Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn

Tài liệu nghiên cứu Bài tập lớn học phần phân tích thiết kế hệ thống tên bài tập lớn phân, tổng hợp lý thuyết và thực hành, cung cấp kiến thức chuyên sâu

• Đề tài: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
• 1.1. Giới thiệu đề tài
• 1.2. Phân công công việc
• 1.3. Biểu mẫu I - Phân công công việc
• 2. CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG
• 2.1. Khảo sát thực trạng
• 2.1.1. Hoạt động nghiệp vụ
• 2.1.2. Khảo sát sơ bộ
• 2.2. Xác định yêu cầu hệ thống
• 2.2.1. Yêu cầu chức năng
• 2.2.2. Mô tả các hoạt động của hệ thống
• 2.3. Các hồ sơ, mẫu biểu
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
• 3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
• 3.2.1. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
• 3.2.2. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
• 3.2.3. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
• 3.3. Xác định các ca sử dụng (Usecase)
• 3.3.1. Tác nhân và vai trò
• 3.3.2. Xác định các ca sử dụng
• 3.3.3. Mô hình Usecase tổng quát
• 3.3.4. Mô hình Usecase chi tiết
• 3.3.4.1. Ca sử dụng “Thêm khách hàng”
• 3.3.4.2. Ca sử dụng “Xóa khách hàng”
• 3.3.4.3. Ca sử dụng “Sửa thông tin khách hàng”
• 3.3.4.4. Ca sử dụng “Tìm kiếm khách hàng”

Tóm tắt

I. Hướng dẫn phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

Việc phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn là bước khởi đầu quan trọng, xác định nền tảng cho sự thành công của một dự án công nghệ trong ngành lưu trú. Mục tiêu chính là chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ khách sạn phức tạp từ phương thức thủ công sang một nền tảng số hóa tự động và hiệu quả. Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc viết mã, mà bắt đầu từ việc khảo sát thực trạng, thấu hiểu sâu sắc các hoạt động hàng ngày tại khách sạn, từ đó xác định chính xác các yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng. Một hệ thống tốt phải giải quyết được các vấn đề cố hữu của phương pháp quản lý truyền thống như thất thoát doanh thu, sai sót dữ liệu và tốn thời gian vận hành. Tài liệu gốc đã chỉ ra rằng, nhiều khách sạn vẫn phụ thuộc vào sổ sách và Excel, dẫn đến các hạn chế lớn trong việc nắm bắt lượt khách, quản lý nhân viên và chi phí. Do đó, việc xây dựng một phần mềm quản lý khách sạn (thường gọi là hệ thống PMS - Property Management System) trở thành một lợi thế cạnh tranh thiết yếu. Quá trình phân tích bao gồm việc mô hình hóa hệ thống thông qua các công cụ như UML, cụ thể là sơ đồ use case, sơ đồ hoạt động (activity diagram), và sơ đồ lớp (class diagram). Giai đoạn thiết kế tập trung vào việc xây dựng kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng (UI/UX), đảm bảo hệ thống không chỉ mạnh mẽ về mặt logic mà còn thân thiện và dễ sử dụng cho nhân viên. Toàn bộ quy trình này tuân theo một vòng đời phát triển phần mềm (SDLC) chặt chẽ để đảm bảo chất lượng và tiến độ.

1.1. Tầm quan trọng của hệ thống PMS trong kỷ nguyên số

Trong bối cảnh ngành khách sạn ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng công nghệ không còn là một lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Một hệ thống PMS (Property Management System) hiện đại đóng vai trò như xương sống vận hành của toàn bộ khách sạn. Nó giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như quản lý đặt phòng, quản lý buồng phòng, và thanh toán và hóa đơn. Điều này giải phóng nhân viên khỏi các công việc giấy tờ, cho phép họ tập trung hơn vào việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Hơn nữa, hệ thống cung cấp dữ liệu chính xác và tức thời, giúp ban quản lý đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược thông qua các báo cáo doanh thu chi tiết. Việc chuyển đổi từ quản lý thủ công sang hệ thống PMS không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa công suất phòng mà còn tăng cường tính bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu tài chính của khách sạn.

1.2. Mục tiêu và phạm vi của đề tài phân tích thiết kế

Mục tiêu chính của đề tài là xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh, đáp ứng các nghiệp vụ cốt lõi của một khách sạn quy mô vừa và nhỏ. Hệ thống phải đảm bảo các chức năng cơ bản như quản lý thông tin khách hàng, quản lý tình trạng phòng, xử lý đặt phòng, check-in, check-out, quản lý dịch vụ và lập hóa đơn. Phạm vi của việc phân tích và thiết kế sẽ bao trùm toàn bộ vòng đời phát triển phần mềm (SDLC): từ khảo sát, phân tích yêu cầu, thiết kế kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu, cho đến việc lựa chọn công nghệ sử dụng để triển khai. Tài liệu gốc nhấn mạnh việc xây dựng một chương trình gọn nhẹ, dễ sử dụng cho cả nhân viên và khách hàng, không đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất. Đây là yếu tố then chốt để giải pháp có tính ứng dụng thực tiễn cao.

II. Khảo sát yêu cầu cho hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả

Giai đoạn khảo sát và xác định yêu cầu là nền tảng quyết định sự thành bại của toàn bộ dự án phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn. Mục tiêu của giai đoạn này là tìm hiểu cặn kẽ các vấn đề và khó khăn trong quy trình vận hành thực tế. Tài liệu gốc đã áp dụng các phương pháp khảo sát chuyên nghiệp như phỏng vấn trực tiếp nhân viên và ban quản lý tại 'Khách sạn HAPPY', kết hợp với việc quan sát hoạt động của lễ tân. Kết quả khảo sát cho thấy việc quản lý thủ công gây ra nhiều phức tạp, cập nhật thông tin chậm trễ, và tiềm ẩn nguy cơ mất mát dữ liệu. Từ đó, các yêu cầu của hệ thống được xác định một cách rõ ràng. Yêu cầu chức năng được định nghĩa là những gì hệ thống phải làm, ví dụ: cho phép khách hàng tra cứu phòng, hỗ trợ đặt phòng trực tuyến, quản lý dịch vụ và xuất hóa đơn. Ngược lại, yêu cầu phi chức năng mô tả cách hệ thống thực hiện các chức năng đó, bao gồm các tiêu chí về hiệu năng, tính bảo mật, tính dễ sử dụng và khả năng mở rộng trong tương lai. Việc phân loại và đặc tả chi tiết các yêu cầu này là cơ sở để xây dựng các module chức năng phù hợp và tiến hành mô hình hóa dữ liệu một cách chính xác, đảm bảo hệ thống cuối cùng đáp ứng đúng nhu cầu người dùng.

2.1. Phân tích quy trình nghiệp vụ khách sạn hiện tại

Để xây dựng một hệ thống hiệu quả, việc đầu tiên là phải hiểu rõ quy trình nghiệp vụ khách sạn. Dựa trên khảo sát, quy trình bắt đầu khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng. Bộ phận lễ tân tiếp nhận thông tin, kiểm tra tình trạng phòng trống và ghi nhận thông tin đặt phòng vào sổ hoặc file Excel. Khi khách đến nhận phòng, lễ tân tiến hành thủ tục check-in. Trong suốt thời gian lưu trú, mọi yêu cầu dịch vụ của khách đều được ghi nhận thủ công vào phiếu thuê phòng. Khi khách trả phòng, lễ tân phải tổng hợp tất cả chi phí từ tiền phòng, dịch vụ, và các chi phí phát sinh (nếu có) để lập hóa đơn. Quá trình này hoàn toàn phụ thuộc vào con người, dễ xảy ra sai sót trong tính toán và tốn nhiều thời gian, đặc biệt vào giờ cao điểm. Việc phân tích kỹ lưỡng các bước này giúp xác định các điểm nghẽn cần được tự động hóa.

2.2. Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng

Từ việc phân tích nghiệp vụ, các yêu cầu hệ thống được xác định. Về yêu cầu chức năng, hệ thống cần có các module chính: Quản lý đặt phòng (tạo, sửa, hủy đặt phòng), Quản lý buồng phòng (cập nhật trạng thái phòng: trống, bẩn, đang dọn), Quản lý khách hàng, Quản lý dịch vụ, Thanh toán và hóa đơn (tự động tính tiền, in hóa đơn), và Báo cáo doanh thu. Về yêu cầu phi chức năng, hệ thống phải đảm bảo: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho nhân viên lễ tân; Tốc độ phản hồi nhanh chóng khi tra cứu thông tin; Bảo mật cao để bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin tài chính; Hệ thống có khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu và có thể mở rộng để tích hợp thêm các tính năng mới trong tương lai.

III. Phương pháp phân tích hệ thống quản lý khách sạn với UML

Sau khi xác định yêu cầu, giai đoạn tiếp theo trong phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn là sử dụng các công cụ mô hình hóa để trực quan hóa hệ thống. Phân tích hệ thống hướng đối tượng với Ngôn ngữ Mô hình hóa Thống nhất (UML) là phương pháp phổ biến và hiệu quả. Tài liệu tham khảo đã sử dụng UML để xây dựng các biểu đồ cốt lõi, giúp đội ngũ phát triển và các bên liên quan có cùng một cái nhìn về hệ thống. Sơ đồ use case là công cụ khởi đầu, dùng để xác định các chức năng chính của hệ thống từ góc nhìn của người dùng (tác nhân). Các tác nhân chính được xác định bao gồm Khách hàng, Nhân viên Lễ tân, Nhân viên Buồng phòng, và Ban Giám đốc. Mỗi tác nhân sẽ tương tác với hệ thống thông qua một loạt các use case cụ thể như 'Đặt phòng', 'Thanh toán', 'Quản lý phòng', 'Lập báo cáo'. Từ sơ đồ use case tổng quát, các biểu đồ chi tiết hơn như sơ đồ hoạt động (activity diagram) và sơ đồ lớp (class diagram) được phát triển. Sơ đồ hoạt động mô tả luồng công việc của một chức năng cụ thể, trong khi sơ đồ lớp xác định các đối tượng, thuộc tính và mối quan hệ giữa chúng, tạo nền tảng cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Việc sử dụng UML giúp hệ thống hóa quá trình phân tích, giảm thiểu sự mơ hồ và tạo ra một bản thiết kế rõ ràng trước khi bắt đầu lập trình.

3.1. Xây dựng sơ đồ Use Case xác định chức năng hệ thống

Một sơ đồ use case tổng quát là công cụ trực quan mạnh mẽ để phác thảo phạm vi của hệ thống. Trong hệ thống quản lý khách sạn, các tác nhân chính bao gồm: Khách hàng (người thực hiện đặt phòng, yêu cầu dịch vụ), Nhân viên Lễ tân (người vận hành chính của hệ thống), và Ban Giám đốc (người xem báo cáo). Các use case chính được nhóm lại thành các gói chức năng (packages) như: Quản lý Khách hàng (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm), Quản lý đặt phòng (đặt phòng, trả phòng, thanh toán), Quản lý Nhân viên, và Quản lý Báo cáo. Việc mô hình hóa này giúp làm rõ các tương tác giữa người dùng và hệ thống, đồng thời là cơ sở để viết các kịch bản kiểm thử (test cases) sau này. Mỗi use case sau đó sẽ được mô tả chi tiết về luồng sự kiện chính, luồng phụ và các điều kiện ràng buộc.

3.2. Mô hình hóa luồng nghiệp vụ bằng sơ đồ hoạt động

Sơ đồ hoạt động (activity diagram) được sử dụng để mô tả chi tiết luồng xử lý của một nghiệp vụ phức tạp. Ví dụ, với nghiệp vụ 'Quản lý thuê phòng', sơ đồ sẽ bắt đầu từ hành động 'Đăng ký thuê phòng' của khách hàng. Hệ thống sẽ 'Kiểm tra phòng trống'. Nếu còn phòng, nhân viên sẽ 'Nhập thông tin khách hàng' và 'Lập phiếu thuê'. Nếu không, hệ thống sẽ thông báo hết phòng. Sơ đồ sẽ tiếp tục với các bước như 'Giao chìa khóa', 'Sử dụng dịch vụ', và kết thúc bằng hành động 'Thanh toán' và 'Trả phòng'. Việc vẽ các sơ đồ này cho các nghiệp vụ chính giúp đảm bảo logic nghiệp vụ được cài đặt một cách chính xác và đầy đủ, tránh bỏ sót các trường hợp xử lý.

IV. Bí quyết thiết kế cơ sở dữ liệu hệ thống quản lý khách sạn

Thiết kế cơ sở dữ liệu là trái tim của việc phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn. Một cấu trúc dữ liệu được tổ chức tốt sẽ quyết định đến hiệu năng, tính toàn vẹn và khả năng mở rộng của toàn bộ phần mềm quản lý khách sạn. Quá trình này bắt đầu bằng việc mô hình hóa dữ liệu ở mức khái niệm thông qua biểu đồ ERD (Entity-Relationship Diagram). Biểu đồ này xác định các thực thể chính như Khách Hàng, Phòng, Đặt Phòng, Hóa Đơn, Dịch Vụ, và Nhân Viên. Các mối quan hệ giữa chúng cũng được định nghĩa rõ ràng, ví dụ: một Khách Hàng có thể có nhiều Đặt Phòng; một Đặt Phòng chỉ thuộc về một Khách Hàng và liên quan đến một hoặc nhiều Phòng. Sau khi có mô hình ERD, bước tiếp theo là chuyển đổi nó thành mô hình logic, bao gồm việc thiết kế các bảng (tables), xác định các thuộc tính (columns), khóa chính (primary keys), và khóa ngoại (foreign keys) để thể hiện các mối quan hệ. Ví dụ, bảng 'DatPhong' sẽ có khóa ngoại đến bảng 'KhachHang' và bảng 'Phong'. Việc chuẩn hóa dữ liệu (normalization) cũng là một bước cực kỳ quan trọng để loại bỏ sự dư thừa và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Một thiết kế cơ sở dữ liệu tốt sẽ giúp hệ thống truy vấn nhanh chóng, dễ dàng bảo trì và phát triển các module chức năng mới trong tương lai.

4.1. Thiết kế mô hình quan hệ thực thể Biểu đồ ERD

Biểu đồ ERD là bản thiết kế tổng thể cho cơ sở dữ liệu. Các thực thể chính cần được xác định bao gồm: KHACHHANG (MaKH, HoTen, SDT, CMND), PHONG (MaPhong, LoaiPhong, TrangThai, Gia), NHANVIEN (MaNV, HoTen, ChucVu), DICHVU (MaDV, TenDV, Gia), DATPHONG (MaDatPhong, MaKH, NgayDen, NgayDi), và HOADON (MaHD, MaDatPhong, TongTien, NgayThanhToan). Các mối quan hệ quan trọng cần được xác định: một-nhiều (one-to-many) giữa KHACHHANG và DATPHONG, giữa NHANVIEN và HOADON (nhân viên lập hóa đơn); nhiều-nhiều (many-to-many) giữa DATPHONG và DICHVU (một đặt phòng có thể sử dụng nhiều dịch vụ và ngược lại), mối quan hệ này sẽ được giải quyết bằng một bảng trung gian như 'CHITIET_SUDUNG_DV'. Sơ đồ ERD giúp đảm bảo tất cả dữ liệu cần thiết đều được lưu trữ và các mối liên kết logic được thiết lập chính xác.

4.2. Triển khai thiết kế logic và vật lý cho CSDL

Từ biểu đồ ERD, mô hình logic được tạo ra bằng cách chuyển mỗi thực thể thành một bảng và mỗi thuộc tính thành một cột. Các khóa chính và khóa ngoại được định nghĩa để liên kết các bảng. Ví dụ, bảng DATPHONG sẽ có cột MaKH làm khóa ngoại, tham chiếu đến khóa chính của bảng KHACHHANG. Mô hình vật lý là bước cuối cùng, nơi các kiểu dữ liệu cụ thể (VARCHAR, INT, DATETIME, DECIMAL) được chọn cho từng cột, và các chỉ mục (indexes) được tạo ra để tăng tốc độ truy vấn. Việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu, như MySQL được đề cập trong tài liệu, cũng thuộc giai đoạn này. Một thiết kế logic và vật lý tốt sẽ đảm bảo cơ sở dữ liệu hoạt động hiệu quả và ổn định.

V. Triển khai và ứng dụng hệ thống quản lý khách sạn thực tế

Giai đoạn triển khai là quá trình hiện thực hóa bản phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn thành một sản phẩm phần mềm hoạt động được. Dựa trên tài liệu gốc, việc lựa chọn công nghệ sử dụng đóng vai trò then chốt. Nhóm phát triển đã chọn PHP làm ngôn ngữ lập trình phía server và MySQL làm hệ quản trị cơ sở dữ liệu, chạy trên môi trường XAMPP. Đây là một bộ công cụ mã nguồn mở phổ biến, giúp giảm chi phí và đẩy nhanh quá trình phát triển. Giai đoạn này tập trung vào việc lập trình các module chức năng đã được định nghĩa, bao gồm: giao diện đăng ký/đăng nhập, trang quản trị (admin dashboard), các form thêm-sửa-xóa dữ liệu cho phòng, khách sạn, nhân viên. Việc thiết kế giao diện người dùng (UI/UX) cũng cực kỳ quan trọng, đảm bảo rằng nhân viên lễ tân có thể thao tác trên hệ thống một cách nhanh chóng và trực quan. Các chức năng chính như đặt phòng online, lọc phòng theo địa chỉ, hủy đặt phòng, và thống kê doanh thu được cài đặt để đáp ứng các yêu cầu chức năng đã đề ra. Quá trình triển khai không chỉ là viết mã, mà còn bao gồm việc kiểm thử (testing) để phát hiện và sửa lỗi, đảm bảo hệ thống PMS hoạt động ổn định và chính xác trước khi đưa vào sử dụng thực tế tại khách sạn.

5.1. Lựa chọn công nghệ sử dụng và môi trường phát triển

Việc lựa chọn công nghệ sử dụng phù hợp ảnh hưởng lớn đến quá trình phát triển và bảo trì hệ thống. Tài liệu gốc đã đề xuất sử dụng PHP, một ngôn ngữ lập trình kịch bản phía máy chủ mạnh mẽ và có cộng đồng hỗ trợ lớn. Kết hợp với cơ sở dữ liệu MySQL, đây là một lựa chọn kinh tế và hiệu quả cho các ứng dụng web. Môi trường phát triển XAMPP được sử dụng để giả lập một máy chủ web cục bộ, cho phép lập trình và kiểm thử ứng dụng một cách thuận tiện trước khi triển khai lên máy chủ thật. Sự lựa chọn này phù hợp với mục tiêu xây dựng một hệ thống gọn nhẹ, không tốn nhiều chi phí đầu tư ban đầu.

5.2. Xây dựng giao diện người dùng UI UX thân thiện

Một giao diện người dùng (UI/UX) tốt là yếu tố quyết định sự chấp nhận của người dùng cuối. Giao diện cần được thiết kế sạch sẽ, bố cục rõ ràng và logic. Các chức năng thường xuyên sử dụng như kiểm tra tình trạng phòng, tạo đặt phòng mới, hay xử lý check-in phải được đặt ở vị trí dễ thấy và truy cập nhanh chóng. Tài liệu gốc đã minh họa các giao diện cho cả Client (trang chủ, chi tiết phòng, checkout) và Admin (dashboard, quản lý phòng, danh sách khách hàng). Việc thiết kế các form nhập liệu thông minh, có gợi ý và kiểm tra dữ liệu đầu vào sẽ giúp giảm thiểu sai sót của nhân viên và tăng tốc độ xử lý công việc hàng ngày, góp phần nâng cao hiệu suất chung của khách sạn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương I: Tổng quan về đề tài 1. Giới thiệu đề tài. Hiện nay, hầu hết khách sạn vẫn đang sử dụng phương thức quản lý cũ đó là: sử dụng số sách, giấy tờ kết hợp với Microsoft Excel dé tính toán. Tuy nhiên, phương pháp quản lý đó lại có rất nhiều hạn chế như: mất quá nhiều thời gian để quán lý ; thất toán doanh thu, chi phí tốn kém; không thê nắm bắt được chính xác lượt khách nghỉ, thời lượng nghỉ, gặp vấn đề trong việc quản lý nhân viên.

Hiện nay, trên thị tường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn với rất nhiều tính năng với những mức giá khác nhau. Tuy nhiên, đề lựa chọn được hệ thống quản lý tối ửu nhất, phù hợp nhất với bài toán quản lý của khách sạn mính lại là điều làm cho nhà quản lý hết sức trăn trở. Sử dụng hệ thông quản lý khách sạn là giải pháp đang được rất nhiều nhà quản lý khách sạn tin tưởng sử dụng. Và việc ứng dụng công nghệ vào nghiệp vụ quản lý ngày càng phô biến và đã trở thành một lợi thế cạnh tranh hiện nay.

Phân công công việc. Thành viên Chức vụ Công việc thực hiện Phạm Tiến Đạt Trưởng nhóm Thiết kế,vẽ sơ đồ, cơ sở dit liéu,trinh bay word Nguyễn Hoàng Anh Thành viên | Vẽ sơ đồ bảng biểu, chính sửa hoàn chỉnh word Hoàng Minh Ngọc Thành viên | Điều tra thực tế, bảng biểu Trần Văn Hùng Thành viên | Điều tra thực tế, vẽ sơ đồ, bảng biểu Trần Quang Quý Thành viên | Code, cài đặt chương trình Biêu mẫu I - Phân công công việc Chương 2: Khảo sát thực trạng và xác định yêu cầu hệ thống 2. Khảo sát thực trạng. a) Hoạt động nghiệp vụ Oo Khách sạn sẽ thông kê số phòng còn trống đề và số phòng đã (đang) đặt dé thông báo cho hệ thống.

Oo Khách hàng muốn ở khách sạn phải cung cấp thông tin bao gồm: họ tên người đăng ký, địa chỉ, số điện thoại, email của khách, số lượng khách muốn thuê phòng, số lượng phòng và loại phòng, giá phòng, hình thức thanh toán. Mọi thông tin khách hàng đều được khai báo bởi bộ phận lễ tân. Sau khi đã cung cấp thông tin cho khách sạn, bộ phận lễ tân sẽ đi kiểm tra hiện trạng phòng đề tiến hàng giao phòng cho khách. Trong thời gian ở khách sạn, khách hàng có thể sử dụng các loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ.

Mọi yêu cầu sẽ do bộ phận lễ tân đảm nhiệm và đáp ứng trong phạm vi cho phép. Thông tin sử dụng dịch vụ của khách hàng được ghi nhận tại phiếu thuê phòng theo từng phòng, và được thanh toán sau khi trả phòng. Khi khách hàng trả lại phòng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợp lại các hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian khách ở khách sạn. Sau khi tông hợp xong, bộ phận lễ tân sé in ra hoa đơn tổng đề khách thanh toán.

Hình thức thanh toán có thé bang tiền mặt hoặc thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử. Nếu trường hợp khách hàng làm hỏng, mất đồ trong phòng thì bộ phận lễ tân sẽ tổng hợp lại dé có hình thức đền bù thoả đáng. Toàn bộ quá trình xử lý công việc sẽ được lưu trữ bằng giấy tờ kết hợp sử dụng excel dé quan ly, khi cần rà soát lại hay khai thác thông tin thì sẽ mang lại số lượng giấy tờ cần thiết để sử dụng. b) Khao sat sơ bộ Mục tiêu của việc kháo sát này là tìm hiểu những ván đề, khó khăn khi quản ly khách sạn,.

Phương pháp thực hiện: H Phỏng vấn Người được hỏi: Hoàng Minh Người phỏng vấn: Nguyễn Ngọc Hoàng Anh Địa chỉ: Khách sạn HAPPY, Thời gian hẹn: Thứ 3, ngày 2l tháng 2 Hoài Đức, Hà Nội. Số điện thoại: [phone]. Thời điểm bắt đầu: 8h. Thời điểm kết thúc: 9h.

Đối tượng: Các yêu câu đòi hỏi: + Đối tượng được hỏi là: Anh Nguyễn + Người được hỏi cân giới Hoàng Anh. thiệu rõ thông tin và hệ thong quan + Cần hỏi về thông tin khách sạn và cách lý chung của khách sạn. đặt phòng. Chương trình: Ước lượng thời gian: - Giới thiệu 2 phút - Tong quan vé dy an 2 phút - _ Tổng quan về phỏng vấn 2 phút - _ Chủ đề sẽ dé cap 10 phút - _ Chủ đề: câu hỏi và trả lời 30 phút - Tong hợp các nội dung chính ý | 4 phút kiên của người được hỏi Kết thúc (thỏa thuận) Dự kiến tông cộng: 50 phút Biểu mẫu 2 - Kế hoạch phỏng vấn Du án: Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn ¬ Ngày.

Người hỏi: Hoàng Minh Ngọc ~ Người được hỏi: Nguyên Hoàng Anh Câu hỏi Ghi chú 1. Hệ thông quản lý khách sạn có đảm bảo Trả lời: về tính chính xác và nhanh chóng hay Quan sát: không? 2. Hệ thông có đáp ứng đây đủ thông tnvề | Trả lời: quản lý khách sạn không? Quan sát: 3. Anh/Chị có hay thường xuyên sử dụng hệ | Trả lời: thống quản lý phòng do hệ thông quản lý Quan sát: khách sạn không? 4.

Anh/Chị xử lý thê nào khi khách hàng Trả lời: làm hỏng/ mat dé trong khach san? Quan sat: 5. Anh/Chị đánh giá hệ thông quản lý khách | T4 lời: sạn là tốt, khá hay tệ? Quan sát: (Góp ý nếu có) Đánh giá chung: Biêu mẫu 3 - Phiêu phỏng vân Phiếu điều tra quản lý thư viện Cau 1: Anh/Chi thấy hệ thống quản lý khách sạn có dễ sử dụng và hiệu quả không? A. Rất đễ sử dụng và hiệu quả B. Binh thường C.

Khó sử dụng nhưng hiệu quả D. Dễ sử dụng nhưng không hiệu quả Câu 2: Anh/Chị thấy quản lý phòng có quan trọng không? A. Rất quan trọng B. Binh thường C.

Không cần thiết Câu 3: Anh/Chị thấy hệ thống quản lý phòng có cần xử lý nhanh không? A. Binh thường C. Không cần thiết Câu 4: Anh/Chị có thấy hệ thống quán lý khách sạn có dễ dàng sử dụng với khách hàng hay không? A. Rất đễ sử dụng B.

Binh thường C. Khó sử dụng Câu 5: Ý kiến của Anh/Chị về chất lượng quản lý của hệ thông? Biểu mẫu 4 - Đi ên tra O Quan sat Phương pháp quan sát: lấy mẫu theo thời gian. - _ Đối tượng quan sát: Nhân viên lễ tân quản lý khách sạn - _ Thời gian quan sát: l tuần, mỗi ngày dành I tiếng theo dõi. - - Hoạt động của đối tượng: o_ Lễ tân quản lý khách sạn: thống kê số phòng trồng và phòng đã đặt, kiêm kê tài sản hiện tại của phòng, thực hiện thủ tục trả phòng và giao phòng cho khách hàng.

o_ Khách hàng: quy trình lấy phòng, trả phòng. H Đánh giá hiện trạng Việc quản lý hệ thông bằng những giấy tờ hay những máy móc cũ đã gây ra nhiều vấn đề phức tạp trong quản lý hệ thống của khách sạn. Nó không chỉ tổn tại nhiều yếu điểm và nhược điểm làm giảm đi hiệu suất của một hệ thống. Như việc cập nhật các thông tin về số phòng, số trang thiết bị trong phòng cần phải có một hệ thống mạnh mẽ đề xử lý nhanh chóng.

Nếu không trang bị những máy móc hiện đại mà khách sạn vẫn quán lý hệ thống bằng những công nghệ lạc hậu, lỗi thời có thể đễ gây ra những sai sót trong khâu xử lý đữ liệu hoặc nguy hiểm hơn là mắt mát dữ liệu. H Hướng giải quyết Hiện nay việc quản lý hệ thông khách sạn bằng máy tính sẽ giúp nhân viên quản lý khách sạn tăng được hiệu suất quản lý và đễ dàng kiểm soát được các thông tin cần quản lý. Hệ thông sẽ giảm bớt được mắt mát hoặc chồng chéo đữ liệu, việc lưu trữ dễ đàng, an toàn hơn. Mục tiêu đặt ra là xây dựng được một chương trỉnh gọn nhẹ với các chức năng đơn giản và không tốn nhiều về mặt đầu tư cơ sở vật chất, có thê tin học hoá hoạt động quản lý.

Đồng thời chương trình đó phải dễ dàng sử dụng đối với người dùng kể cả nhân viên lẫn khách hàng. Xác định yêu cầu hệ thống a) Yêu cầu chức năng Hệ thống quản lý khách sạn cần các chức năng như sau: H Giúp khách hàng tra cứu thông tin khách sạn, số phòng còn trống/đã đặt, giá phòng, thời gian sử dụng. trên máy tính H Cung cấp thông tin chỉ tiết từng phòng, các trang thiết bị của phòng đó. H Hỗ trợ khách hàng về thủ tục đặt phòng cũng như hình thức thanh toán.

H Có một hệ thống hỗ trợ khách hàng muốn được phục vụ thêm , khắc phục sự cố H Hỗ trợ khách hàng khi có thông tin cần được sửa, xoá, thêm. b) Mô tả các hoạt động của hệ thống H Hệ thống hoạt động gồm các chức năng: giới thiệu khách sạn, quản lý phòng còn trong/da dat, thong kê dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng H Các đối tượng tham gia hệ thông gồm: nhân viên lễ tân và khách hàng. Các hồ sơ, mẫu biéu Mẫu phiếu đặt phòng. - tae đã h x Biểu mẫu 4 -'Phiểu dã phòng Phiêu thanh toán Biểu mẫu 6 - Phiếu thanh toán Chương 3: Phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống 3.

Biểu đồ phân cấp chức năng HH Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ 1 - Biéu dé phan cap chire nang O M6 ta biéu đồ và phân tích các chức năng O QUAN LY KHÁCH HÀNG: Nhân viên sẽ thêm khách vào danh sách đăng kí phòng, mỗi khách hàng đăng ký phòng phải cung cấp các thông tin cá nhân dé khách sạn đễ dạng quản lý bao gồm: TênKH, Năm sinh, Số CMND/ Số Hồ chiều,Địa chị,Số điện thoại. Những thông tin này sẽ được quản lý khi khách còn ở khách sạn. Khách sạn có thể tra cứu, tìm những khách đã và đang sử dụng phòng. Nhân viên sẽ có thê sửa thông tin khách hàng trong trường hợp cần thiết.

O QUAN LY PHONG: Gợi ý phòng phù hợp cho khách hàng, mỗi phòng sẽ có những điểm độc đáo riêng để cho khách hàng lựa chọn. Nhân viên sẽ sử dụng tìm kiếm phòng để tìm được phòng theo mong muốn của khách hàng. Hệ thong dat phong linh hoat, dat phong nhanh, dy kién chi phi cho khach hang. Quan lý đặt phòng theo đoàn có chính sách giá linh động.

Gỗm 2 chức năng lập phiếu đăng ký và lập hóa đơn: Phiếu đăng ký bao gồm các thông tin: Mã chỉ tiết phiêu DK, mã phiêu DK mã phòng, khách hàng, số ngưới ở, ngày đến, giờ đến, phiếu đăng ký chỉ lưu thông tin ngày lập, nhân viện lập đê đễ quản lý. Khi khách hàng trả phòng nhân viện sẽ lây thông tin từ chị tiết phiêu đăng ký đề lập hóa đơn.