Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh giáo dục đại học Việt Nam ngày càng chịu nhiều áp lực cạnh tranh và đổi mới, công tác quản trị hoạt động tuyển sinh trở thành một mắt xích quan trọng quyết định sự phát triển bền vững của các trường đại học, đặc biệt là các đơn vị được trao quyền tự chủ như Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN). Từ năm 2013 đến 2017, Khoa Quốc tế đã triển khai nhiều hoạt động tuyển sinh nhằm đạt chỉ tiêu đề ra, trong đó nguồn thu chủ yếu đến từ học phí của sinh viên. Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác quản trị hoạt động tuyển sinh còn tồn tại nhiều lãng phí và hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển sinh và năng lực tài chính của Khoa.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - ĐHQGHN, nhận diện các vấn đề tồn tại và nguyên nhân, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị hoạt động tuyển sinh. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào công tác quản trị tuyển sinh bậc đại học tại Khoa Quốc tế trong giai đoạn 2013-2017. Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc giúp Khoa Quốc tế tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí, nâng cao chất lượng tuyển sinh và tạo lợi thế cạnh tranh trong môi trường giáo dục đại học hiện đại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản trị đại học và quản trị tinh gọn (Lean Management) để phân tích và đánh giá hoạt động tuyển sinh. Quản trị đại học được hiểu là quá trình xây dựng và vận hành các quy trình, hệ thống nhằm đảm bảo hiệu quả, minh bạch và bền vững cho nhà trường. Quản trị tinh gọn tập trung vào việc loại bỏ các lãng phí, tối ưu hóa nguồn lực và cải tiến liên tục nhằm nâng cao giá trị cung cấp cho khách hàng, trong trường hợp này là học sinh, sinh viên và các bên liên quan.

Các khái niệm chính bao gồm:

  • Quản trị đại học: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các hoạt động của trường đại học.
  • Quản trị tinh gọn: Tập trung vào 5 nguyên lý nền tảng gồm tạo giá trị từ góc độ khách hàng, tạo dòng chảy liên tục, nhận dạng và loại bỏ lãng phí, kéo dòng chảy theo nhu cầu và cải tiến liên tục.
  • Lãng phí trong quản trị: Bao gồm lãng phí thời gian chờ đợi, di chuyển thừa, thao tác thừa, thông tin rời rạc, sai hỏng, trùng lặp, tồn kho, và mất cơ hội giữ khách hàng.
  • Công cụ quản trị tinh gọn: Chuẩn hóa quy trình, phương pháp 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa, Tâm thế), quản lý trực quan và cải tiến liên tục (Kaizen).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo, kế hoạch, tài liệu nội bộ của Khoa Quốc tế, website và các kênh truyền thông của Khoa. Dữ liệu sơ cấp gồm:

  • Phỏng vấn cá nhân chuyên sâu với 11 cán bộ quản lý và nhân viên trực tiếp tham gia công tác tuyển sinh tại Khoa Quốc tế, nhằm thu thập quan điểm, nhận thức và đánh giá về thực trạng, nguyên nhân và giải pháp.
  • Khảo sát bằng bảng hỏi với 61 cán bộ thuộc các bộ phận liên quan đến tuyển sinh, sử dụng thang đo Likert 3 mức độ để đánh giá mức độ lãng phí và hiệu quả quản trị.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, tính tỷ lệ phần trăm, giá trị trung bình và độ lệch chuẩn trên phần mềm Excel. Quy trình nghiên cứu trải qua 6 bước từ tổng quan tài liệu, xây dựng câu hỏi nghiên cứu, thu thập và phân tích dữ liệu đến đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Mức độ nhận thức về tầm quan trọng của hoạt động tuyển sinh: 100% cán bộ quản lý tại Khoa Quốc tế nhận thức rõ vai trò quyết định của hoạt động tuyển sinh đối với sự phát triển tài chính và uy tín của Khoa.

  2. Quy trình quản trị hoạt động tuyển sinh: Khoa Quốc tế thực hiện đầy đủ 4 bước trong quy trình quản trị tuyển sinh gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo triển khai và kiểm tra đánh giá, với tỷ lệ 100% cán bộ xác nhận.

  3. Các loại lãng phí tồn tại trong hoạt động tuyển sinh: Có 9 loại lãng phí chính được nhận diện, trong đó lãng phí thời gian do chờ đợi trong lập kế hoạch và lãng phí về trang thiết bị, cơ sở vật chất chiếm tỷ lệ cao nhất (72,1%). Lãng phí do di chuyển thừa (63,6%) và thao tác thừa (54,5%) cũng phổ biến.

  4. Nguyên nhân gây lãng phí: Phần lớn (81,8%) cán bộ cho rằng nguyên nhân chính là do ý thức, thái độ và trách nhiệm làm việc chưa cao; 63,4% cho rằng do tư duy trì trệ, ngại thay đổi; 54,5% do phương pháp quản lý chưa hiệu quả.

  5. Giải pháp đề xuất: Các chính sách của Khoa Quốc tế được 45,4% cán bộ đánh giá là giải pháp quan trọng; 27,3% đề xuất áp dụng quản trị tinh gọn; 18,2% nhấn mạnh phương pháp 5S; 9,1% đề xuất xây dựng tâm thế và cải tiến liên tục (Kaizen).

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát và phỏng vấn cho thấy công tác quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế đã được tổ chức bài bản nhưng vẫn còn nhiều lãng phí ảnh hưởng đến hiệu quả. Lãng phí thời gian chờ đợi và trang thiết bị không được sử dụng hiệu quả phản ánh sự thiếu đồng bộ trong quy trình và quản lý tài nguyên. Nguyên nhân chủ yếu liên quan đến yếu tố con người như ý thức và tư duy làm việc, điều này phù hợp với các nghiên cứu trong lĩnh vực quản trị tinh gọn, nhấn mạnh vai trò của văn hóa tổ chức và sự cam kết của nhân viên trong việc loại bỏ lãng phí.

Việc đề xuất áp dụng quản trị tinh gọn, 5S và Kaizen là phù hợp với xu hướng cải tiến liên tục trong giáo dục đại học hiện đại, giúp Khoa Quốc tế nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí và tăng sự hài lòng của sinh viên. So sánh với các trường đại học quốc tế đã áp dụng thành công quản trị tinh gọn trong tuyển sinh như Đại học Iowa hay Đại học Scranton, Khoa Quốc tế có thể học hỏi các mô hình chuẩn hóa quy trình, quản lý trực quan và phát triển năng lực nhân sự để cải thiện hiệu quả.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ các loại lãng phí và biểu đồ tròn phân bổ nguyên nhân gây lãng phí, giúp trực quan hóa các vấn đề cần ưu tiên giải quyết.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và thực thi chính sách quản trị tuyển sinh hiệu quả: Cần ban hành các quy định rõ ràng về phân công nhiệm vụ, tiêu chuẩn đánh giá và trách nhiệm của từng bộ phận trong hoạt động tuyển sinh. Mục tiêu là giảm lãng phí thời gian và nâng cao hiệu quả công việc trong vòng 1 năm, do Ban Chủ nhiệm Khoa chủ trì.

  2. Áp dụng phương pháp quản trị tinh gọn (Lean Management): Triển khai các công cụ quản trị tinh gọn như chuẩn hóa quy trình, loại bỏ các bước thừa trong quy trình tuyển sinh, tập trung vào nhu cầu thực tế của sinh viên. Mục tiêu giảm ít nhất 20% thời gian xử lý công việc trong 2 năm, do Phòng Công tác học sinh sinh viên phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện.

  3. Triển khai phương pháp 5S trong quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị: Sàng lọc, sắp xếp, làm sạch, chuẩn hóa và xây dựng tâm thế làm việc khoa học cho cán bộ tuyển sinh nhằm giảm lãng phí vật chất và nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên. Thời gian thực hiện trong 1 năm, do Bộ phận Tuyển sinh và Ban Quản lý cơ sở vật chất đảm nhiệm.

  4. Phát triển năng lực và xây dựng tâm thế làm việc cho cán bộ tuyển sinh: Tổ chức các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng tư vấn, quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp và đổi mới tư duy làm việc. Đồng thời xây dựng văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen) để khuyến khích cán bộ đề xuất cải tiến. Mục tiêu nâng cao năng lực và thái độ làm việc trong 1-2 năm, do Ban Đào tạo và Ban Chủ nhiệm Khoa phối hợp thực hiện.

  5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá và phản hồi liên tục: Thiết lập hệ thống kiểm tra định kỳ và đột xuất về hiệu quả hoạt động tuyển sinh, sử dụng các chỉ số đánh giá cụ thể để điều chỉnh kịp thời. Mục tiêu nâng cao chất lượng kiểm soát trong 1 năm, do Hiệu trưởng và Ban Quản lý Khoa giám sát.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các trường đại học và khoa đào tạo: Giúp hiểu rõ về quản trị hoạt động tuyển sinh, nhận diện các lãng phí và áp dụng các giải pháp quản trị tinh gọn để nâng cao hiệu quả tuyển sinh.

  2. Cán bộ quản lý và nhân viên phòng tuyển sinh: Cung cấp kiến thức về quy trình quản trị tuyển sinh, các loại lãng phí thường gặp và phương pháp cải tiến công việc, từ đó nâng cao năng lực chuyên môn và hiệu quả công tác.

  3. Nhà nghiên cứu và giảng viên ngành quản trị kinh doanh, quản trị giáo dục: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng lý thuyết quản trị tinh gọn trong lĩnh vực giáo dục đại học, đặc biệt trong công tác tuyển sinh.

  4. Các cơ quan quản lý giáo dục và hoạch định chính sách: Hỗ trợ xây dựng các chính sách quản trị đại học hiệu quả, thúc đẩy tự chủ đại học và nâng cao chất lượng đào tạo thông qua cải tiến hoạt động tuyển sinh.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản trị hoạt động tuyển sinh là gì?
    Quản trị hoạt động tuyển sinh là quá trình hoạch định, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động liên quan đến tuyển sinh nhằm đạt được chỉ tiêu và nâng cao hiệu quả tuyển sinh của trường đại học. Ví dụ, Khoa Quốc tế - ĐHQGHN thực hiện quy trình gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo và kiểm tra đánh giá.

  2. Tại sao quản trị tinh gọn lại quan trọng trong tuyển sinh đại học?
    Quản trị tinh gọn giúp loại bỏ các lãng phí không cần thiết, tối ưu hóa nguồn lực và cải tiến liên tục quy trình tuyển sinh, từ đó giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ tuyển sinh. Nhiều trường đại học quốc tế đã áp dụng thành công phương pháp này để tăng hiệu quả tuyển sinh.

  3. Những loại lãng phí nào thường gặp trong hoạt động tuyển sinh?
    Các loại lãng phí phổ biến gồm lãng phí thời gian chờ đợi, di chuyển thừa, thao tác thừa, thông tin rời rạc, sai hỏng, trùng lặp dữ liệu và mất cơ hội giữ khách hàng. Tại Khoa Quốc tế, lãng phí thời gian và trang thiết bị chiếm tỷ lệ cao nhất.

  4. Làm thế nào để xây dựng tâm thế làm việc tốt cho cán bộ tuyển sinh?
    Tâm thế làm việc được xây dựng qua giáo dục, đào tạo, động viên và khen thưởng thường xuyên, giúp cán bộ hiểu rõ giá trị công việc và có thái độ tích cực trong công tác. Ví dụ, áp dụng phương pháp 5S và Kaizen giúp nâng cao ý thức và tinh thần làm việc.

  5. Các công cụ quản trị tinh gọn nào phù hợp để áp dụng trong tuyển sinh?
    Các công cụ như chuẩn hóa quy trình, phương pháp 5S, quản lý trực quan và cải tiến liên tục (Kaizen) rất phù hợp để áp dụng trong quản trị tuyển sinh nhằm giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả. Khoa Quốc tế đã đề xuất áp dụng các công cụ này trong kế hoạch cải tiến.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa lý thuyết quản trị đại học và quản trị tinh gọn, áp dụng vào phân tích quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - ĐHQGHN.
  • Nghiên cứu nhận diện 9 loại lãng phí chính trong hoạt động tuyển sinh, với nguyên nhân chủ yếu liên quan đến ý thức và tư duy làm việc của cán bộ.
  • Khoa Quốc tế đã thực hiện đầy đủ quy trình quản trị tuyển sinh nhưng cần cải tiến để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể gồm xây dựng chính sách, áp dụng quản trị tinh gọn, 5S, phát triển năng lực cán bộ và tăng cường kiểm tra đánh giá.
  • Các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp trong vòng 1-2 năm, đồng thời theo dõi, đánh giá và điều chỉnh liên tục để đảm bảo hiệu quả bền vững.

Hành động ngay hôm nay: Các nhà quản lý và cán bộ tuyển sinh tại Khoa Quốc tế nên bắt đầu áp dụng các công cụ quản trị tinh gọn và xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao năng lực nhằm tạo bước đột phá trong công tác tuyển sinh đại học.