CHƯƠNG 1 CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ Trong hoạt động đầu tư xây dựng, để nâng cao hiệu quả đầu tư xây dựng công trình thì công tác kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình phải được xem xét và coi trọng. Chi phí đầu tư xây dựng được hình thành gắn liền với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình, đảm bảo việc chi tiêu phù hợp với kế hoạch ngân sách, kịp thời ngăn chặn những thay đổi không đúng với dự án và kế hoạch ngân sách của dự án. Việc nghiên cứu các nguyên nhân tồn tại, bất cập của công tác tư vấn kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình, đưa ra các giải pháp khắc phục, trong các giai đoạn đầu tư xây dựng là cần thiết. Vòng đời dự án (Project Life Cycle) Là một chuỗi các giai đoạn mà dự án phải trải qua để hoàn thành các mục tiêu hoặc chỉ tiêu của dự án.
Các chu trình này có điểm bắt đầu, kết thúc, bị kiểm soát và bị hạn chế bởi thời gian. Vòng đời của dự án bao gồm 4 giai đoạn: Giai đoạn bắt đầu Giai đoạn lập kế hoạch Giai đoạn thực hiện Giám sát, kiểm soát và kết thúc Hình 1.1 Vòng đời của một dự án Tng hp các án, khóa lun, tiu lun, chuyên và lun vn tt nghip i hc v các chuyên ngành: Kinh t, Tài Chính & Ngân Hàng, Công ngh thông tin document, khoa luan, tieu luan, 123 Trang 9 | 154 10 of 98. Vòng đời dự án có thể được xác định và sửa đổi theo nhu cầu và tính chất của tổ chức. Mọi dự án đều có sự khởi đầu và kết thúc nhất định, các mục tiêu cụ thể, các sản phẩm và các hoạt động khác nhau.
Quản lý chi phí thực hiện dự án của nhà thầu Quản lý chi phí (Project Cost Management) là quy trình lập kế hoạch, dự toán, ngân sách, tài chính, tài trọ, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể hoàn tất trong vòng ngân sách được duyệt. - Kế hoạch quản lý chi phí: quy trình thiết lập chính sách thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án. - Lập dự toán chi phí: quy trình phát triển các nguồn lực tài chính tương đối cần thiết để hoàn thành hoạt động dự án. - Quyết định ngân sách: quy trình tổng hợp chi phí dự toán cho hoạt động cá nhân hoặc gói công việc để thiết lập một mốc cơ sở chi phí được giao.
- Kiểm soát chi phí: Quy trình theo dõi tình trạng dự án để cập nhật các chi phí dự án và quản lý những thay đổi trong mốc cơ sở chi phí. Ở một số dự án, đặc biệt là những phạm vi nhỏ hơn, dự toán chi phí và ngân sách chi phí được liên kết chặt chẽ và có thể xem là một quy trình đơn lẻ có thể được thực hiện bởi một người duy nhất trong khoảng thời gian tương đối ngắn. Chúng được trình bày ở đây như các quy trình riêng biệt bởi vì các công cụ và kỹ thuật cho mỗi quy trình đều khác nhau. Khả năng ảnh hưởng đến chi phí lớn nhất là ở giai đoạn đầu của dự án, làm cho định nghĩa phạm vi quan trọng.
Quản lý chi phí dự án dự án của nhà thầu nên xem xét yêu cầu của các bên liên quan trong việc quản lý chi phí. Các bên liên quan khác nhau sẽ đo lường chi phí dự án theo những cách khác nhau tại thời điểm khác nhau. Ví dụ chi phí của một mặt hàng mua được đo khi thực hiện hoặc cam kết quyết định mua lại, đặt các đơn hàng, giao hàng, hoặc các chi phí thực tế phát sinh hoặc lưu lại cho mục đích kế toán dự án. Chi phí quản lý dự án chủ yếu là liên quan đến chi phí của các nguồn lực cần thiết dể hoàn thành các hoạt động dự án.
Quản lý chi phí dự án cũng nên xem xét các tác động quyết định dự án trên chi phí định kỳ tiếp theo của việc sử dụng, bảo trì và hỗ trợ các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của dự án. Ví dụ, hạn chế của số ý kiến thiết kế có thể làm giảm chi phí của dự án nhưng có thể làm tăng kết quả chi phí hoạt động của sản phẩm. Tng hp các án, khóa lun, tiu lun, chuyên và lun vn tt nghip i hc v các chuyên ngành: Kinh t, Tài Chính & Ngân Hàng, Công ngh thông tin document, khoa luan, tieu luan, 123 Trang 10 | 154 11 of 98. Trong nhiều tổ chức, dự đoán và phân tích hiệu suất tài chính tiềm năng của sản phẩm của dự án được thực hiện bên ngoài của dự án.
Trong những tổ chức khác, chẳng hạn như một dự án vốn cơ sở, quản lý chi phí dự án có thể bao gồm các công việc này. Khi dự đoán và phân tích như vậy bao gồm, quản lý chi phí dự án có thể giải quyết các quy trình bổ sung và nhiều kỹ thuật quản lý tài chính chung như hoàn vốn đầu tư, giảm giá luồng tiền mặt và phân tích hoàn vốn đầu tư. Các nổ lực lập kế hoạch quản lý chi phí có mặt sớm trong việc lập kế hoạch và thiết lập khuôn khổ cho từng công đoạn quản lý chi phí để thực hiện hiện quả và phối hợp các quy trình này.1 Kế hoạch quản lý chi phí dự án của nhà thầu Kế hoạch quản lý chi phí là quy trình thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án. Lợi ích quan trọng của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về cách quản lý chi phí dự án trong suốt dự án.
Các quy trình quản lý chi phí và các công cụ kỹ thuật liên quan của chúng được ghi trong kế hoạch quản lý chi phí. Kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án. Kế hoạch quản lý dự án có chứa thông tin dùng để xây dựng kế hoạch quản lý chi phí, trong đó có nhưng không giới hạn: - Phạm vi cơ sở: Bao gồm các bản tuyên bố phạm vi dự án và cấu trúc phân cấp công việc cho việc lập và quản lý chi tiết cho các chi phí. - Tiến độ cơ sở: Mốc cơ sở tiến độ xác định khi phát sinh chi phí dự án.
- Thông tin khác: Lập chi phí khác liên quan đến tiến độ, rủi ro, và các quyết định truyền thông từ kế hoạch quản lý dự án. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng tới quy trình quản lý chi phí kế hoạch bao gồm, nhưng không giới hạn: - Văn hóa và cơ cấu tổ chức có thể ảnh hưởng đến quản lý chi phí; - Điều kiện thị trường mô tả các sản phẩm, dịch vụ và kết quả sẵn có trong khu vực và toàn cầu; - Tỷ giá hối đoái cho các chi phí dự án có nguồn gốc từ nhiều quốc gia; - Thông tin thương mại được đăng như thông tin tỷ lệ chi phí nguồn lực thưởng có sẵn từ cơ sở dữ liệu thương mại có kỹ năng truy xuất và các chi phí nguồn nhân lực, và Tng hp các án, khóa lun, tiu lun, chuyên và lun vn tt nghip i hc v các chuyên ngành: Kinh t, Tài Chính & Ngân Hàng, Công ngh thông tin document, khoa luan, tieu luan, 123 Trang 11 | 154 12 of 98. cung cấp chi phí tiêu chuẩn cho các vật liệu và thiết bị. Danh sách giá bán ra được công bố là một nguồn thông tin khác; - Hệ thống thông tin quản lý đự án, cung cấp khả năng thay thế cho việc quản lý chi phí.
Các kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án và mô tả cách thức quy hoạch, cấu trúc, và kiểm soát chi phí dự án. Các quy trình quản lý chi phí và các công cụ và kỹ thuật liên quan của chúng được ghi trong kế hoạch quản lý chi phí. - Mẫu báo cáo: Xác định các định dạng và tần số cho các báo cáo chi phí khác nhau - Mô tả quy trình:Lập tài liệu mô tả từng công đoạn quản lý chi phí khác nhau - Các chi tiết bổ sung: Chi tiết bổ sung về các hoạt động quản lý chi phí bao gồm: Mô tả các lựa chọn tài trợ chiến lược; Thủ tục lập tài khoản cho biến động trong tỷ giá hối đoái; Thủ tục lưu lại chi phí dự án.2 Lập dự toán chi phí Dự toán chi phí là quy trình phát triển các nguồn lực tài chính tương đối cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án. Lợi ích quan trọng của quy trình này là xác định chi phí cần thiết để hoàn thành công việc dự án.
Dự toán chi phí là một dự đoán dựa trên các thông tin được biết đến tại một thời điểm nào đó. Dự toán chi phí bao gồm các nhận diện và xem xét chi phí thay thế để bắt đầu và hoàn thành dự án. Chi phí trao đổi và rủi ro cần được xem xét, chẳng hạn như làm so với mua, mua so với thuê, và chia sẽ các nguồn lực để đạt được chi phí tối ưu cho dự án. Dự toán chi phí thưởng được thể hiện trong vài đơn vị tiền tệ.
Mặc dù trong một số trường hợp đơn vị đo lường khác, chẳng hạn như giờ hoặc ngày làm việc của nhân viên, được sử dụng để tạo điều kiện so sánh bằng cách loại bỏ những ảnh hưởng của dao động tiền tệ. Dự toán chi phí cần được xem xét và xác định trong quy trình của dự án để phản ánh chi tiết bổ sung khiến nó có sẵn và các giả định được kiểm tra. Sự chính xác của dự toán dự án sẽ được tang lên khi dự án tiến triển thông qua vòng đời dự án. Loại và số lượng các nguồn lực và số lượng thời gian mà các nguồn lực được áp dụng để hoàn thành công việc của dự án là yếu tố chính trong việc xác định chi phí dự án.
Tiến độ và thời gian hoạt động nguồn lực của mình được sử dụng như là đầu vào quan trọng cho quy trình này. Dự toán nguồn lực hoạt động liên quan đến việc xác định tính sẵn có của nhân Tng hp các án, khóa lun, tiu lun, chuyên và lun vn tt nghip i hc v các chuyên ngành: Kinh t, Tài Chính & Ngân Hàng, Công ngh thông tin document, khoa luan, tieu luan, 123 Trang 12 | 154 13 of 98. viên, số giờ nhân viên yêu cầu và số lượng của vật liệu và thiết bị cần thiết để thực hiện các hoạt động theo đúng tiến dộ.