Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn

Việc phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn là bước khởi đầu quan trọng, xác định nền tảng cho sự thành công của một dự án công nghệ trong… 96 trang.

• Đề tài: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
• 1.1. Giới thiệu đề tài
• 1.2. Phân công công việc
• 1.3. Biểu mẫu I - Phân công công việc
• 2. CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG
• 2.1. Khảo sát thực trạng
• 2.1.1. Hoạt động nghiệp vụ
• 2.1.2. Khảo sát sơ bộ
• 2.2. Xác định yêu cầu hệ thống
• 2.2.1. Yêu cầu chức năng
• 2.2.2. Mô tả các hoạt động của hệ thống
• 2.3. Các hồ sơ, mẫu biểu
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
• 3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
• 3.2.1. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
• 3.2.2. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
• 3.2.3. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
• 3.3. Xác định các ca sử dụng (Usecase)
• 3.3.1. Tác nhân và vai trò
• 3.3.2. Xác định các ca sử dụng
• 3.3.3. Mô hình Usecase tổng quát
• 3.3.4. Mô hình Usecase chi tiết
• 3.3.4.1. Ca sử dụng “Thêm khách hàng”
• 3.3.4.2. Ca sử dụng “Xóa khách hàng”
• 3.3.4.3. Ca sử dụng “Sửa thông tin khách hàng”
• 3.3.4.4. Ca sử dụng “Tìm kiếm khách hàng”

Tóm tắt

I. Hướng dẫn phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

Việc phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn là bước khởi đầu quan trọng, xác định nền tảng cho sự thành công của một dự án công nghệ trong ngành lưu trú. Mục tiêu chính là chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ khách sạn phức tạp từ phương thức thủ công sang một nền tảng số hóa tự động và hiệu quả. Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc viết mã, mà bắt đầu từ việc khảo sát thực trạng, thấu hiểu sâu sắc các hoạt động hàng ngày tại khách sạn, từ đó xác định chính xác các yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng. Một hệ thống tốt phải giải quyết được các vấn đề cố hữu của phương pháp quản lý truyền thống như thất thoát doanh thu, sai sót dữ liệu và tốn thời gian vận hành. Tài liệu gốc đã chỉ ra rằng, nhiều khách sạn vẫn phụ thuộc vào sổ sách và Excel, dẫn đến các hạn chế lớn trong việc nắm bắt lượt khách, quản lý nhân viên và chi phí. Do đó, việc xây dựng một phần mềm quản lý khách sạn (thường gọi là hệ thống PMS - Property Management System) trở thành một lợi thế cạnh tranh thiết yếu. Quá trình phân tích bao gồm việc mô hình hóa hệ thống thông qua các công cụ như UML, cụ thể là sơ đồ use case, sơ đồ hoạt động (activity diagram), và sơ đồ lớp (class diagram). Giai đoạn thiết kế tập trung vào việc xây dựng kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng (UI/UX), đảm bảo hệ thống không chỉ mạnh mẽ về mặt logic mà còn thân thiện và dễ sử dụng cho nhân viên. Toàn bộ quy trình này tuân theo một vòng đời phát triển phần mềm (SDLC) chặt chẽ để đảm bảo chất lượng và tiến độ.

1.1. Tầm quan trọng của hệ thống PMS trong kỷ nguyên số

Trong bối cảnh ngành khách sạn ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng công nghệ không còn là một lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Một hệ thống PMS (Property Management System) hiện đại đóng vai trò như xương sống vận hành của toàn bộ khách sạn. Nó giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như quản lý đặt phòng, quản lý buồng phòng, và thanh toán và hóa đơn. Điều này giải phóng nhân viên khỏi các công việc giấy tờ, cho phép họ tập trung hơn vào việc nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Hơn nữa, hệ thống cung cấp dữ liệu chính xác và tức thời, giúp ban quản lý đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược thông qua các báo cáo doanh thu chi tiết. Việc chuyển đổi từ quản lý thủ công sang hệ thống PMS không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa công suất phòng mà còn tăng cường tính bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu tài chính của khách sạn.

1.2. Mục tiêu và phạm vi của đề tài phân tích thiết kế

Mục tiêu chính của đề tài là xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh, đáp ứng các nghiệp vụ cốt lõi của một khách sạn quy mô vừa và nhỏ. Hệ thống phải đảm bảo các chức năng cơ bản như quản lý thông tin khách hàng, quản lý tình trạng phòng, xử lý đặt phòng, check-in, check-out, quản lý dịch vụ và lập hóa đơn. Phạm vi của việc phân tích và thiết kế sẽ bao trùm toàn bộ vòng đời phát triển phần mềm (SDLC): từ khảo sát, phân tích yêu cầu, thiết kế kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu, cho đến việc lựa chọn công nghệ sử dụng để triển khai. Tài liệu gốc nhấn mạnh việc xây dựng một chương trình gọn nhẹ, dễ sử dụng cho cả nhân viên và khách hàng, không đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất. Đây là yếu tố then chốt để giải pháp có tính ứng dụng thực tiễn cao.

II. Khảo sát yêu cầu cho hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả

Giai đoạn khảo sát và xác định yêu cầu là nền tảng quyết định sự thành bại của toàn bộ dự án phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn. Mục tiêu của giai đoạn này là tìm hiểu cặn kẽ các vấn đề và khó khăn trong quy trình vận hành thực tế. Tài liệu gốc đã áp dụng các phương pháp khảo sát chuyên nghiệp như phỏng vấn trực tiếp nhân viên và ban quản lý tại 'Khách sạn HAPPY', kết hợp với việc quan sát hoạt động của lễ tân. Kết quả khảo sát cho thấy việc quản lý thủ công gây ra nhiều phức tạp, cập nhật thông tin chậm trễ, và tiềm ẩn nguy cơ mất mát dữ liệu. Từ đó, các yêu cầu của hệ thống được xác định một cách rõ ràng. Yêu cầu chức năng được định nghĩa là những gì hệ thống phải làm, ví dụ: cho phép khách hàng tra cứu phòng, hỗ trợ đặt phòng trực tuyến, quản lý dịch vụ và xuất hóa đơn. Ngược lại, yêu cầu phi chức năng mô tả cách hệ thống thực hiện các chức năng đó, bao gồm các tiêu chí về hiệu năng, tính bảo mật, tính dễ sử dụng và khả năng mở rộng trong tương lai. Việc phân loại và đặc tả chi tiết các yêu cầu này là cơ sở để xây dựng các module chức năng phù hợp và tiến hành mô hình hóa dữ liệu một cách chính xác, đảm bảo hệ thống cuối cùng đáp ứng đúng nhu cầu người dùng.

2.1. Phân tích quy trình nghiệp vụ khách sạn hiện tại

Để xây dựng một hệ thống hiệu quả, việc đầu tiên là phải hiểu rõ quy trình nghiệp vụ khách sạn. Dựa trên khảo sát, quy trình bắt đầu khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng. Bộ phận lễ tân tiếp nhận thông tin, kiểm tra tình trạng phòng trống và ghi nhận thông tin đặt phòng vào sổ hoặc file Excel. Khi khách đến nhận phòng, lễ tân tiến hành thủ tục check-in. Trong suốt thời gian lưu trú, mọi yêu cầu dịch vụ của khách đều được ghi nhận thủ công vào phiếu thuê phòng. Khi khách trả phòng, lễ tân phải tổng hợp tất cả chi phí từ tiền phòng, dịch vụ, và các chi phí phát sinh (nếu có) để lập hóa đơn. Quá trình này hoàn toàn phụ thuộc vào con người, dễ xảy ra sai sót trong tính toán và tốn nhiều thời gian, đặc biệt vào giờ cao điểm. Việc phân tích kỹ lưỡng các bước này giúp xác định các điểm nghẽn cần được tự động hóa.

2.2. Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng

Từ việc phân tích nghiệp vụ, các yêu cầu hệ thống được xác định. Về yêu cầu chức năng, hệ thống cần có các module chính: Quản lý đặt phòng (tạo, sửa, hủy đặt phòng), Quản lý buồng phòng (cập nhật trạng thái phòng: trống, bẩn, đang dọn), Quản lý khách hàng, Quản lý dịch vụ, Thanh toán và hóa đơn (tự động tính tiền, in hóa đơn), và Báo cáo doanh thu. Về yêu cầu phi chức năng, hệ thống phải đảm bảo: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho nhân viên lễ tân; Tốc độ phản hồi nhanh chóng khi tra cứu thông tin; Bảo mật cao để bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin tài chính; Hệ thống có khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu và có thể mở rộng để tích hợp thêm các tính năng mới trong tương lai.

III. Phương pháp phân tích hệ thống quản lý khách sạn với UML

Sau khi xác định yêu cầu, giai đoạn tiếp theo trong phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn là sử dụng các công cụ mô hình hóa để trực quan hóa hệ thống. Phân tích hệ thống hướng đối tượng với Ngôn ngữ Mô hình hóa Thống nhất (UML) là phương pháp phổ biến và hiệu quả. Tài liệu tham khảo đã sử dụng UML để xây dựng các biểu đồ cốt lõi, giúp đội ngũ phát triển và các bên liên quan có cùng một cái nhìn về hệ thống. Sơ đồ use case là công cụ khởi đầu, dùng để xác định các chức năng chính của hệ thống từ góc nhìn của người dùng (tác nhân). Các tác nhân chính được xác định bao gồm Khách hàng, Nhân viên Lễ tân, Nhân viên Buồng phòng, và Ban Giám đốc. Mỗi tác nhân sẽ tương tác với hệ thống thông qua một loạt các use case cụ thể như 'Đặt phòng', 'Thanh toán', 'Quản lý phòng', 'Lập báo cáo'. Từ sơ đồ use case tổng quát, các biểu đồ chi tiết hơn như sơ đồ hoạt động (activity diagram) và sơ đồ lớp (class diagram) được phát triển. Sơ đồ hoạt động mô tả luồng công việc của một chức năng cụ thể, trong khi sơ đồ lớp xác định các đối tượng, thuộc tính và mối quan hệ giữa chúng, tạo nền tảng cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Việc sử dụng UML giúp hệ thống hóa quá trình phân tích, giảm thiểu sự mơ hồ và tạo ra một bản thiết kế rõ ràng trước khi bắt đầu lập trình.

3.1. Xây dựng sơ đồ Use Case xác định chức năng hệ thống

Một sơ đồ use case tổng quát là công cụ trực quan mạnh mẽ để phác thảo phạm vi của hệ thống. Trong hệ thống quản lý khách sạn, các tác nhân chính bao gồm: Khách hàng (người thực hiện đặt phòng, yêu cầu dịch vụ), Nhân viên Lễ tân (người vận hành chính của hệ thống), và Ban Giám đốc (người xem báo cáo). Các use case chính được nhóm lại thành các gói chức năng (packages) như: Quản lý Khách hàng (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm), Quản lý đặt phòng (đặt phòng, trả phòng, thanh toán), Quản lý Nhân viên, và Quản lý Báo cáo. Việc mô hình hóa này giúp làm rõ các tương tác giữa người dùng và hệ thống, đồng thời là cơ sở để viết các kịch bản kiểm thử (test cases) sau này. Mỗi use case sau đó sẽ được mô tả chi tiết về luồng sự kiện chính, luồng phụ và các điều kiện ràng buộc.

3.2. Mô hình hóa luồng nghiệp vụ bằng sơ đồ hoạt động

Sơ đồ hoạt động (activity diagram) được sử dụng để mô tả chi tiết luồng xử lý của một nghiệp vụ phức tạp. Ví dụ, với nghiệp vụ 'Quản lý thuê phòng', sơ đồ sẽ bắt đầu từ hành động 'Đăng ký thuê phòng' của khách hàng. Hệ thống sẽ 'Kiểm tra phòng trống'. Nếu còn phòng, nhân viên sẽ 'Nhập thông tin khách hàng' và 'Lập phiếu thuê'. Nếu không, hệ thống sẽ thông báo hết phòng. Sơ đồ sẽ tiếp tục với các bước như 'Giao chìa khóa', 'Sử dụng dịch vụ', và kết thúc bằng hành động 'Thanh toán' và 'Trả phòng'. Việc vẽ các sơ đồ này cho các nghiệp vụ chính giúp đảm bảo logic nghiệp vụ được cài đặt một cách chính xác và đầy đủ, tránh bỏ sót các trường hợp xử lý.

IV. Bí quyết thiết kế cơ sở dữ liệu hệ thống quản lý khách sạn

Thiết kế cơ sở dữ liệu là trái tim của việc phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn. Một cấu trúc dữ liệu được tổ chức tốt sẽ quyết định đến hiệu năng, tính toàn vẹn và khả năng mở rộng của toàn bộ phần mềm quản lý khách sạn. Quá trình này bắt đầu bằng việc mô hình hóa dữ liệu ở mức khái niệm thông qua biểu đồ ERD (Entity-Relationship Diagram). Biểu đồ này xác định các thực thể chính như Khách Hàng, Phòng, Đặt Phòng, Hóa Đơn, Dịch Vụ, và Nhân Viên. Các mối quan hệ giữa chúng cũng được định nghĩa rõ ràng, ví dụ: một Khách Hàng có thể có nhiều Đặt Phòng; một Đặt Phòng chỉ thuộc về một Khách Hàng và liên quan đến một hoặc nhiều Phòng. Sau khi có mô hình ERD, bước tiếp theo là chuyển đổi nó thành mô hình logic, bao gồm việc thiết kế các bảng (tables), xác định các thuộc tính (columns), khóa chính (primary keys), và khóa ngoại (foreign keys) để thể hiện các mối quan hệ. Ví dụ, bảng 'DatPhong' sẽ có khóa ngoại đến bảng 'KhachHang' và bảng 'Phong'. Việc chuẩn hóa dữ liệu (normalization) cũng là một bước cực kỳ quan trọng để loại bỏ sự dư thừa và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Một thiết kế cơ sở dữ liệu tốt sẽ giúp hệ thống truy vấn nhanh chóng, dễ dàng bảo trì và phát triển các module chức năng mới trong tương lai.

4.1. Thiết kế mô hình quan hệ thực thể Biểu đồ ERD

Biểu đồ ERD là bản thiết kế tổng thể cho cơ sở dữ liệu. Các thực thể chính cần được xác định bao gồm: KHACHHANG (MaKH, HoTen, SDT, CMND), PHONG (MaPhong, LoaiPhong, TrangThai, Gia), NHANVIEN (MaNV, HoTen, ChucVu), DICHVU (MaDV, TenDV, Gia), DATPHONG (MaDatPhong, MaKH, NgayDen, NgayDi), và HOADON (MaHD, MaDatPhong, TongTien, NgayThanhToan). Các mối quan hệ quan trọng cần được xác định: một-nhiều (one-to-many) giữa KHACHHANG và DATPHONG, giữa NHANVIEN và HOADON (nhân viên lập hóa đơn); nhiều-nhiều (many-to-many) giữa DATPHONG và DICHVU (một đặt phòng có thể sử dụng nhiều dịch vụ và ngược lại), mối quan hệ này sẽ được giải quyết bằng một bảng trung gian như 'CHITIET_SUDUNG_DV'. Sơ đồ ERD giúp đảm bảo tất cả dữ liệu cần thiết đều được lưu trữ và các mối liên kết logic được thiết lập chính xác.

4.2. Triển khai thiết kế logic và vật lý cho CSDL

Từ biểu đồ ERD, mô hình logic được tạo ra bằng cách chuyển mỗi thực thể thành một bảng và mỗi thuộc tính thành một cột. Các khóa chính và khóa ngoại được định nghĩa để liên kết các bảng. Ví dụ, bảng DATPHONG sẽ có cột MaKH làm khóa ngoại, tham chiếu đến khóa chính của bảng KHACHHANG. Mô hình vật lý là bước cuối cùng, nơi các kiểu dữ liệu cụ thể (VARCHAR, INT, DATETIME, DECIMAL) được chọn cho từng cột, và các chỉ mục (indexes) được tạo ra để tăng tốc độ truy vấn. Việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu, như MySQL được đề cập trong tài liệu, cũng thuộc giai đoạn này. Một thiết kế logic và vật lý tốt sẽ đảm bảo cơ sở dữ liệu hoạt động hiệu quả và ổn định.

V. Triển khai và ứng dụng hệ thống quản lý khách sạn thực tế

Giai đoạn triển khai là quá trình hiện thực hóa bản phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn thành một sản phẩm phần mềm hoạt động được. Dựa trên tài liệu gốc, việc lựa chọn công nghệ sử dụng đóng vai trò then chốt. Nhóm phát triển đã chọn PHP làm ngôn ngữ lập trình phía server và MySQL làm hệ quản trị cơ sở dữ liệu, chạy trên môi trường XAMPP. Đây là một bộ công cụ mã nguồn mở phổ biến, giúp giảm chi phí và đẩy nhanh quá trình phát triển. Giai đoạn này tập trung vào việc lập trình các module chức năng đã được định nghĩa, bao gồm: giao diện đăng ký/đăng nhập, trang quản trị (admin dashboard), các form thêm-sửa-xóa dữ liệu cho phòng, khách sạn, nhân viên. Việc thiết kế giao diện người dùng (UI/UX) cũng cực kỳ quan trọng, đảm bảo rằng nhân viên lễ tân có thể thao tác trên hệ thống một cách nhanh chóng và trực quan. Các chức năng chính như đặt phòng online, lọc phòng theo địa chỉ, hủy đặt phòng, và thống kê doanh thu được cài đặt để đáp ứng các yêu cầu chức năng đã đề ra. Quá trình triển khai không chỉ là viết mã, mà còn bao gồm việc kiểm thử (testing) để phát hiện và sửa lỗi, đảm bảo hệ thống PMS hoạt động ổn định và chính xác trước khi đưa vào sử dụng thực tế tại khách sạn.

5.1. Lựa chọn công nghệ sử dụng và môi trường phát triển

Việc lựa chọn công nghệ sử dụng phù hợp ảnh hưởng lớn đến quá trình phát triển và bảo trì hệ thống. Tài liệu gốc đã đề xuất sử dụng PHP, một ngôn ngữ lập trình kịch bản phía máy chủ mạnh mẽ và có cộng đồng hỗ trợ lớn. Kết hợp với cơ sở dữ liệu MySQL, đây là một lựa chọn kinh tế và hiệu quả cho các ứng dụng web. Môi trường phát triển XAMPP được sử dụng để giả lập một máy chủ web cục bộ, cho phép lập trình và kiểm thử ứng dụng một cách thuận tiện trước khi triển khai lên máy chủ thật. Sự lựa chọn này phù hợp với mục tiêu xây dựng một hệ thống gọn nhẹ, không tốn nhiều chi phí đầu tư ban đầu.

5.2. Xây dựng giao diện người dùng UI UX thân thiện

Một giao diện người dùng (UI/UX) tốt là yếu tố quyết định sự chấp nhận của người dùng cuối. Giao diện cần được thiết kế sạch sẽ, bố cục rõ ràng và logic. Các chức năng thường xuyên sử dụng như kiểm tra tình trạng phòng, tạo đặt phòng mới, hay xử lý check-in phải được đặt ở vị trí dễ thấy và truy cập nhanh chóng. Tài liệu gốc đã minh họa các giao diện cho cả Client (trang chủ, chi tiết phòng, checkout) và Admin (dashboard, quản lý phòng, danh sách khách hàng). Việc thiết kế các form nhập liệu thông minh, có gợi ý và kiểm tra dữ liệu đầu vào sẽ giúp giảm thiểu sai sót của nhân viên và tăng tốc độ xử lý công việc hàng ngày, góp phần nâng cao hiệu suất chung của khách sạn.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành du lịch và dịch vụ lưu trú phát triển nhanh chóng, nhu cầu quản lý và giám sát hoạt động tại các cơ sở kinh doanh khách sạn ngày càng gia tăng. Phương thức quản lý truyền thống tại nhiều khách sạn hiện nay chủ yếu dựa vào sổ sách, giấy tờ kết hợp với phần mềm Microsoft Excel để tính toán thủ công. Cách thức vận hành này bộc lộ nhiều hạn chế thực tiễn: tốn kém thời gian quản lý, gia tăng nguy cơ thất thoát doanh thu, phát sinh chi phí vận hành, không nắm bắt kịp thời và chính xác lượt khách cũng như thời lượng lưu trú, đồng thời gây khó khăn trong công tác giám sát, điều phối nhân viên.

Trước thực trạng đó, nhóm tác giả thuộc Trường Đại học Công nghệ Đông Á đã thực hiện đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn" trong khuôn khổ bài tập lớn học phần Phân tích thiết kế hệ thống nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

1. Khảo sát thực trạng quy trình nghiệp vụ quản lý khách sạn tại cơ sở thực tế, thu thập mẫu biểu và ghi nhận các bất cập trong khâu vận hành thủ công.
2. Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống phần mềm quản lý khách sạn.
3. Phân tích và mô hình hóa hệ thống thông qua các công cụ biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu (DFD), và hệ thống biểu đồ UML (Use Case, Sequence, Collaboration, Activity, State Diagram).
4. Cài đặt thử nghiệm ứng dụng web quản lý khách sạn trên nền tảng PHP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL, đáp ứng các nhu cầu nghiệp vụ từ phía khách hàng lẫn bộ phận quản trị.

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý khách sạn bao gồm quản lý thông tin khách hàng, quản lý phòng, quản lý dịch vụ, lập hóa đơn thanh toán, quản lý nhân viên và thống kê báo cáo doanh thu.
• Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát thực tế được thực hiện tại Khách sạn HAPPY (địa chỉ: Hoài Đức, Hà Nội) với các mốc thời gian phỏng vấn và theo dõi nghiệp vụ trong tháng 2. Hệ thống phần mềm được xây dựng dưới dạng ứng dụng web chạy trên môi trường máy chủ cục bộ (Localhost).

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng các nguyên lý phân tích và thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc kết hợp với phương pháp mô hình hóa hướng đối tượng thông qua ngôn ngữ UML.

• Khung phân tích và mô hình hóa:
  • Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD): Phân rã cây chức năng quản lý tổng thể thành các nhóm nghiệp vụ cụ thể.
  • Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Mô hình hóa đường đi của dữ liệu ở các mức: mức ngữ cảnh (khung cảnh), mức đỉnh (mức 0) và mức dưới đỉnh.
  • Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML): Sử dụng biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), biểu đồ cộng tác (Collaboration Diagram), biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) và biểu đồ trạng thái (State Diagram).
• Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế:
  • Phương pháp phỏng vấn: Lập kế hoạch phỏng vấn (Biểu mẫu 2) và phiếu câu hỏi phỏng vấn trực tiếp (Biểu mẫu 3) với thời lượng 50 phút nhằm làm rõ quy trình quản lý chung, cách thức đặt phòng và phương án xử lý sự cố tài sản.
  • Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Sử dụng phiếu điều tra (Biểu mẫu 4) gồm 5 câu hỏi trắc nghiệm đánh giá tính dễ dùng, hiệu quả, tầm quan trọng của quản lý phòng, yêu cầu tốc độ xử lý và chất lượng tổng thể của hệ thống.
  • Phương pháp quan sát: Lấy mẫu theo thời gian trong vòng 1 tuần, mỗi ngày dành 1 tiếng theo dõi trực tiếp các thao tác của nhân viên lễ tân (thống kê phòng, kiểm kê tài sản, giao/nhận phòng) và hành vi của khách hàng.
• Phân công nhiệm vụ nghiên cứu trong nhóm:

Thành viên	Chức vụ	Công việc thực hiện
Phạm Tiến Đạt	Trưởng nhóm	Thiết kế, vẽ sơ đồ, cơ sở dữ liệu, trình bày văn bản Word
Nguyễn Hoàng Anh	Thành viên	Vẽ sơ đồ, bảng biểu, chỉnh sửa hoàn chỉnh văn bản Word
Hoàng Minh Ngọc	Thành viên	Điều tra thực tế, thiết lập bảng biểu
Trần Văn Hùng	Thành viên	Điều tra thực tế, vẽ sơ đồ, thiết lập bảng biểu
Trần Quang Quý	Thành viên	Lập trình mã nguồn, cài đặt chương trình

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về đề tài

Chương 1 trình bày bối cảnh chuyển đổi số trong ngành du lịch - khách sạn và tính cấp thiết của việc xây dựng ứng dụng web quản lý. Tác giả phân tích những hạn chế của phương pháp lưu trữ sổ sách và bảng tính Excel, bao gồm nguy cơ thất thoát dữ liệu, thiếu tính liên kết giữa các bộ phận, và sự khó khăn của nhà quản lý trong việc lựa chọn giải pháp phần mềm tối ưu với chi phí hợp lý. Đồng thời, chương này xác định cơ cấu phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm dự án.

Chương 2: Khảo sát thực trạng và xác định yêu cầu hệ thống

Chương này tập trung mô tả chi tiết hoạt động nghiệp vụ tại khách sạn và đánh giá hiện trạng:

• Nghiệp vụ thuê và trả phòng: Lễ tân tiếp nhận thông tin đăng ký của khách (họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, số lượng khách, số lượng và loại phòng, giá phòng, hình thức thanh toán), kiểm tra hiện trạng phòng và tiến hành bàn giao khóa.
• Nghiệp vụ dịch vụ và thanh toán: Các dịch vụ khách hàng sử dụng trong thời gian lưu trú được ghi nhận vào phiếu thuê phòng. Khi trả phòng, lễ tân kiểm tra tình trạng thiết bị, tính tiền phòng, tiền dịch vụ riêng, phí đền bù hư hỏng (nếu có), thuế và in hóa đơn tổng để khách thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử.
• Hồ sơ biểu mẫu thu thập: Đề tài chuẩn hóa 6 biểu mẫu nghiệp vụ gồm: Phân công công việc (Mẫu 1), Kế hoạch phỏng vấn (Mẫu 2), Phiếu phỏng vấn (Mẫu 3), Phiếu điều tra (Mẫu 4), Phiếu đặt phòng (Mẫu 5) và Phiếu thanh toán (Mẫu 6).
• Yêu cầu hệ thống: Hệ thống cần đáp ứng khả năng tra cứu thông tin phòng còn trống/đã đặt trên máy tính, hiển thị chi tiết trang thiết bị từng phòng, hỗ trợ đặt phòng, thanh toán, hỗ trợ dịch vụ phát sinh và cho phép cập nhật, chỉnh sửa thông tin khi có thay đổi.

Chương 3: Phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống

Chương 3 là phần trọng tâm về mặt kỹ thuật phân tích của đồ án, bao gồm:

• Phân rã chức năng: Hệ thống được chia thành 5 phân hệ chính:
  1. Quản lý khách hàng: Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin khách hàng (Tên KH, năm sinh, CMND/Hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại).
  2. Quản lý phòng: Tìm kiếm phòng, cập nhật phòng, gợi ý phòng theo tiêu chí (thời gian, loại phòng, số lượng khách), thêm/xóa phòng, lập phiếu đăng ký và lập hóa đơn.
  3. Quản lý nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên theo khu vực làm việc, chức vụ, mã phòng quản lý, trạng thái phòng.
  4. Quản lý dịch vụ: Ghi nhận dịch vụ khách sử dụng, thêm/sửa/xóa và kiểm tra danh mục dịch vụ.
  5. Thống kê báo cáo: Kiểm tra các khoản thu chi, phí phát sinh, in hóa đơn và lưu trữ hồ sơ sử dụng phòng về máy chủ.
• Xác định tác nhân và mô hình hóa Use Case: Hệ thống gồm 4 tác nhân chính: Khách hàng, Nhân viên lễ tân, Nhân viên phòng, và Ban giám đốc. Tác giả đặc tả 19 ca sử dụng chi tiết (từ UC1 đến UC19) với đầy đủ điều kiện tiên quyết, sự kiện kích hoạt, luồng sự kiện chính và các luồng sự kiện phụ (luồng A1: lỗi đăng nhập; luồng A2: không tìm thấy bản ghi dữ liệu).
• Mô hình động: Xây dựng hệ thống sơ đồ tuần tự và sơ đồ cộng tác cho 17 kịch bản nghiệp vụ; thiết lập 8 biểu đồ hoạt động (Quản lý thuê phòng, Quản lý phòng, Hoạt động lập thống kê báo cáo, Quản lý khách hàng, Quản lý tài khoản, Quản lý nhân viên, Lập hóa đơn, Quản lý thuê dịch vụ); và các biểu đồ trạng thái tương ứng.

Chương 4: Phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống (Cài đặt và triển khai)

Chương 4 mô tả môi trường công nghệ và quy trình cài đặt ứng dụng:

• Nền tảng công nghệ: Sử dụng ngôn ngữ lập trình mã nguồn mở PHP kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL, vận hành trên máy chủ web cục bộ thông qua gói phần mềm XAMPP (hỗ trợ Apache và phpMyAdmin).
• Cấu trúc giao diện hệ thống:
  • Giao diện Client (Người dùng): Gồm các màn hình Trang chủ, Chi tiết phòng, Checkout, và Thông báo đặt phòng thành công.
  • Giao diện Admin (Quản trị): Gồm màn hình Đăng nhập, Dashboard, Thêm khách sạn, Danh sách khách sạn, Thêm phòng, Danh sách phòng, Danh sách đơn nạp coin, Danh sách khách hàng, Thêm nhân viên và Danh sách nhân viên.
• Quy trình triển khai: Trình bày 7 bước thiết lập môi trường từ cài đặt XAMPP, cấu hình cơ sở dữ liệu mang tên qlks_traveloka trong phpMyAdmin, nhập mã SQL đến khởi chạy thư mục mã nguồn Nhom-4_AppQLKS trên Localhost.

---

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế theo mô hình ứng dụng web kết nối cơ sở dữ liệu quan hệ, phân định rõ ràng giữa các chức năng phía máy khách (Client) và quản trị (Admin).

Phân loại các ca sử dụng theo gói chức năng

Gói ca sử dụng	Danh sách ca sử dụng chi tiết	Tác nhân tương tác
Quản lý khách hàng	UC1: Thêm khách hàng UC2: Xóa khách hàng UC3: Sửa khách hàng UC4: Tìm kiếm thông tin	Khách hàng, Nhân viên lễ tân
Quản lý phòng	UC5: Tìm kiếm phòng / Gợi ý phòng UC6: Cập nhật phòng / Yêu cầu đặt/trả phòng UC7: Hiển thị thông tin phòng UC8: Thanh toán hóa đơn	Khách hàng, Nhân viên lễ tân, Nhân viên phòng
Quản lý nhân viên	UC9: Cập nhật phòng UC10: Tìm kiếm phòng UC11: Thêm phòng UC12: Xóa phòng	Nhân viên phòng, Nhân viên lễ tân, Ban giám đốc
Quản lý dịch vụ	UC13: Cập nhật dịch vụ UC14: Thêm dịch vụ UC15: Xóa dịch vụ UC16: Lập hóa đơn UC17: Kiểm tra dịch vụ	Nhân viên lễ tân, Khách hàng, Nhân viên phòng
Quản lý thống kê, báo cáo	UC18: Lập thống kê UC19: In báo cáo	Ban giám đốc, Nhân viên lễ tân, Nhân viên phòng

Quy trình 7 bước cài đặt và triển khai hệ thống

Hệ thống được đóng gói và triển khai trên môi trường máy chủ phát triển theo quy trình thực nghiệm sau:

1. Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng môi trường máy chủ XAMPP trên hệ điều hành.
2. Bước 2: Giải nén gói mã nguồn và chuyển toàn bộ thư mục mã nguồn vào thư mục htdocs của XAMPP.
3. Bước 3: Mở bảng điều khiển XAMPP Control Panel, khởi động hai dịch vụ Apache và MySQL.
4. Bước 4: Mở trình duyệt web, truy cập công cụ quản trị phpMyAdmin qua địa chỉ cục bộ.
5. Bước 5: Tạo mới cơ sở dữ liệu quan hệ với tên gọi chính xác: qlks_traveloka.
6. Bước 6: Điều hướng đến thẻ SQL, dán toàn bộ đoạn mã khởi tạo cấu trúc bảng và dữ liệu SQL rồi thực thi.
7. Bước 7: Truy cập đường dẫn localhost/Nhom-4_AppQLKS trên trình duyệt để kiểm tra và vận hành giao diện chương trình.

---

Kết quả và đóng góp

• Kết quả đạt được:
  • Hoàn thành đầy đủ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn từ biểu đồ phân cấp, luồng dữ liệu đến các biểu đồ UML chi tiết (19 đặc tả use case kèm luồng ngoại lệ, sơ đồ tuần tự, cộng tác, hoạt động và trạng thái).
  • Chuẩn hóa quy trình thu thập thông tin và khảo sát nghiệp vụ thực tế với 6 bộ biểu mẫu chuyên dụng.
  • Xây dựng thành công ứng dụng web với 2 phân hệ chức năng: phân hệ Client (cho phép tra cứu, xem chi tiết phòng, checkout đặt phòng) và phân hệ Admin (quản lý khách sạn, quản lý phòng, nạp coin, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên và thống kê doanh thu).
• Đóng góp của đồ án:
  • Cung cấp giải pháp phần mềm quản lý gọn nhẹ, dễ cài đặt trên nền tảng PHP/MySQL, giúp giảm thiểu chi phí đầu tư cơ sở vật chất ban đầu cho các khách sạn vừa và nhỏ.
  • Thay thế phương thức ghi chép sổ sách và bảng tính Excel thủ công, hạn chế tình trạng thất thoát doanh thu, nhầm lẫn dữ liệu và rút ngắn thời gian xử lý thủ tục đặt phòng/thanh toán của nhân viên lễ tân.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế:
  • Hệ thống mới được thử nghiệm trên môi trường máy chủ nội bộ (Localhost), chưa triển khai thực tế trên hạ tầng Internet công cộng.
  • Cơ chế thanh toán trực tuyến chưa tích hợp cổng thanh toán ngân hàng tự động (vẫn ghi nhận theo hình thức nạp coin/xác nhận nội bộ).
  • Chưa trang bị các cơ chế mã hóa và bảo mật dữ liệu nâng cao.
• Hướng phát triển tiếp theo:
  • Nâng cấp và tối ưu hóa giao diện người dùng để tăng tính tiện dụng.
  • Tích hợp trực tiếp hệ thống cổng thanh toán trực tuyến chính thức.
  • Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào việc gợi ý phòng và tối ưu hóa quy trình điều phối quản lý phòng.
  • Tăng cường các giải pháp an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu lưu trữ trên hệ thống.

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo bài tập lớn này có giá trị tham khảo thiết thực cho sinh viên các ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin, và Kỹ thuật phần mềm khi thực hiện các môn học về Phân tích thiết kế hệ thống hoặc Đồ án tốt nghiệp:

• Cung cấp mẫu kế hoạch phỏng vấn, phiếu điều tra khảo sát thực tế và quy trình lấy mẫu quan sát tại doanh nghiệp.
• Cung cấp tài liệu tham khảo hoàn chỉnh về cách thức mô hình hóa hệ thống từ biểu đồ phân cấp chức năng, DFD đến các loại biểu đồ UML có đặc tả ca sử dụng chi tiết (bao gồm cả luồng chính và luồng ngoại lệ).
• Cung cấp cấu trúc triển khai web PHP/MySQL cơ bản thông qua công cụ XAMPP.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Nhóm tác giả đã tiến hành khảo sát nghiệp vụ thực tế tại cơ sở nào và sử dụng các phương pháp gì?
Nhóm nghiên cứu đã thực hiện khảo sát tại Khách sạn HAPPY (địa chỉ: Hoài Đức, Hà Nội). Các phương pháp thu thập dữ liệu được áp dụng gồm: phỏng vấn trực tiếp theo kế hoạch (thời lượng 50 phút), điều tra bằng phiếu khảo sát 5 câu hỏi trắc nghiệm, và quan sát nghiệp vụ lễ tân trong vòng 1 tuần (mỗi ngày 1 giờ).

2. Hệ thống quản lý khách sạn gồm những tác nhân (Actors) nào tham gia tương tác?
Hệ thống xác định 4 tác nhân chính:

• Khách hàng: Người tra cứu thông tin, đặt phòng, nhận phòng, sử dụng dịch vụ và thanh toán.
• Nhân viên lễ tân: Người tiếp đón, kiểm tra và bàn giao phòng, cập nhật hồ sơ khách, ghi nhận dịch vụ và lập hóa đơn.
• Nhân viên phòng: Người quản lý thông tin phòng, vệ sinh, kiểm tra tài sản và bảo trì trang thiết bị.
• Ban giám đốc (Người quản trị): Người điều phối hoạt động kinh doanh dựa trên báo cáo thống kê, quản lý tài khoản và phân quyền nhân viên.

3. Cơ sở dữ liệu và mã nguồn của ứng dụng web được thiết lập với tên gọi nào?
Trong quá trình triển khai trên XAMPP/phpMyAdmin, cơ sở dữ liệu của hệ thống được đặt tên chính xác là qlks_traveloka và thư mục chứa toàn bộ mã nguồn ứng dụng chạy trên Localhost có tên là Nhom-4_AppQLKS.

4. Khi khách hàng trả phòng, hóa đơn thanh toán tổng hợp những khoản chi phí nào?
Phiếu thanh toán tổng hợp các thông tin chi tiết gồm: mã chi tiết hóa đơn, mã hóa đơn, mã phiếu đăng ký, số phòng, tiền phòng, tiền dịch vụ riêng, tiền phát sinh (do làm hỏng, mất thiết bị phòng nếu có), thuế, tổng số tiền thanh toán, nhân viên lập và ngày lập phiếu.

5. Khi phát sinh trường hợp thông tin đăng nhập không hợp lệ hoặc không tìm thấy dữ liệu tra cứu, hệ thống xử lý như thế nào?
Trong đặc tả use case, hệ thống xử lý qua 2 luồng sự kiện phụ:

• Luồng phụ A1 (Thông tin đăng nhập không hợp lệ): Hệ thống phát thông báo lỗi đăng nhập sai và trả về trạng thái trước đó.
• Luồng phụ A2 (Không tìm thấy bản ghi thỏa mãn điều kiện): Hệ thống phát thông báo không tìm thấy kết quả và khôi phục về trạng thái màn hình trước đó.

---

Kết luận

Bài tập lớn "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn" của nhóm tác giả Trường Đại học Công nghệ Đông Á đã hoàn thành toàn diện việc khảo sát nghiệp vụ, phân tích yêu cầu và xây dựng mô hình hóa hệ thống thông qua các công cụ chuẩn mực FDD, DFD và UML. Ứng dụng web được lập trình thử nghiệm thành công bằng ngôn ngữ PHP kết nối cơ sở dữ liệu MySQL trên môi trường XAMPP, đáp ứng các chức năng nghiệp vụ từ đặt phòng, quản lý dịch vụ đến thanh toán và thống kê. Đề tài mở ra định hướng phát triển thực tế trong tương lai thông qua việc hoàn thiện cổng thanh toán trực tuyến, tăng cường bảo mật và tích hợp trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa công tác quản trị khách sạn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương I: Tổng quan về đề tài 1. Giới thiệu đề tài. Hiện nay, hầu hết khách sạn vẫn đang sử dụng phương thức quản lý cũ đó là: sử dụng số sách, giấy tờ kết hợp với Microsoft Excel dé tính toán. Tuy nhiên, phương pháp quản lý đó lại có rất nhiều hạn chế như: mất quá nhiều thời gian để quán lý ; thất toán doanh thu, chi phí tốn kém; không thê nắm bắt được chính xác lượt khách nghỉ, thời lượng nghỉ, gặp vấn đề trong việc quản lý nhân viên.

Hiện nay, trên thị tường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn với rất nhiều tính năng với những mức giá khác nhau. Tuy nhiên, đề lựa chọn được hệ thống quản lý tối ửu nhất, phù hợp nhất với bài toán quản lý của khách sạn mính lại là điều làm cho nhà quản lý hết sức trăn trở. Sử dụng hệ thông quản lý khách sạn là giải pháp đang được rất nhiều nhà quản lý khách sạn tin tưởng sử dụng. Và việc ứng dụng công nghệ vào nghiệp vụ quản lý ngày càng phô biến và đã trở thành một lợi thế cạnh tranh hiện nay.

Phân công công việc. Thành viên Chức vụ Công việc thực hiện Phạm Tiến Đạt Trưởng nhóm Thiết kế,vẽ sơ đồ, cơ sở dit liéu,trinh bay word Nguyễn Hoàng Anh Thành viên | Vẽ sơ đồ bảng biểu, chính sửa hoàn chỉnh word Hoàng Minh Ngọc Thành viên | Điều tra thực tế, bảng biểu Trần Văn Hùng Thành viên | Điều tra thực tế, vẽ sơ đồ, bảng biểu Trần Quang Quý Thành viên | Code, cài đặt chương trình Biêu mẫu I - Phân công công việc Chương 2: Khảo sát thực trạng và xác định yêu cầu hệ thống 2. Khảo sát thực trạng. a) Hoạt động nghiệp vụ Oo Khách sạn sẽ thông kê số phòng còn trống đề và số phòng đã (đang) đặt dé thông báo cho hệ thống.

Oo Khách hàng muốn ở khách sạn phải cung cấp thông tin bao gồm: họ tên người đăng ký, địa chỉ, số điện thoại, email của khách, số lượng khách muốn thuê phòng, số lượng phòng và loại phòng, giá phòng, hình thức thanh toán. Mọi thông tin khách hàng đều được khai báo bởi bộ phận lễ tân. Sau khi đã cung cấp thông tin cho khách sạn, bộ phận lễ tân sẽ đi kiểm tra hiện trạng phòng đề tiến hàng giao phòng cho khách. Trong thời gian ở khách sạn, khách hàng có thể sử dụng các loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ.

Mọi yêu cầu sẽ do bộ phận lễ tân đảm nhiệm và đáp ứng trong phạm vi cho phép. Thông tin sử dụng dịch vụ của khách hàng được ghi nhận tại phiếu thuê phòng theo từng phòng, và được thanh toán sau khi trả phòng. Khi khách hàng trả lại phòng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợp lại các hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian khách ở khách sạn. Sau khi tông hợp xong, bộ phận lễ tân sé in ra hoa đơn tổng đề khách thanh toán.

Hình thức thanh toán có thé bang tiền mặt hoặc thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử. Nếu trường hợp khách hàng làm hỏng, mất đồ trong phòng thì bộ phận lễ tân sẽ tổng hợp lại dé có hình thức đền bù thoả đáng. Toàn bộ quá trình xử lý công việc sẽ được lưu trữ bằng giấy tờ kết hợp sử dụng excel dé quan ly, khi cần rà soát lại hay khai thác thông tin thì sẽ mang lại số lượng giấy tờ cần thiết để sử dụng. b) Khao sat sơ bộ Mục tiêu của việc kháo sát này là tìm hiểu những ván đề, khó khăn khi quản ly khách sạn,.

Phương pháp thực hiện: H Phỏng vấn Người được hỏi: Hoàng Minh Người phỏng vấn: Nguyễn Ngọc Hoàng Anh Địa chỉ: Khách sạn HAPPY, Thời gian hẹn: Thứ 3, ngày 2l tháng 2 Hoài Đức, Hà Nội. Số điện thoại: [phone]. Thời điểm bắt đầu: 8h. Thời điểm kết thúc: 9h.

Đối tượng: Các yêu câu đòi hỏi: + Đối tượng được hỏi là: Anh Nguyễn + Người được hỏi cân giới Hoàng Anh. thiệu rõ thông tin và hệ thong quan + Cần hỏi về thông tin khách sạn và cách lý chung của khách sạn. đặt phòng. Chương trình: Ước lượng thời gian: - Giới thiệu 2 phút - Tong quan vé dy an 2 phút - _ Tổng quan về phỏng vấn 2 phút - _ Chủ đề sẽ dé cap 10 phút - _ Chủ đề: câu hỏi và trả lời 30 phút - Tong hợp các nội dung chính ý | 4 phút kiên của người được hỏi Kết thúc (thỏa thuận) Dự kiến tông cộng: 50 phút Biểu mẫu 2 - Kế hoạch phỏng vấn Du án: Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn ¬ Ngày.

Người hỏi: Hoàng Minh Ngọc ~ Người được hỏi: Nguyên Hoàng Anh Câu hỏi Ghi chú 1. Hệ thông quản lý khách sạn có đảm bảo Trả lời: về tính chính xác và nhanh chóng hay Quan sát: không? 2. Hệ thông có đáp ứng đây đủ thông tnvề | Trả lời: quản lý khách sạn không? Quan sát: 3. Anh/Chị có hay thường xuyên sử dụng hệ | Trả lời: thống quản lý phòng do hệ thông quản lý Quan sát: khách sạn không? 4.

Anh/Chị xử lý thê nào khi khách hàng Trả lời: làm hỏng/ mat dé trong khach san? Quan sat: 5. Anh/Chị đánh giá hệ thông quản lý khách | T4 lời: sạn là tốt, khá hay tệ? Quan sát: (Góp ý nếu có) Đánh giá chung: Biêu mẫu 3 - Phiêu phỏng vân Phiếu điều tra quản lý thư viện Cau 1: Anh/Chi thấy hệ thống quản lý khách sạn có dễ sử dụng và hiệu quả không? A. Rất đễ sử dụng và hiệu quả B. Binh thường C.

Khó sử dụng nhưng hiệu quả D. Dễ sử dụng nhưng không hiệu quả Câu 2: Anh/Chị thấy quản lý phòng có quan trọng không? A. Rất quan trọng B. Binh thường C.

Không cần thiết Câu 3: Anh/Chị thấy hệ thống quản lý phòng có cần xử lý nhanh không? A. Binh thường C. Không cần thiết Câu 4: Anh/Chị có thấy hệ thống quán lý khách sạn có dễ dàng sử dụng với khách hàng hay không? A. Rất đễ sử dụng B.

Binh thường C. Khó sử dụng Câu 5: Ý kiến của Anh/Chị về chất lượng quản lý của hệ thông? Biểu mẫu 4 - Đi ên tra O Quan sat Phương pháp quan sát: lấy mẫu theo thời gian. - _ Đối tượng quan sát: Nhân viên lễ tân quản lý khách sạn - _ Thời gian quan sát: l tuần, mỗi ngày dành I tiếng theo dõi. - - Hoạt động của đối tượng: o_ Lễ tân quản lý khách sạn: thống kê số phòng trồng và phòng đã đặt, kiêm kê tài sản hiện tại của phòng, thực hiện thủ tục trả phòng và giao phòng cho khách hàng.

o_ Khách hàng: quy trình lấy phòng, trả phòng. H Đánh giá hiện trạng Việc quản lý hệ thông bằng những giấy tờ hay những máy móc cũ đã gây ra nhiều vấn đề phức tạp trong quản lý hệ thống của khách sạn. Nó không chỉ tổn tại nhiều yếu điểm và nhược điểm làm giảm đi hiệu suất của một hệ thống. Như việc cập nhật các thông tin về số phòng, số trang thiết bị trong phòng cần phải có một hệ thống mạnh mẽ đề xử lý nhanh chóng.

Nếu không trang bị những máy móc hiện đại mà khách sạn vẫn quán lý hệ thống bằng những công nghệ lạc hậu, lỗi thời có thể đễ gây ra những sai sót trong khâu xử lý đữ liệu hoặc nguy hiểm hơn là mắt mát dữ liệu. H Hướng giải quyết Hiện nay việc quản lý hệ thông khách sạn bằng máy tính sẽ giúp nhân viên quản lý khách sạn tăng được hiệu suất quản lý và đễ dàng kiểm soát được các thông tin cần quản lý. Hệ thông sẽ giảm bớt được mắt mát hoặc chồng chéo đữ liệu, việc lưu trữ dễ đàng, an toàn hơn. Mục tiêu đặt ra là xây dựng được một chương trỉnh gọn nhẹ với các chức năng đơn giản và không tốn nhiều về mặt đầu tư cơ sở vật chất, có thê tin học hoá hoạt động quản lý.

Đồng thời chương trình đó phải dễ dàng sử dụng đối với người dùng kể cả nhân viên lẫn khách hàng. Xác định yêu cầu hệ thống a) Yêu cầu chức năng Hệ thống quản lý khách sạn cần các chức năng như sau: H Giúp khách hàng tra cứu thông tin khách sạn, số phòng còn trống/đã đặt, giá phòng, thời gian sử dụng. trên máy tính H Cung cấp thông tin chỉ tiết từng phòng, các trang thiết bị của phòng đó. H Hỗ trợ khách hàng về thủ tục đặt phòng cũng như hình thức thanh toán.

H Có một hệ thống hỗ trợ khách hàng muốn được phục vụ thêm , khắc phục sự cố H Hỗ trợ khách hàng khi có thông tin cần được sửa, xoá, thêm. b) Mô tả các hoạt động của hệ thống H Hệ thống hoạt động gồm các chức năng: giới thiệu khách sạn, quản lý phòng còn trong/da dat, thong kê dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng H Các đối tượng tham gia hệ thông gồm: nhân viên lễ tân và khách hàng. Các hồ sơ, mẫu biéu Mẫu phiếu đặt phòng. - tae đã h x Biểu mẫu 4 -'Phiểu dã phòng Phiêu thanh toán Biểu mẫu 6 - Phiếu thanh toán Chương 3: Phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống 3.

Biểu đồ phân cấp chức năng HH Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ 1 - Biéu dé phan cap chire nang O M6 ta biéu đồ và phân tích các chức năng O QUAN LY KHÁCH HÀNG: Nhân viên sẽ thêm khách vào danh sách đăng kí phòng, mỗi khách hàng đăng ký phòng phải cung cấp các thông tin cá nhân dé khách sạn đễ dạng quản lý bao gồm: TênKH, Năm sinh, Số CMND/ Số Hồ chiều,Địa chị,Số điện thoại. Những thông tin này sẽ được quản lý khi khách còn ở khách sạn. Khách sạn có thể tra cứu, tìm những khách đã và đang sử dụng phòng. Nhân viên sẽ có thê sửa thông tin khách hàng trong trường hợp cần thiết.

O QUAN LY PHONG: Gợi ý phòng phù hợp cho khách hàng, mỗi phòng sẽ có những điểm độc đáo riêng để cho khách hàng lựa chọn. Nhân viên sẽ sử dụng tìm kiếm phòng để tìm được phòng theo mong muốn của khách hàng. Hệ thong dat phong linh hoat, dat phong nhanh, dy kién chi phi cho khach hang. Quan lý đặt phòng theo đoàn có chính sách giá linh động.

Gỗm 2 chức năng lập phiếu đăng ký và lập hóa đơn: Phiếu đăng ký bao gồm các thông tin: Mã chỉ tiết phiêu DK, mã phiêu DK mã phòng, khách hàng, số ngưới ở, ngày đến, giờ đến, phiếu đăng ký chỉ lưu thông tin ngày lập, nhân viện lập đê đễ quản lý. Khi khách hàng trả phòng nhân viện sẽ lây thông tin từ chị tiết phiêu đăng ký đề lập hóa đơn.