MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Trong suốt thời gian hoạt động của Đoàn Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức, từ lúc thành lập cho tói nay mọi quản lý hồ sơ, hoạt động và điểm rèn luyện cùa sinh viên, đoàn viên đều thực hiện trên file Excel và làm thủ công hoàn toàn gây ra sự thiếu chính xác, tốn công sức và thời gian, thiếu chuyên nghiệp và rất khó thống kê với dữ liệu lớn. Hiện tại, các hoạt động nghiệp vụ đang tồn đọng những bât cập như sau: • Quản lý hồ sơ sinh viên bang File Excel Tôi xin làm 1 phép thông kê nhò như sau. Trường Cao Đãng Công Nghệ Thủ Đức có khoảng 108 chi Đoàn, tức là mỗi năm thêm mới khoảng 36 chi đoàn. Như vậy mỗi năm ít nhất BCH Đoàn Trường phải quản lý mới 36 file Excel.
• Quản lý điểm danh bằng giấy hoặc bằng File Excel Tôi không phủ nhận tính xác thực cùa hoạt động điểm danh trên, nhưng theo khảo sát của tôi trong quá trình lấy yêu cầu phần mềm, một năm có khoảng 150 tới 170 hoạt động khác nhau, như vậy phải quản lý thêm ít nhất là 150 file Excel điểm danh nữa. Chưa kê tới việc 108 file Excel đăng ký tham gia hoạt động của 108 chi đoàn cho mỗi hoạt động, vị chi là 108*150 = 16200 file Excel. Giả sử các file này đều được tổng hợp lại và lưu thành một file cho mỗi hoạt động thì cũng tốn thêm 150 file Excel nữa. 1 TDC Union - Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm Đánh giá điểm rèn luyện sinh viên bằng cách cho sinh viên tự đánh giá bằng google biểu mẫu tại các phòng máy của nhà trường.
Chúng ta lại cùng làm 1 phép tính đon giản nữa. Năm học 2015 - 2016 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức có khoảng 6665 đoàn viên. Giả sử 2/3 trong số này đi tới phòng máy để đánh giá điểm rèn luyện và mỗi người đánh giá hết giờ thì chúng ta đã lãng phí đi tới 6665 giờ lao động quý báu. • Quản lý hoạt động bằng File Word.
Mỗi năm Đoàn Trường thường có khoảng 150 hoạt động thuộc vào 4 chủ đề lớn mà theo tôi khảo sát được thì chĩ được lưu vào 1 file Word bao gồm tên hoạt động thôi, còn muốn có thông tin chi tiết hoạt động thì phải tìm kiếm rất lâu bỏi vì nội dung chi tiết của hoạt động đó lại được lưu trữ ở một file Word khác. Như vậy vừa mất công mất sức mà lại không đàm bảo được là sẽ tìm ra nội dung hoạt động nữa. Tóm lại, nhu cầu bức thiết nhất hiện nay cùa Đoàn Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức là có phần mềm chuyên dụng để quản lý hồ sơ sinh viên, hoạt động và công tác đánh giá điểm rèn luyện sinh viên nhằm tránh việc quản lý hàng trăm file Excel, tránh lãng phí hàng ngàn giờ lao động quý báu.2 Mục đích của đề tài Chính vì những bất cập trên, phần mềm “Phần mềm quản lý hồ sơ, hoạt động của Đoàn Tnrờng Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức trên Windows” được thực hiện với những mục đính clìính như sau: 2 TDC Union - Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm 1. Tránh lãng phí thời gian 2.
Tránh lãng phí nhân lực 3. Công bằng, công khai điểm rèn luyện đoàn viên 4. Chính xác trong thống kê, báo cáo tình hình đoàn viên 5. Tạo phong cách chuyên nghiệp trong công tác Đoàn 6.
Giúp đoàn viên theo dõi thông tin hoạt động kịp thời và chính xác 1.3 Phạm vi nghiên cún Phạm vi nghiên cứu là quy trình và công nghệ phát triên phần mêm trên Windows.4 Định hướng phát triển của đề tài Phần mềm được định hưÓTig phát triển theo giai đoạn như sau: 1. Giai đoạn A, phát triển phần mềm quản lý hồ sơ và hoạt động của Đoàn Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức trên Windows. Giai đoạn B, phát triển phần mềm quản lý hồ sơ và hoạt động cùa Đoàn Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức trên Android, Windows Phone, Web ( chỉ các chức năng dành cho BCH Chi đoàn và Đoàn viên) 3. Giai đoạn c, cập nhật phần mềm tới khi ổn định, dự tính khoảng một năm.5 Các phần mềm quản lý công tác đoàn đã có trước đây Qua tìm hiểu cùa tôi, cũng như sự xác nhận của Đồng chí Lê Thị Kim Thanh, hiện tại đă có phần mềm quàn lý công tác đoàn cùa Thành 3 TDC Union - Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm Đoàn Thành Phố Hồ Chí Minh dành cho các Cơ sở Đoàn trực thuộc nhưng có một số bất cập sau khiến phần mềm này không khả thi: Phần mềm quá tổng quát dẫn đến xa rời tính cụ thê của Đoàn Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức, tôi đã đi dự hội thảo và xác nhận phần mềm này xa rời nghiệp vụ của Đoàn Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức Phần mềm chưa có sự tương tác của Đoàn Trường và sinh viên Phần mềm này chỉ chú trọng vào việc quản lý hồ sơ và thống kê ở mức Thành Đoàn chứ không thực tế ỏ’ mức Đoàn Trường ( nhận xét của Đồng Chí Lê Thị Kim Thanh) 1.6 Nội dung nghiên cún • Tìm hiểu sâu hơn về ngôn ngữ C# và lập trình Windows Form.
• Tìm hiểu về Devexpress, tập trung vào gridControl. • Nghiên cứu sâu cách lập trình bằng SQL. • Phân tích tài liệu, các mẫu lưu trữ thông tin cùa đoàn trường đê đưa ra các chức năng của hệ thống. • Xây dựng cơ sở dữ liệu.
• Xây dựng phần mềm. 4 TDC Union - Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm PHÀN 2. TỐNG QUAN co SỎ LÝ THUYÉT 21 Quy trình quản lý hồ SO’sinh viên, đoàn viên 2.1 Sự kiện kích hoạt quy trình • Sinh viên mới nhập học, đoàn viên mới kết nạp, đoàn viên mới bị khai trừ và các sự kiện làm thay đổi hồ sơ sinh viên • Khi ĐTCDCNTĐ cần thống kê đoàn viên, thanh niên theo các tiêu chí 2.2 Mô hình quy trình nghiệp vụ Sơ đồ 2.1-1: Mô hình quy trình nghiệp vụ nhập và thay đổi thông tin đoàn viên thanh niên Sơ đồ 2.1-2: Mô hình quy trình nghiệp vụ thống kê đoàn viên thanh niên theo các tiêu cl 2.3 Mô tả quy trình Quy trình 1: • Khi có bất cứ thay đổi vào về hồ sơ sinh viên thì ĐTCDCNTĐ nhập thêm,cập nhật thông tin sinh viên bằng 2 cách: File excel và 5 TDC Union - Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm nhập trong giao diện phần mềm bao gồm các thông tin sau: Thông tin cơ bản của sinh viên, đoàn viên, thông tin điểm học tập, văn bằng chứng chỉ, số môn thi lại, chức vụ. Quy trình 2: • Khi ĐTCDCNTĐ có nhu cầu thống kê đoàn viên, thanh niên theo các tiêu chí thì phần mềm sẽ cung cấp số liệu.2 Quy trình quản lý hoạt động và điểm rèn luyện của đoàn viên 2.1 Sự kiện kích hoạt • Khi có hoạt động mới, đăng ký, điểm danli, thống kê danh sách tham gia hoạt động.
• Khi ĐTCDCNTĐ muốn xem tình trạng điểm rèn luyện hiện tại của đoàn viên. • Xuất báo cáo điểm rèn luyện chi tiết cuối mỗi năm • Xuất báo cáo chi tiết hoạt động, văn bằng chứng chỉ đoàn viên đạt đưọc trong quá trình học tập tại trường. 6 TDC Union - Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm 2.2 Mô hình quy trình nghiệp vụ Hệ thống cập nhật điểm rèn. luyện cho sinh viên ĐTCNCNTĐ kiểm tra danh ■ sách đăng ký, tham gia Sơ đồ 2.2-1: Quy trình quản lý hoạt động và điểm rèn luyện 2.3 Mô tả quy trình • Đầu mỗi năm học, ĐTCDCNTĐ nhập danh sách các nhóm hoạt động.
• Mỗi khi có kế hoạch tổ chức một hoạt động hay một tiêu chí đánh giá đoàn thì ĐTCDCNTĐ nhập hoạt động theo 2 loại sau: 7 TDC Union - Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm 1. Loại có tổ chức, tính điểm theo tham gia ( là các hoạt động có thời gian, địa điểm diễn ra rõ ràng). Loại không tổ chức hoặc có tổ chức nhưng tính điểm cộng theo đã hoàn thành hay chưa, hoặc tính điểm theo loại hoàn thành ( là các hoạt động không có thời gian, địa điểm diễn ra). • Sau khi nhập hoạt động, ĐTCDCNTĐ có thể nhập danh sách đãng ký hoạt động bang File excel.
• Sau kill có danh sách đăng ký, ĐTCDCNTĐ nhập danh sách tham gia hoạt động bằng file excel, hệ thống tự đặt trạng thái tham gia hoạt động cho sinh viên. • ĐTCDCNTĐ kiểm tra lại danh sách sinh viên tham gia hoạt động. • Hệ thống cập nhật điểm rèn luyện cho Đoàn viên. • ĐTCDCNTĐ xem điểm rèn luyện, cập nhật diêm bounus cho đoàn viên, xuất báo cáo nếu cần.3 Quy trình quản lý đoàn phí đoàn viên 2.1 Sự kiện kích hoạt quy trình • Khi có bất cứ sự thay đổi về đoàn phí cùa đoàn viên ( đóng, đóng bổ sung, không đóng).
8 TDC Union - Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm 23.2 Mô hình quy trình quản lý đoàn viên ĐTCDCNTĐnhập danh sách đóng đoàn phí I So- đồ 2.3-1: Sơ đồ quy trình quàn lý đoàn viên 2.33 Mô tả quy trình • Mỗi đầu năm học, ĐTCDCNTĐ nhập danh sách đóng đoàn phí. • ĐTCDCNTĐ kiểm tia danh sách đóng đoàn phí. • ĐTCDCNTĐ xóa tên những đoàn viên không đóng đoàn phí 3 tháng liên tiếp. 9 TDC Union - Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm PHÀN 3.
PHẨN TÍCH THIẾT KÉ HỆ THỐNG 3.1 Mô tả yêu cầu 3.1 Phân hệ các thông tin CO'bản • Danh sách các khoa( tên khoa, mã khoa). • Danh sách các chi đoàn (tên chi đoàn, mã chi đoàn). • Danh sách các văn bằng chứng chỉ (tên chững chì, ghi chú). • Danh sách trạng thái sinh viên (Tên trạng thái, có tính điểm rèn luyện, không, có mặc định Load hay không, có hiển thị trong report hay không).
• Danh sách các loại đánh giá. • Danh sách các loại đánh giá diêm học tập. • Danh sách các loại đánh giá diêm rèn luyện. • Danh sách cấu hình đánh giá cuối cùng.
• Danh sách các loại trạng thái sinh viên. • Danh sách các loại đánh giá điểm học tập theo thang đánh giá của Phòng đào tạo.2 Phân hệ thông tin sinh viên Danh sách sinh viên (Mã sinh viên, Lớp, Tên, Trạng thái, Ngày sinh, Nơi sinh, Giới tính, Dân tộc, Tôn giáo, số điện thoại, Email, số biên nhận sổ đoàn, Ngày vào đoàn, Nơi vào đoàn). Danh sách sinh viên phải import bằng file excel và nhập bằng tay, cho phép export ra file excel, pdf.