I. Các Phương Pháp Triển Khai Dự Án ERP
Triển khai ERP là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý. Có ba phương pháp chính để triển khai dự án ERP: Phương pháp tổng lực (Big Bang), phương pháp phân chia thành giai đoạn (Phased), và phương pháp song song (Parallel). Phương pháp tổng lực cho phép triển khai đồng loạt tất cả các chức năng trong một thời gian ngắn, tuy nhiên, rủi ro cao do mọi thay đổi diễn ra cùng lúc. Phương pháp phân chia thành giai đoạn giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách triển khai từng phần một, nhưng mất nhiều thời gian hơn. Cuối cùng, phương pháp song song cho phép doanh nghiệp sử dụng cả hệ thống cũ và mới song song, giúp người dùng làm quen dần với hệ thống mới. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
1.1 Phương Pháp Triển Khai Tổng Lực Big Bang
Phương pháp tổng lực (Big Bang) là cách triển khai tất cả các chức năng của phần mềm ERP trong một lần. Phương pháp này yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kế hoạch chi tiết để giảm thiểu rủi ro. Mặc dù có lợi thế về thời gian và chi phí, nhưng rủi ro cao do mọi thay đổi diễn ra đồng thời. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi dữ liệu được chuyển đổi chính xác ngay từ đầu, vì một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
1.2 Phương Pháp Triển Khai Phân Chia Thành Giai Đoạn Phased
Phương pháp phân chia thành giai đoạn cho phép doanh nghiệp triển khai từng phần của hệ thống ERP theo thứ tự ưu tiên. Phương pháp này giúp giảm thiểu rủi ro và cho phép doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch dựa trên kinh nghiệm từ các giai đoạn trước. Việc triển khai có thể được thực hiện theo phân hệ, đơn vị kinh doanh, hoặc theo vị trí địa lý, tùy thuộc vào mục tiêu và nguồn lực của doanh nghiệp.
1.3 Phương Pháp Triển Khai Song Song Parallel
Phương pháp song song cho phép doanh nghiệp sử dụng cả hệ thống cũ và mới cùng lúc. Phương pháp này giúp người dùng làm quen dần với phần mềm ERP mới trước khi hoàn toàn chuyển đổi. Mặc dù tốn thời gian và chi phí hơn, nhưng rủi ro được giảm thiểu, vì người dùng có thể tiếp cận hệ thống mới một cách từ từ và có thời gian để thích nghi.
II. Các Bước Đánh Giá Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Phần Mềm ERP
Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP là một bước quan trọng trong quá trình triển khai. Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu cụ thể của mình, lập tiêu chí đánh giá, và lập kế hoạch ngân sách. Các tiêu chí đánh giá bao gồm khả năng đáp ứng nhu cầu, khả năng công nghệ, chính sách hỗ trợ, rủi ro và chi phí, cũng như chất lượng dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp cần lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và tiến hành đánh giá dựa trên các tiêu chí đã đề ra.
2.1 Xác Định Yêu Cầu Của Doanh Nghiệp
Trước khi chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tự đánh giá hiện trạng và xác định các chức năng cần thiết của hệ thống ERP. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về những gì cần cải thiện và các yêu cầu cụ thể cho phần mềm.
2.2 Lập Các Tiêu Chí Đánh Giá
Doanh nghiệp cần lập các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, bao gồm khả năng đáp ứng nhu cầu, khả năng công nghệ, và các chính sách hỗ trợ. Những tiêu chí này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
2.3 Lập Kế Hoạch Ngân Sách và Thời Gian Biểu
Lập kế hoạch ngân sách cho dự án triển khai ERP là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định số tiền sẵn sàng đầu tư và thời gian dự kiến để triển khai hệ thống. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.
III. Tái Cấu Trúc Mô Hình Quản Trị Doanh Nghiệp Khi Triển Khai ERP
Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp là một phần quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Quản trị sự thay đổi (OCM) giúp doanh nghiệp quản lý các thay đổi trong quy trình kinh doanh và cơ cấu tổ chức. Quá trình này yêu cầu sự tham gia của tất cả các bên liên quan và cần có kế hoạch cụ thể để đảm bảo rằng mọi người đều sẵn sàng chấp nhận những thay đổi. Việc quản lý sự thay đổi hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và đạt được mục tiêu đề ra.
3.1 Quản Trị Sự Thay Đổi
Quản trị sự thay đổi là quá trình quản lý các thay đổi trong tổ chức. Điều này bao gồm việc chuẩn bị và hỗ trợ nhân viên trong việc chấp nhận các thay đổi do triển khai hệ thống ERP. Một kế hoạch quản lý sự thay đổi hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu kháng cự và tăng cường sự chấp nhận của nhân viên.
3.2 Đánh Giá Hiện Trạng Cấu Trúc Doanh Nghiệp
Đánh giá hiện trạng cấu trúc doanh nghiệp là bước đầu tiên trong quá trình tái cấu trúc. Doanh nghiệp cần xem xét các quy trình hiện tại và xác định những điểm cần cải thiện. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về tình hình hiện tại và đưa ra các giải pháp phù hợp.
3.3 Đưa Ra Giải Pháp Tổ Chức Lại Doanh Nghiệp
Sau khi đánh giá hiện trạng, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp tổ chức lại để cải thiện hiệu quả hoạt động. Các giải pháp này có thể bao gồm việc thay đổi quy trình làm việc, cải thiện giao tiếp nội bộ, và nâng cao kỹ năng cho nhân viên. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một mô hình quản trị hiệu quả hơn.
