CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ VIỆC ỨNG DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về kế toán quản trị 1. Khái niệm về kế toán quản trị Nếu xét kế toán như một quá trình sản xuất thì nguyên liệu đầu vào là những chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong quá trình sản xuất sự kết hợp giữa kế toán viên với trình độ chuyên môn và các phương tiện trang thiết bị khác sẽ cung cấp cho người sử dụng một sản phẩm đó là báo cáo. Tùy thuộc vào đối tượng sử dụng của báo cáo mà kế toán được chia làm hai loại chủ yếu là kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kế toán tài chính sẽ cung cấp những thông tin về tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh nhất định. Kế toán tài chính phục vụ cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như: cơ quan thuế, ngân hàng, nhà đầu tư, khách hàng, nhà cung cấp… Do đó kế toán tài chính phải tuân theo các quy định chuẩn mực và nguyên tắc kế toán. Khi so sánh số liệu kế toán tài chính qua các kỳ chúng ta có thể thấy được sự biến động tài sản, nguồn vốn hay sự phát triển của doanh nghiệp đồng thời đánh giá được hiệu quả sử dụng các nguồn lực. Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu dự báo và ra quyết định thì kế toán tài chính chưa đáp ứng được.
Thông tin kế toán tài chính chỉ phản ánh được các hoạt động đã xảy ra. Như vậy nhà quản trị không thể chỉ dựa vào thông tin mà kế toán tài chính cung cấp để điều hành và quản lý doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu đó thì kế toán quản trị đã ra đời. Khác với kế toán tài chính, kế toán quản trị không cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài, mà cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp để giúp họ quản lý và điều hành.
Do đó thông tin của kế toán quản trị không theo các chuẩn mực, quy định mà phụ thuộc vào yêu cầu của nhà quản lý. Thông tin của kế toán quản trị phải được báo cáo hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý, năm chứ không phải như kế toán tài chính (theo quý hoặc năm). Đồng thời thông tin cung cấp phải có tính linh hoạt, phải được tổng hợp phân tích dưới nhiều góc độ khác nhau và có thể dự báo cho tương lai. Tuy nhiên giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Chúng đều sử dụng các chứng từ ban đầu làm cơ sở để tính toán các chỉ tiêu kinh 8 tế-tài chính. Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều quan tâm tới trách nhiệm của nhà quản lý. Theo luật kế toán : “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế,tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) năm 1989: “ Kế toán quản trị là quá trình xác định, đo lường, tích lũy, phân tích, chuẩn bị, giải thích, và truyền đạt thông tin (cả tài chính và hoạt động) được sử dụng bởi nhà quản lý để lập kế hoạch, đánh giá và kiểm soát trong một tổ chức, đảm bảo nhà quản lý sử dụng và có trách nhiệm giải thích đối với các nguồn lực của tổ chức”.
Tóm lại có thể hiểu, kế toán quản trị là quá trình xây dựng báo cáo và diễn giải các thông tin kế toán cho những người ra quyết định bên trong tổ chức, giúp họ đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn, hiệu quả. Vai trò của kế toán quản trị Kế toán quản trị có vai trò quan trọng trong quản lý, điều hành doanh nghiệp thể hiện qua các điểm cơ bản sau: Là nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy cho nhà quản trị ra các quyết định kinh tế như: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định. Lập kế hoạch: là lập một bức tranh tổng thể của doanh nghiệp trong tương lai, hoặc tổng thể các chỉ tiêu kinh tế được xây dựng và đưa ra các biện pháp để đạt được các mục tiêu kỳ vọng. Để xây dựng kế hoạch nhà quản trị thường phải dự đoán kết quả của các chỉ tiêu kinh tế sẽ xảy ra dựa trên những cơ sở khoa học có sẵn.
Trong quá trình xây dựng, nhà quản trị thường phải liên kết các chỉ tiêu kinh tế với nhau để thấy rõ sự tác động về nguyên nhân và kết quả trong tương lai. Tổ chức thực hiện: đây là chức năng cơ bản của các nhà quản trị. Chức năng này nhằm truyền đạt các chỉ tiêu kế hoạch cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Đồng thời tổ chức thực hiện tại các phòng ban theo kế hoạch đề ra.
Chức năng này đòi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ từ các phòng ban với nhau, sử dụng nguồn lao động hợp lý nhằm khai thác tối đa các yếu tố của quá trình sản xuất. Chức năng này yêu cầu các nhà quản trị phải 9 sử dụng tổng hợp các thông tin của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, các thông tin bên trong và bên ngoài, thông tin định lượng và thông tin định tính. Để từ đó phán đoán và thực hiện tốt các quá trình kinh doanh theo kế hoạch, dự toán đã xây dựng. Tổ chức thực hiện còn là sự kết hợp hài hoà giữa các yếu tố trong quá trình sản xuất và vai trò của các nhà quản trị để thực hiện các khâu công việc theo như kế hoạch đã đề ra, nhằm đạt được mục tiêu của quá trình kinh doanh.
Đây là giai đoạn quyết định nhất, bởi vì các quyết định kinh doanh phải linh hoạt và phù hợp với các yếu tố sản xuất để đạt được mục tiêu tối ưu. Kiểm tra: là một chức năng rất quan trọng. Bằng cách lập các báo cáo phân tích, so sánh chênh lệch để phát hiện ra những chênh lệch. Từ đó đưa ra các giải pháp nhằm đảm bảo việc thực hiện không đi chệch khỏi mục tiêu của doanh nghiệp.
Căn cứ vào các chỉ tiêu của việc thực hiện kết hợp với các kế hoạch đề ra để tiến hành kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện của doanh nghiệp. Thông qua đó phân tích và thu nhận các thông tin phục vụ cho quá trình kinh doanh tiếp theo. Thực chất của quá trình kiểm tra và đánh giá thường là so sánh sự khác nhau giữa thực hiện với kế hoạch đã xây dựng. Từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng để có thể điều chỉnh quá trình thực hiện của từng người, từng phòng ban nhằm cho các tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu tối ưu.
Thông thường việc kiểm tra, đánh giá của kế toán quản trị thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua việc phân công, phân cấp dựa trên cơ chế quản lý tài chính và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong một tổ chức hoạt động cụ thể. Ra quyết định: của nhà quản trị luôn luôn thực hiện đan xen với các chức năng khác. Sau khi nhận được thông tin cung cấp, nhà quản trị sẽ tiến hành ra các quyết định theo thời điểm và mục đích cụ thể.
Đây là chức năng cơ bản nhất của thông tin kế toán quản trị. Dựa vào nguồn thông tin thu nhập, thông qua phân tích, chọn lọc để đưa ra quyết định đối với từng hoạt động của quá trình kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí. Ra quyết định là công việc thường xuyên của các nhà quản trị ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Việc ra quyết định thường dựa trên cơ sở tổng hợp nhiều 10 nguồn thông tin khác nhau, nhưng trong đó thông tin kế toán quản trị thường giữ vai trò quyết định và độ tin cậy cao.
Một số nội dung cơ bản của kế toán quản trị 1. Lập dự toán ngân sách 1. Khái niệm Dự toán ngân sách là một kế hoạch về mục tiêu kinh tế-tài chính của doanh nghiệp cần đạt được trong một kỳ hoạt động, đồng thời vạch rõ cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện được mục tiêu đó. Dự toán ngân sách bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.
Dự toán ngân sách cũng là cơ sở để đánh giá việc thực hiện của các bộ phận cũng như đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý. Phân loại dự toán Phân loại theo chức năng: dự toán hoạt động và dự toán tài chính. Dự toán hoạt động là dự toán liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: dự toán tiêu thụ nhằm dự toán tình hình tiêu thụ sản phẩm trong kỳ, từ đó dự toán số sản phẩm dự kiến tiêu thụ trong kỳ, dựa vào số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến để dự toán sản xuất. Sau đó lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp và dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.
Dự toán tài chính là các dự toán liên quan đến tiền tệ như : dự toán dòng tiền, dự toán vốn, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Phân loại theo phương pháp lập: dự toán cố định và dự toán linh hoạt. Dự toán cố định: là dự toán được lập với mức độ hoạt động xác định trước và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện. Loại dự toán này thích hợp với điều kiện doanh 11 nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định, không thay đổi nhiều khi có sự tác động của môi trường kinh doanh.
Dự toán linh hoạt: là dự toán được lập với các mức độ hoạt động khác nhau trong một kỳ nhất định. Các nhà quản lý thường sử dụng dự toán linh hoạt nhiều hơn dự toán cố định và nó được xem như là một công cụ hoạch định và kiểm soát của doanh nghiệp. Dự toán này thường được lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản: mức độ hoạt động thấp nhất, mức độ hoạt động trung bình, mức độ hoạt động cao nhất.