phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn được chia làm ba chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quản trị truyền thông nội bộ doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng và những vấn đề đặt ra về quản trị truyền thông nội bộ tại các công ty gia công phần mềm. Chƣơng 3: Quan điểm và các giải pháp tăng cường quản trị truyền thông nội bộ tại các công ty gia công phần mềm. 12 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ DOANH NGHIỆP 1.
Quản trị truyền thông và quản trị TTNB doanh nghiệp 1. Quản trị, quản trị truyền thông, quản trị TTNB 1. Khái niệm quản trị Khái niệm “quản trị” vốn có nguồn gốc trong tiếng Hy Lạp cổ đại là “kubernân”, có nghĩa là điều khiển/chèo lái. Sau này, Plato sử dụng từ đó với hàm ý “thiết kế một hệ thống cai trị”.
Đến thời Trung cổ thì trong ngôn ngữ Latinh xuất hiện từ “gubernare”, cũng hàm ý chèo lái/điều khiển hay cai trị thông qua pháp luật. Cho đến những năm 1970 thì “quản trị - governance” vẫn thường được sử dụng hoán đổi, cùng nghĩa với “cai trị - government”. Đầu những năm 1980, khái niệm quản trị được sử dụng ngày càng phổ biến hơn với hàm nghĩa rộng hơn. Một số khái niệm phổ biến về quản trị: Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả” [8, tr42].
Theo Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức” [38, tr30]. Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra” [36, tr5]. Tham khảo các định nghĩa trên, ta có thể hiểu quản trị là hoạt động do một hay nhiều người thực hiện nhằm điều phối các nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. 13 Có thể nói, hoạt động quản trị là một nghệ thuật đòi hỏi nhiều kỹ năng, sự khéo léo, biết tận dụng thời cơ để điều phối hài hòa các nguồn lực khác nhau để đạt được mục tiêu cao nhất.
Bản chất của quản trị là tạo ra giá trị thặng dư, chức năng chính của quản trị là việc đưa ra các quyết định. Quản trị được hình thành thông qua ít nhất 3 yếu tố cơ bản sau: - Chủ thể quản trị: Đây là nhân tố tạo ra tác động quản trị - Đối tượng quản trị và nguồn lực: Đây là yếu tố tiếp nhận tác động từ chủ thể quản trị. - Mục tiêu của quản trị: Đây là yếu tố cốt lõi để tạo ra các quyết định và nhân tố tác động.2 Quản trị truyền thông a. Một số quan niệm về truyền thông Truyền thông có tiếng gốc Latinh là “communicare”, có nghĩa là biến nó thành điều thông thường.
Truyền thông được mô tả như việc truyền ý nghĩ, thông tin, ý tưởng, ý kiến hoặc kiến thức từ một hoặc một nhóm người sang một hoặc một nhóm người khác bằng lời nói, hình ảnh, văn bản. Một số quan điểm về truyền thông phổ biến được nghiên cứu: Theo quan niệm của Martin P.Adelsm thì: “Truyền thông là quá trình liên tục, qua đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta. Đó là một quá trình luôn thay đổi, biến chuyển và ứng phó với tình huống. Còn theo Frank Dance (1970): “Truyền thông là quá trình là cho cái trước đây là độc quyền của một hoặc vài người trở thành cái chung của hai hay nhiều người.
Trong cuốn “Truyền thông đại chúng”, tác giả Tạ Ngọc Tấn định nghĩa: “Truyền thông là sự trao đổi thông điệp giữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau. Trong cuốn “Truyền thông, lý thuyết và kỹ năng cơ bản” của tác giả Nguyễn Văn Dững, Đỗ Thị Thu Hằng đưa ra khái niệm về truyền thông: 14 “Truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm, chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân, nhóm, cộng đồng xã hội. Khái niệm communication trong tiếng Latin có nghĩa là “to share” (chia sẻ). Từ các định nghĩa và quan điểm về truyền thông nói trên cho thấy: “Truyền thông là việc truyền đạt thông tin”.
Ở đây, chúng ta hiểu truyền thông là việc trao đổi, lan tỏa thông tin thông qua việc sử dụng lời nói, chữ viết hình ảnh hay bất kỳ phương thức nào nhằm tác động đến nhận thức, tư duy của đối tượng được hướng đến. Bởi vậy, quản trị truyền thông hàm nghĩa là việc quản trị các hoạt động “chia sẻ” cũng như “nội dung chia sẻ” bao gồm: thông tin, tư tưởng và niềm tin giữa các đối tượng truyền thông. Truyền thông cơ bản được chia thành hai loại là truyền thông ngoại biên và truyền thông nội biên. Quản trị truyền thông Trong cuốn Từ điển tiếng Việt (2021), quản là “đưa đối tượng vào khuôn mẫu (nhận thức và hành vi) để đạt được mục đích đã định trước”; trị là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu để đạt được mục đích đã định.
Quyền lực được sử dụng bao gồm cả quyền lực cứng (kỷ luật, trừng phạt, quy định…) và quyền lực mềm (thuyết phục, động viên, gây dựng niềm tin, trang bị kiến thức, kĩ năng…). Như vậy, quản trị được hiểu là quá trình sử dụng quyền lực để đưa đối tượng vào khuôn mẫu nhằm đạt được mục đích đã đặt ra. Quản trị truyền thông doanh nghiệp là khoa học áp dụng các giải pháp quản trị liên quan đến lĩnh vực thông tin và truyền thông của doanh nghiệp. Bản chất của quản trị truyền thông theo quan điểm của Nguyễn Tân (2016) là chuỗi các hành động được hoạch định có chủ ý để cải thiện cái nhìn của khách hàng về một doanh nghiệp, triển khai phát hành thông tin tới giới truyền thông và lôi kéo sự chú ý của họ.
15 Quản trị truyền thông là một chức năng quản trị nhằm mục đích thiết lập, duy trì truyền thông hai chiều, đi tìm sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác giữa một tổ chức và công chúng. Trong đó bao gồm quản lý những vấn đề hay sự kiện mà doanh nghiệp cần phải nắm được dư luận và có trách nhiệm thông tin cho công chúng. Cũng theo Nguyễn Tân (2016), quản trị truyền thông doanh nghiệp có thể được chia theo các bình diện: quản trị truyền thông nội bộ, quản trị hoạt động quan hệ báo chí, quản trị các hoạt động truyền thông thông qua trách nhiệm xã hội… Theo nghiên cứu của trường đại học Swinburne (Úc) đưa ra khái niệm: “Quản trị truyền thông có chức năng quản trị nhằm thiết lập, duy trì truyền thông hai chiều, đi tìm sự hiểu biết, tạo sự hợp tác giữa tổ chức và công chúng. Quản trị truyền thông bao gồm quản lý những vấn đề hay sự kiện và có trách nhiệm thông tin cho công chúng mục tiêu.
Bản chất của quản trị truyền thông là xây dựng và thực hiện các kế hoạch, các chuỗi hoạt động để cải thiện cái nhìn của công chúng, triển khai thông tin công chúng mục tiêu để tạo sự chú ý.” Đối với hoạt động truyền thông bên ngoài, doanh nghiệp thông qua hoạt động truyền thông để quảng bá sản phẩm và dịch vụ, tăng khả năng tiếp cận với người tiêu dùng. Từ đó, thúc đẩy được nhu cầu mua hàng và sử dụng sản phẩm của khách hàng. Công tác truyền thông được tận dụng trong các hoạt động của doanh nghiệp để xây dựng thương hiệu nhằm giúp bảo vệ thương hiệu không bị ảnh hưởng trong thương trường cạnh tranh gay gắt. Cùng trao đổi về thuật ngữ này, PGS.TS Nguyễn Văn Dững (2021) cho rằng quản trị truyền thông bao gồm các hoạt động như: quản trị mục tiêu, quản trị thông điệp, quản trị tổ chức - nhân sự, quản trị hoạt động, quản trị kĩ thuật - tài chính… Trong quản trị hoạt động truyền thông cần theo dõi các hoạt động cụ thể giúp đạt mục tiêu và các chỉ số nhằm giám sát, kiểm tra mức độ hiệu quả.
Từ việc xem xét các định nghĩa, quan niệm về quản trị truyền thông, ta có thể đi đến kết luận: Quản trị truyền thông là quá trình sử dụng các nguyên 16 tắc, công cụ, quy trình… nhằm đảm bảo các hoạt động truyền thông được thực hiện theo đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu truyền thông đã đề ra. Quản trị truyền thông nội bộ a. Khái niệm truyền thông nội bộ Khi nói đến truyền thông của một tổ chức/doanh nghiệp, luôn có hai khái niệm tách biệt là truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài. Truyền thông bên ngoài là việc truyền tải thông tin, tác động lên các đối tượng bên ngoài tổ chức/doanh nghiệp (đối tác, khách hàng, công chúng).
Nếu truyền thông bên ngoài là lĩnh vực đã có từ lâu thì TTNB là lĩnh vực khá mới chỉ được chú ý trong thời gian gần đây, liên quan đến việc quản lý hoạt động truyền thông đối với nhóm công chúng nằm trong nội bộ tổ chức/doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ là chức năng quản lý nhằm gây dựng và tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó - theo Đinh Thị Thúy Hằng [12, tr104]. Theo Welch và Jackson (2007), truyền thông nội bộ doanh nghiệp được hiểu là giao tiếp giữa các nhà quản lý chiến lược của tổ chức và các bên liên quan nội bộ của tổ chức, được thiết kế để thúc đẩy cam kết với tổ chức, thấu hiểu tổ chức, hình thành nhận thức về sự thay đổi và các mục tiêu phát triển của tổ chức. Theo Frank và Brownell (1989), truyền thông nội bộ có thể được định nghĩa là sự giao tiếp giữa các cá nhân và nhóm trong các tổ chức ở nhiều cấp độ và trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau.
Thông tin được truyền đạt trong TTNB cần được phân biệt với thông tin quản trị và cũng không nên được hiểu là hoạt động liên quan đến chuyên môn. Ví dụ, việc gửi đi một email giao việc hay thông báo quy định mới là 17 hoạt động truyền đạt thông tin quản trị, không phải truyền thông nội bộ.