CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN TỎ CHỨC DỰ ÁN TRONG THU HUT NHÂN LỰC KH&CN 1. Khái niệm tổ chức, cau trúc tổ chức - Tổ chức: Theo giáo trình “Tổ chức hoc đại cương” của PGS.TS Phạm Huy Tiến “7ổ chức được xem như tập hợp của nhiều người, nhiều nhóm người nhằm thực hiện một mục tiêu chung mà nếu chỉ một người hay một nhóm người không thực hiện được” - Cấu trúc tô chức: Là một kiều mẫu được đặt ra dé phối hợp hoạt động giữa các con người trong tô chức. Có thé nói cấu trúc tổ chức là một thuộc tính đặc trưng của tô chức, quy định sự vận động của các thành phần trong tô chức, cấu trúc của tổ chức được thể chế hoá thành những quy chế, quy định, những nguyên tắc nhằm điều chỉnh những hành vi, hành động của con người trong tô chức đề mọi hoạt động đó đều hướng tới mục tiêu của tổ chức. Bất kỳ một tổ chức nào cũng đều có mục tiêu hoạt động, hay nói cách khác mục tiêu của tổ chức là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của tô chức.
Về mặt vị trí, tổ chức luôn là một hệ thống nhỏ tổn tại trong một hệ thống lớn xã hội, đó chính là môi trường bên ngoài của tô chức. Do đó sự tôn tại và phát triển của tổ chức luôn được xác định bởi mục tiêu của tổ chức có phù hợp hay không phù hợp với yêu cầu đòi hỏi của môi trường tồn tại quanh nó. Cho nên tổ chức không phải là hệ cô lập, nó luôn có sự tương tác và chịu sự ảnh hưởng của môi trường bên ngoài. Những biến động của môi trường bên ngoai có ảnh hưởng không nhỏ đến tô chức.
Trong những trường hop này muốn tôn tại và phát triển tổ chức phải có khả năng tự điều chỉnh nội bộ tổ chức, thậm chí cả mục tiêu tổ chức dé tạo ra sản phẩm thích nghi và được môi trường bên ngoài chấp nhận. Khi mục tiêu thay đổi dẫn đến những thay đổi quan trọng của cấu trúc tổ chức và phương thức vận hành, quản lý tổ chức. Từ đó dẫn đến nhiều thay đổi như cần bồ trí lại vai trò và cấu trúc chức năng hoặc cấu trúc dự án, có bộ phận đang là chính yếu trở nên thứ yếu. Nhân lực cũng 'PGS.
Phạm Huy Tiến, Dé cương bài giảng về tổ chức KH&CN 2007,trang] 10 phải bố trí lại, sự sắp xếp nhân lực gây ra nhiều thay đổi trong t6 chức. Những điều chỉnh thường gặp trong tổ chức là điều chỉnh chức năng của bản thân tổ chức hay các bộ phận hợp thành từ đó dẫn đến điều chỉnh nhiệm vụ và sự phân bố nguồn lực. Chính vì lẽ đó cấu trúc tổ chức luôn đóng vai trò cốt lõi đảm bảo cho tổ chức có thé điều chỉnh linh hoạt trước những biến động của môi trường bên ngoài. Cho nên một tổ chức hiệu quả tuỳ thuộc vào sự hình thành một tập hợp các quan hệ gắn bó trong thiết kế cơ cấu, lịch sử phát triển, quy mô và kỹ thuật đặc trưng của nó.
Loại hình tổ chức quan liêu máy móc và chia nhỏ thành các bộ phận có xu hướng kém hiệu quả trừ khi các nhiệm vụ đơn giản và môi trường ồn định. Các hệ thống kiểm tra tập trung hoá làm cho nó chậm chạp và vô hiệu quả khi phải đối mặt với sự biến động của môi trường. Cơ cau quan liêu nghề nghiệp làm thay đồi các nguyên tắc chỉ đạo tập trung và dành cho con người quyền tự do hơn. Nó tỏ ra thích hợp khi các điều kiện tương đối ồn định và các nhiệm vụ tương đối phức tạp.
Đó là cấu trúc tương đối phù hợp cho các trường đại học, các bệnh viện. ở những co quan nay con người cần được quyền tự chủ, tự đo lựa chọn để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách thích hợp nhất. Cơ cau quan liêu nghề nghiệp có xu hướng phát triển theo chiều ngang vì ngôi thứ theo chiều dọc được thay thé bằng một hệ thống quyền lực phân tán. Ở đây người ta đảm bảo sự tiêu chuẩn hoá và liên kết bang cách dao tạo nghề nghiệp và chấp nhận các tiêu chuẩn hoạt động chủ chốt hơn là thực thi quyền lực một cách trực tiếp.
Cấu trúc đơn giản và cấu trúc dự án tỏ ra hiệu quả lúc môi trường không én định. Cấu trúc đơn giản hàm ý có một giám đốc thường là người sáng lập tổ chức có một nhóm cô vấn làm việc dưới quyền và đội ngũ những người thực thi những công việc chính. Đây là tô chức phi chính thức, rất linh hoạt mặc dù làm việc một cách tập trung dưới quyền giám đốc, là dang thức lý tưởng khi cần thay đổi nhanh chúng. Loại hình tô chức này hoạt động tốt khi vấn đề mẫu chốt cần ra quyết định nhanh chóng và khi nhiệm vụ không quá phức tạp.
Cơ cấu này phù hợp với các xí nghiệp trẻ và đôi mới, đặc biệt là các xí nghiệp công nghệ cao. 11 Cấu trúc dự án chỉ các tổ chức được thiết kế tạm thời. Nó hoan toàn thích hợp với các nhiệm vụ phức tạp và bức bách, được thực hiện trong môi trường không ồn định. Cơ cau dự án thường sử dụng các ê kíp làm dự án, cơ cầu này kết thúc nhiệm vụ khi không còn công việc, các thành viên lại tham gia vào các ê kíp khác dé thực hiện dự án khác.
Cơ cau này thường gặp trong các tô chức làm việc theo dự án, các dé tài khoa học. Có thé loại hình tổ chức này xuất hiện dưới hình thức một bộ phận riêng trong một cơ quan lớn hơn. Loại hình này thường sử dụng trong các cơ quan nghiên cứu triển khai. Khái niệm dự án, tổ chức dự án 2.1 Khai niệm dự án Có rất nhiều các định nghĩa khác nhau về dự án.
Johnson, đưa ra định nghĩa “Dự án là một công việc dự kiến trước mắt nhằm đạt được những mục tiêu đã xác định, trong một khoảng thời gian cụ thể và với một khoản kinh phí nhất định”? hoặc dự án có thé hiểu là một chuỗi những hoạt động có liên quan đến nhau được lập ra nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể với các nguồn lực nhất định trong một thời hạn cụ thê. Như vậy, mỗi dự án gồm các đặc điểm sau. Thứ nhất: Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Thông thường người ta cố găng lượng hoá mục tiêu thành các chỉ tiêu cụ thể.
Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết qua cụ thé. Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án. Thứ hai: Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định, nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời.
Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định dé đạt được mục tiêu dé ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đôi cơ cau tô chức cho phù hợp với mục tiêu mới. Su khác biệt giữa chương trình, dự an và nhiệm vụ Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án, đôi khi về mặt thuật ngữ, chương trình được dùng đồng nghĩa với dự án. *Management Tool for Development Assistance, 1984 12 Dự án (Project) là một quá trình gồm những công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Nhiệm vụ (Task) Theo Trung tâm công nghệ Châu Á tại Việt Nam nhiệm vụ “Là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vai tháng được thực hiện bởi một tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thé kết hợp với các nhiệm vụ khác dé thực hiện dự an” Nhưng thực tế hiện nay, ở Việt Nam nhiệm vụ khoa học và công nghệ là những vấn đề khoa học và công nghệ cần được giải quyết, được tô chức thực hiện dưới hình thức đề tài, dự án, chương trình khoa hoc và công nghệ kéo dai trong nhiều năm, với sự tham gia của nhiều tô chức, cá nhân.
Nhu vậy, Dự án (Project) khác chương trình (Program): Là một nhóm các dự án hoặc các hoạt động được quản lý một cách phối hop va nhằm dat được một số mục tiêu chung (chương trình) đã định trước. Tổ chức dự an Cũng như các tô chức thông thường khác, tô chức dự án được hình thành nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu của dự án, bao gồm: “một nhóm người được xắp xếp theo một trật tự nhất định dé có thé cùng phối hợp hoạt động với nhau dé đạt đến mục tiêu của dự án” 99 66 “với cấu trúc là một kiểu mẫu được đặt ra dé phối hợp giữa các con người trong dự án”. Tuy nhiên so với các tổ chức khác, tô chức dự án có tính nhất thời và ngẫu nhiên, đều được hình thành do phải thực hiện một vấn đề nao đó. Tổ chức dự án không phải là một tô chức ôn định không đổi, bat kỳ tổ chức nào đều có giới hạn, tức là có quy trình phát triển và giải thể.
Tổ chức dự án có thời gian tồn tại khác nhau, có tính chất đơn giản hay phức tạp khác nhau, sau khi dự án hoàn thành thì tổ chức đó cũng giải thể. Kết cấu của dự án tuy có được sự én định tương đối, không dễ dàng biến đổi nhưng vẫn phải có sự điều chỉnh nhất định theo sự biến đổi của điều kiện bên trong và bên ngoài tô chức. Bất cứ một tô chức nào trong đó có cả tô chức dạng dự án đều thuộc vào một môi trường xã hội nhất định, là một hệ thống con trong cả một hệ thống lớn của xã hội, đều phải có giao lưu thông tin với hệ thống lớn xã hội. Vì vậy, tô chức dự án là một hệ thống tô chức mở *Trung tâm Viện Công nghệ Châu A tại Việt Nam giới (hiệu du án và quản ly dự án, Trang3 13 Có 3 mô hình tổ chức dự án - Cấu trúc chức năng Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp.
Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao. - Cấu trúc dự án Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm, tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phan (Full-time).