CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG 1. Những khái niệm cơ bản 1. Một số khái niệm cơ bản về HTTT Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài (2).
Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp (2). Hệ thống thông tin (Information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.
HTTT trong doanh nghiệp: là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phối hợp và kiểm soát trong doanh nghiệp. Mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tiếp nhận các thông tin. HTTT quản lý (Management Information System): Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin thu thập từ môi trường bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn cho các nhà quản lý các cấp. - Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức.
Hệ thống bao gồm con người, thiết bị, quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. - Nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý: - Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa ra các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa. - Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải cần đến máy tính, mặc dù ngày nay công nghệ thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút và vẫn được sử 4 Luan van dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay.
Hệ thống thông tin vi tính (Computer Based Information System) dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin. Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau: Thứ nhất, nhập dữ liệu: hoạt động thu và nhận dữ liệu từ trong doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một HTTT Thứ hai, xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. Thứ ba, xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó. Thứ tư, lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, các thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin.
Các thông tin được lưu trữ dưới dạng trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu. Thứ năm, thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện. Phân loại HTTT quản lý Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng.
Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Hệ thống thông tin kế toán AIS là một phần đặc biệt của HTTT quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Hệ thống thông tin bán hàng, marketing là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Hệ thống thông tin sản xuất là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm như các quá trình hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thông tin tài chính: Hệ thống thông tin tài chính là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức. 5 Luan van Trong phần này có tham khảo tài liệu ” Hệ thống thông tin nhân sự: Hệ thống thông tin nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
Khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự và tiền lương Quản trị nhân lực” của PGS. Nguyễn Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm, NXB Giáo Dục. Nhân sự là sức lực của con người, nằm trong mỗi con người và làm cho con người hoạt động.
Sức lực đó ngày càng phát triển cùng với sự phát triển của cơ thể con người và đến một lúc nào đó con người đủ điều kiện tham gia vào quá trình lao động- con người có sức lao động. Quản lý nhân sự (hay quản lý nguồn nhân lực) là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chưc. Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổ chức doanh nghiệp.
Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển. Các kĩ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức. Công tác quản lý nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng- những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Các tổ chức trông mong vào các nhà chuyên môn về quản trị nhân sự giúp họ đạt được hiệu quả và năng suât cao hơn với một hạn chế về lực lượng lao động.
Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả doanh nghiệp và nhân viên mới. Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương Tiền lương là một vấn đề khá phức tạp vì trong quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động luôn tồn tại mâu thuẫn thông qua vấn đề tiền lương. Đứng dưới góc độ doanh nghiệp thì tiền lương coi như một khoản chi phí, còn đối với người lao động thì tiền lương chính là một khoản thu nhập giúp họ tái sản xuất sức lao động. Do đó, doanh nghiệp cần có cách nào đó để quản lý tốt vấn đề nhân lực của công ty và vấn đề tiền lương để doanh nghiệp vừa có đội ngũ mạnh về chuyên môn, giỏi về trí tuệ, lại vừa giải quyết được vấn đề an sinh cho nhân viên.
Hơn thế nữa, ngày nay việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi cơ quan, 6 Luan van doanh nghiệp, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp tin học trong công tác quản lý. Trong đó công tác quản lý nhân sự, quản lý tiền lương là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Hệ thống quản lý nhân sự Hệ thống quản lý nhân sự là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý nhân sự của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị, quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định quản lý nhân sự trong tổ chức.
Vai trò và quy trình của quản lý nhân sự - tiền lương 1. Tầm quan trọng của quản lý nhân sự Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Quản lý nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự.
Quản lý nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản lý nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản lý nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có sự quản lý nhân sự. Cung cách quản lý nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp .