Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. Khái niệm, phân loại và đặc điểm đơn vị HCSN 1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp Các đơn vị hành chính sự nghiệp được nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện quản lý nhà nước hoặc chuyên môn nhất định các đơn vị này hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận mà hướng đến các mục tiêu giáo dục, y tế, an ninh, quốc phòng. Trong quá trình hoạt động, đơn vị HCSN không những chỉ có mối quan hệ với ngân sách mà có mối quan hệ chặt chẽ với hoạt động của các tổ chức, đơn vị khác trong nền kinh tế, và quan hệ bên trong nội bộ đơn vị nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh tế, chính trị xã đơn vị hành chính sự nghiệp được giao.
Do đó, trong công tác quản lý các đơn vị HCSN nhất thiết phải sử dụng công cụ kế toán để phản ánh và giám sát chặt chẽ vật tư, tiền vốn…từ khâu lập dự toán, chấp hành đến khâu quyết toán. Phân loại theo ngành dọc - Đơn vị dự toán cấp 1: Là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng năm do thủ tướng chính phủ hoặc do uỷ ban nhân dân giao. Đơn vị dự toán cấp 1 thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới trực thuộc. - Đơn vi dự toán cấp 2: Là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp 1, được đơn vị dự toán cấp 1 giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn vị dự toán cấp 3 (trường hợp được uỷ quyền của đơn vị dự toán cấp 1) - Đơn vi dự toán cấp 3: Là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước), được đơn vị dự toán cấp 1 hoặc cấp 2 giao dự toán ngân sách.
Phân loại theo cấp ngân sách Theo cách phân loại này đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành: - Đơn vị dự toán cấp trung ương: Sử dụng nguồn ngân sách cấp trung ương - Đơn vị dự toán cấp Tỉnh: Sử dụng nguồn ngân sách cấp tỉnh - Đơn vị dự toán cấp huyện: Sử dụng nguồn ngân sách cấp huyện 1 c. Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí - Đơn vị ngân sách cấp 100% kinh phí (áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp thuần tuý). Ví dụ như UBND quận, huyện,… - Đơn vị tự đảm bảo kinh phí (áp dụng cho các đơn vị HCSN có thu): + Đơn vị tự đảm bảo 1 phần kinh phí. Ví dụ trường đại học Tây nguyên, … + Đơn vị tự đảm bảo 100% kinh phí.
Ví dụ Các viện nghiên cứu trực thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp 1. Đặc điểm - Các đơn vị HCSN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phát thành lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản, có con dấu riêng. - Là đơn vị sự nghiệp hoạt động theo dự toán được cấp có thẩm quyền giao và được ngân sách nhà nước cấp tất cả hoặc một phần dự toán được duyệt. - Đơn vị phải lập dự toán thu chi theo các định mức và tiêu chuẩn do nhà nước quy định 1.
Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Kế toán đơn vị HCSN là kế toán chấp hành ngân sách, là phương tiện để quản lý quá trình sử dụng kinh phí, quản lý mọi hoạt động thu chi, nhằm đảm bảo sử dụng tiết kiệm kinh phí, tăng cường công tác quản lý tiền vốn, vật tư, tài sản ở đơn vị. Nhiệm vụ của kế toán Để thực sự là công cụ có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán đơn vị HCSN cần thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ của mình được Nhà nước quy định trong chế độ kế toán. Cụ thể như sau: - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu ở đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của nhà nước.
- Theo dõi, kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. 2 - Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị. Nội dung của kế toán trong đơn vị HCSN Phục vụ cho kiểm tra, kiểm soát tình hình thu và sử dụng các nguồn kinh phí trong đơn vị HCSN, góp phần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, tài sản theo đúng chế độ quy định.
Kế toán trong đơn vị HCSN phải phản ánh tất cả các hoạt động k inh tế tài chính liên quan đến tài sản và nguồn kinh phí của đơn vị. Các đối tượng kế toán trong từng đơn vị HCSN cụ thể phụ thuộc vào đặc điểm và nguồn kinh phí hoạt động của mỗi đơn vị. Các nội dung cụ thể của kế toán trong các đơn vị HCSN gồm: - Kế toán tiền và các khoản tương đương tiền phản sánh tình trạng và sự biến động của các khoản tiền và tương đương tiền trong đơn vị HCSN như tiền Việt Nam, ngoại tệ, các loại chứng khoán được mua về để bán trong thời gian không quá 3 tháng. - Kế toán vật tư và tài sản phản ánh tình trạng và sự biến động của các loại vật tư, tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị HCSN - Kế toán nguồn kinh phí, quỹ phản ánh tình trạng và sự biến động của các nguồn kinh phí, các khoản quỹ, vốn của đơn vị HCSN - Kế toán các khoản thanh toán phản ánh tình trạng và sự biến động cảu các khoản thanh toán phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị HCSN - Kế toán các khoản khác bao gồm kế toán các khoản thu, chi và xử lý chênh lệch thu chi liên quan đến hoạt động của đơn vị HCSN, lập báo cáo tài chính,.
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 1. Tổ chức ghi chép ban đầu Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số 3 liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng đơn vị qui định.
Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu đã qui định. Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, được xử lý theo đúng qui định của Pháp lệnh kế toán thống kê, Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp qui khác của Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống TK kế toán dùng để phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo từng đối tượng kế toán. Đây là phương tiện để phản ánh, kiểm soát thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình tài sản, tiếp nhận, sử dụng kinh phí, các khoản thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động, các khoản thanh toán.
Trong các đơn vị HCSN, TK kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Bộ Tài Chính quy định thống nhất hệ thống TK kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị HCSN trong cả nước, bao gồm: Thống nhất về loại TK, số lượng TK, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng TK. Các đơn vị HCSN phải căn cứ vào hệ thống TK kế toán do BTC ban hành để xây dựng hệ thống TK kế toán áp dụng cho đơn vị. Khi xây dựng hệ thống TK kế toán, các đơn vị chỉ được bổ sung thêm các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các TK kế toán mà BTC đã quy định trong hệ thống TK kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
Nếu muốn mở thêm TK cấp 1 ngoài các TK kế toán đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung TK cấp 2 hoặc cấp 3 trong hệ thống TK kế toán do BTC quy định thì phải được BTC chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Hệ thống TK kế toán sử dụng cho mỗi đơn vị HCSN phải đáp ứng được các yêu cầu sau: - Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị HCSN; - Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị HCSN thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động; 4 - Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính.)và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý nhà nước. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán: a) Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản).