Luận văn thạc sĩ ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối hành chính tại trường đại học sư phạm kỹ thuật hưng yên

Luận văn thạc sĩ phân tích ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu trong khối hành chính tại trường đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên.

• Tác giả: Vũ Thị La
• Người hướng dẫn: TS. Bùi Đại Dũng
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• Chuyên ngành: Quản lý kinh tế
• Đề tài: Ứng Dụng Phương Pháp Quản Trị Theo Mục Tiêu Cho Khối Hành Chính Tại Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Hưng Yên
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2014
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU ỨNG DỤNG Ở ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
• 1.1. Cơ sở lý luận của phương pháp quản trị theo mục tiêu
• 1.1.1. Khái niệm phương pháp quản trị theo mục tiêu
• 1.1.2. Nội dung của phương pháp quản trị theo mục tiêu
• 1.1.3. Điều kiện áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu
• 1.1.4. Thực tiễn ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu ở đơn vị sự nghiệp của Việt Nam
• 1.1.5. Ứng dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu ở các đơn vị sự nghiệp ở Việt Nam
• 1.1.6. Bài học kinh nghiệm rút ra cho trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHỐI HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN
• 2.1. Khái quát chung về trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
• 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
• 2.2.1. Chiến lược phát triển và yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý
• 2.2.2. Đặc điểm về nhân sự khối hành chính của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• 2.2.3. Thực trạng công tác quản trị khối hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• 2.2.3.1. Hệ thống văn bản, quy chế, quy định liên quan tới công tác quản trị công việc khối hành chính
• 2.2.3.2. Thực trạng hoạt động quản trị khối hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• 2.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế của việc quản trị khối hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• 3. CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU CHO KHỐI HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN
• 3.1. Điều kiện ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• 3.1.1. Điều kiện của mục tiêu theo nguyên tắc SMART
• 3.1.2. Các điều kiện khác đi kèm hỗ trợ việc ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu
• 3.1.3. Quy trình ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• 3.1.3.1. Công tác thiết kế sứ mạng và mục tiêu của trường đại học trong dài hạn rồi triển khai xuống thành các mục tiêu trong ngắn hạn
• 3.2. Ban lãnh đạo nhà trường cùng với các phòng ban đề ra mục tiêu của các phòng ban dựa trên mục tiêu chung của trường theo năm học
• 3.3. Hoàn thiện công tác phân tích công việc cho các vị trí ở các phòng ban và tiến hành phân công công việc cho các thành viên trong phòng
• 3.4. Hoàn thiện lại quy trình xử lý công việc của các phòng ban trên cơ sở mục tiêu đề ra và bảng mô tả công việc của các vị trí
• 3.5. Hoàn thiện công tác kiểm tra, điều chỉnh việc thực hiện công việc theo mục tiêu của từng phòng ban và của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• 3.6. Tổng kết quá trình ứng dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu cho khối hành chính trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Cơ sở lý luận và thực tiễn của phương pháp quản trị theo mục tiêu

Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) đã được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả giáo dục. MBO giúp xác định rõ ràng các mục tiêu cho từng cá nhân và tổ chức, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Theo Peter Drucker, MBO không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một triết lý quản trị, trong đó sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức là rất quan trọng. Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng giúp các thành viên hiểu được vai trò của mình và hướng tới việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh quản lý hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên, nơi mà sự phối hợp giữa các phòng ban và cá nhân là cần thiết để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.

1.1 Khái niệm và nội dung của phương pháp quản trị theo mục tiêu

Khái niệm quản trị theo mục tiêu được hiểu là một phương pháp trong đó nhà quản trị và nhân viên cùng nhau thiết lập các mục tiêu cụ thể. MBO bao gồm bốn yếu tố chính: cam kết của lãnh đạo, sự hợp tác trong việc xây dựng mục tiêu, tinh thần tự giác trong thực hiện kế hoạch, và tổ chức kiểm soát định kỳ. Nội dung của phương pháp này không chỉ dừng lại ở việc thiết lập mục tiêu mà còn bao gồm quy trình thực hiện và đánh giá kết quả. Việc áp dụng MBO trong quản lý hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên sẽ giúp cải thiện hiệu quả công việc và nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức.

II. Thực trạng hoạt động quản trị hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên đã có những bước tiến trong việc quản lý hành chính, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế. Hệ thống văn bản và quy chế hiện tại chưa hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu của một môi trường giáo dục hiện đại. Việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hành chính còn thiếu tính hệ thống và chưa được thực hiện thường xuyên. Điều này dẫn đến việc chưa phát huy hết tiềm năng của nguồn nhân lực. Để khắc phục tình trạng này, việc áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu sẽ là một giải pháp hữu hiệu. MBO sẽ giúp xác định rõ ràng các mục tiêu công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

2.1 Đánh giá ưu điểm và hạn chế trong quản lý hành chính

Mặc dù trường đã có những cải tiến trong quản lý hành chính, nhưng vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Một số ưu điểm bao gồm sự trẻ trung và năng động của đội ngũ giảng viên, tuy nhiên, việc thiếu hụt trong quy trình đánh giá và kiểm soát công việc đã làm giảm hiệu quả hoạt động. Việc áp dụng MBO sẽ giúp cải thiện tình hình này bằng cách tạo ra một hệ thống đánh giá rõ ràng và minh bạch, từ đó nâng cao trách nhiệm và hiệu quả công việc của từng cá nhân trong tổ chức.

III. Ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối hành chính

Việc ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên cần được thực hiện theo một quy trình rõ ràng. Đầu tiên, cần xác định các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn cho từng phòng ban. Sau đó, các phòng ban sẽ cùng nhau thảo luận và đề ra các mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chung của trường. Quy trình này không chỉ giúp các phòng ban hiểu rõ hơn về vai trò của mình mà còn tạo ra sự gắn kết trong công việc. Cuối cùng, việc kiểm tra và đánh giá định kỳ sẽ giúp điều chỉnh kịp thời các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

3.1 Quy trình ứng dụng MBO trong quản lý hành chính

Quy trình ứng dụng MBO bao gồm các bước như xác định mục tiêu, thảo luận và thống nhất mục tiêu giữa các phòng ban, thực hiện các kế hoạch đã đề ra, và cuối cùng là kiểm tra và đánh giá kết quả. Việc thực hiện quy trình này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Đặc biệt, việc áp dụng MBO sẽ giúp trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên phát huy tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực, từ đó nâng cao chất lượng đào tạo và vị thế của trường trong hệ thống giáo dục.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và sự phát triển không ngừng của giáo dục đại học, việc nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực tại các trường đại học công lập trở thành vấn đề cấp thiết. Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên (ĐHSPKTHY) với đội ngũ cán bộ viên chức khoảng 658 người, trong đó có 179 cán bộ viên chức khối hành chính, đang đối mặt với nhiều thách thức trong công tác quản trị hành chính. Qua khảo sát với 200 phiếu điều tra (100 giảng viên và 100 sinh viên), kết quả cho thấy có tới 56% giảng viên và 50% sinh viên không hài lòng với phong cách làm việc của viên chức hành chính, phản ánh hiệu quả quản trị còn hạn chế. Mục tiêu nghiên cứu nhằm ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) để nâng cao hiệu quả quản trị khối hành chính tại ĐHSPKTHY trong giai đoạn 2010-2012, góp phần nâng cao vị thế và chất lượng quản lý của nhà trường. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc đổi mới phương pháp quản trị nhân sự tại các đơn vị sự nghiệp công lập, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục đại học, nhằm tăng cường hiệu quả sử dụng nguồn lực và nâng cao năng suất lao động.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

• Lý thuyết quản trị theo mục tiêu (MBO): Được phát triển bởi Peter Drucker, MBO là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và nhân viên cùng thiết lập mục tiêu rõ ràng, cam kết thực hiện và kiểm soát kết quả. MBO bao gồm các yếu tố: cam kết của lãnh đạo, hợp tác xây dựng mục tiêu, tinh thần tự quản và kiểm soát định kỳ.
• Nguyên tắc SMARTER trong thiết lập mục tiêu: Mục tiêu phải cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), khả thi (Achievable), thực tế (Realistic), có thời hạn (Timebound), có sự liên kết (Engagement) và phù hợp (Relevant).
• Khái niệm quản trị nguồn nhân lực: Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động nhằm đạt mục tiêu tổ chức, trong đó nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công.
• Mô hình quản trị công việc khối hành chính: Bao gồm các bước phân tích công việc, phân công nhiệm vụ, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện công việc.

Phương pháp nghiên cứu

• Nguồn dữ liệu: Số liệu thu thập từ khảo sát 200 phiếu điều tra gồm 100 giảng viên và 100 sinh viên, cùng các báo cáo nội bộ của trường trong giai đoạn 2010-2012.
• Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để phân tích tỷ lệ hài lòng, không hài lòng; phương pháp so sánh để đánh giá hiệu quả quản trị trước và sau khi áp dụng MBO; phương pháp phân tích định tính để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.
• Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2010-2012, với các bước: khảo sát thực trạng, phân tích lý thuyết, đề xuất và ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu, đánh giá kết quả.
• Cỡ mẫu và chọn mẫu: 200 phiếu điều tra được chọn ngẫu nhiên từ giảng viên và sinh viên nhằm đảm bảo tính đại diện và khách quan.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

• Hiệu quả quản trị hiện tại còn thấp: 56% giảng viên và 50% sinh viên không hài lòng với phong cách làm việc của viên chức hành chính, cho thấy sự thiếu hiệu quả trong quản trị công việc.
• Thiếu sự phối hợp và trì trệ trong xử lý công việc: Báo cáo năm học 2012-2013 chỉ ra sự quan liêu, bệnh giấy tờ và thời gian giải quyết công việc kéo dài, ảnh hưởng đến hiệu quả chung.
• Cơ cấu nhân sự khối hành chính chưa tối ưu: Trong tổng số 658 cán bộ viên chức, có 179 người làm công tác hành chính, với cơ cấu phân chia theo giới tính và trình độ chưa đồng đều, ảnh hưởng đến năng suất lao động.
• Ứng dụng MBO tại các đơn vị sự nghiệp khác: Một số trường đại học và doanh nghiệp đã áp dụng MBO thành công, như Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh Thái Nguyên, mang lại hiệu quả quản trị rõ rệt.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát phản ánh thực trạng quản trị hành chính tại ĐHSPKTHY còn nhiều hạn chế, chủ yếu do phương pháp quản trị truyền thống mang tính quan liêu, thiếu sự tham gia của nhân viên trong việc xây dựng mục tiêu. So với các nghiên cứu tại các trường đại học khác và doanh nghiệp, việc áp dụng MBO giúp tăng cường sự cam kết, nâng cao trách nhiệm và phát huy năng lực cá nhân. Việc thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER giúp đảm bảo tính khả thi và liên kết giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ hài lòng của giảng viên và sinh viên, bảng phân tích cơ cấu nhân sự và sơ đồ quy trình quản trị công việc khối hành chính để minh họa rõ nét hơn về thực trạng và giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

• Xây dựng hệ thống mục tiêu rõ ràng theo nguyên tắc SMARTER: Thiết lập mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi và có thời hạn cho từng phòng ban và cá nhân, nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám hiệu và các phòng ban.
• Tăng cường đào tạo và bồi dưỡng kỹ năng quản trị theo mục tiêu cho cán bộ hành chính: Tổ chức các khóa đào tạo về MBO và kỹ năng quản lý công việc, giúp cán bộ nâng cao năng lực và tinh thần trách nhiệm. Thời gian: 1 năm; Chủ thể: Phòng Tổ chức cán bộ phối hợp với các chuyên gia.
• Hoàn thiện quy trình phân công, kiểm tra và đánh giá công việc: Xây dựng quy trình rõ ràng, minh bạch, có sự tham gia của nhân viên trong việc đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu. Thời gian: 9 tháng; Chủ thể: Ban Giám hiệu và phòng Hành chính - Quản trị.
• Áp dụng hệ thống đánh giá và khen thưởng dựa trên kết quả thực hiện mục tiêu: Thiết lập cơ chế khen thưởng công bằng, khích lệ tinh thần làm việc và sáng tạo của cán bộ viên chức. Thời gian: 1 năm; Chủ thể: Ban Giám hiệu và phòng Tổ chức cán bộ.
• Xây dựng văn hóa tổ chức hướng tới sự minh bạch và trách nhiệm: Thúc đẩy văn hóa làm việc tích cực, khuyến khích sự tham gia và phản hồi từ nhân viên để cải tiến liên tục. Thời gian: liên tục; Chủ thể: Toàn thể cán bộ viên chức và lãnh đạo nhà trường.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

• Lãnh đạo các trường đại học công lập: Nhận diện và áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu để nâng cao hiệu quả quản lý hành chính, từ đó cải thiện chất lượng đào tạo và dịch vụ.
• Phòng quản lý nhân sự và hành chính các đơn vị sự nghiệp: Áp dụng các quy trình và giải pháp quản trị theo mục tiêu để tối ưu hóa công tác phân công, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực.
• Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản lý kinh tế, quản trị nhân sự: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp và kết quả ứng dụng MBO trong môi trường giáo dục đại học.
• Các tổ chức đào tạo và tư vấn quản trị: Sử dụng luận văn làm tài liệu tham khảo để phát triển các chương trình đào tạo, tư vấn áp dụng MBO trong các đơn vị sự nghiệp công lập.

Câu hỏi thường gặp

1. Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) là gì?
   MBO là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và nhân viên cùng thiết lập mục tiêu rõ ràng, cam kết thực hiện và kiểm soát kết quả, giúp nâng cao hiệu quả công việc và sự phối hợp trong tổ chức.

2. Tại sao ĐHSPKTHY cần áp dụng MBO cho khối hành chính?
   Khối hành chính tại ĐHSPKTHY hiện còn nhiều hạn chế về hiệu quả làm việc, với tỷ lệ không hài lòng của giảng viên và sinh viên lần lượt là 56% và 50%, do đó MBO giúp cải thiện quản trị, tăng trách nhiệm và hiệu quả công việc.

3. Nguyên tắc SMARTER trong thiết lập mục tiêu gồm những gì?
   SMARTER bao gồm: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Realistic (thực tế), Timebound (có thời hạn), Engagement (liên kết), Relevant (phù hợp), giúp mục tiêu rõ ràng và khả thi hơn.

4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của việc áp dụng MBO?
   Hiệu quả được đánh giá qua tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, sự hài lòng của các bên liên quan, cải thiện năng suất lao động và giảm thiểu các tồn tại trong quản trị công việc, có thể sử dụng bảng biểu và biểu đồ để minh họa.

5. Các khó khăn khi áp dụng MBO là gì?
   Khó khăn gồm việc thiết lập mục tiêu xác đáng, tính ngắn hạn của mục tiêu có thể ảnh hưởng đến dài hạn, và sự cứng nhắc trong thay đổi mục tiêu khi cần thiết, đòi hỏi sự linh hoạt và tham gia của toàn bộ tổ chức.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về phương pháp quản trị theo mục tiêu, đặc biệt trong môi trường đơn vị sự nghiệp công lập.
• Thực trạng quản trị khối hành chính tại ĐHSPKTHY còn nhiều hạn chế, cần đổi mới phương pháp quản trị để nâng cao hiệu quả.
• Ứng dụng MBO giúp tăng cường sự cam kết, nâng cao trách nhiệm và phát huy năng lực cá nhân trong quản trị công việc.
• Đề xuất các giải pháp cụ thể, bao gồm xây dựng mục tiêu SMARTER, đào tạo, hoàn thiện quy trình và hệ thống đánh giá khen thưởng.
• Tiếp tục triển khai và đánh giá hiệu quả ứng dụng MBO trong các giai đoạn tiếp theo để đảm bảo sự phát triển bền vững của nhà trường.

Ban Giám hiệu và các phòng ban cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tổ chức đánh giá định kỳ để điều chỉnh phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng quản trị và phát triển trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn của phương pháp quản trị theo mục tiêu ứng dụng ở đơn vị sự nghiệp - Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị khối hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên - Chương 3: Ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu vào khối hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên 5 z CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA PHƢƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU ỨNG DỤNG Ở ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận của phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu 1.1 Khái niệm phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu 1.1 Khái niệm quản trị Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể nói là chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn. Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình. Koontz và O’Donnell định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.”Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản trị được James Stoner và Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.

Từ tiến trình trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc 6 z hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát phải được thực hiện theo một trình tự nhất định. Theo giáo trình quản trị học, Nhà xuất bản tài chính, năm 2009 do PGS. TS Nguyễn Thị Thu Hà và PGS. TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền chủ biên thì quản trị được định nghĩa như sau “Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường” 8, tr.

Theo giáo trình quản trị học, Nhà xuất bản đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2007 do TS Trần Anh Tài chủ biên thì “Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra” 14, tr.2 Khái niệm mục tiêu Theo từ điển Tiếng Việt mục tiêu có nghĩa là điểm làm đích để nhắm vào, là kết quả cần đạt tới. Theo giáo trình quản trị học, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội thì mục tiêu là “những cột mốc, là đích hay là những kết quả mà tổ chức mong muốn đạt được trong một thời gian nhất định. Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả mọi quyết định và hình thành những tiêu chuẩn đo lường kết quả thực hiện” Đặc điểm của mục tiêu - Các mục tiêu lập thành một hệ thống phân cấp - Các mục tiêu lập thành hệ thống mạng lưới - Có mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn - Mục tiêu định lượng và mục tiêu định tính 14, tr.3 Khái niệm phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu 7 z Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu được xem như là cách tiếp cận đối với công việc hoạch định xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong quyển sách Thực Hành Quản Trị của Peter Drucker. Sau đó, nhiều chương trình tương tự như quản trị theo mục tiêu được phát triển với những tên gọi khác nhau ví dụ như“Quản trị theo kết quả” (Management by results), “Quản trị mục tiêu” (Goals management), “Kiểm soát và hoạch định công việc” (Work planning and review),“Mụctiêu và kiểm tra (Goals and controls) và một số tên gọi khác nữa.

Mặc dù mang nhiều tên gọi khác nhau, nhưng các chương trình này đều có bản chất giống nhau. Với những đóng góp đáng kể cho công việc quản trị, quản trị theo mục tiêu không chỉ được áp dụng ở các tổ chức kinh doanh mà cả các tổ chức phi kinh doanh như giáo dục, y tế, cơ quan chính phủ. Vậy quản trị theo mục tiêu là gì? Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng. Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát.

Trong thực tiễn quản trị ngày nay,quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản: (1) Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO; (2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung; (3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung; và (4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch.2 Nội dung của phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu 1.1 Quy trình quản trị theo mục tiêu 8 z Bước 1: Dự thảo mục tiêu cấp cao nhất Nội dung chủ yếu của bước này là: - Xác định những mục tiêu chung cho toàn tổ chức - Xác định vai trò của các đơn vị tham gia vào thực hiện mục tiêu Bước 2: Cùng cấp dưới đề ra mục tiêu của họ Bước này cần tiến hành - Cấp trên thông báo cho cấp dưới về những mục tiêu của đơn vị - Cùng cấp dưới bàn bạc thảo luận về những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện được và những điều kiện để thực hiện mục tiêu Bước 3: Thực hiện mục tiêu Trên cơ sở các mục tiêu đề ra cấp trên cung cấp các điều kiện, phương tiện và các nguồn lực cần thiết cho cấp dưới thực hiện các mục tiêu. Cấp dưới được tạo điều kiện 9 z để phát huy tính chủ động sáng tạo xây dựng kế hoạch, thực hiện kế hoạch nhằm đạt mục tiêu. Bước 4: Tiến hành kiểm tra và điều chỉnh Trong quá trình cấp dưới thực hiện mục tiêu, cấp trên tiến hành kiểm tra nhằm phát hiện những khó khăn hoặc sai lệch từ đó đề xuất các giải pháp điều chỉnh giúp đỡ cấp dưới. Bước 5: Tổng kết và đánh giá Căn cứ vào mục tiêu đã cam kết, cấp trên sẽ tiến hành đánh giá công việc của cấp dưới.

Thành tích của cấp dưới được xác định theo cấp độ hoàn thành mục tiêu đã cam kết và được cấp trên phê duyệt 14, tr.2 Ƣu điểm và hạn chế của phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu a. Ƣu điểm của phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu MBO có thể giúp cho công việc hoạch định của nhà quản trị là xác định mục tiêu của tổ chức xác đáng hơn. MBO làm cho mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân đạt được sự thống nhất. Tổ chức được phân định rõ: MBO làm cho các nhà quản trịphân định rõ vai trò và cơ cấu tổ chức, định ra các nhiệm vụ cụ thể xoay quanh kết quả mong muốn của những người đang chịu trách nhiệm về những kết quả này.

MBO tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao trách nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia việc quản trị. Nhờ vào điều này, các thành viên sẽ hiểu rõ hơn mục tiêu của toàn tổ chức. MBO tạo điều kiện cho mọi thành viên trong tổ chức có cơ hội phát triển năng lực của mình. Mọi thành viên được tham gia thực sự vào việc đề ra mục tiêu cho họ.

Họ có cơ hội đưa ra những ý kiến đóng góp vào các chương trình kế hoạch. Họ hiểu được quyền hạn tự do sáng tạo và phát huy tính năng động của họvà họ có thể nhận được sự giúp đỡ tích cực của cấp trên để hoàn thành mục tiêu. 10 z MBO giúp cho sự kiểm tra đạt được hiệu quả. Thật vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu rõ ràng sẽ làmcho công việc kiểm tra thuận lợi – đo lường các kết quả và điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục tiêu.

Hạn chế của phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu Bên cạnh những ưu điểm, MBO cũng có những nhược điểm và thiếu sót. Một số nhược điểm là nội tại của hệ thống MBO, một số khác là sai sót trong việc áp dụng nó. Khó khăn của việc đề ra mục tiêu: Việc đề ra mục tiêu xác đáng là rất khó, cần phải có sự nghiên cứu và làm việc nhiều hơn để thiết lập được mục tiêu xác đáng. Tính ngắn hạn của các mục tiêu: Trong MBO các nhà quản trị thường đề ra những mục tiêu cho thời gian ngắn và điều đó có thể gây tổn thất cho mục tiêu dài hạn.

Tính cứng nhắc: Trong thực tế các nhà quản trị thường ngần ngại khi thay đổi mục tiêu. Mặc dù các mục tiêu không còn phù hợp, song nếu bị thay đổi khá nhiều thì chúng sẽ không thể hiện kết quả của việc suy nghĩ chin chắn khi xây dựng kế hoạch.3 So sánh phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu với phƣơng pháp quản trị theo thời gian để thấy đƣợc lợi ích của phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu Bảng so sánh về 2 phương pháp quản trị theo thời gian và quản trị theo mục tiêu sẽ cung cấp cho tổ chức một cái nhìn toàn diện về phương thức quản trị mới trong thời đại toàn cầu hoá: Phƣơng pháp quản trị theo mục Phƣơng pháp quản trị theo thời gian tiêu * Đặc điểm: * Đặc điểm: - Quản trị tổ chức theo chiều dọc mang nặng tính chỉ - Quản trị tổ chức theo chiều huy và điều khiển. ngang mang tính kết nối và cộng 11 z tác. * Ưu điểm: * Ưu điểm: - Duy trì ý thức kỷ luật của nhân viên.

- Năng suất lao động cao. * Nhược điểm: - Phát huy được trí tuệ và năng lực làm việc của nhân viên. - Tạo sức ỳ và tính thụ động của nhân viên. - Tạo môi trường làm việc mang - Không khai thác hết năng lực làm việc của nhân tính cạnh tranh.