Tài liệu: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý mua bán

Tìm hiểu cách phân tích và thiết kế hệ thống quản lý mua bán hàng siêu thị hiệu quả, tối ưu quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Tác giả: Nguyễn Thế Phong
• Trường học: Trường Đại Học Mỏ - Địa Chất
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị
• Loại tài liệu: bài tập lớn
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái Niệm và Mục Tiêu Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống

Phân tích và thiết kế hệ thống là một quá trình quan trọng trong phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp. Dựa trên những kiến thức từ môn học Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin, phân tích hệ thống giúp các tổ chức hiểu rõ nhu cầu kinh doanh và tối ưu hóa quy trình làm việc. Mục tiêu chính của thiết kế hệ thống là tạo ra một giải pháp toàn diện cho các hoạt động quản lý như nhân viên, khách hàng, nhập xuất kho, quản lý mặt hàng và tài chính. Hệ thống quản lý bán lẻ trong siêu thị cần đáp ứng các yêu cầu về quản lý kho hàng, báo cáo doanh thu, kiểm kê hàng hoá và quản lý quầy bán. Những chức năng này giúp tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

1.1. Mục Tiêu Chính của Phân Tích Hệ Thống

Mục tiêu của phân tích hệ thống quản lý là xây dựng một giải pháp toàn diện quản lý siêu thị bao gồm: quản lý nhân viên hiệu quả, quản lý khách hàng thân thiết, quản lý nhập xuất kho hàng, quản lý mặt hàng đa dạng và quản lý tài chính thu chi. Hệ thống cần đảm bảo kiểm soát chặt chẽ lượng hàng bán lẻ và bán sỉ, cung cấp báo cáo doanh thu hàng tháng, quý và báo cáo tồn kho chính xác.

1.2. Phạm Vi và Ứng Dụng

Phạm vi thiết kế hệ thống được thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết để tổ chức dữ liệu và thiết kế mô hình cho siêu thị vừa và nhỏ. Hệ thống tập trung vào các hoạt động chính như nhập hàng vào kho, xuất hàng ra quầy, quản lý quầy bán, báo cáo doanh thu và kiểm kê hàng hoá. Ứng dụng này giúp các tổ chức lớn như Siêu thị Pico quản lý hiệu quả hàng ngàn giao dịch hàng ngày.

II. Phân Tích Hiện Trạng Hệ Thống Quản Lý Siêu Thị

Phân tích hiện trạng cho thấy siêu thị Pico là một cơ sở bán lẻ lớn với nhiều hình thức bán hàng: bán sỉ, bán lẻ và cung cấp cho các hiệu tạp hóa nhỏ. Hàng hoá nhập từ nhiều nhà cung cấp, nhà sản xuất trong và ngoài nước với đa dạng sản phẩm: quần áo, rau quả, thịt cá. Hiện trạng tin học cho thấy hệ thống hiện tại còn nhiều sai sót trong kiểm kê hàng hoá bán lẻ, đặc biệt là công việc theo dõi tồn kho không chính xác. Các hoạt động chính bao gồm nhập hàng, xuất hàng, quản lý quầy bán, báo cáo doanh thu hàng ngày và báo cáo tồn kho hàng tháng. Cần thiết phải thiết kế hệ thống quản lý hiện đại để kiểm soát lượng hàng bán sỉ lẫn bán lẻ một cách chính xác.

2.1. Quy Trình Nhập Hàng Hiện Tại

Quá trình nhập hàng hoá vào siêu thị bao gồm các bước: mặt hàng mới nhập sẽ được nhân viên tin học lưu trữ thông tin (mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính). Nguồn hàng được nhập qua đơn đặt hàng hoặc hợp đồng trao đổi với doanh nghiệp khác. Thủ kho ghi số lượng hàng nhập vào thẻ kho riêng cho mỗi mặt hàng.

2.2. Quy Trình Xuất Hàng và Quản Lý Quầy

Xuất hàng từ kho ra quầy bán thực hiện hàng ngày dựa vào tình hình bán hàng. Nhân viên bán hàng chuyển hàng từ kho và bộ phận nghiệp vụ thống kê mặt hàng nào hết hoặc còn ít để yêu cầu nhập hàng mới. Quầy bán trưng bày nhiều mặt hàng cùng chủng loại để thuận tiện cho khách hàng mua sắm.

III. Tổ Chức Cơ Cấu và Chức Năng Các Bộ Phận

Sơ đồ tổ chức siêu thị được chia thành bốn bộ phận chính: Tổ văn phòng, Tổ bảo vệ, Tổ thu ngân và Tổ quản lý. Tổ văn phòng gồm giám đốc và phó giám đốc với nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động, báo cáo doanh thu và tình hình mua bán hàng tháng, quý. Tổ bảo vệ kiểm tra an ninh siêu thị và ghi nhận hàng hoá đổi lại của khách hàng. Tổ thu ngân thực hiện bán hàng, lập hoá đơn và ghi nhận số hàng bán để báo cáo sau mỗi ca. Tổ quản lý kiểm tra chất lượng hàng hoá, theo dõi tình trạng hàng kho và báo cáo hàng hư hỏng. Tổ tin học nhập liệu và kết xuất các báo cáo cần thiết cho văn phòng.

3.1. Chức Năng Tổ Văn Phòng và Tổ Bảo Vệ

Tổ văn phòng có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc điều phối toàn bộ hoạt động siêu thị. Họ cần nắm được tình hình mua bán, doanh thu để báo cáo cho ban giám đốc hợp tác xã theo định kỳ hàng tháng, quý hoặc đột xuất. Tổ bảo vệ kiểm tra bảo vệ an ninh và ghi nhận hàng hoá đổi lại của khách hàng.

3.2. Chức Năng Tổ Thu Ngân Quản Lý và Tin Học

Tổ thu ngân bán hàng, lập hoá đơn và ghi nhận số hàng bán mỗi loại để báo cáo cho Tổ quản lý sau mỗi ca. Tổ quản lý kiểm tra chất lượng hàng hoá, nắm tình trạng hàng hoá siêu thị, báo cáo hàng hư hỏng cho tổ văn phòng. Tổ tin học thực hiện nhập liệu và kết xuất báo cáo phục vụ văn phòng.

IV. Yêu Cầu Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Tối Ưu

Hệ thống quản lý hiện đại cần đáp ứng các yêu cầu thiết kế toàn diện bao gồm: phân tích dữ liệu chi tiết, thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ, xây dựng mô hình ERD (Entity Relationship Diagram), sơ đồ ngữ cảnh hệ thống và giao diện người dùng thân thiện. Các chức năng chính phải bao gồm quản lý nhân viên, quản lý khách hàng thân thiết, quản lý nhập xuất kho, quản lý mặt hàng với thông tin chi tiết (mã vạch, giá bán, hạn sử dụng), quản lý quầy bán và tài chính. Thiết kế hệ thống cần đảm bảo độ chính xác cao trong kiểm kê hàng hoá, tính toán doanh thu tự động, cung cấp báo cáo real-time và tối ưu hóa quy trình làm việc của các bộ phận.

4.1. Yêu Cầu Về Phân Tích và Mô Hình Dữ Liệu

Phân tích yêu cầu hệ thống cần xác định các thực thể chính: Nhân viên, Khách hàng, Mặt hàng, Hoá đơn, Kho, Quầy bán, Nhà cung cấp. Thiết kế mô hình ERD phải thể hiện rõ mối quan hệ giữa các thực thể. Chuyển mô hình ERD sang mô hình quan hệ chuẩn hóa dữ liệu để tránh dư thừa và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

4.2. Yêu Cầu Về Giao Diện và Chức Năng Hệ Thống

Thiết kế giao diện phải bao gồm các Menu chính, các Form để nhập xuất dữ liệu cho từng bộ phận. Giao diện cần trực quan, dễ sử dụng cho nhân viên. Chức năng hệ thống phải hỗ trợ quản lý thông tin chi tiết các mặt hàng, kiểm soát tồn kho, tính doanh thu tự động, tạo báo cáo chi tiết và thống kê theo thời gian.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Lời mở đầu Mục lục 1. Mục tiêu, phạm vi đề tài Mục tiêu Phạm vi 2. Khảo sát Khảo sát hệ thống Phân tích hiện trạng hệ thống 3. Phân tích yêu cầu Phân tích, xử lý dữ liệu Phát hiện, mô tả thực thể Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Chuyển mô hình ERD sang quan hệ ---------------------------------------- Mô tả chi tiết cho các quan hệ 4.

Thiết kế giao diện Các Menu Mô tả các Form - 5. tài liệu tham khảo 2 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị 1. MỤC TIÊU,PHẠM VI ĐỀ TÀI 1.1 Mục tiêu Dựa vào những kiến thức đã học từ môn học Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin, đồ án sẽ phân tích hệ thống siêu thị nhằm mục đích tạo một hệ thống quản lý một siêu thị bao gồm các chức năng: +Quản lý nhân viên +Quản lý khách hàng thân thiết +Quan lý nhập, xuất khồ +Quản lý mặt hàng trong siêu thị +Quản lý tài chính thu chi của siêu thị 1.2 Phạm vi + Đồ án được thực hiện dựa trên cơ sở phạm vi môn học Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin và những mục tiêu nêu trên. + Đồ án chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết để thiết kế mô hình và tổ chức dữ liệu.

+ Do phạm vi và khả năng nên chúng em chỉ khảo sát và quản lý một siêu thị vừa và nhỏ.1 Khảo sát hệ thống Siêu thị Pico là siêu thị lớn chuyên mua bán với nhiều hình thức :bán sỉ, bán lẻ…Nguồn hàng chủ yếu do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp.Khách hàng của siêu thị là người tiêu dùng,các hiệu tạp hoá nhỏ, những siêu thị khác…Siêuthị có đa dạng các mặt hàng: quần áo,rau, quả,thit, cá…Siêu thị có quay thu ngân, quay kế toán.Vì vậy can một hệ thống quản lý để giúp cho việc quản lý siêu thị được dể dàng hơn Các hoạt động chính của siêu thị gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho ra quay, quản lý quay, báo cáo số luợng và doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho trong tháng. 2 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA SIÊU THỊ Pico. Tổ văn phòng Tổ thu ngân Tổ quản lý Tổ tin học +Tổ văn phòng: Gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động của siêu thị. Tổ phải name được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị để báo cáo lại cho ban giám đốc hợp tác xã.

Việc báo cáo được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi đột xuất theo yêu cầu của ban giám đốc. + Tổ bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh của siêu thị, ghi nhận hàng hoá đổi lại của khách hàng. +Tổ thu ngân: Thực hiện việc bán hàng và lập hoá đơn cho khách hàng đồng thời ghi nhận lại số hàng hoá bán được của mỗi loại để báo cáo cho tổ quản lý sau mỗi ca làm việc. +Tổ quản lý: Nhiệm vụ của tổ là kiểm tra chất lượng hàng hoá và name tình trạng hàng hoá của siêu thi, đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đến tay khách hàng.

Khi phát hiện hàng hư hỏng phải kịp thời báo ngay cho tổ văn phòng để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng. + Tổ tin học: Thực hiện việc nhập liệu, kết xuất các báo cáo can thiết phục vụ cho tổ văn phòng.2 Phân tích hiện trạng hệ thống a. Nhập hàng hoá + Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý, Các thông tin bao gồm: Mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính… + Nguồn hàng được nhập dưới hai hình thức: 3 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị - Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa siêu thị và nhà cung cấp. - Hợp đồng trao đổi hàng hoá giữa siêu thị với các doanh nghiệp khác.

- Hàng nhập về ,thủ kho can ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi mặt hàng đều có thẻ kho riêng. Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho can tiến hành lập thẻ kho mới. Xuất hàng hoá Nhân viên bán hàng chuyển hàng từ kho ra quay bán.

Quầy bán là mơi trưng bày nhiều mặt hàng cùng chủng loại để thuận tiện cho khách hàng mua hàng và giúp chp nhân viên bán hàng dể kiểm soát hàng hoá ở quay để bổ sung khi heat hàng. Hàng ngày, căn cứ vào tình hình bán hàng ở siêu thị, bộ phận nghiệp vụ sẽ thống kê biết để mặt hàng nào đã hết hay còn ít trong kho từ đó đưa ra yêu cầu nhập hàng mới, hoặc xuất hàng từ kho ra quầy đối với mặt hàng còn ít. Hiện trạng tin học +Siêu thị Pico là siêu thị lớn, hằng ngày số lượng hàng hoá bán ra rất lớn. Đặt biệt với hệ thống bán lẻ có nhiều sai sót trong việc kiểm kê hàng hoá, nên cần có một bộ phận tin học để dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lượng hàng bán lẻ trong ngày.

Cũng như lượng hàng bán si cũng cần một hệ thống kiểm tra về số lượng mặt hàng. Nói chung hệ thống siêu thị lớn cần một bộ phận tin học để phục vụ các nhu cầu cần thiết cho hệ thống quản lý chặt chẽ hơn. Các Mẫu phiếu: +Phiếu mua hàng: 4 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị PHIẾU MUA HÀNG Số:. Tên nhà cung cấp :.

Mã nhà cung cấp:……………………………………………………………… Địa chỉ:. Số điện thoại:. STT Mã Tên ĐVT Đơn giá Số Thành Ghi Số hàng lượng tiền chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ:. Kế toán trưởngNgày.

Cửa hàng trưởng + Thẻ kho: THẺ KHO Số:. Thẻ lập ngày. Stt Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Số Ngày nhập xuất Nhập Xuất Tồn +Phiếu đề nghị: 5 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị Số:. PHIẾU ĐỀ NGHỊ Ngày.

Stt Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Ghi chú Ngày. Phụ trách quầy +Phiếu xuất: Số:. PHIẾU XUẤT Ngày. Stt Mã số Tên hàng ĐVT Số lượng Gh chú Cửa hàng trưởng Thủ kho Người nhận +Phiếu Giao Ca: Số:.

PHIẾU GIAO CA Ngày. STT Mã số Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Tồn bán Người giao ca Người nhận ca +Hóa Đơn Bán Hàng: 6 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị BÁO CÁO DOANH THU Từ ngày. STT Mã số Tên hàng Thành tiền Tổng cộng: Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng + Báo cáo nhập xuất tồn: BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày. STT Mã số Tên Tồn đầu Nhập Xuất Tồn Ghi hàng kỳ cuối chú kỳ Kế toán trưởng Ngày.

Cửa hàng trưởng + Báo cáo thiếu hàng: BÁO CÁO THIẾU HÀNG Từ ngày. 7 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị STT Mã số Tên hàng Thiếu đầu Nhập Xuất Thiếu cuối Ghi kỳ kỳ chú Kế toán trưởng Ngày. Cửa hàng trưởng 8 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị 3. Phân tích xác định yêu cầu Mô hình BDF Bộ Phận Xậy Dựng Và Quản Lý Bán Hàng Bán hàng Quản lý Thủ kho Lập hóa đơn Xuất Thống kê bán hàng tại siêu Thống kê hàng hóa tại siêu hóa đơn thi thị Thống kê Tạo phiều nhập hàng Tạo phiếu xuất hàng +Xác định yêu cầu chức năng A.Yêu cầu chức năng nghiệp vụ 1.

Quản lý bán hàng Stt Công việc Loại Quy Biểu Ghi công định mẫu chú việc 1 Thống kê doanh thu Kết Ct1 xuất 2 Nhập thông tin nhân viên Lưu trữ 3 Tra cứu thông tin nhân viên Tra cứu 4 Nhập thông tin khách hàng Lưu trữ Qd6 5 Tra cứu thông tin khách hàng Tra cứu Qd7 6 Tra cứu hóa đơn bán hàng Tra cứu Qd2 2. Bán hàng stt Công việc Loại Quy Biểu Ghi công định mẫu chú việc 7 Lập hóa đơn bán hang Lưu trữ Qd1 Bm1 8 Xuất hóa đơn bán hàng Tra cứu 9 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị 3. Thủ kho Stt Công việc Loại Quy Biểu Gh công địn mẫu i việc h chú 9 Thông kê hàng hóa tại siêu thị Kết Qd5 xuất 10 Tạo phiều nhập hàng Kết Qd4 Bm2 xuâ t 11 Tạo phiếu xuất hàng Lưu trữ Qd3 Bm3 10 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích và thiết kế Hệ thống quản lý mua bán hàng trong siêu thị B.Yêu cầu chứ năng hệ thống Stt Nội dung Mô tả chi tiết Ghi chú 1 Phân quyền Người quản lý: Tra cứu thông tin : Khách hàng; Nhân viên Bán Hàng; Thống kê doanh thu; Tra cứu thông tin Hóa đơn Nhân viên bán hàng:lập hóa đơn,tra cứu hóa đơn,xuất hóa đơn 2 Sao lưu , Backup ,Phục Sao lưu ,back up dữ liệu vào hồi thông tin(restore) cuối ngày; hàng tháng 3 Định cấu hình thiết bị Định cấu hình máy in, … ngày giờ làm việc… 4 Báo nhắc nhở người dùng Nhắc nhở việc sao lưu hàng ngày, nhắc nhở kỳ hạn các báo cáo phải làm. Yêu cầu phí chức năng.

STT Nội dung Tiêu chuẩn Mô tả chi tiết Ghi chú 1 Tính hóa Tiến hóa Tính toán khác nhau trong đơn bán các đợt khuyến mãi hoặc ưu hàng tùy đãi với KH đợt 2 Định thời Hiệu quả Định lại thời gian tự động sao 11 Nguyễn Thế Phong Đào Việt Anh Khoa học máy tính K66 Phân tích thế kế hệ thống Bán hàng siêu thị gian sao lưu. lưu,backup 3 Kết xuất Tương thích Có thể xuất HĐ hoặc thông Hiệu CSDL tin trong CSDL ra các định suất + dạng file khác nhau,rồi bảo chuyển đến thiết bị in. mật 5 Tùy biến Hiệu suất + Có thể thêm bớt quyền hạn quyền hạn bảo mật của các user do admin quyết của các định. user 6 Quản lý Tiến hóa Cho phép thay đổi các quy QĐ và CT định và chi tiết Phân tích thế kế hệ thống Bán hàng siêu thị 1.