Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp công nghệ thông tin (ICT) tại Việt Nam, đặc biệt là lĩnh vực gia công phần mềm, hoạt động truyền thông nội bộ (TTNB) trở thành một yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp duy trì sự gắn kết và phát triển bền vững. Theo báo cáo Chỉ số dịch vụ toàn cầu (GSLI) năm 2021, Việt Nam đứng thứ 6 về sức hấp dẫn trong lĩnh vực gia công xuất khẩu phần mềm, với hơn 58.000 công ty ICT, góp phần đưa Việt Nam vào top 10 thế giới về xuất khẩu sản phẩm điện tử. Sự phát triển này kéo theo nhu cầu nhân sự tăng cao, tạo áp lực lớn trong việc giữ chân và thu hút nhân tài, từ đó làm nổi bật vai trò của TTNB trong việc xây dựng môi trường làm việc tích cực và minh bạch.

Luận văn tập trung nghiên cứu quản trị truyền thông nội bộ tại ba công ty gia công phần mềm tiêu biểu tại Việt Nam: Rikkeisoft, Newwave Solutions và MOR Software, trong khoảng thời gian từ 01/07/2021 đến 01/07/2022. Mục tiêu chính là đánh giá hiệu quả quản trị TTNB, nhận diện các ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ nhằm tăng cường sự gắn kết và phát triển bền vững cho các doanh nghiệp trong ngành. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở dữ liệu thực tiễn, góp phần chuẩn hóa mô hình đánh giá hiệu quả TTNB tại các công ty gia công phần mềm, đồng thời hỗ trợ các doanh nghiệp khác trong việc cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên nền tảng phương pháp luận duy vật biện chứng, xem xét TTNB như một quá trình phát triển liên tục và có mối quan hệ tương tác đa chiều giữa chủ thể và đối tượng truyền thông. Hai mô hình lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  1. Mô hình logic chương trình (Program Logic Model) của Đại học Wisconsin Extension Program (UWEX), tập trung vào việc đánh giá quá trình và kết quả cuối cùng của hoạt động truyền thông, giúp xác định các yếu tố đầu vào, hoạt động, đầu ra và tác động.

  2. Mô hình truyền thông mới của PGS.TS Nguyễn Văn Dững, nhấn mạnh sự khác biệt giữa hiệu lực (hiệu quả tức thời) và hiệu quả (tác động lâu dài) của truyền thông, đồng thời bổ sung yếu tố nhiễu loạn ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình truyền thông.

Ngoài ra, luận văn đề xuất mô hình truyền thông nội bộ mới, kế thừa và điều chỉnh các yếu tố của mô hình trên, tập trung vào ba cấp độ tác động đến công chúng nội bộ: thay đổi nhận thức, thái độ và hành vi. Các khái niệm chính bao gồm: quản trị truyền thông, truyền thông nội bộ, quản trị TTNB, hiệu quả truyền thông và các phương thức quản trị (hành chính - tổ chức, tâm lý - giáo dục, kinh tế).

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng ba phương pháp nghiên cứu chính:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và phân tích các tài liệu lý luận về truyền thông, quản trị truyền thông và TTNB, làm cơ sở xây dựng khung lý thuyết và mô hình đánh giá hiệu quả.

  • Phương pháp thống kê: Thu thập dữ liệu định lượng từ ba công ty gia công phần mềm (Rikkeisoft, Newwave Solutions, MOR Software) tại chi nhánh Hà Nội, với tổng số nhân viên khảo sát khoảng 1.500 người. Phân tích các chỉ số như lượt tiếp cận, tương tác trên các kênh truyền thông nội bộ, tỉ lệ nhận thức và ghi nhớ thông tin của nhân viên.

  • Phương pháp phỏng vấn sâu: Thực hiện phỏng vấn với 1 lãnh đạo, 1 cán bộ chuyên trách TTNB và 3-5 nhân viên tại mỗi công ty, nhằm thu thập quan điểm, đánh giá về hiệu quả và các vấn đề trong quản trị TTNB.

Thời gian nghiên cứu kéo dài 12 tháng (từ 01/07/2021 đến 01/07/2022), đảm bảo dữ liệu cập nhật và phản ánh thực trạng hiện tại của các công ty.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả truyền đạt thông tin nội bộ còn hạn chế: Tỉ lệ nhân viên nhận thức đúng về TTNB tại Rikkeisoft đạt khoảng 75%, Newwave Solutions 68%, MOR Software 70%. Tỉ lệ ghi nhớ thông điệp chiến lược và giá trị cốt lõi dao động từ 60-72%, cho thấy còn nhiều nhân viên chưa nắm bắt đầy đủ thông tin quan trọng.

  2. Mức độ tương tác trên các kênh truyền thông nội bộ chưa đồng đều: Lượt xem và tương tác trên các kênh Facebook nhóm kín của Rikkeisoft đạt trung bình 1.200 lượt xem/bài và 350 lượt tương tác/bài, trong khi Newwave Solutions và MOR Software có lượt xem trung bình khoảng 800 và 650 lượt, tương tác lần lượt 220 và 180 lượt. Điều này phản ánh sự khác biệt trong việc quản trị và vận hành các kênh truyền thông.

  3. Nhân viên đánh giá cao lợi ích từ TTNB nhưng mong muốn cải thiện tính minh bạch và đa chiều: Khoảng 80% nhân viên tại ba công ty cho biết TTNB giúp họ hiểu rõ hơn về mục tiêu công ty và tăng sự gắn kết, tuy nhiên 65% mong muốn có thêm kênh phản hồi và trao đổi thông tin hai chiều hiệu quả hơn.

  4. Quản trị TTNB còn thiếu sự đồng bộ và đánh giá hiệu quả chưa toàn diện: Các công ty chủ yếu đo lường hiệu quả dựa trên chỉ số lượt xem, tương tác mà chưa có hệ thống đánh giá toàn diện về thay đổi nhận thức, thái độ và hành vi của nhân viên. Điều này dẫn đến việc một số hoạt động TTNB bị dư thừa hoặc không phù hợp với mục tiêu chiến lược.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên xuất phát từ việc chưa xây dựng được hệ thống quản trị TTNB bài bản, thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa ban lãnh đạo và cán bộ chuyên trách. So với các nghiên cứu trong ngành viễn thông và xây dựng, nhóm công ty gia công phần mềm còn non trẻ trong việc áp dụng các mô hình quản trị truyền thông nội bộ chuyên sâu. Việc tập trung vào các kênh truyền thông online như Facebook nhóm kín, email nội bộ chưa được kết hợp hiệu quả với các hình thức truyền thông trực tiếp như hội thảo, CEO Talk, dẫn đến hiệu quả truyền thông chưa tối ưu.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỉ lệ nhận thức và ghi nhớ thông điệp của nhân viên tại ba công ty, biểu đồ đường thể hiện lượt tương tác trên các kênh truyền thông theo thời gian, và bảng tổng hợp đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên về các khía cạnh TTNB.

Kết quả nghiên cứu khẳng định vai trò quan trọng của quản trị TTNB trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để phát huy tối đa hiệu quả, các công ty cần hoàn thiện hệ thống quản trị, đa dạng hóa kênh truyền thông và xây dựng bộ tiêu chí đánh giá toàn diện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng hệ thống quản trị TTNB bài bản, đồng bộ: Thiết lập bộ phận chuyên trách TTNB với đội ngũ có chuyên môn cao, phối hợp chặt chẽ với ban lãnh đạo để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ rõ ràng, bám sát mục tiêu chiến lược công ty. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban lãnh đạo và phòng TTNB.

  2. Đa dạng hóa kênh truyền thông nội bộ, tăng cường tương tác hai chiều: Kết hợp các kênh truyền thông trực tiếp (hội thảo, CEO Talk, Open Talk) với các kênh online (email, mạng xã hội nội bộ, ứng dụng di động) để tạo môi trường giao tiếp mở, khuyến khích nhân viên phản hồi và đóng góp ý kiến. Thời gian thực hiện: 3-6 tháng; Chủ thể: Phòng TTNB và các phòng ban liên quan.

  3. Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá hiệu quả TTNB toàn diện: Áp dụng mô hình đánh giá dựa trên ba cấp độ: nhận thức, thái độ và hành vi của nhân viên, kết hợp các chỉ số định lượng và định tính để đánh giá chính xác hiệu quả truyền thông. Thời gian thực hiện: 4 tháng; Chủ thể: Phòng TTNB phối hợp với bộ phận nhân sự và quản lý chất lượng.

  4. Tăng cường đào tạo và nâng cao kỹ năng quản trị TTNB cho cán bộ chuyên trách: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng quản trị truyền thông, phân tích dữ liệu và xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ nhằm nâng cao năng lực đội ngũ quản trị. Thời gian thực hiện: liên tục hàng năm; Chủ thể: Ban lãnh đạo và phòng nhân sự.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các công ty gia công phần mềm và doanh nghiệp ICT: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của quản trị TTNB trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường sự gắn kết và nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Cán bộ chuyên trách truyền thông nội bộ: Cung cấp kiến thức về các mô hình quản trị, phương pháp đánh giá hiệu quả và các giải pháp thực tiễn để cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quan hệ công chúng, Quản trị truyền thông: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý luận và thực tiễn quản trị TTNB trong ngành công nghiệp phần mềm tại Việt Nam.

  4. Các phòng ban nhân sự và quản lý nguồn nhân lực: Hỗ trợ xây dựng chính sách giữ chân nhân tài, phát triển môi trường làm việc tích cực thông qua hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản trị truyền thông nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng?
    Quản trị TTNB là quá trình tổ chức, điều phối các hoạt động truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp nhằm truyền tải thông tin, giá trị và mục tiêu chung. Nó quan trọng vì giúp tăng sự gắn kết, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và giữ chân nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

  2. Các công ty gia công phần mềm tại Việt Nam đang gặp những khó khăn gì trong quản trị TTNB?
    Khó khăn chính là thiếu hệ thống quản trị bài bản, chưa đa dạng kênh truyền thông, đánh giá hiệu quả chưa toàn diện và chưa tạo được môi trường giao tiếp hai chiều hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua ba cấp độ: thay đổi nhận thức, thái độ và hành vi của nhân viên, kết hợp các chỉ số định lượng như lượt xem, tương tác và định tính như khảo sát, phỏng vấn sâu để có cái nhìn toàn diện.

  4. Những kênh truyền thông nội bộ nào được sử dụng phổ biến trong các công ty gia công phần mềm?
    Các kênh phổ biến gồm email nội bộ, mạng xã hội nhóm kín (Facebook Group), hệ thống intranet, ứng dụng di động nội bộ, các cuộc họp, hội thảo và sự kiện nội bộ.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả quản trị TTNB trong doanh nghiệp?
    Giải pháp bao gồm xây dựng hệ thống quản trị đồng bộ, đa dạng hóa kênh truyền thông, xây dựng bộ tiêu chí đánh giá toàn diện và đào tạo nâng cao kỹ năng cho cán bộ chuyên trách TTNB.

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá hiệu quả quản trị truyền thông nội bộ tại ba công ty gia công phần mềm hàng đầu Việt Nam, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong thực tiễn.
  • Nghiên cứu đề xuất mô hình truyền thông nội bộ mới, phù hợp với đặc thù ngành công nghiệp phần mềm và xu hướng phát triển hiện đại.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào xây dựng hệ thống quản trị bài bản, đa dạng hóa kênh truyền thông và nâng cao năng lực cán bộ chuyên trách.
  • Kết quả nghiên cứu góp phần chuẩn hóa phương pháp đánh giá hiệu quả TTNB, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ.
  • Đề xuất các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp trong vòng 6-12 tháng và tiếp tục nghiên cứu mở rộng phạm vi sang các ngành nghề khác.

Hành động ngay hôm nay: Các doanh nghiệp gia công phần mềm nên xem xét áp dụng các giải pháp quản trị TTNB được đề xuất để nâng cao hiệu quả truyền thông, tăng cường sự gắn kết và phát triển bền vững trong tương lai.