Chương I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT NAM ĐỊNH…………………………………………. Nguyên tắc chung đối với công tác quản lý cơ sở vật chất…………4 I.
Các quy định của công tác quản lý cơ sở vật chất……………………4 I. Quy định chung của quản lý thiết bị ………………………………4 I. Quy định chi tiết của quản lý thiết bị………………………………. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI TRƯỜNG ĐH SPKT NAM ĐỊNH…………….Giới thiệu trường ĐH SPKT NAM ĐỊNH …………………………….Chức năng và nhiệm vụ của quản lý thiết bị văn phòng……………….
HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT BÀI TOÁN QUẢN LÝ ………6 III.Ứng dụng tin học vào công tác quản lý thiết bị……………………6 III.Tầm quan trọng của hệ thống……………………………………6 III.Tin học đối với công việc quản lý……………………………….Những vấn đề cần giải quyết đối với một bài toán quản lý………6 III.Các giai đoạn phân tích và thiết kế …………………………………7 Chương II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN …… I. Hiện trạng hệ thống………………………………………………………….Mô tả về môi trường hoạt động………………………………………….Khảo sát các nghiệp vụ………………………………………………… 10 II.Đối với việc nhập thiết bị………………………………………………11 II.Đối với việc thu hồi thiết bị…………………………………………….Một số mẫu phiếu quản lý thiết bị…………………………………….SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG…………………………………….SƠ ĐỒ MỨC NGỮ CẢNH………………………………………….SƠ ĐỒ MỨC DƯỚI ĐỈNH………………………………………….20 Chương III. CÔNG CỤ LẬP TRÌNH VÀ TỔ CHỨC…………………….Công cụ lập trình………………………………………………………22 III.Các vấn đề yêu cầu…………………………………………………….Nhập thiết bị………………………………………………………… 23 III.Giao cho văn bộ môn……………………………………………….Chuyển trả thiết bị………………………………………………….Xuất thiết bị………………………………………………………….Hồ sơ thiết bị……………………………………………………….Chuyển giao quản lý.Danh sách các bảng dữ liệu……………………………………………… 24 3 IV.Thiết kế CSDL và lược đồ quan hệ…………………………………… 24 IV.Phân tích bài toán về dữ liệu……………………………………….Thiết kế mô hình thực thể liên hệ………………………………………………….Thiết kế mô hình quan hệ…………………………………………………………………25 IV.
Thiết kế cơ sở dữ liệu…………………………………………………………………….Bảng thiết bị………………………………………………………………………………… ….Bảng PhieuNhap……………………………………………………………………… ………32 IV.Bảng Chitiet_NTB…………………………………………………………………… ……….Bảng ChiTiet_XTB…………………………………………………………………… ……. Bảng ChiTiet_THTB…………………………………………………………………… .Bảng ChiTiet- _TLVT……………………………………………………………………. Bảng TonKhoCu……………………………………………………………………… ……36 IV. Mô hình thực thể liên hệ …………………………………………………………………37 IV.Sơ đồ quan hệ giữa các bảng dữ liệu……………………………………………….
Cài đặt cơ sở dữ liệu……………………………………………………………………………. Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu…………………………………………………………. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SPKT NAM ĐỊNH I.Nguyên tắc chung đối với công tác quản lý cơ sở vật chất Quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị là nhiệm vụ trực tiếp của nhân viên của phòng Hành chính – Tổng hợp trường ĐH SPKT Nam Định.
Tất cả nhân viên trong trường muốn mượn trả thiết bị văn phòng phải thông qua nhân viên này. Nhân viên khi tham gia mượn trả thiết bị tại trường phải tôn trọng các quy định nội quy do trường đề ra ,mọi hành vi vi phạm với quy định , nội quy bị xem là vi phạm quy chế của trường. Nhân viên quản lý góp phần ổn định trường về an ninh, trật tự, sử dụng và bảo quản tài sản.Tạo điều kiện thuận lợi cho giảng viên và sinh viên nghiên cứu học tập .Các quy định của công tác quản lý cơ sở vật chất I. Quy định chung của quản lý thiết bị a) Bổ sung và bảo quản Thiết bị nhập vào sẽ được chuyển đến kho quản lý của trường .Tại đây những thiết bị sẽ được xem xét kỹ lưỡng về chủng loại ,tình trạng ,số lượng , đơn giá ,nhà sản xuất.
Mỗi thiết bị sẽ được gắn với một mã thiết bị để tiện cho việc tìm kiếm. Qua mã thiết bị này nhân viên quản lý có thể biết được thiết bị này đang nằm ở vị trí nào trong kho, số lượng còn bao nhiêu và để dễ bảo quản thiết bị. Sau khi thiết bị được cung cấp mã số , nó sẽ được cấp theo một mục cụ thể về tên thiết bị ,người nhận ,ngày nhận ,số lượng, chủng loại và nhiều thông tin khác. 6 b) Phục vụ Khi giảng viên ,sinh viên có nhu cầu sử dụng thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu thì thông qua người quản lý để có thể biết được thông tin về thiết bị mà mình cần .2 Quy định chi tiết của quản lý thiết bị Khi giảng viên hoặc sinh viên có nhu cầu mượn thiết bị thì sẽ được nhân viên quản lý cấp cho một mã cho mượn.
Thiết bị được giao cho người mượn tại kho của trường. Sau khi mượn được thiết bị ,người mượn phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc của quản lý là không làm hỏng hóc thiết bị. Nếu có hỏng hóc gây ra phải báo cho nhân viên quản lý trong thời gian sớm nhất để có biện pháp xử lý và khắc phục.TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI TRƯỜNG II. Giới thiệu về trường đại học SPKT Nam Định Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Nam Định là trường đại học công lập của Trung Ương đóng tại TP.Nam Định , có lịch sử gần nửa thế kỷ về xây dựng và phát triển.
Nhà trường được giao nhiệm vụ đào tạo kỹ sư ,cử nhân kinh tế giảng viên – giáo viên dạy nghề ,kỹ thuật viên. Trường có độ ngũ cán bộ giảng dạy trình độ chuyên môn cao ,tận tâm với người học; có chương trình ,giáo trình, cơ sở vật chất ,trang thiết bị hiện đại phục vụ giảng dạy và học tập. Chức năng và nhiệm vụ của quản lý thiết bị văn phòng Hệ thống quản lý thiết bị văn phòng có nhiệm vụ quản lý thiết bị hiện có trong trường một cách thông minh, khoa học nhất. Hệ thống quản lý thiết bị phải nắm giữ cụ thể số lượng thiết bị hiện có trong trường, phân loại theo chủng loại thiết bị để tiện cho việc tìm kiếm thiết bị .Ngoài ra ,hệ thống phải biết tình trạng hiện tại của thiết bị ,phải cập nhật thông tin mỗi khi bổ sung dữ liệu mới hoặc thanh lý thiết bị khikhoong còn giá trị .Cùng với việc phục vụ tra cứu , hệ thống phải phân loại thiết bị hiện có trong trường để đảm bảo cho giảng viên và sinh viên có những thông tin cần thiết.
7 III HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT BÀI TOÁN QUẢN LÝ III.1 Ứng dụng thông tin vào công tác quản lý thiết bị III.1 Tầm quan trọng của hệ thống Khái niệm về thông tin được giải thích nhiều trong từ điển,đó là những hiểu biết mới về 1 vấn đề nào đó.Lý thuyết thông tin giúp cho chúng ta có them nhận thức về thông tin,hướng nghiên cứu chủ yếu của lý thuyết là chú trọng và độ tin cậy của thông báo.Vì thế thông tin rất cần cho nhiều công việc,đặc biệt là công việc quản lý.Trong cơ chế thị trường hiện nay,việc nắm bắt xử lý thông tin là yếu tố tác động rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh củ doanh nghiệp.Thật vậy thông tin là một đố tượng đã được chỉnh dạng,nó được tạo ra bởi con người đang làm đại diện cho một kiểu dữ liệu mà con người có thể nhận thức và xác định trong thực tế.Thông tin có vai trò quan trọng đối với người lãnh đạo trong một tổ chuawcs hoạt động để hoàn thành cá mục tiêu ngắn hạn,trung hạn và dài hạn.Thông tin là yếu tố quan trọng chỉ đứng sau con người trong công việc lãnh đạo và quản lý.2 Tin học trong công việc quản lý. Khi xã hội càng hiện đại con người luôn tiếp cận với một nguồn lớn lượng thông tin.Có những nguồn thông tin khi nhận được thì người quản lý có thể ra quyết định ngay nhưng có những nguồn thông tin chúng ta không thể quyết định ngay được.Đối mặt với nhiều nguồn thông tin như vậy,nếu chúng ta không xử lý nhanh kịp thời thì sẽ dẫn tới tồn đọng thông tin,điều này đưa chúng ta vào tình trạng thông tin trở lên quá tải,không kiểm soát được. Vấn đề đặt ra là cần có một công cụ giúp con người xử lý nhanh các thông tin đó.Ngày nay đối với hầu hết các tổ chức,đoàn thể tin học đã trở thành sự lựa chọn số một giúp họ xử lý nhanh hơn các nguồn thông tin. Thật vậy từ khi thông tin ra đời và phát triển cho đến nay,nó giúp con người khám phá nhiều thành tựu khoa học và trở thành trợ thủ đắc lực không thể thiếu của mỗi con người hiện đại.2 Những vấn đề cần giải quyết đối với một bài toán quản lý 8 Bất cứ bài toán quản lý nào cũng đặt ra yêu cầu là đầu ra sản phẩm phải nhanh chóng,kịp thời,chính xác để có thể giúp người quản lý hoạch định đúng đắn chính xác về kế hoạch của mình.Do vậy chúng ta những người xây dựng phải biết tiến hành khảo sát,phân tích thật kỹ theo trật tự các bước công việc để bài toán đạt kết quả tốt.3 Các giai đoạn phân tích và thiết kế a) Lập kế hoạch: Thực hiện một dự án tin học có thể rất tốn kém,đòi hỏi nhiều công sức thời gian trước khi mang lại lợi nhuận.Các nhân tố thường ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch là thời gian mức đầu tư,những yếu tố không chắc chắn của dự án,nguồn nhân lực(số lượng,khả năng của người thiết kế và sử dụng)những tình huống bất ngờ,những đánh giá sai lệch với thực tế.
Giai đoạn này có mục đích xác định trong khoảng thời gian trung và dài hạn một sự phân chia,một kế hoạch can thiệp để dẫn đến nghiên cứu từng lĩnh vực. b) Phân tích hiện trạng: Giai đoạn này áp dụng cho từng lĩnh vực và theo dự kiến đã được xác định ở kế hoạch.Thực chất của giai đoạn này là phân tích hoạt động hệ thống thông tin,vật lý hiệu hữu. c) Phân tích khả thi: Bước đầu của giai đoạn này là phân tích phần hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu,mạnh và sắp xếp theo mức độ quan trọng các điểm cần giải quyết.Tiếp theo là xác định mục tiêu,các dự kiến sẽ phát sinh trong thời gian tới của bộ phận. d) Đặc tả: Là việc mô tả chi tiết kỹ thuật các thành phần bên trong hệ thống bao gồm : Kiến trúc dữ liệu và xử lý các kiểu dữ liệu tương ứng,các chỉ dẫn về tên,dữ liệu,các sỏ đồ,biểu đồ hay đồ thị.
Giao diện giữa hệ thống thông tin và người sử dụng Các công việc và các cài đặt cần thực hiện Diễn biến tiến trình từ mức ý niệm đến lúc thể hiện là triển khai kế hoach,phân nhóm làm việc. Kiến trúc của chi tiết của hệ thống thông tin lien quan đến các giao diện với người sử dụng và các đơn thể tin học cần áp dụng các quy tắc quản lý,cấu trúc dữ liệu. Quy tắc thử nghiệm chương trình,sử nghiệm các thư viện 9 Quy cách khai thác ứng dụng bảo trì,hướng dẫn sử dụng Các phương tiện và thiết bị liên quan e) Lập trình: giai đoạn này là thể hiện vật lý của hệ thống thông tin bằng việc lựa chọn công cụ phần mềm để xây dựng các tệp dữ liệu,viết các đơn thể chương trình,chyaj thử,kiểm tra,kết nối,lập hồ sơ hướng dẫn chú thích chương trình.