Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1. Khái quát chung về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện 1. Khái quát về văn phòng 1.
Khái niệm văn phòng Trong nhiều năm qua, khái niệm “văn phòng” được sử dụng khá rộng rãi trong giới nghiên cứu và cả thực tiễn quản lý cũng như đời thường. Theo quan niệm của cộng đồng thı̀ “văn phòng” gắn liền với hình ảnh về những nơi làm việc và công việc liên quan tới văn bản, giấy tờ. ̣ chung củ a các học giả ở các trườ ng đại học, cao đẳng Theo quan niêm ở Việt Nam đang đào tạo về quản trị văn phòng thı̀ văn phò ng được hiểu theo nghĩa rộng hẹp và từ các góc độ tiếp cận khác nhau như sau: - Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao tới cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng, cho toàn bộ cơ quan, Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều hành của nhà quản trị, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [41].
- Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao [41]. 9 Các định nghĩa này, dù rộng hay hẹp đều xem xét văn phòng ở hai góc độ: + Góc độ tổ chức: văn phòng được nhìn nhận như một bộ phận tương đương với phòng ban hay tổng thể bộ máy quản lý gồm các lãnh đạo từ cấp cao đến cấp cơ sở trong cơ cấu bộ máy của cơ quan. Theo đó, nhà nghiên cứu và người hoạt động thực tiễn dễ dàng nhận biết và khoanh vùng ngoại diên của khái niệm “văn phòng”; + Góc độ chức năng: văn phòng thực hiện chức năng giúp việc (nếu là bộ phận nhỏ) hoặc quản trị toàn bộ các hoạt động của cơ quan (nếu là bộ máy điều hành). Cách tiếp cận chức năng này cho phép nhà nghiên cứu có thể xác định được nhà quản trị cần và phải làm gì đối với văn phòng.
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc chı̉ đaọ điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn phòng, phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu khác nhau, Luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa: “Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”[34,tr 16].
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông 10 tin, điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ công việc quản lý điều hành. Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện công việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu trong tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan.
Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, các cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân. Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo an ninh trật tự và thông tin thông suốt cho cơ quan. Với các vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
Theo cuốn 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng thì tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có 3 nhóm chức năng cơ bản, bao gồm: tham mưu, tổng hợp; hậu cần và đại diện. - Chức năng tham mưu, tổng hợp: Văn phòng tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết, xử lý các công việc cụ thể. Tham mưu là việc phát hiện vấn đề, phân tích nguyên nhân, tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề. Chẳng hạn, lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động; tổ chức các cuộc họp, hội nghị; dự thảo các quyết định điều hành, quản lý.
Tổng hợp là việc tổ chức và thực hiện tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động 11 quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức nói chung, của lãnh đạo, thủ trưởng nói riêng, bao gồm thông tin từ hệ thống văn bản đến và đi, thông tin thu được từ công tác tiếp dân.Tham mưu và tổng hợp luôn gắn bó mật thiết với nhau, tổng hợp là để tham mưu, muốn tham mưu cần phải tổng hợp. - Chức năng hậu cần: Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân phối và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất điều kiện cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cụ thể: bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật bao gồm mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc; quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan, tiến hành chi trả lương, thưởng; và thực hiện các hoạt động khác như y tế nội bộ, nhà khách, bảo đảm an ninh trật tự, phục vụ hội họp, nghi lễ, khánh tiết của cơ quan, đơn vị, tổ chức. - Chức năng đại diện: Văn phòng là trung tâm, là đầu mối giao tiếp của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Văn phòng thực hiện chức năng đại diện thông qua những công việc cụ thể sau: một là, tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách, công dân hoặc đối tượng quản lý; hai là, hướng dẫn cán bộ văn phòng về các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp; ba là, tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép; bốn là, tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu; năm là, tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách [53, tr. Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan, đơn vị, tổ chức nên văn phòng của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác nhau có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản văn phòng trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức có những nhiệm vụ sau đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan (năm, quý, tháng) và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó. 12 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi việc giải quyết văn bản theo đúng quy định của Nhà nước. - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung. - Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan.
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng. - Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh. - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết [53, tr.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện trong hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.