lời mở đầu Phần 1 :Giới thiệu đề tài -hệ thống Phần 2 :Thiết kế cơ sở dữ liệu : Xác định thực thể ,sơ đồ ER ,chuẩn hoá cơ sở dữ liệu, sơ đồ ERD, phân tích ERD và tổng kết Phần 3 :Phân tích nội dung và thiết kế hệ thống ,Phân tích nội dung,Class Diagram , Mockup và giao diện phần mềm Phần 4 :Tổng kết Thời gian phát triển dự án , Mức độ hoàn thành dự án, Những khó khăn rủi do gặp phải và cách giải quyết, Kế hoạch phát triển trong tương lai T r a n g 9 | 173 6 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÂY DỰNG Ý TƯỞNG 6.1 Mục đích và cách thức khảo sát Mục đích và nội dung khảo Cách thức sát 1. Khảo sát hiện trạng của 2 1. Trực tiếp đến địa chỉ 2 nhà thuốc Bình nhà thuốc Bình An và Ngọc An và Ngọc Vân 2 Vân 2 2. Trao đổi nghiệp vụ dựa trên cách thức 2.
Những điều mong muốn bán hang trực tiếp tại cửa hàng đổi mới của 2 nhà thuốc 6.2 Khảo sát thực tế Để cho phần mềm được sát với những yêu cầu và thực tế của các cửa hàng thuốc, chúng tôi đã thực hiện việc khảo sát 2 nhà thuốc sau : Thực hiện khảo sát tại nhà thuốc Bình An có địa chỉ tại :166 Nguyễn Đổng Chi -Cầu Diễn - Nam Từ Liêm - Hà Nội Hình 1 T r a n g 10 | 173 Thực hiện khảo sát tại nhà thuốc Ngọc Vân 2 có địa chỉ tại :Số 3 Nguyễn Đổng Chi -Cầu Diễn - Nam Từ Liêm - Hà Nội Hình 2 T r a n g 11 | 173 6.3 Khảo sát hiện trạng của cửa hàng Bình An Người được phỏng vấn chú An - 0969696969 chủ cửa hang thuốc. Câu hỏi Câu trả lời Câu hỏi 1: “Thưa chú, tại sao Hiện tại cơ sở với quy mô cơ sở chỉ sử dụng phương nhỏ, với chỉ 1 cơ sở tại pháp bán hàng thủ công mà nhà.Việc quản lý diễn ra khá không sử dụng phần mềm máy ổn vì vậy chú chưa có nhu tính ?” cầu sử dụng phần mềm máy tính. Câu hỏi 2: “Thưa chú ,khi quản Khi quản lý thuốc thì cần chú ý những vấn đề sau: lý thuốc chúng ta cần quản lý • Thứ nhất về thông tin thuốc những thông tin gì của thuốc ? bao gồm tên,công Và quản lý tồn kho như nào ? dụng,thành phần chính ,hàm lượng, quy cách đóng gói ,đơn vị tính,hạn sử dụng và chống chỉ định,giá cả. • Thứ hai về quản lý tồn kho, chú thống kê số lượng tồn trong sổ tay sau mỗi ngày.
Câu hỏi 3: Thưa chú, hiện tại • Hiện tại chú sắp xếp theo thì cách sắp xếp thuốc của cửa từng kệ và phân theo các hàng mình như thế nào ,chú nhóm khác nhau. giải quyết như nào với trường • Còn về thuốc hết hạn chú sẽ hợp thuốc hết hạn ? theo dõi theo sổ tồn kho mà chú đã lập rồi để ra một vị trí riêng và sau đó chú sẽ huỷ bỏ thuốc hết hạn sau mỗi tháng. Câu hỏi 4: Thưa chú ,quy trình Chú sẽ theo dõi tồn kho nhập thuốc của cửa hàng mình hang ngày ,nếu thấy những như nào ? Có những thông tin mẫu nào lượng tồn còn ít gì chú ý ? chú sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để nhập thêm. Khi nhập thì sẽ có những vấn đề sau cần chú ý: • Số lượng,hạn sử dụng ,chất T r a n g 12 | 173 lượng hộp hang,và các thông tin cơ bản của thuốc • Chú sẽ ghi lại vào cuốn sổ nhập hàng của cửa hang theo từng đơn nhập.
Câu hỏi 5: Thưa chú ,quy trình Cửa hàng sẽ bán bán và đổi trả tại của hang thuốc theo đơn của khách hoạt động như nào ? hang đem đến hoặc sẽ tư vấn theo tình trạng sức khoẻ với những bệnh nhẹ.Nhân viên sẽ ghi chép lại những đơn thuốc đã bán vào sổ theo ngày. Về quy trình đổi trả thì chú sẽ đổi cho khách khi sản phẩm còn nguyên hộp chưa bóc hay sử dụng. Câu hỏi 6: Thưa chú,chú quản Mỗi tối chú sẽ tổng lý thu chi tại của hàng như thế hợp lại tất cả số thuốc đã bán nào ? trong cả ngày và tính toán số tiền thu được theo cuốn sổ bán hang nhân viên đã ghi rồi ghi lại và sổ thu chi chính. Hàng tháng chú sẽ tổng hợp tổng số tiền bán ra và tiền nhập hàng rồi tính ra tiền lợi nhuận trong tháng đó T r a n g 13 | 173 6.4 Khảo sát hiện trạng của cửa hàng Ngọc Vân 2 Người được phỏng vấn chị Vân - 049535349 chủ cửa hang thuốc.
Câu hỏi Câu trả lời Hiện tại chị cũng chỉ mới có 1 cơ sở và quy mô cũng không Câu hỏi 1: “Thưa chị, tại sao lớn lắm.Chị cũng đang sử dụng cơ sở chỉ sử dụng phương word và excel để quản lý chúng pháp bán hàng thủ công mà nhưng cũng muốn tìm kiếm một không sử dụng phần mềm máy phần mềm riêng để sử dụng cho tính ?” cửa hàng mà chưa đủ điều kiện và có nhiều chức năng chưa phù hợp với cửa hàng. Chị sẽ lưu các thông tin quan trọng của thuốc như là :tên Câu hỏi 2: “Thưa chị ,khi quản thuốc,thành phần,hạn sử dụng lý thuốc chúng ta cần quản lý và chống chỉ định v.v… vào 1 những thông tin gì của thuốc ? file excel. Và quản lý tồn kho như nào ? Số lượng cụ thể của từng loại chị cũng lưu luôn vào file đó, mỗi cửa hàng sẽ có 1 file riêng để lưu trữ. Dựa vào file quản lý thuốc của cửa hàng chị sẽ tiến hành liên lạc với nhà cung cấp để nhập thêm những loại thuốc chuẩn bị hết.
Câu hỏi 4: Thưa chị ,quy trình nhập thuốc của cửa hàng mình Khi nhập thì sẽ có những vấn như nào ? Có những thông tin đề sau cần chú ý: gì chú ý ? • Số lượng,hạn sử dụng ,chất lượng hộp hang,và các thông tin cơ bản của thuốc • Chị sẽ lưu lại vào mội file nhập hàng của cửa hang theo T r a n g 14 | 173 từng đơn nhập. Về hàng bán thì của hang cũng sẽ có 1 file riêng để quản lý .Nhân viên sẽ nhập đơn thuốc Câu hỏi 5: Thưa chị ,quy trình đã bán cũng như số lượng cụ bán và đổi trả tại của hang thể và tổng tiền. hoạt động như nào ? Chị sẽ đổi trả cho khách trong trường hợp khách mua trong ngày và hộp hàng còn nguyên vẹn. Câu hỏi 6: Thưa chị,chị quản Dự vào tất cả các file quản lý lý thu chi tại của hàng như thế tồn kho,bán hang và nhập hang thì cứ mỗi thánh chị sẽ tổng kết nào ? doanh thu của của hàng.5 Khảo sát mong muốn của cơ sở Câu hỏi Câu trả lời Nhà thuốc An Bình: như chú đã nói thì hiện tại cửa hàng chưa cần thiết phải sử dụng Câu hỏi 1: Trong tương lai với phần mềm nhưng sau về lâu sự gia tăng của dữ liệu bán hàng dài chú cũng muốn chuyển của cửa hàng làm cho việc quản qua sử dụng phần mềm trên lý gặp nhiều khó khăn,dễ sảy ra máy tính để giảm tải và rút sai sót trong quá trình ghi chép ngắn những khoảng thời gian sổ sách,lưu trữ excel.
Chú/chị có cho việc sổ sách.Vì vậy nếu muốn sử dụng một phần mềm được thì chú sẽ đầu tư để chuyêm biệt để quản lý việc mua một phần mềm quản lý buôn bán thuốc tây của mình trở bán thuốc cho cửa hàng. lên thuận tiện và dễ dàng hơn Nhà thuốc Ngọc Vân 2: chị không ? thấy việc quản lý các giây tờ của của hàng trên excel vẫn còn một số vấn đề bất cập và chưa được nhanh gọn có T r a n g 15 | 173 nhiều phần chị vẫn phải làm bằng tay.Nếu được chị cũng muốn có một phần mềm hỗ trợ chị không phải động tay vào các file excel của cửa hàng quá nhiều để chị dành thời gian cho việc phát triển thêm một số kế hoạch kinh doanh. Nhà thuốc An Bình: Hiện tại chú phải ghi tay quá nhiều sổ sách nên chú muốn phần mềm sẽ có chức năng quản lý danh sách thuốc như : tên ,số lượng,nhà cung cấp …lập hoá đơn lưu trữ hoá đơn bán được hàng ngày. Câu hỏi 2: Sắp tới cháu/em sẽ triển khai một phần mềm cho Nhà thuốc Ngọc Vân 2: Chị các cửa hàng bán thuốc nhỏ lẻ đang muốn phần mềm có tính ,vậy chú/chị mong muốn có một năng quản lý chi tiết thông tin phần mềm như thế nào cho phù thuốc ,vì giá thuốc thay đổi hợp với cửa hàng cửa mình ? nhiều nên cũng muốn có chức năng thay đổi trực tiếp giá từng loại thuốc.
Cuối cùng là chị muốn thống kê được doanh số của của hàng theo tháng, năm và lưu được chi tiết các phiếu thu chi ,nhập hàng , bán hàng.6 Khảo sát nghiệp vụ Mục đích : • Xác định đối tượng tham gia vào hệ thống • Xác định thông tin cần quản lý 6.1 Khảo sát nghiệp vụ quản lý thuốc Câu hỏi Câu trả lời Nhà thuốc An Bình :về quản lý thuốc thì cần chú trọng đến những thông tin quan trọng như : tên, thành phần, nhà cung cấp, hạn sử dụng, chống chỉ định, cách dùng, đơn vị tính của thuốc, giá cả Câu hỏi 1: “Thông thường chú/chị quản lý những thông tin gì của thuốc ? Nhà thuốc Ngọc Vân 2:bình thường chị sẽ lưu những thông tin chính như :tên ,hoạt chất,cách sử dụng,nhà cùng cấp,hạn sử dụng,thành phần,quy cách đóng gói và những thông tin cần thiết mà bộ y tế yêu cầu Nhà thuốc An Bình:chú có ghi chéo thông tin hạn sử dụng của từng hộp thuốc và có một vị trí riêng để chứa những loại thuốc đã hết hạn sau đó chú sẽ tiêu huỷ sau mỗi Câu hỏi 2: “cửa hàng mình thường kiểm tháng tra và xử lý thuốc hết hạn như thế nào ?” Nhà thuốc Ngọc Vân 2:chị có file ghi chép thông tin của từng loại thuốc , mỗi tuần chị sẽ kiểm tra hạn sử dụng của thuốc rồi nhắc nhân viên huỷ bỏ những loại đã hết hạn T r a n g 17 | 173 6.2 Nghiệp vụ nhập và bán thuốc Câu hỏi Câu trả lời Nhà thuốc An Bình :thường thì chú sẽ liên hệ cho các nhà cung cấp để nhập những loại thuốc cần bổ sung, khi nhận hàng chú sẽ kiểm tra kỹ những thông tin như ngày sản xuất ,hạn sử dụng tem chống hàng giả ,số lượng và giá nhập rồi mới tiến hành thanh toán cho bên cung cấp. Câu hỏi 1: Chú/chị có thể cho biết quy Nhà thuốc Ngọc Vân 2 :khi nhập trình nhập thuốc của cửa hàng mình như thuốc chị sẽ có một mẫu nhập nào không ạ ?