Tiểu Luận Về Các Phương Pháp Triển Khai Dự Án ERP và Cách Đánh Giá Nhà Cung Cấp Phần Mềm

Chuyên khảo phân tích Tiểu luận trình bày các phương pháp triển khai dự án erp các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu

• Trường học: Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật TPHCM
• Chuyên ngành: Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp (ERP)
• Đề tài: Các Phương Pháp Triển Khai Dự Án ERP và Hướng Dẫn Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Phần Mềm
• Loại tài liệu: tiểu luận cuối kỳ
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Các Phương Pháp Triển Khai Dự Án ERP

Triển khai ERP là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý. Có ba phương pháp chính để triển khai dự án ERP: Phương pháp tổng lực (Big Bang), phương pháp phân chia thành giai đoạn (Phased), và phương pháp song song (Parallel). Phương pháp tổng lực cho phép triển khai đồng loạt tất cả các chức năng trong một thời gian ngắn, tuy nhiên, rủi ro cao do mọi thay đổi diễn ra cùng lúc. Phương pháp phân chia thành giai đoạn giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách triển khai từng phần một, nhưng mất nhiều thời gian hơn. Cuối cùng, phương pháp song song cho phép doanh nghiệp sử dụng cả hệ thống cũ và mới song song, giúp người dùng làm quen dần với hệ thống mới. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

1.1 Phương Pháp Triển Khai Tổng Lực Big Bang

Phương pháp tổng lực (Big Bang) là cách triển khai tất cả các chức năng của phần mềm ERP trong một lần. Phương pháp này yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kế hoạch chi tiết để giảm thiểu rủi ro. Mặc dù có lợi thế về thời gian và chi phí, nhưng rủi ro cao do mọi thay đổi diễn ra đồng thời. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi dữ liệu được chuyển đổi chính xác ngay từ đầu, vì một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

1.2 Phương Pháp Triển Khai Phân Chia Thành Giai Đoạn Phased

Phương pháp phân chia thành giai đoạn cho phép doanh nghiệp triển khai từng phần của hệ thống ERP theo thứ tự ưu tiên. Phương pháp này giúp giảm thiểu rủi ro và cho phép doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch dựa trên kinh nghiệm từ các giai đoạn trước. Việc triển khai có thể được thực hiện theo phân hệ, đơn vị kinh doanh, hoặc theo vị trí địa lý, tùy thuộc vào mục tiêu và nguồn lực của doanh nghiệp.

1.3 Phương Pháp Triển Khai Song Song Parallel

Phương pháp song song cho phép doanh nghiệp sử dụng cả hệ thống cũ và mới cùng lúc. Phương pháp này giúp người dùng làm quen dần với phần mềm ERP mới trước khi hoàn toàn chuyển đổi. Mặc dù tốn thời gian và chi phí hơn, nhưng rủi ro được giảm thiểu, vì người dùng có thể tiếp cận hệ thống mới một cách từ từ và có thời gian để thích nghi.

II. Các Bước Đánh Giá Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Phần Mềm ERP

Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP là một bước quan trọng trong quá trình triển khai. Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu cụ thể của mình, lập tiêu chí đánh giá, và lập kế hoạch ngân sách. Các tiêu chí đánh giá bao gồm khả năng đáp ứng nhu cầu, khả năng công nghệ, chính sách hỗ trợ, rủi ro và chi phí, cũng như chất lượng dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp cần lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và tiến hành đánh giá dựa trên các tiêu chí đã đề ra.

2.1 Xác Định Yêu Cầu Của Doanh Nghiệp

Trước khi chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tự đánh giá hiện trạng và xác định các chức năng cần thiết của hệ thống ERP. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về những gì cần cải thiện và các yêu cầu cụ thể cho phần mềm.

2.2 Lập Các Tiêu Chí Đánh Giá

Doanh nghiệp cần lập các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, bao gồm khả năng đáp ứng nhu cầu, khả năng công nghệ, và các chính sách hỗ trợ. Những tiêu chí này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

2.3 Lập Kế Hoạch Ngân Sách và Thời Gian Biểu

Lập kế hoạch ngân sách cho dự án triển khai ERP là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định số tiền sẵn sàng đầu tư và thời gian dự kiến để triển khai hệ thống. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.

III. Tái Cấu Trúc Mô Hình Quản Trị Doanh Nghiệp Khi Triển Khai ERP

Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp là một phần quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Quản trị sự thay đổi (OCM) giúp doanh nghiệp quản lý các thay đổi trong quy trình kinh doanh và cơ cấu tổ chức. Quá trình này yêu cầu sự tham gia của tất cả các bên liên quan và cần có kế hoạch cụ thể để đảm bảo rằng mọi người đều sẵn sàng chấp nhận những thay đổi. Việc quản lý sự thay đổi hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và đạt được mục tiêu đề ra.

3.1 Quản Trị Sự Thay Đổi

Quản trị sự thay đổi là quá trình quản lý các thay đổi trong tổ chức. Điều này bao gồm việc chuẩn bị và hỗ trợ nhân viên trong việc chấp nhận các thay đổi do triển khai hệ thống ERP. Một kế hoạch quản lý sự thay đổi hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu kháng cự và tăng cường sự chấp nhận của nhân viên.

3.2 Đánh Giá Hiện Trạng Cấu Trúc Doanh Nghiệp

Đánh giá hiện trạng cấu trúc doanh nghiệp là bước đầu tiên trong quá trình tái cấu trúc. Doanh nghiệp cần xem xét các quy trình hiện tại và xác định những điểm cần cải thiện. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về tình hình hiện tại và đưa ra các giải pháp phù hợp.

3.3 Đưa Ra Giải Pháp Tổ Chức Lại Doanh Nghiệp

Sau khi đánh giá hiện trạng, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp tổ chức lại để cải thiện hiệu quả hoạt động. Các giải pháp này có thể bao gồm việc thay đổi quy trình làm việc, cải thiện giao tiếp nội bộ, và nâng cao kỹ năng cho nhân viên. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một mô hình quản trị hiệu quả hơn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

LỜI MỞ ĐẦU Nắm bắt xu hướng phát triển nhanh chóng và không ngừng của Internet và hệ thống thông tin, các doanh nghiệp trên toàn thế giới đang dần “điện tử hóa” quy trình kinh doanh của mình. Đây là việc không thể thiếu đối với từng doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Do đó, hầu như tất cả các doanh nghiệp với mọi quy mô đều nghiên cứu, xem xét ứng dụng, triển khai hệ thống thông tin cho phù hợp với doanh nghiệp. ERP - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - là lựa chọn hàng đầu hiện nay của các doanh nghiệp khi muốn “điện tử hóa” quy trình kinh doanh.

Triển khai ERP trong doanh nghiệp được đánh giá là giải pháp mang lại nhiều hiệu quả trong việc tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp đồng thời giúp doanh nghiệp có thể phát huy hết khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực của mình. Trong bài tiểu luận này, nhóm xin được phép làm rõ một vài vấn đề xoay quanh ERP bao gồm các phương pháp triển khai ERP; các phương pháp, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP; các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai hệ thống ERP và đưa ra phân tích về một doanh nghiệp thực tế đã chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP nhằm giúp đem lại cái nhìn tổng quát khi doanh nghiệp bước đầu tìm hiểu và lên kế hoạch triển khai hệ thống để việc triển khai hệ thống ERP mang lại hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh đó, bài tiểu luận này cũng xin được đưa ra một mô hình mini-ERP do nhóm đề xuất và demo thực hiện, qua dự án mô phỏng này, mong rằng có thể giúp cho người đọc có cái nhìn trực quan hơn và hiểu hơn về cách thực hiện một dự án ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp. 1 0 0 Câu 1: Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM).

Các phương pháp triển khai dự án ERP ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là giải pháp phần mềm đa chức năng, giúp doanh nghiệp có thể quản lý nhiều bộ phận hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Hệ thống ERP có thể được sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ sản xuất, mua hàng, bán hàng, thanh toán đến nhân sự, kế toán, kho bãi. Hệ thống này có thể tích hợp thông tin từ tất cả các bộ phận của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất nhưng có thể phục vụ cho nhu cầu riêng lẻ của các bộ phận khác nhau. Cùng với các ưu điểm nổi trội là thân thiện với người dùng, tính bảo mật cao và chi phí thấp, ERP đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp hiện nay.

Triển khai ERP giúp doanh nghiệp có thể tổng hợp và quản lý thông tin của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc này còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng các hoạt động của mình. Giảm chi phí, tăng lợi nhuận, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc,. là một trong những lợi ích vô cùng thiết thực mà việc triển khai hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp.

Để triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần chọn cho mình phương pháp triển khai phù hợp nhất để mang lại hiệu quả cao nhất. 3 phương pháp triển khai ERP doanh nghiệp có thể xem xét lựa chọn gồm:  Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang): phương pháp này triển khai tổng thể cho toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp một cách đồng thời. Tuy nhiên, chiến lược này yêu cầu sự kết hợp chặt chẽ về nguồn lực của doanh nghiệp.  Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased): phương pháp này chia dự án thành nhiều giai đoạn để triển khai và mở rộng từ từ các giải pháp ERP cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.

2 0 0  Phương pháp triển khai song song (Parallel): đây là phương pháp cho phép sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại mà doanh nghiệp đang có song song với triển khai giải pháp ERP a. Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang) Đúng như tên gọi, phương pháp này triển khai đồng loạt tất cả các chức năng của doanh nghiệp và các phân hệ ERP trong một hệ thống duy nhất. Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ mà doanh nghiệp đang sử dụng sang hệ thống ERP mới phải được lên kế hoạch cụ thể. Đây là một hoạt động triển khai lớn trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp, do đó, bên cạnh việc lên kế hoạch triển khai hệ thống mới cần có thêm các kế hoạch dự phòng cho trường hợp việc chuyển đổi hệ thống thất bại.

Trong trường hợp việc chuyển đổi xảy ra vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Phương pháp đem lại lợi thế khá lớn về thời gian triển khai và chi phí cho doanh nghiệp. Khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp chỉ cần tập trung thực hiện trong một thời gian ngắn do các thay đổi, chuyển đổi đều được thực hiện trong một lần. Đồng thời, tổng chi phí để triển khai là khá thấp so với các phương pháp khác.

Tuy nhiên, phương pháp này cũng mang lại rủi ro cao do các thay đổi được thực hiện chỉ trong một lần trên toàn bộ doanh nghiệp, do đó, khi có bất kì một sai sót nhỏ ở một bộ phận, chức năng nào đó cũng có thể ảnh hưởng tới toàn bộ doanh nghiệp. Phương pháp triển khai này cũng yêu cầu các chuyển đổi lên hệ thống ERP mới phải chính xác ngay lần đầu bởi một khi đã chuyển đổi thì không thể thay đổi lại các thông tin, dữ liệu. Khi áp dụng phương pháp triển khai tổng lực cần phải lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng, mọi dữ liệu cần chuyển đổi phải được làm một cách chi tiết và phải được giám sát chặt chẽ để giảm rủi ro xuống mức tối thiểu. Thông thường, phương pháp này sẽ được lựa chọn triển khai vào giai đoạn thấp điểm hoặc vào những thời điểm thị trường thiếu thuận lợi như giai đoạn doanh nghiệp gặp phải dịch Covid.

Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased) 3 0 0 Phương pháp này tập trung vào việc phân chia dự án ra thành nhiều giai đoạn, việc triển khai dự án sẽ được thực hiện lần lượt với mỗi giai đoạn cho một hoặc nhiều quy trình kinh doanh. Chiến lược này sẽ mất nhiều thời gian hơn nhưng mức độ rủi ro mà nó mang lại sẽ thấp hơn so với phương pháp Big Bang. Bên cạnh đó, việc kéo dài thời gian khi thực hiện phương pháp này cũng là một ưu điểm, với thời gian dài, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh việc triển khai kế hoạch giai đoạn sau sao cho phù hợp khi đã có kinh nghiệm thực hiện giai đoạn trước. Trong quá trình triển khai theo từng giai đoạn, hệ thống ERP có thể được chia theo các cách khác nhau như theo phân hệ ERP, theo đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp, theo mức độ ưu tiên kinh doanh của doanh nghiệp hoặc theo vị trí địa lý.

Để có thể lựa chọn sử dụng cách phân chia phù hợp phải dựa trên các mục tiêu kinh doanh chiến lược, dòng thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.  Phân chia theo phân hệ: đây là cách triển khai phổ biến nhất. Cấu trúc của hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, trong đó mỗi phân hệ sẽ tự động hóa các quy trình trong một số chức năng nhất định của doanh nghiệp. Các phân hệ cơ bản có thể kể đến như kế toán, nhân sự, quản lý kho,.

Các phân hệ cốt lõi sẽ được tích hợp đầu tiên, tiếp theo là các phân hệ khác.  Phân chia theo đơn vị kinh doanh: cách triển khai này có thể thực hiện cho một hoặc nhiều chi nhánh của doanh nghiệp trong cùng một thời điểm. Cách này thường được sử dụng bởi các tập đoàn. Cách triển khai này đem lại rủi ro thấp hơn nhưng mất thời gian lâu hơn.

 Phân chia theo mức độ kinh doanh ưu tiên: cách triển khai này phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa trên mức độ ưu tiên của các quy trình, hoạt động kinh doanh của mình mà doanh nghiệp sẽ tiến hành lên kế hoạch xác định thứ tự giai đoạn để triển khai hệ thống ERP. Cách phân chia này thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng.  Phân chia theo vị trí địa lý: đối với các doanh nghiệp đa quốc gia có nhiều công ty con nở các địa điểm khác nhau trên thế giới thì đây là cách triển khai thường được áp dụng.

4 0 0 Cách phân chia này chủ yếu được sử dụng để tiêu chuẩn hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách sử dụng hệ thống ERP để kết nối các khía cạnh tổ chức, chính trị và văn hóa của hoạt động kinh doanh. Việc triển khai ERP toàn cầu theo khu vực địa lý mang nhiều rủi ro và thách thức hơn nhiều so với việc triển khai trong nước hoặc tại một địa điểm. Hơn nữa, triển khai toàn cầu cũng cần đáp ứng các yêu cầu về pháp lý của từng quốc gia, khu vực. Phương pháp triển khai song song (Parallel) Phương án triển khai này áp dụng vận hành song song cả hệ thống phần mềm cũ và giải pháp ERP, sau đó chuyển dần từng bước từ phần mềm cũ sang hệ thống mới.

Phương pháp triển khai tốn thời gian và tiền bạc nhất, nhưng rủi ro mà nó mang lại là vừa phải vì người dùng có thể tiếp cận một cách từ từ để làm quen dần hệ thống mới trước khi bỏ hẳn hệ thống cũ. Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP khác nhau, do đó, việc lựa chọn, đánh giá là bước vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện khi muốn triển khai hệ thống ERP. Dự án triển khai hệ thống ERP thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp phần mềm ERP. Để đầu tư một hệ thống ERP doanh nghiệp phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực cũng như bỏ ra một khoản chi phí không hề nhỏ, chính vì vậy cần phải tiến hành đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP một cách cẩn thận và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.