CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm về tài sản lưu động Ở Việt Nam hiện nay, theo hệ thống chuẩn mực kế toán, chuẩn mực số 21 về “trình bày báo cáo tài chính”, tài sản ngắn hạn (hay TSLĐ) là những tài sản thỏa mãn một trong các điều kiện sau : - Được dự tính để bán hoặc sử dụng trong khuôn khổ của chu kỳ kinh doanh bình thường của DN. - Được nắm giữ chủ yếu cho mục đích thương mại, hoặc cho mục đích ngắn hạn và dự kiến thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 1 tháng kể từ ngày kết thúc niên hộ kế toán.
- Là tiền hoặc tài sản tương đương tiền mà việc sử dụng không gặp một hạn chế nào. Như vậy, TSLĐ của DN là toàn bộ những tài sản thuộc quyền sở hữu của DN có thời gian sử dụng, thu hồi, hoặc luân chuyển giá trị trong vòng một năm, hoặc một chu kỳ SXKD của DN. Khái niệm về quản trị tài sản lưu động Quản lý TSLĐ là việc sử dụng tổng hợp các biện pháp duy trì một khối lượng các TSLĐ với cơ cấu hợp lý để nâng cao hiệu quả SXKD. Vai trò của quản trị TSLĐ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh Việc quản lý và sử dụng TSLĐ giữ vai trò trọng yếu trong công tác tài chính của DN.
TSLĐ có một vai trò quyết định đối với hiệu quả SXKD. Tuy nhiên nó chỉ phát huy tác dụng khi các nhà quản lý tài chính biết quản lý một cách khoa học, sử 5 dụng đúng hướng, đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả. Ngoài ra, sử dụng TSLĐ hợp lý cho phép khai thác tối đa năng lực làm việc của các tư liệu sản xuất (TSLĐ) góp phần làm tốt công tác bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh của DN. Nếu công tác quản lý TSLĐ được làm tốt, DN có cơ cấu tài sản hợp lý thì vốn của DN không bị ứ đọng mà vẫn đáp ứng được các yêu cầu sản xuất, đảm bảo khả năng thanh toán nâng cao hiệu quả SXKD.
Ngược lại, nếu quản lý TSLĐ không tốt có thể dẫn tới vốn của DN bị thất thoát, bị chiếm dụng. Hay nếu dự trữ quá nhiều tiền mặt, hàng hoá, NVL… sẽ đảm bảo khả năng thanh toán của DN, đảm bảo cho quá trình SXKD được liên tục nhưng lượng tài sản đó không sinh lời trong quá trình dự trữ, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của DN. Nói cách khác, chất lượng công tác quản lý TSLĐ đóng vai trò cơ bản trong sự thành công hay thất bại của DN. Đặc điểm của tài sản lưu động TSLĐ bao gồm nhiều loại khác nhau, nhưng nhìn chung chúng có một số đặc điểm sau: - Trong quá trình sản xuất kinh doanh TSLĐ luôn vận động, thay thế và chuyển hóa lẫn nhau, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục.
- Mỗi bộ phận TSLĐ có đặc điểm luân chuyển giá trị khác nhau. Bộ phận TSLĐ là hàng hóa, hoặc NVL thì luân chuyển giá trị toàn bộ một lần trong một chu kỳ kinh doanh. Bộ phận TSLĐ là công cụ lao động thì luân chuyển dần dần từng bộ phận giá trị của chúng.TSLĐ luân chuyển giá trị nhanh hơn TSCĐ. - TSLĐ trong các DN có lĩnh vực, ngành nghề, nghiệp vụ SXKD khác nhau thì đặc điểm luân chuyển giá trị cũng khác nhau.
Phân loại tài sản lưu động Phân loại TSLĐ là việc phân chia, sắp xếp TSLĐ của DN thành từng nhóm nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý TSLĐ. Tùy theo ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh mà TSLĐ của DN được cấu thành bởi các bộ phận khác nhau. Sau đây là một số tiêu thức phân loại thường được sử dụng: Dựa vào các khâu trong quá trình SXKD, TSLĐ được chia thành : - TSLĐ trong khâu dự trữ bao gồm: NVL, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ lao động,…dự trữ để đảm bảo hoạt động SXKD của DN có thể tiến hành được thường xuyên, liên tục. - TSLĐ trong khâu sản xuất bao gồm sản phẩm dở dang, bán thành phẩm.
- TSLĐ trong khâu lưu thông bao gồm: thành phẩm, tiền, các khoản thế chấp, ký quỹ ký cược ngắn hạn, các khoản phải thu… Dựa vào hình thái biểu hiện của tài sản, TSLĐ của DN được chia thành: - Vật tư, hàng hoá bao gồm NVL, công cụ, dụng cụ, bao bì, vật đóng gói, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm và hàng hoá đang được dự trữ ở các khâu và địa điểm của quá trình kinh doanh như: hàng mua và hàng bán đang đi trên đường, hàng đợi kiểm nghiệm, hàng gửi bán, hàng tại kho và các điểm bán hàng. - Tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản vốn trong thanh toán. Theo cơ chế quản lý tài chính DN hiện hành, TSLĐ của các DN bao gồm: - Tiền bao gồm tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. - Các khoản phải thu, bao gồm: phải thu từ khách hàng, phải thu từ nhà cung cấp trong trường hợp trả trước tiền hàng, phải thu từ Nhà nước về thuế giá trị gia 7 tăng được hoàn thuế, phải thu nội bộ, các khoản phải thu khác và dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
- Vật tư, hàng tồn kho, bao gồm: hàng mua đang đi trên đường, NVL, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá tồn kho, hàng gửi bán, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - TSLĐ khác, gồm: tạm ứng, chi phí trả trước, tài sản thiếu chờ xử lý, các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn. Kết cấu tài sản lưu động. Kết cấu tài sản lưu động là tỷ trọng từng bộ phận TSLĐ trong tổng TSLĐ của DN.
Bên cạnh việc nghiên cứu các cách phân loại tài sản theo những phương thức khác nhau, DN còn phải đánh giá, nắm bắt được kết cấu TSLĐ ở từng cách phân loại đó. Ở các DN khác nhau thì kết cấu TSLĐ cũng không giống nhau. Việc phân tích kết cấu TSLĐ của các DN đặc điểm riêng về TSLĐ mà mình đang quản lý sử dụng từ đó xác định đúng các trọng điểm và biện pháp quản lý TSLĐ có hiệu quả hơn, phù hợp với điều kiện cụ thể của DN. Mặt khác, thông qua việc đánh giá, tìm hiểu sự thay đổi kết cấu TSLĐ trong những thời kỳ khác nhau có thể thấy được những biến đổi tích cực cũng như những hạn chế trong công tác quản lý TSLĐ của từng DN.
Kết cấu TSLĐ của DN luôn thay đổi và chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau, có thể phân ra ba nhóm ảnh hưởng chính sau: - Các nhân tố về mặt cung ứng vật tư: khoảng cách giữa DN với nơi cung cấp; khả năng cung cấp của thị trường; kỳ hạn giao hàng và khối lượng vật tư được cung cấp mỗi lần giao hàng; đặc điểm thời vụ của chủng loại vật tư, giá cả của vật tư… 8 - Các nhân tố về mặt sản xuất như: đặc điểm, kỹ thuật, công nghệ sản xuất của doanh nghiệp; mức độ phức tạp của sản phẩm chế tạo; độ dài của chu kỳ sản xuất; trình độ tổ chức quá trình sản xuất… - Các nhân tố về mặt thanh toán như phương thức thanh toán được lựa chọn theo các hợp đồng bán hàng, thủ tục thanh toán; việc chấp hành kỷ luật thanh toán giữa các DN. Các chính sách tài trợ cho tài sản lưu động Các nguồn tài trợ cho TSLĐ trong DN bao gồm nguồn tài trợ ngắn hạn và nguồn tài trợ dài hạn. Các nguồn tài trợ dài hạn gồm có: - Vốn chủ sở hữu: là nguồn vốn của các chủ sở hữu DN, nó bao gồm vốn pháp định và vốn tự bổ sung trong quá trình hoạt động của DN. - Vay dài hạn: các khoản vay ngân hàng hoặc phát hành trái phiếu… Tỷ trọng của các nguồn vốn trong chính sách tài trợ TSLĐ bằng các nguồn tài trợ dài hạn là cơ cấu vốn của DN.
Để sử dụng các nguồn vốn này, DN phải bỏ ra một khoản chi phí sử dụng. Khi sử dụng vốn chủ sở hữu, các DN phải trả cổ tức cho cổ đông, chia lợi nhuận cho các bên liên doanh…Còn nếu sử dụng vay dài hạn thì DN phải chi trả lãi vay hay còn gọi là chi phí vốn vay, lãi tiền vay là một khoản chi phí trước thuế. Ưu điểm: chính sách tài trợ dài hạn có tính ổn định cao, trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, DN không phải chịu sức ép trả nợ ngay, tránh được việc phải bán rẻ sản phẩm hoặc phải vay ngắn hạn để trả nợ. Nhược điểm: chi phí sử dụng vốn cao hơn các nguồn tài trợ ngắn hạn 9 Tuy nhiên trong thực tế quản lý tài chính hiếm khi các DN sử dụng các nguồn tài trợ dài hạn cho để tài trợ cho TSLĐ.
Chính sách tài trợ này chỉ được các DN sử dụng nếu mới đi vào hoạt động và chủ yếu đối với các DN kinh doanh thương mại. Các nguồn tài trợ ngắn hạn: - Tín dụng thương mại: đây là khoản tín dụng được hầu hết các DN tận dụng một cách trệt để, nó còn gọi là tín dụng nhà cung cấp. Các khoản tín dụng thương mại được hình thành một cách tự nhiên trong quan hệ mua bán chịu, mua trả chậm. Nguồn vốn tín dụng thương mại có ảnh hưởng hết sức to lớn không chỉ đối với các doanh nghiệp mà đối với toàn bộ nền kinh tế.
Tín dụng thương mại là một phương thức tài trợ tiện lợi và linh hoạt trong kinh doanh, mặt khác, nó còn tạo ra khả năng mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh lâu bền. Thời hạn của tín dụng thương mại được quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán, do đó điều quan trọng nhất khi sử dụng tín dụng thương mại là luôn phải đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn của doanh nghiệp tránh những rủi ro có thể xảy ra khi sử dụng tín dụng thương mại vượt qua khả năng thanh toán của DN. Sử dụng nguồn vốn tín dụng thương mại không phải là không có chi phí. Khi mua hàng trả chậm, thường thì người mua phải chấp nhận mức giá cao hơn so với mua trả ngay.
Hiện nay tín dụng thương mại rất được ưa thích vì có chi phí sử dụng thấp, thủ tục đơn giản hơn nhiều so với vay ngân hàng. Đây là nguồn tài trợ phù hợp để tài trợ cho TSLĐ. Tuy nhiên, sử dụng tín dụng thương mại tài trợ cho tài sản lưu động ở mức độ nào là nhiệm vụ của các nhà tài chính, tuỳ theo tình hình tài chính của DN ở từng thời điểm.