Luận văn thạc sĩ về xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho lưu trữ trung ương đảng

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho lưu trữ trung ương đảng, phân tích và đề xuất giải pháp tối ưu hóa quản lý thông tin.

• Tác giả: Nguyễn Thị Thu Hương
• Người hướng dẫn: TS. Dương Văn Khảm
• Trường học: Đại học Quốc gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu trữ học và Tư liệu học
• Đề tài: Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu tại kho lưu trữ Trung ương Đảng
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2002
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CÁC NGUYÊN TẮC, PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ VÀ VAI TRÒ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
• 1.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu của công tác thống kê tài liệu lưu trữ
• 1.2. Nội dung và phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ
• 1.3. Vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ và thống kê tài liệu
• 1.4. Tiểu kết chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TÀI LIỆU VÀ CÔNG TÁC THỐNG KÊ TÀI LIỆU CỦA KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
• 2.1. Thành phần và nội dung tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
• 2.2. Tình hình thống kê tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
• 2.3. Hệ thống công cụ thống kê tài liệu
• 2.4. Tình hình quản lý, sử dụng và ứng dụng tin học trong công tác thống kê tài liệu
• 2.5. Tiểu kết chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG CSDL THỐNG KÊ TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
• 3.1. Đặc điểm thông tin của CSDL lưu trữ Kho Lưu trữ TW Đảng
• 3.2. Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đảng
• 3.3. Xử lý thông tin tiền máy CSDL thống kê tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
• 3.4. Kết quả xây dựng thử nghiệm CSDL Quản lý hồ sơ lưu trữ
• Phụ lục

Tóm tắt

I. Giới thiệu về cơ sở dữ liệu lưu trữ

Cơ sở dữ liệu (cơ sở dữ liệu) là nền tảng quan trọng cho việc quản lý và lưu trữ thông tin. Trong bối cảnh hiện đại, việc xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu cho kho lưu trữ (kho lưu trữ) Trung ương Đảng là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu. Hệ thống này không chỉ giúp tổ chức thông tin một cách khoa học mà còn hỗ trợ việc tra cứu và khai thác tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ đã trở thành xu hướng tất yếu, giúp cải thiện quy trình quản lý tài liệu và nâng cao chất lượng phục vụ. Theo đó, việc xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu lưu trữ sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho công tác nghiên cứu và phát triển tài liệu lưu trữ của Đảng.

1.1. Tầm quan trọng của việc xây dựng cơ sở dữ liệu

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho kho lưu trữ Trung ương Đảng không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu mà còn góp phần vào việc bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Hệ thống này sẽ giúp các cơ quan lưu trữ có thể quản lý và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả hơn. Đặc biệt, trong bối cảnh thông tin ngày càng phong phú và đa dạng, việc có một hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ sẽ giúp các nhà nghiên cứu và cán bộ lưu trữ dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết. Hệ thống này cũng sẽ hỗ trợ việc thống kê và phân tích tài liệu, từ đó đưa ra những quyết định quản lý chính xác hơn.

II. Phân tích thực trạng công tác lưu trữ

Thực trạng công tác lưu trữ tại kho lưu trữ Trung ương Đảng hiện nay cho thấy nhiều vấn đề cần được giải quyết. Việc quản lý tài liệu chủ yếu vẫn dựa vào các phương pháp thủ công, dẫn đến khó khăn trong việc truy cập và sử dụng tài liệu. Hệ thống công cụ thống kê hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý thông tin, gây khó khăn trong việc tra cứu tài liệu. Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thống kê tài liệu vẫn còn hạn chế. Do đó, việc xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu là cần thiết để cải thiện tình hình này. Hệ thống này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các nhà nghiên cứu và cán bộ lưu trữ.

2.1. Những tồn tại trong công tác lưu trữ

Một trong những tồn tại lớn nhất trong công tác lưu trữ hiện nay là việc thiếu hụt thông tin và công cụ quản lý. Các tài liệu lưu trữ chưa được tổ chức một cách khoa học, dẫn đến việc khó khăn trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin. Hệ thống thống kê tài liệu hiện tại không đủ mạnh để đáp ứng nhu cầu quản lý và sử dụng tài liệu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế, chưa tạo ra được một hệ thống thông tin tự động hóa hiệu quả. Do đó, việc xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu là một giải pháp cần thiết để khắc phục những tồn tại này.

III. Đề xuất xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu

Để khắc phục những tồn tại trong công tác lưu trữ, việc xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu là rất cần thiết. Hệ thống này sẽ bao gồm các chức năng quản lý tài liệu, thống kê và tra cứu thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống sẽ giúp tự động hóa quy trình quản lý tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ. Hệ thống cơ sở dữ liệu này sẽ được thiết kế dựa trên các yêu cầu thực tiễn của kho lưu trữ Trung ương Đảng, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài liệu. Đồng thời, việc xây dựng hệ thống này cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu và phát triển tài liệu lưu trữ của Đảng.

3.1. Các bước thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu

Quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài liệu sẽ được thực hiện qua nhiều bước. Đầu tiên, cần tiến hành khảo sát thực trạng công tác lưu trữ và thống kê tài liệu hiện tại. Tiếp theo, xác định các yêu cầu và nội dung cần thiết cho hệ thống cơ sở dữ liệu. Sau đó, thiết kế hệ thống và tiến hành thử nghiệm để đảm bảo tính khả thi. Cuối cùng, triển khai hệ thống vào thực tiễn công tác lưu trữ, đồng thời tổ chức đào tạo cho cán bộ lưu trữ để sử dụng hiệu quả hệ thống mới. Việc thực hiện đúng các bước này sẽ giúp đảm bảo hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Công tác lưu trữ và thống kê tài liệu đóng vai trò then chốt trong quản lý thông tin và phục vụ nghiên cứu lịch sử, đặc biệt tại các kho lưu trữ quan trọng như Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Theo ước tính, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng hiện quản lý hơn 80 phông và sưu tập tài liệu, trong đó gần 60 phông thuộc tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, với gần 10.000 cặp tài liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, công tác thống kê tài liệu tại đây vẫn còn nhiều hạn chế, chủ yếu do phương pháp thủ công và hệ thống công cụ thống kê chưa đồng bộ, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu trong bối cảnh phát triển công nghệ thông tin hiện nay.

Mục tiêu nghiên cứu là xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) thống kê tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng nhằm tự động hóa công tác thống kê, nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ khai thác tài liệu. Nghiên cứu tập trung vào tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) trong phạm vi kho lưu trữ, không bao gồm tài liệu nghe nhìn hay tài liệu khoa học kỹ thuật. Thời gian nghiên cứu chủ yếu tập trung vào giai đoạn từ khi thành lập Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đến những năm đầu thế kỷ XXI, với phạm vi địa lý tại Hà Nội.

Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp một hệ thống CSDL toàn diện, giúp quản lý chính xác số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu, đồng thời hỗ trợ tra cứu nhanh chóng, chính xác, góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ và thống kê tài liệu trong bối cảnh hội nhập và phát triển công nghệ thông tin.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên nền tảng tư tưởng của Chủ nghĩa Mác - Lênin và lý luận lưu trữ học Mác-xít, kết hợp với các nguyên tắc và phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ hiện đại. Hai lý thuyết trọng tâm được áp dụng gồm:

1. Nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ: Bao gồm nguyên tắc tập trung thống nhất, nguyên tắc thống nhất với công tác bảo quản, và nguyên tắc bảo mật số liệu thống kê. Các nguyên tắc này đảm bảo tính chính xác, nhất quán và bảo mật trong quản lý tài liệu.

2. Mô hình ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ: Tập trung vào việc xây dựng hệ thống CSDL, xử lý thông tin tiền máy, và tự động hóa các quy trình thống kê tài liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tra cứu.

Các khái niệm chính bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, đơn vị thống kê (hồ sơ, phông lưu trữ, đơn vị bảo quản), công cụ thống kê (sổ nhập, sổ xuất, phiếu phông, mục lục hồ sơ), và hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hệ thống để phân tích tổng thể các yếu tố liên quan đến công tác thống kê tài liệu lưu trữ. Phương pháp phân tích chức năng được áp dụng để xác định các chức năng cần thiết của hệ thống CSDL. Phương pháp so sánh được sử dụng để đối chiếu thực trạng công tác thống kê truyền thống với các giải pháp ứng dụng tin học hiện đại.

Nguồn dữ liệu chính bao gồm: tài liệu lưu trữ thực tế tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, các công cụ thống kê hiện có, các văn bản pháp luật liên quan như Quyết định 20-QĐ/TW (1987), Pháp lệnh lưu trữ quốc gia (2001), và các báo cáo, đề tài nghiên cứu về ứng dụng tin học trong lưu trữ. Cỡ mẫu nghiên cứu là toàn bộ hệ thống tài liệu và công cụ thống kê của Kho, với hơn 80 phông và gần 10.000 cặp tài liệu được khảo sát.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 1987 đến đầu những năm 2000, tập trung vào quá trình hình thành, phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thống kê tài liệu tại Kho.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Hệ thống công cụ thống kê truyền thống còn nhiều hạn chế: Kho Lưu trữ Trung ương Đảng hiện có các công cụ như sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu, danh sách phông, phiếu phông, mục lục hồ sơ và báo cáo tổng hợp. Tuy nhiên, các công cụ này chưa đồng bộ, nhiều thông tin bị trùng lặp, cập nhật thủ công mất nhiều thời gian và công sức. Ví dụ, sổ nhập tài liệu chỉ ghi nhận số cặp và đơn vị bảo quản mà chưa có thông tin chi tiết về số lượng tờ, trang, gây khó khăn trong thống kê chính xác.

2. Khối lượng tài liệu lớn và đa dạng: Với hơn 85 phông và sưu tập tài liệu, gần 10.000 cặp tài liệu, tài liệu thuộc nhiều loại hình như văn bản hành chính, tài liệu cá nhân, tài liệu nghe nhìn, tài liệu lịch sử Đảng, việc quản lý và thống kê thủ công không đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện đại. Tỷ lệ phông tài liệu thuộc tổ chức Đảng chiếm gần 70%, cho thấy tính đặc thù và quan trọng của nguồn tài liệu này.

3. Ứng dụng tin học trong thống kê tài liệu còn hạn chế: Mặc dù đã có một số đề tài nghiên cứu và ứng dụng bước đầu, nhưng việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu lưu trữ tại Kho vẫn chưa hoàn chỉnh, chưa có quy trình xử lý thông tin tiền máy cụ thể và chưa đáp ứng được yêu cầu tự động hóa toàn diện. So với các nước trong khu vực và thế giới, công tác này còn chậm và thiếu đồng bộ.

4. Vai trò quan trọng của CSDL thống kê tài liệu: Việc xây dựng hệ thống CSDL giúp nhập liệu một lần nhưng sử dụng cho nhiều quá trình xử lý, tra cứu nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Các biểu mẫu thống kê tự động hóa được thiết kế giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn, đồng thời hỗ trợ tra cứu thông tin xuyên phông, phục vụ nghiên cứu lịch sử và quản lý tài liệu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trong công tác thống kê tài liệu là do phương pháp thủ công truyền thống, thiếu sự đồng bộ trong hệ thống công cụ thống kê và chưa tận dụng hiệu quả công nghệ thông tin. So với các nghiên cứu và ứng dụng tại các nước xã hội chủ nghĩa trước đây như Liên Xô, CHDC Đức, và các nước Đông Nam Á như Singapore, Malaysia, Philippines, công tác ứng dụng tin học trong thống kê tài liệu tại Việt Nam còn nhiều điểm cần cải thiện.

Việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và hội nhập quốc tế. Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ thống kê số lượng phông theo năm, tỷ lệ tài liệu theo loại hình, hoặc bảng tổng hợp số liệu nhập xuất tài liệu, giúp minh họa rõ ràng quá trình biến động và quản lý tài liệu.

Kết quả nghiên cứu cũng khẳng định vai trò thiết yếu của việc bảo mật số liệu thống kê, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ trong quản lý tài liệu.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng và triển khai hệ thống CSDL thống kê tài liệu tự động hóa: Thiết kế hệ thống CSDL đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nhập liệu, xử lý thông tin tiền máy, và xuất báo cáo thống kê theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ. Mục tiêu giảm thời gian cập nhật dữ liệu xuống dưới 50% so với phương pháp thủ công hiện tại. Chủ thể thực hiện là Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, với lộ trình hoàn thành trong vòng 2 năm.

2. Đào tạo nâng cao năng lực tin học cho cán bộ lưu trữ: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ và thống kê tài liệu, nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý và CSDL. Mục tiêu đạt 80% cán bộ lưu trữ thành thạo công nghệ thông tin trong 1 năm.

3. Hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê truyền thống và tích hợp với CSDL: Rà soát, chuẩn hóa các công cụ thống kê hiện có như sổ nhập, phiếu phông, mục lục hồ sơ để đảm bảo tính nhất quán, đồng bộ và dễ dàng tích hợp vào hệ thống CSDL. Chủ thể thực hiện là các phòng nghiệp vụ của Kho, hoàn thành trong 12 tháng.

4. Tăng cường bảo mật và quản lý quyền truy cập dữ liệu: Xây dựng các chính sách và giải pháp kỹ thuật bảo vệ dữ liệu thống kê, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin nhà nước. Mục tiêu thiết lập hệ thống phân quyền truy cập và mã hóa dữ liệu trong vòng 6 tháng.

5. Mở rộng ứng dụng hệ thống CSDL ra các kho lưu trữ cấp dưới: Sau khi triển khai thành công tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, tiến hành nhân rộng hệ thống CSDL thống kê tài liệu đến các kho lưu trữ cấp tỉnh, thành phố nhằm đồng bộ hóa công tác thống kê trên toàn quốc. Lộ trình dự kiến 3-5 năm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Cán bộ quản lý và nhân viên các kho lưu trữ Trung ương và địa phương: Giúp hiểu rõ về nguyên tắc, phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ và cách ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

2. Nhà nghiên cứu và học viên ngành lưu trữ học, quản trị văn phòng: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu, phương pháp xử lý thông tin tiền máy và ứng dụng tin học trong lưu trữ.

3. Các chuyên gia công nghệ thông tin làm việc trong lĩnh vực quản lý dữ liệu và phát triển phần mềm lưu trữ: Tham khảo để thiết kế các giải pháp phần mềm phù hợp với đặc thù nghiệp vụ lưu trữ và thống kê tài liệu.

4. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và văn thư: Hỗ trợ xây dựng chính sách, quy định và hướng dẫn nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ, đồng thời định hướng phát triển công nghệ thông tin trong ngành lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Thống kê tài liệu lưu trữ là gì và tại sao nó quan trọng?
   Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình xác định số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong kho lưu trữ. Nó giúp quản lý chính xác tài liệu, phục vụ tra cứu và nghiên cứu lịch sử. Ví dụ, tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, thống kê giúp kiểm soát gần 10.000 cặp tài liệu, đảm bảo hiệu quả quản lý.

2. Các công cụ thống kê truyền thống gồm những gì?
   Bao gồm sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu, danh sách phông, phiếu phông, mục lục hồ sơ và báo cáo tổng hợp. Mỗi công cụ có vai trò riêng nhưng thường có thông tin trùng lặp, gây khó khăn khi cập nhật thủ công.

3. Tại sao cần ứng dụng công nghệ thông tin trong thống kê tài liệu lưu trữ?
   Ứng dụng tin học giúp tự động hóa nhập liệu, xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức. Ví dụ, tra cứu thông tin trên máy tính nhanh hơn nhiều so với phương pháp thủ công, đặc biệt khi xử lý dữ liệu xuyên phông.

4. Hệ thống CSDL thống kê tài liệu cần có những tính năng gì?
   Phải cho phép nhập liệu một lần, xử lý thông tin tiền máy, tra cứu nhanh, xuất báo cáo đa dạng, bảo mật dữ liệu và phân quyền truy cập. Hệ thống cũng cần tích hợp các công cụ thống kê truyền thống để đảm bảo tính nhất quán.

5. Làm thế nào để bảo mật số liệu thống kê tài liệu lưu trữ?
   Bảo mật được thực hiện qua chính sách quản lý, phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm bảo vệ thông tin nhạy cảm trong tài liệu lưu trữ.

Kết luận

• Luận văn đã thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu lưu trữ truyền thống tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng một cách toàn diện, đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác.
• Xây dựng quy trình xử lý thông tin tiền máy giúp nhập liệu chính xác, tra cứu và thống kê nhanh chóng, thay thế công cụ thống kê truyền thống.
• Thiết kế biểu mẫu thống kê tự động hóa hỗ trợ quản lý tài liệu hiệu quả, góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ Đảng.
• Nghiên cứu làm rõ vai trò và nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ, đồng thời khẳng định tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này.
• Đề xuất các giải pháp cụ thể về xây dựng hệ thống CSDL, đào tạo nhân lực, hoàn thiện công cụ thống kê và bảo mật dữ liệu, với lộ trình triển khai rõ ràng.

Tiếp theo, cần triển khai xây dựng phần mềm quản lý dựa trên hệ thống CSDL đã thiết kế, đồng thời tổ chức đào tạo và nhân rộng ứng dụng tại các kho lưu trữ khác. Mời các cơ quan lưu trữ và chuyên gia công nghệ thông tin phối hợp để hiện thực hóa các giải pháp này, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và thống kê tài liệu tại Việt Nam.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 gồm có các mục sau: 1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu của công tác thống kê tài liệu lưu trữ. Nội dung và phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ. Vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ và thống kê tài liệu.

Cùng với chương 2, các thông tin của chương này sẽ là cơ sở khoa học, quyết định việc xây dựng hệ CSDL thống kê tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Chƣơng 2: Tình hình tài liệu và công tác thống kê tài liệu của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Chương này phân tích hệ thống tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng trên các phương diện: phạm vi thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ, thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ trong Kho. Trên cơ sở phân tích hệ thống công cụ thống kê hiện có, những mặt được và tồn tại của hệ thống công cụ thống kê và kết quả quá trình ứng dụng tin học trong thống kê 15 z của Kho, khẳng định vai trò của công tác thống kê tài liệu và việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác này trong quản lý tài liệu, những vấn đề đặt ra trong ứng dụng cần tiếp tục giải quyết.

Chương 2 gồm có các mục sau: 2. Thành phần và nội dung tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Tình hình thống kê tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Hệ thống công cụ thống kê tài liệu.

Tình hình quản lý, sử dụng và ứng dụng tin học trong công tác thống kê tài liệu. Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Đây là một trong những vấn đề cốt lõi của luận văn. Trên cơ sở phân tích hệ thống tài liệu và công cụ thống kê hiện có của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đã được phân trích ở chương 2, tác giả sẽ đưa ra những vấn đề có liên quan đến việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu: mục đích, yêu cầu của việc xây dựng CSDL, xác định các CSDL cụ thể trong hệ thống CSDL thống kê của Kho.

Từ đó, xác định các nội dung thông tin cần được xử lý trong từng CSDL trên các mặt: yêu cầu xử lý thông tin đầu vào như bổ sung và hoàn chỉnh thông tin cho các công cụ thống kê, xác định các yêu cầu đầu ra của CSDL, xác định cấu trúc các trường trong biểu ghi và hướng dẫn biên mục biểu ghi nhập dữ liệu. Kết quả cuối cùng là xây dựng được hệ thống CSDL thống kê quản lý tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng tương đối toàn diện, thống nhất, có thể phục vụ kịp thời, đầy đủ và chính xác các yêu cầu quản lý và khai thác thông tin trong dữ liệu được nhập. 16 z Chương 3 bao gồm các mục sau: 3. Đặc điểm thông tin của CSDL lưu trữ Kho Lưu trữ TW Đảng.

Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống CSDL thống kê tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Xử lý thông tin tiền máy CSDL thống kê tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Kết quả xây dựng thử nghiệm CSDL Quản lý hồ sơ lưu trữ. Trong phần Phụ lục, ngoài các mẫu sổ sách thống kê truyền thống của Kho lưu trữ Trung ương Đảng, biểu mẫu đầu ra được thiết kế cho các CSDL thống kê, chúng tôi sẽ trình bày một số sản phẩm qua ứng dụng thử nghiệm bước đầu của CSDL quản lý hồ sơ, với các dữ liệu có thật, thông qua một phần mềm tự chọn, tra tìm và thống kê một vài kết quả theo các yêu cầu đầu ra của CSDL, như kết quả tra tìm theo phông, theo chuyên đề, tổng hợp số liệu tài liệu trong phông,.

nhằm chứng minh tính khả thi của CSDL. Luận văn này hoàn thành ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân còn có sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phòng Trung ương Đảng, các đồng chí lãnh đạo và bạn bè đồng nghiệp tại Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng, đặc biệt sự giúp đỡ nhiệt tình, chu đáo của T. Nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc đối với mọi sự giúp đỡ quý báu đó. Tác giả 17 z Chƣơng 1 CÁC NGUYÊN TẮC, PHƢƠNG PHÁP THỐNG KÊ VÀ VAI TRÒ CỦA ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.

Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc của công tác thống kê tài liệu lƣu trữ 1. Khái niệm Để hiểu về vai trò của thống kê tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ, trước hết, chúng ta cần phân biệt khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ và thống kê công tác lưu trữ. Hiện tại trong các tài liệu chuyên ngành lưu trữ còn nhiều định nghĩa chưa thống nhất và chưa chuẩn xác về hai khái niệm này. Trong sách "Công tác lưu trữ Việt Nam" xuất bản năm 1987, khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ là việc "áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm 18 z được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ" [12, 173].

Tương tự như vậy, Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 1992 cũng đã định nghĩa thống kê tài liệu lưu trữ là "quá trình ghi chép số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong các lưu trữ" [13, 77]. Trong cuốn "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của tập thể các tác giả bộ môn lưu trữ học, khoa Lịch sử, trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, xuất bản năm 1990 định nghĩa như sau: "Thống kê tài liệu là sử dụng những phương pháp và phương tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng" [11, 145]. Phân tích các định nghĩa trên, chúng ta có thể thấy các định nghĩa đều bao hàm nội dung là áp dụng các phương pháp thống kê để nhằm mục đích nắm được số lượng tài liệu trong các kho lưu trữ. Tuy nhiên, xét về mặt nội hàm của khái niệm, các khái niệm này đều chưa chính xác ở những điểm sau: Trong các khái niệm nêu trên, đối tượng công tác thống kê quá rộng, vượt khỏi phạm vi khái niệm tài liệu lưu trữ.

Đối tượng thống kê trong các định nghĩa này thuộc phạm vi khái niệm thống kê công tác lưu trữ. Thống kê tài liệu lưu trữ chỉ cung cấp các số liệu về tài liệu lưu trữ, bởi vì đối tượng tài liệu lưu trữ chỉ là tài liệu lưu trữ, do vậy, thống kê tài liệu lưu trữ không cung cấp số liệu về tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản. Thống kê tài liệu lưu trữ không cho phép chúng ta nắm được chính xác chất lượng của đối tượng thống kê, đó là tài liệu lưu trữ. Nó chỉ có thể cho phép chúng ta nắm được các thông tin về số lượng, khối lượng, thành phần của tài liệu lưu trữ, còn về nội dung của chúng, thống kê chỉ đề cập đến một cách khái quát, tuỳ thuộc vào từng cấp độ và đối tượng của thống kê.

19 z Như vậy, về mặt thuật ngữ, hiện tại chúng ta chưa có một khái niệm thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ. Việc nghiên cứu đưa ra một khái niệm thống nhất và chuẩn xác về thống kê tài liệu lưu trữ là hết sức cần thiết. Với đề tài "Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại tài liệu lưu trữ" do Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương làm Chủ nhiệm cùng tập thể các nhà nghiên cứu của Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, Cục Lưu trữ Nhà nước tiến hành, khái niệm này được hiểu như sau: "Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép và phản ánh số lượng, khối lượng và thành phần của tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê trong hệ thống các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ" [31, 10]. Theo định nghĩa trên thì có thể hiểu rằng, thống kê tài liệu lưu trữ trước hết là một quá trình, đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ.

Chúng tôi cho rằng, trước hết khái niệm này cho phép chúng ta phân biệt với khái niệm về thống kê công tác lưu trữ. Có nghĩa là, thống kê tài liệu lưu trữ chỉ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của thống kê công tác lưu trữ. Thống kê công tác lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học và các thông tin đối với tài liệu lưu trữ, thống kê các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. Theo nội dung này, thống kê công tác lưu trữ có đối tượng rộng hơn nhiều so với thống kê tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên, khái niệm mới của các nhà nghiên cứu cũng chưa thể coi là toàn diện và chính xác, vì nó mới chỉ đề cập đến mục tiêu của thống kê tài liệu lưu trữ, phạm vi thống kê tài liệu lưu trữ. Về mặt phương pháp, khái niệm đó cho rằng "thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép." có lẽ chưa chính xác, bởi chúng ta đều biết rằng, muốn có các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, cũng đòi hỏi phải áp 20 z dụng các phương pháp, phương tiện khoa học, không chỉ đơn thuần là việc ghi chép, tính toán giản đơn. Mới đây nhất, trong cuốn "Những nguyên tắc công tác chủ yếu của các Viện lưu trữ cố định Liên bang Nga" và cuốn "Những nguyên tắc công tác chủ yếu của các lưu trữ cơ quan" do Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga xuất bản năm 2002 (tiếng Nga), thì khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ được hiểu là: việc xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong đơn vị thống kê và đăng ký vào sổ thống kê, trong đó đăng ký rõ ràng địa chỉ tài liệu, sự thiếu đủ của tài liệu, trạng thái vật lý của tài liệu [86, 98]. Trong lưu trữ cơ quan, việc thống kê tài liệu được hiểu theo ba nội dung sau: - Đó là sự xác định số lượng và thành phần của tài liệu trong những đơn vị thống kê đã được ấn định và đăng ký chúng vào các công cụ thống kê; - Thống kê tài liệu được hiểu là sự đăng ký chúng từ khi thu vào lưu trữ, sự hiện diện, số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu trong đơn vị thống kê.