chương 1 Trong chương này, tác giả trình bày tổng quan về các nghiên cứu có liên quan đến hoàn thiện công tác tổ chức kế toán ở trong và ngoài nước trước đây. Thông qua tìm hiểu sơ bộ về các nghiên cứu có liên quan, tác giả xác định những vấn đề chưa được nghiên cứu, đồng thời cân nhắc, kế thừa và phát huy các nhân tố ảnh hưởng đến hoàn thiện công tác tổ chức kế toán để làm cơ sở cho mục tiêu nghiên cứu của luận văn. 13 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Lý luận chung về công tác tổ chức kế toán ở đơn vị giáo dục đào tạo 2.1 Khái niệm về công tác tổ chức kế toán Theo giáo trình Nguyên lý kế toán, Học viện Tài chính (2009): “Công tác tổ chức kế toán phải đáp ứng được việc thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc chuẩn mực trong kế toán nhằm đạt được mục tiêu tuân thủ pháp luật và thực hiện đúng các cách tính toán trong kế toán theo yêu cầu của đơn vị. Bên cạnh đó, cũng phải tổ chức một bộ máy làm kế toán sao cho hợp lý tạo được sự liên kết và phối hợp trong công việc một cách chặt chẽ giữa những người làm công tác kế toán nhằm thực hiện tối ưu nhiệm vụ.
Ngăn ngừa những hành vi làm ảnh hưởng đến tài sản của đơn vị”. Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán, trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012): “Tổ chức công tác kế toán là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị”. Công tác tổ chức kế toán là việc trao đổi qua lại giữa các đối tượng kế toán với nhau bằng sự hiểu biết về nội dung kế toán và được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng trong việc thực hiện các công việc chuyên môn về kế toán. Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý sẽ giúp cho công tác thu nhận, xử lý, hệ thống hóa toàn bộ thông tin tài chính một cách đầy đủ, kịp thời và đáng tin cậy, phục vụ cho nhà quản lý.
Do đó, kế toán có vai trò rất quan trọng trong hệ thống công tác quản lý của đơn vị. Bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công công việc hợp lý giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán. Vì vậy, vai trò quan trọng của kế toán chỉ thật sự được phát huy khi đơn vị có tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hiệu quả, bên cạnh đó phải luôn đổi mới hoàn thiện với chính sách và chế độ của đơn vị.2 Mô hình công tác tổ chức kế toán Tùy vào quy mô và đặc điểm của từng đơn vị mà có mô hình tổ chức công tác kế toán theo các hình thức khác nhau như là tổ chức công tác theo hình thức tập trung, phân tán hay là hỗn hợp (vừa tập trung, vừa phân tán). Việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung (hay còn được gọi là mô hình một cấp): là hình thức tổ chức mà toàn bộ đơn vị chỉ thành lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện hết tất cả công việc kế toán từ việc thu nhận, xử lý, ghi sổ kế toán, tổng hợp lập báo cáo của một đơn vị. Không thực hiện tổ chức bộ máy kế toán riêng ở các bộ phận trực thuộc khác, chỉ phân công nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập và hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó chuyển hết chứng từ về phòng kế toán để tổng hợp và báo cáo. Hình thức tổ chức kế toán phân tán (hay còn được gọi là mô hình hai cấp): là hình thức tổ chức mà công tác kế toán được chia thành hai cấp là phòng kế toán trung tâm và phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc. Kế toán ở cả hai cấp đều thực hiện công tác kế toán thu thập, xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng ở đơn vị mình.
Phòng kế toán trung tâm sẽ thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, thống kê tập hợp cho toàn đơn vị, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của toàn bộ phận trong đơn vị. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (hay còn được gọi là mô hình hỗn hợp): là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp đặc trưng của hai hình thức tổ chức kế toán tập trung và tổ chức kế toán phân tán. Bộ máy tổ chức theo mô hình này thành lập phòng kế toán trung tâm ở đơn vị chính, và tùy vào quy mô của các đơn vị trực thuộc mà thành lập phòng kế toán riêng cho mỗi đơn vị, nếu đơn vị trực thuộc lớn và đủ trình độ quản lý hoặc là cử nhân viên kế toán ở phòng trung tâm hướng dẫn cách hạch toán ban đầu sau đó gửi số liệu về phòng kế toán trung tâm để được xử lý và lên báo cáo tài chính cho toàn đơn vị.3 Yêu cầu và nguyên tắc của công tác tổ chức kế toán - Công tác tổ chức kế toán ở các đơn vị SNCL phải thực hiện đúng một số yêu cầu theo Điều 5 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 như sau: Một là, tổ chức kế toán phải kịp thời phản ánh đầy đủ, chính xác, nguồn tài chính, kinh phí, tài sản và tất cả mọi hoạt động phát sinh kinh tế tài chính ở đơn vị. Hai là, phải thống nhất nội dung và phương pháp tính toán giữa các chỉ tiêu tài chính với dự toán.
Ba là, đảm bảo số liệu thể hiện trên báo các tài chính phải chính xác và đáng tin cậy, để cung cấp cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết, hữu ích về tình hình tài chính tại đơn vị. - Tuân thủ theo Điều 6 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 đơn vị khi tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải tuân thủ đảm bảo các nguyên tắc như sau: + Dù đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, không phân biệt loại hình cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay tập đoàn nước ngoài thì công tác tổ chức kế toán tài chính tại đơn vị phải tuân theo đúng những quy định và chuẩn mực của kế toán. Kế toán không những là công cụ điều hành nền kinh tế quốc dân trong các cơ quan nhà nước mà nó phải là kim chỉ nam của tất cả doanh nghiệp về mặt quản lý tài chính. Do vậy, việc tổ chức kế toán tại đơn vị phải tuân theo hai đề cập ở trên, được nhấn mạnh là phải làm đúng theo quy định pháp luật và chuẩn mực về kế toán.
+ Nguyên tắt thứ hai trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị cũng không nằm ngoài mục đích thống nhất trong công tác quản lý nguồn tài chính, các cơ quan, đơn vị phải dựa trên các văn bản chính sách, chế độ, thể chế và những quy định mà nhà nước đã ban hành để đạt được mục tiêu quản lý với hiệu quả cao nhất góp phần làm tăng cường quản lý nền kinh tế của nhà nước. Bên cạnh đó, trong mỗi bước thực thi phải đảm bảo tuân thủ phù hợp theo các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các qui định của pháp luật hiện hành. + Kế toán luôn hướng con người đến những chuẩn mực và quy định cũng như nguyên tắt chung. Tuy nhiên tổ chức kế toán tài chính tại đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù của các đơn vị sự nghiệp công lập.
Tùy theo đặc trưng, đặc thù của từng cơ quan đơn vị mà công tác tổ chức kế toán sẽ được thiết lập 16 sao cho phù hợp và đảm bảo hiệu quả tối đa, nhưng phải tuân thủ theo đúng luật kế toán. + Việc xây dựng và tổ chức kế toán tại đơn vị luôn được xem xét về quy mô, văn hóa, trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ. Để tổ chức tốt công tác kế toán đòi hỏi người làm quản lý và người làm kế toán phải có trình độ chuyên môn phù hợp nhằm phát huy tối đa vai trò của kế toán đối với công tác quản lý của toàn bộ đơn vị. Ở đây muốn nhấn mạnh rằng nếu thiết lập bộ máy tổ chức công tác kế toán thì cán bộ được giao nhiệm vụ phải là người có chuyên môn cao, kinh nghiệm và tính cách phù hợp thể hiện qua thâm niên, bằng cấp và tính hiệu quả trong công tác kế toán.
+ Một tổ chức cồng kềnh sẽ là tổ chức không phát huy được tối đa tiềm năng, năng lực và hiệu quả. Do đó, muốn tổ chức công tác kế toán tốt trước tiên phải đúng, đủ, gọn gàng, dễ hiễu và tiết kiệm tối đa cho cơ quan, đơn vị. Theo xu hướng đơn vị có một tổ chức kế toán khoa học sẽ giúp cho nhà quản trị dễ dàng nhận ra những mặt tốt để phát huy và những mặt hạn chế để khắc phục và cải thiện kịp thời. Chung quy lại, một bộ máy tổ chức kế toán phải là thống nhất, tiết kiệm, khoa học và không ngừng hoàn thiện theo xu thế ngày càng phát triển của xã hội.4 Nhiệm vụ của công tác tổ chức kế toán Thực hiện đúng nhiệm vụ của công tác tổ chức kế toán là rất quan trọng, thế nên tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị HCSN nói chung, và các ĐVSNCL nói riêng phải dựa theo Điều 4 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 thực hiện tốt các nhiệm vụ sau để thể hiện được vai trò của tổ chức kế toán trong công tác quản lý và điều hành: Thứ nhất, thu thập, phản ánh, xử lý tất cả những thông tin có liên quan về nguồn kinh phí được cấp từ cơ quan cấp trên, nguồn kinh phí được tài trợ và tình hình chi tiết cụ thể sử dụng các khoản kinh phí đó như thế nào.
Thứ hai, kiểm tra chấp hành thực hiện chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách và các chế độ, chính sách của Nhà nước một cách thường xuyên.