác lưu trữ hiện đại.

  3. Giảng viên và sinh viên ngành lưu trữ, thư viện, thông tin học

    • Sử dụng luận văn làm tài liệu tham khảo, nghiên cứu chuyên sâu về triển lãm trực tuyến, ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.

  4. Nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa, xã hội

    • Khai thác hiệu quả các nguồn tài liệu lưu trữ số hóa, tiếp cận các triển lãm trực tuyến để phục vụ nghiên cứu, giảng dạy và phổ biến kiến thức.

Câu hỏi thường gặp

  1. Triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ là gì?
    Triển lãm trực tuyến TLLT là hình thức trưng bày, giới thiệu tài liệu lưu trữ đã được số hóa trên môi trường mạng Internet, giúp công chúng tiếp cận tài liệu mọi lúc, mọi nơi mà không bị giới hạn về không gian và thời gian.

  2. Ưu điểm của triển lãm trực tuyến so với triển lãm truyền thống?
    Triển lãm trực tuyến tiết kiệm chi phí, mở rộng đối tượng tiếp cận, tăng tính tương tác và dễ dàng cập nhật, bổ sung tài liệu mới. Người xem có thể truy cập từ xa mà không cần đến địa điểm tổ chức.

  3. Những khó khăn chính khi tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại Việt Nam?
    Thiếu văn bản pháp luật hướng dẫn cụ thể, nguồn nhân lực chưa được đào tạo chuyên sâu, hạn chế về công nghệ và hạ tầng số hóa, thiếu công cụ tìm kiếm và tính năng tương tác trên website.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả triển lãm trực tuyến TLLT?
    Cần hoàn thiện chính sách pháp luật, đào tạo nhân lực, đầu tư công nghệ, phát triển tính năng website, tăng cường phối hợp liên ngành và đẩy mạnh tuyên truyền quảng bá.

  5. Ai có thể truy cập và sử dụng triển lãm trực tuyến TLLT?
    Triển lãm trực tuyến thường mở cửa cho công chúng rộng rãi, bao gồm nhà nghiên cứu, sinh viên, cán bộ lưu trữ và người quan tâm. Một số tài liệu có thể yêu cầu đăng ký hoặc có giới hạn truy cập theo quy định.

Kết luận

  • Triển lãm trực tuyến TLLT là hình thức khai thác hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển công nghệ và nhu cầu xã hội hiện nay.
  • Các Trung tâm LTQG ở Việt Nam đã bước đầu triển khai triển lãm trực tuyến, tuy nhiên còn nhiều hạn chế về số lượng, chất lượng và tính năng.
  • Thiếu cơ chế chính sách, nguồn nhân lực và đầu tư công nghệ là những nguyên nhân chính ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức triển lãm trực tuyến.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện pháp luật, đào tạo nhân lực, đầu tư hạ tầng, phát triển tính năng tương tác và tăng cường phối hợp liên ngành là cần thiết để nâng cao hiệu quả.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi mới cho công tác lưu trữ hiện đại, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong kỷ nguyên số, đồng thời kêu gọi các cơ quan, tổ chức liên quan cùng chung tay thực hiện.

Hành động tiếp theo: Các cơ quan quản lý nhà nước và Trung tâm LTQG cần ưu tiên xây dựng văn bản pháp luật, triển khai đào tạo và đầu tư công nghệ để phát triển triển lãm trực tuyến TLLT một cách đồng bộ và hiệu quả.