ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Vấn đề chung Trong ngành xâyldựng, lượng thôngltin được tạo ra từ các bên liênlquan là rất lớn, chính điềujnàyjđã tạoorajmột thách thức cho việc trao đổi các thôngltin đó. Quảnllý dựlán xâyldựng luôn luôn cần sựophốiohợp0thực0hiện0hiệujquả của nhiều bên (Chủlđầu tư, Ban quảnllý dựlán, Tư vấnlgiám sát, Tư vấnlthiết kế, Nhàlthầu,…) qua nhiều giai đoạnlcủa dựlán để thành công. Ví dụ: Ban quảnllý dự án kiểm tra, theo dõi, điều phối, giám sát công tác giám sát của tư vấnlgiám sát và tình hình thi công của nhàlthầu. Tư vấnlgiám sát, nhàlthầu làm việc với nhau, khi hai bên có sự xung đột trong công việc thì sẽ phản ánh lên ban để làm vai trò điều phối, đảm bảolcông việc hoạt động trôi chảy.
Nhóm các bên ban quảnllý dựlán, tư vấnlgiám sát và nhàlthầu chiếm lượng hoạt động chủ yếu, thường xuyên của dựlán và các công việc nhóm này liên tục, liên thông với nhau cho tới khi bànlgiao xong đưa côngltrình vào khailthác sửldụng. Một tronglnhững yếultố chính tạo nên sự thànhlcông của các dựlán là quảnllý thôngltin liênllạc, truyềnlđạt đúng cách và kịp thời cung cấp thôngltin giữa tất cả các bên liênlquan trong và ngoài dựlán. Mặc dù đã nhấn mạnh vào tầm quan trọng của truyền thông dự án nhưng có rất ít nghiên cứu xác định các yếu tố ảnh hưởng đến truyền thông dự án. Kinh nghiệm của các nhà quản lý dự án trong việc quản lý thay đổi thông tin cũng như khả năng truyền đạt thông tin rất quan trọng trong sự thành công của bất kỳ dự án nào.
HVTH: Lê Mỹ Loan MSHV: 1970714 1 Luận văn Thạc sĩ GVHD: PGS.TS Lương Đức Long Hình 1. 1 Các đơn vị liên quan tham gia vào dự án xây dựng 1.2 Xác định vấn đề nghiên cứu Quản lý giao tiếp thông tin nhằm đảm bảo việc trao đổi thông tin, hồ sơ tài liệu được hiệu quả, xuyên suốt đến đúng nơi, đúng người, đúng đơn vị giữa các thành viên nội bộ, giữalcáclbên liênlquan, giữa giai đoạn này và giai đoạn khác,… Đồng thời thể hiện rõ hơn trách nhiệm, mối quan hệ của các bên liênlquan tham gia vào dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho cáclbên thực hiện vai tṛò nhiệm vụ của ḿình để dự án được triển khai thực hiện một cách đồng bộ, nhịp nhàng, tránh chồng chéo. Người quản lý dự án giao tiếp càng tốt, dự án sẽ tiến hành tốt hơn và dễ dàng hơn [1]. Điều này khẳng định tầm quan trọng của giao tiếp.
Các nhà lãnh đạo hướng dẫn các đội thông qua giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp tốt tạo ra sự hiểu biết và tin tưởng cần thiết để khuyến khích người khác làm theo người lãnh đạo. Sự khác biệt giữa lãnh đạo như một kỹ năng giao tiếp và giao tiếp như một kỹ năng lãnh đạo được định nghĩa như sau: - Lãnh đạo như một kỹ năng để giao tiếp [2] đề cập đến việc lãnh đạo là làm những việc và nhiệm vụ bởi những người khác (nhóm dự án). Lãnh đạo liên quan HVTH: Lê Mỹ Loan MSHV: 1970714 2 Luận văn Thạc sĩ GVHD: PGS.TS Lương Đức Long đến việc ủy quyền, phối hợp và giao tiếp ở tất cả các cấp [3].
Vì vậy, lãnh đạo là một kỹjnăng để giaojtiếp. - Giaojtiếp như một kỹjnăng lãnh đạo: Một nhàilãnh đạoiphải chắcichắn rằng anhita sẽ thực hiện các nguồn lực chiếnjlược và các quyếtjđịnh, và anh ta nhất thiết phải có kỹjnăng giaottiếp tốt. Kỹ năng này là một phần tích hợp của các kỹ năng lãnh đạo. Cáctnghiên cứuttrước đâycchotthấyrrằng giao tiếpllà một yếuttố quanttrọng để dẫnnđến sựtthànhccông của các dự án.
Cácgnghiênncứu xác nhận rằng giao tiếp hiệuqquả làamột khíaccạnh của quản lýddự án được coiilà điều kiệnttiên quyếttđể quảnllý dự án thành công [4]. Do đó giao tiếp hiệu quả để kiểm soát thờiigian và chiiphí của một dựaán là rất quanttrọng. Giao tiếp hiệu quả trong ngành xây dựng là một yếuttố năngllực cốt lõi để dẫn đếnssự thànhccông củaddự án. Nhưng nó luôn làamột nhiệm vụ đầy thách thức đểtthực hiện giao tiếp hiệu quảvvì bản thân ngành xây dựng đặc trưng là phân tán, năng động, và bao gồm nhiều bên (Chủlđầultư, kháchlhàng, nhà tưlvấn, nhàlthầu, cơ quanlchức năng) dẫn đến việc giaoltiếplthôngltin trong dự án kém.
Nguyên nhân của việc thiếu thôngltin liên lạc trong dựlán xâyldựng là do sự phức tạp và manh mún - bản chất của ngành. Số lượng các bên liên quan càng nhiều thì giao tiếp sẽ càng phức tạp, vì với số lượng các bên liên quan ngày càng nhiều, các con đường và các kênh giao tiếp được kéo dài và sự phức tạp của giao tiếp sẽ tăng lên. Do đó trong các dự án có nhiều bên liên quan, cần xác định ai là người đưa thôngltin và truyền tải thôngltin và ai là người nhận thôngltin. Số lượng người mà thông điệp chuyển qua càng nhiều thì thông điệp càng có nhiều khảlnăng bị bóplméo, sai sót.
Bất kỳ ai nhận được một thông điệp sẽ giải thích nó theo quan điểm của riêng mình; và sau khi người cuối cùng nhận được thông điệp thì nó đã không còn có được những thôngltin như lúc ban đầu. Tuy nhiên hiệnnnayccó rất ít cáccnghiênncứu về lập kế hoạchltruyềnlthông, phân phối thôngltin và báoicáookết quả hoạt độngccủa một dựlán xâyldựng tại Việt Nam. HVTH: Lê Mỹ Loan MSHV: 1970714 3 Luận văn Thạc sĩ GVHD: PGS.TS Lương Đức Long Tóm lại, vấn đề quảnllý giaoltiếp thôngltin giữa các bên cần được chú ý nghiên cứu sâu hơn cũng như cần có các phương pháp và chiếnllược hiệuuquả để khắc phục nhằm nângccao hiệulsuất thànhlcông củaccác dựlán. Nhận thấy sự cần thiết của đề tài.
Vì thế tác giả quyết định chọn đề tài: “Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến Quản lý giao tiếp thông tin (Project communication) dự án xây dựng và đề xuất mô hình đánh giá mức độ hiệu quả trong Quản lý giao tiếp thông tin của dự án xây dựng” để tiến hành nghiên cứu.3 Mục tiên nghiênlcứu Xác định các nguyên nhân gây ảnh hưởng đến sự phối hợp giaoltiếp thôngltin của các đơn vị tham gia dựlán xâyldựng. Đánh giá mứclđộ ảnh hưởng và xếp hạng các nguyênlnhân này, đồng thời xác định mối liênlhệ giữa chúng với nhau. Đề xuất mô hình AHP đánh giá mứclđộ hiệulquả của quảnllý giaoltiếp thôngltin trong Dựlán xâyldựng.4 Phạm vi nghiên cứu Thời gianlnghiên cứu: Tác giả triển khai nghiên cứu từ tháng 09/2021 – 12/2021. Địa điểm nghiênlcứu: Dữlliệu được khảolsát từ các doanhlnghiệp xây dựng ở những thành phố đang phát triển mạnh, có mật độ phát triển ngành xây dựng cao, tốc độ đô thị hóa nhanh như TP Hồ ChílMinh, Bình Dương, Vũng Tàu, An Giang, đặc biệt là TP Hồ Chí Minh lớn thứ 2 của cả nước nên rất phù hợp để phản ánh bao quát các địa điểm khác trên cả nước.
Đối tượng nghiên cứu: Các nhânltố ảnhlhưởng đến Quảnllý giaoltiếp thôngltin trong Dựlán xâyldựng của các côngltrình xâyldựng. Đối tượng thu thập dữ liệu: Những chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công và quảnllý dựlán Chủdđầuttư. HVTH: Lê Mỹ Loan MSHV: 1970714 4 Luận văn Thạc sĩ GVHD: PGS.TS Lương Đức Long Bannquảnllý dựuán. Nhà thầu chính, nhàithầu phụ.
Cáciđối tượng khác tham gia vào dự án. Quan điểm nghiên cứu: Lấy ýtkiếnicủa nhữngingười cóikinh nghiệmiđể làmiquan điểm phân tích.5 Ý nghĩa của nghiênlcứu 1.1 Đóng góp về mặt học thuật Nghiên cứu này góp phần hệ thống lại các nguyên nhân ảnh hưởng đến sự phối hợp giaoltiếp thôngltin của các bên liênlquan trong dựlán xâyldựng. Đưa ra một cách đánh giá mức độ giao;tiếp của một dự;án.2 Đóng góp về mặt thực tiễn Đề tài nghiên cứu nhằm hiểu rõ các nguyên nhân tác động đến sự thành công của dựlán xâyldựng trong việc phối hợp giaoltiếp thôngltin giữa cácibêniliêntquan (Chủdđầuttư,Bannquảnllýldựián,Tưivấnjgiámjsát,Nhàithầutchính, Nhàtthầupphụ…) cùngttham giatđồng loạt vào dựtán và đưatratgiảitpháp nhằm tăng cường sự phối;hợp giaoltiếp thôngltin của các bên liên;quan (doanh nghiệp) cải thiện hiệu quả dự án cũng là mang lại hiệu/quả cho doanhlnghiệp. HVTH: Lê Mỹ Loan MSHV: 1970714 5 Luận văn Thạc sĩ GVHD: PGS.TS Lương Đức Long CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN 2.1 Các khái niệm, định nghĩa: 2.1 Khái niệm giao tiếp Giaoltiếp là hànhlđộng truyền;tải ý đồ, ý’tứ của một chủ;thể (có thể là một cá thể hay một nhóm) tới một;chủ thể khác thông;qua việc;sử dụng các dấu’hiệu, biểu tượng và các quy’tắc giao’tiếp mà cả hai’bên cùng hiểu.
Giao tiếp là sự tiếp;xúc giữa con ngườiivới con người trong cuộclsống để traolđổi tín hiệu hoặc thông tin. Giaoltiếp là sự xác lập mối quanlhệ giữa các đốiltác nhằm thỏalmãn một nhulcầu nhất định. Giaoltiếp là việc traolđổi thôngltin giữa con người và thường dẫnltới hành động cụ thể [14].2 Bản chất giao tiếp Một người gửilđến một hay nhiều ngườilnhận; một thông điệp được chuyển tải hoặc chialsẻ giữa hai hay nhiềulngười; giaoltiếp cũng liên quan đến cộnglđồng - nó chỉ cần thiết khi có nhiều hơn một người tham gia, nhưng khi đó nó lại có tầm quan trọng trong việc thực hiện tốt các chức năng của nhóm; đó là một quá trình hai chiều – việc chuyển tải thông điệp dẫn tới một số phản hồi. 1 Biểu đồ của mô hình giao tiếp Một người (người gửi) gửi thông tin đến một người khác (người nhận).
Người nhận thể hiện bằng một số cách để chứng tỏ rằng mình đã nhận được và hiểu thông điệp. Nói cách khác, nếu việc giao tiếp thành công, người nhận sẽ hiểu được thông tin một cách chính xác và có thể dẫn tới một vài dạng hành động nào đó [14]. HVTH: Lê Mỹ Loan MSHV: 1970714 6 Luận văn Thạc sĩ GVHD: PGS.TS Lương Đức Long Cách giao tiếp của mỗi người sẽ phản ánh được các vấn đề như [14]: - Tính cách bản thân – có thể quyết đoán hoặc nhút nhát; - Cảm xúc lúc đó – có thể đang tức giận, bực bội hay hạnh phúc; - Thái độ đối với người đang giao tiếp – có thể thích hoặc không tin; - Kiến thức – có thể hiểu biết rất ít hoặc rất nhiều về những gì đang nói; - Kinh nghiệm – có thể có kinh nghiệm trước đây trong các vị trí tương tự.3 Cáclkênh giaoltiếp Trong một dự án, việc giao tiếp thông tin có thể xảylra theo nhiềulhướng khác nhau tùy thuộc vàolai là người giaoltiếp [5]. - Giao tiếp xuốngldưới, tức là từ cấpltrên xuống cấpldưới – loại hình này bao gồmltừ việclhướngldẫn cônglnhân, giảilthích vềlnhững yếu tốlcơ bản của cônglviệc, đưa ralphản hồi về việclthực hiện cônglviệc và cholnhân viên mới biết nhà quảnllý/tổ chức mong chờlgì ở họ.
- Giao tiếpllên trên, nghĩa là từ cấp dưới lênlcấp trên – bao gồm việc đưa ra ý kiến phản hồi lên cấpltrên về những cảm nhận đối với cônglviệc của mình, cunglcấp ý kiến và phảnlứng đối với những gìlđã được giaoltiếp xuống. Đây cũng là cách chủ yếu đểlthông báo cho cấpltrên về những vấn đề nảy sinh và những thaylđổi cần có. - Giao tiếp hàng ngang, giữa cáclđồng nghiệp – được dùng đểlđiều phối các cônglviệc, chia sẻ thôngltin, giải quyết các vấn đề và hỗ trợ các đồnglnghiệp.